|
зміст
1. Історія розвитку секретарської справи;
2. Роль секретаря в структурі документаційного забезпечення управління. Категорії секретарів.
1. Історія розвитку секретарської справи.
Багатовіковий досвід російської державності сформував апарат цивільних чиновників, в якому секретарям відводилося далеко не останнє місце.
Зрозуміти особливості роботи сьогоднішнього секретаря неможливо без розгляду її витоків, які пов'язані з розвитком системи державних установ. Секретарська служба почала розвиватися в наказах XVI-XVII ст.
Глибокі перетворення державного апарату проводив Петро I.
Адміністративна реформа розпочалася зі створення Ближньої канцелярії, попередниці Сенату - вищої урядової установи з судовими, адміністративними та законодавчими функціями.
Навколо царя сформувалася згуртована група сподвижників (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головін, А. Д. Меньшиков, брати Апраксин), поруч з ними виростала молода поросль служилого чиновництва, де секретарі грали одну з головних ролей. Канцелярію сенату очолював обер-секретар. Рядові секретарі "тягнули віз" щоденної нудної роботи з поточними справами. Кабінет-секретар доповідав цареві найважливіші документи державної політики і приватні листи, адресовані государю.
З 1704 року найважливіші державні функції виконує кабінет і особиста канцелярія царя. У царювання Петра I кабінет-секретар Макаров, на думку історика С.М. Соловйова, був "людина без думки, без голосу, але могутній за своїм наближенню до государя, все вельможі звертаються до нього з повагою, розраховуючи на прихильність государя, коли йому буде доповідати Макаров". Функції його були не дуже зрозумілі. До кабінету надходили рапорти від дипломатичних представників. Особливу групу справ кабінету представляли чолобитні. Після смерті Петра I кабінет був скасований.
Основним законодавчим актом, що регулює діяльність державного апарату Російської Імперії став Генеральний регламент 1720 р закріпив єдині принципи роботи всіх ланок державного апарату, норми документування та організації діловодства, розподіл посад усередині установи, функції чиновників, в тому числі секретарів.
Секретар колегії доповідав справи до слухання, вів облік "вершинних" і "невершінних" справ, зберігав друк колегії (канцелярії).
Глава 29 "Генерального регламенту" називалася "Про секретарському управлінні", в якій вперше записувалося вимога про чемності секретаря. Збереження документів - також "піклування" секретаря.
Секретар приходив на роботу раніше за інших членів колегії, "лінощі і недогляд" каралися штрафами, більш серйозні проступки каралися ще суворіше, аж до "позбавлення живота і пожитків".
За Петра I був складений моральний кодекс "Юності чесне зерцало", в якому описувалися основні вимоги до секретаря: привітність, покора і чемність.
У 1722 році був прийнятий "Табелі про ранги" - закон, за яким служба була розділена на цивільну та військову. "Табель" складався з 14 класів або рангів чиновників. Найбільш високий ранг - 5-й був привласнений таємного кабінет-секретарю (ця посада була віднесена до придворної службі; а інші посади ставилися до громадянської службі.). До 6-му рангу були віднесені таємні радники канцелярії Іноземної колегії, обер-секретар Сенату. Рангом нижче йшли обер-секретарі Військовій, Адміралтейської, Іноземної колегій. Обер-секретарі інших колегій, секретарі Сенату ставилися до 8-му рангу.
9-й ранг включав архіваріусів при обох державних архівах, сенатських протоколи засідань, і перекладачів. Звернемо увагу на те, що створення державних архівів передбачалося Генеральним регламентом, але до моменту підписання Табелі вони ще не існували. Це в черговий раз демонструє, що Табель створювався з урахуванням Генерального регламенту і не тільки констатував вже існуючі посади, а й припускав можливі. До речі, посад обер-секретарів в штаті більшості колегій не було. І ще одне зауваження. До цього ж 9-му рангу ставилися "професори при академіях" (поки що теж не відкритих) і "лікарі всяких факультетів". Важко сказати, чим було викликано включення цих посад в один клас, перебільшенням чи значимості одних, або навпаки, але це дає можливість припустити, що освіта канцелярських чиновників, досвід їх роботи можна було співвіднести з рівнем з'являється наукової інтелігенції.
До 10-му рангу ставилися секретарі інших колегій, перекладачі і протоколісти Військової, Адміралтейської і Іноземної колегій. 12-й і 13-й ранги включали секретарів в надвірних судах і канцеляріях в губерніях і провінціях.
Службовець, який отримав чин до восьмого класу, стає спадковим дворянином, з дев'ятого до чотирнадцятого класу давало тільки особисте дворянство. Секретарі ставилися за посадою до четвертого класу, і, отже, займали високе місце в служилої бюрократії. Цивільний колезький секретар відповідав військової посади командира полку.
З 1763 роки відбувається відродження кабінету його імператорської величності. У імператриці Катерини II було багато довірених осіб як кабінет-секретарів: Безбородько, Єлагін, Теплов. Все це були люди обдаровані: крім чиновників серед них були письменники і поети, які зробили "легкий склад в канцелярські справи" (Р. Г. Державін).
З 1763 року була введена посада статс-секретарів, основний обов'язок яких полягала в "прийомі прохань на найвище ім'я". На цю посаду призначалися на основі рекомендаційних листів і високого покровительства. За "Табелі про ранги" вони ставилися до четвертого розряду зі зверненням "Ваше превосходительство", мали високу платню, одноразові виплати, іменні пенсії, нагороджувалися орденами, медалями, знаками. Кабінет мав великі фінансові кошти, на які будувалися маєтки, палаци, цивільні споруди, тюрми і т.д. на ім'я государині.
Робота з проханнями регламентувалася інструкціями, де було визначено чіткий порядок поводження з проханнями. Вони подавалися особисто в кабінет, частіше поштою. Іноді відважних сановників ( "під Куверт") - з підписом ( "у власні руки"), часто разом з рекомендаційними листами. Більшу частину прохань передавали статс-секретарю в Сенат "для вирішення за законами". Багато питань, викладені в проханнях на найвище ім'я, вирішувалися поза чергою в залежності від покровительства знатних осіб. Швидкість розгляду питання нерідко залежала від особистості подавця. Є резолюція Катерини II на прохання шведського посла: "Не баритися на нашу російському звичаю, як за старих часів, чужі щоб не відали".
Канцелярія статс-секретарів була хорошою школою чиновницької служби, через неї пройшли видні державні діячі. Згодом багато ставали сенаторами. Канцелярія кожного статс-секретаря була автономна. У штаті було ще два-три секретаря. Це були освічені люди, знали мови, були розумні і вміли схоплювати суть питання. Були також молоді люди із знатних прізвищ для "кур'єрських посилок в чужі краї". У Росії їх функції полягали в перевірці фактів, викладених в проханнях. Становий склад подавачів прохань - дворянство, іноземні посли, торгові люди. Селяни за скарги на своїх поміщиків посилалися в Сибір.
Два рази на тиждень о восьмій ранку у Катерини II була аудієнція зі статс-секретарями. Приватне листування Катерини II також проходила через їхні руки. Статс-секретарі були членами численних комісій про іноземні поселеннях, про заворушення в Малій Росії, готували проект закону "Про заснування губернії". Архіви статс-секретарів - цінне історичне джерело з вивчення політики абсолютизму в Росії.
У місцевих органах управління секретарям належала головна роль в присутності. Секретарі по кожному надійшов справі становили доповідні записки, за якими приймалися рішення.
В кінці XVIII століття існували допомоги щодо складання документів, якими користувалися секретарі. Поряд з статутними правилами вони включали елементи правовідносин службовця і держави, діловий і "паркетний" етикет.
Реорганізація центрального апарату і створення міністерств відповідало інтересам Російської монархії XIX століття. Ієрархічний принцип все більше пронизував систему органів управління. Це проявляється і в організації державної служби на основі петровської "табелі про ранги" і на основі "Положення про Міністерствах".
"Установа міністерств" 1811 року строго встановило структуру міністерств і "образ провадження справ". Міністерства були представлені департаментами, радою міністра, спільними присутствиями департаментів, канцеляріями.
Значення секретаря на початку XIX століття дещо змінюється. Сувора регламентація порядку проходження документів по інстанціях вимагала суворого розподілу обов'язків між чиновниками всіх рівнів управління. Кожна справа розглядалася з точки зору важливості відбуваються в них питань, наявності резолюцій вищих чиновників, нагальних та секретних. Кожному питання відповідав чиновник, що займає певну ступінь в системі органів управління.
Відповідно до "Загальним установою міністерств" багато функцій секретаря виконувалися відповідно товаришами міністра, директорами департаментів.
Досить чітко функції секретарів видно у відділеннях департаментів, губернських присутності. Причому в канцеляріях були три рівня секретарської служби: обер-секретар, секретар, помічник секретаря.
Робота секретарів регламентувалася інструкціями, що містять перелік обов'язків по роботі з документами. Складання документів XIX століття проходило етап жорсткого регламентування: склад інформації, послідовність викладення питань, резюме, що полегшувало роботу секретарів. Крім того, "ревізія справ" поклала на секретарів додаткові обов'язки по контролю за виконанням документів.
XIX століття по частині просування секретарів на високе службове місце мало відрізнявся від XVIII. Блискучу кар'єру зробив блискучий російський реформатор М. М. Сперанський, пройшовши за чотири роки шлях від домашнього секретаря знатного вельможі до видного сановника Російської імперії.
Рядові секретарі канцелярії несли всю тяжкість величезного діловодства, вони обслуговували табельну чиновництво за маленьку зарплату.
У другій половині XIX століття нові структури управління (банки, трести, синдикати, спеціальні органи нагляду, комітети, комісії, ради) зажадали залучення на державну службу великого числа чиновників, в тому числі секретарів.
У період розквіту російської імперії посаду секретаря при дворі або при високих особах мали право займати особи дворянського походження. Більш демократичною і відкритою для різночинців професія стала лише в XIX столітті. У 1840 році з'явилися перші особисті секретарі у керівників Путилівського і Невського заводів в Петербурзі, а представники професії набули нового статусу - помічників в бізнесі. Секретарі супроводжували своїх патронів в ділових поїздках і на відпочинку, відповідали на листи і прохання, приймали відвідувачів - в загальному, в більшій мірі займалися тим, що зараз прийнято називати "зв'язками з громадськістю".
У 1868 році в Харкові були створені спеціальні курси підготовки секретарів. З'являється техніка, яка спрощує роботу: розмножувальні апарати, друкарські машинки, стенографія. З 1884 року стали виходити спеціальні журнали - "Вісник контор і канцелярій", "Бюлетень конторника" та інші.
Велике місце в організації секретарської служби протягом багатьох років займали питання службового етикету, взаємини з начальником, мистецтво оволодіння хорошими манерами.Наука вивчати характери і пристосовуватися до них давалася не кожному. Тональність відносин, стиль роботи і стиль життя визначався умовами, що створюються в кожному конкретному закладі, розмірами платні і самим духом часу.
Зазвичай секретарі носили форму, відповідну званню і подаючи у відставку, звільнялися з мундиром і пенсіоном.
Підводячи підсумок, можна сказати, що державні секретарі в дореволюційній Росії були освіченими і компетентними людьми з розвиненим почуттям обов'язку і відповідальності. Знаючи закони, будучи ініціативними і зацікавленими, вони, до всього іншого, були також гнучкими і дипломатичними, намагаючись використовувати будь-яку можливість для того, щоб вжити накопичені знання і досвід на благо держави.
Професія секретаря вважалася "чоловічий", але винахід телеграфного і телефонного зв'язку в другій половині XIX століття відкрило цю професію для жінок: в конторах потрібні були "жіночі" якості - увага, люб'язність, акуратність. Поступово приходило розуміння того, що жінка - саме те істота, яка з однаковою легкістю може виконувати, як творчі функції, так і рутинну роботу, що вимагає великої витримки і посидючості. Примітно, що і систему стенографії, і систему друку сліпим методом винайшли чоловіки, але застосовувати ці методи на практиці, скрупульозно і терпляче, виявилися здатні лише жіночі руки - "розумні" руки випускниць Смольного інституту та гімназій, які стали першими стенографістками і друкарками. Після революції 1917 року стенографія переживає свій розквіт - адже саме стенографістки ведуть історичний літопис нової Росії, неупереджено фіксуючи в своїх блокнотах всі важливі події. По всій країні відкрилися курси, які готують якісно нових фахівців. Необхідність вимагала підготовки кваліфікованого персоналу і для роботи в міністерствах, в посольствах за кордоном.
Після 1917 року значення секретарів - помічників керівників стало поступово знижуватися, і кількість їх скоротилася. Але до середини 1920-х рр. процес цей йшов досить повільно, відзначався навіть підвищений інтерес до питань наукової організації управлінської праці, а отже, і до секретарській справі. У 1925 р секретарів офіційно включили в так звану канцелярско-технічну групу службовців і фактично зрівняли з друкарками, розсильні, конторників.
У 1932 році засновані Курси стенографії та машинопису МЗС СРСР, пізніше - Професійно-технічне училище, яке перебуває під патронажем Міністерства зовнішньої торгівлі (в 90-х роках Курси були перетворені в Коледж МЗС Росії, а училище - в Професійний ліцей адміністративного сервісу і менеджменту). Професія секретаря в цей час "обростає" новими вимогами: володіння стенографією, володіння машинописом, володіння основами діловодства, вміння відповідати на телефонні дзвінки (притому, що окремо існують професії стенографістки і друкарки). У 1932 р секретарів розділили на дві групи. В першу, досить нечисленну, групу увійшли помічники і референти, в другу - друкарки-секретарі I і II категорії.
На початку 1960-х рр. в переліку професій і посад значилися лише секретарі-друкарки та секретарі-стенографістки. Секретарів-помічників і секретарів-референтів офіційно могли мати тільки керівники високого рангу, наприклад, керівники центрального апарату міністерств і відомств. Більшість пересічних керівників могли відповідно до штатного розкладу мати тільки секретаря-друкарку з вельми скромним посадовим окладом. Оскільки без тлумачного секретаря жоден керівник обходитися не може, вихід знаходили за допомогою так званих "пролісків" - секретарів і помічників керівників, які значилися інженерами або економістами в планово-економічних, технічних чи інших більш-менш придатних відділах. У 1977 р в країні налічувалося понад 1 млн. Таких "пролісків", які виконували секретарські обов'язки.
У 70-ті роки професія секретаря разом з усією країною переживає період "застою". "Секретаря сімдесятих, як правило, можна уявити в особі жінки середнього віку, яка давно вже займає цю посаду, добре володіє правилами прийому відвідувачів, прекрасно знає характер, запити та особливості свого начальника, вміє маніпулювати чергою до начальника", - говорить Людмила Олексіївна Кондрашова , заступник директора з навчальної роботи Коледжу МЗС Росії.
Те, що в приймальних не сиділи юні дівчата багато в чому, мабуть, пояснюється тим, що склад радянських керівників був далеко не молодий. Але час вніс свої корективи, як в образ шефа, так і в образ секретаря. В кінці 80-х - початку 90-х років, з приходом "дикого капіталізму" і появою в нашій країні перших бізнесменів, відбувається різке "омолодження". Молодому керівнику, відповідно, потрібно молодий секретар. Л.А.Кондрашова: "І ось з'являється новий тип в професії. Це красива, молода особа, яка користується, найчастіше, заступництвом свого начальника, що супроводжує його на прийомах і презентаціях (тому що володіє іноземними мовами), яка добре знає основи етикету . Вона виконує багато функціональні обов'язки, часом і не властиві даній професії ".
Тільки в 1980-х рр. до штатних розписів підприємств і організацій стали офіційно включатися інженери і інспектори з контролю виконання, документознавці. Фахівці, котрі обіймали ці посади, часто виконували обов'язки секретарів керівників.
У міру того, як зростає рівень топ-менеджерів, зростають і вимоги до професії секретаря. У дев'яностих роках, відповідно до нових вимог, змінюється навчальний план в освітніх установах, орієнтованих на майбутніх секретарів.
Однак багато працюючих секретарі, які мають профільну освіту, відзначають, що навіть новітні навчальні програми далеко не вичерпують той список знань і умінь, які необхідні сучасному секретарю. Зокрема, практиками наголошується на необхідності володіння основами менеджменту, тайм-менеджменту та бізнес-психології. Однак проблема в тому, що в Росії дуже мало освітніх семінарів з цих дисциплін проводиться саме для секретарів - частіше вони бувають орієнтовані на керівників компаній.
Як вже говорилося вище, функціональне наповнення обов'язків секретаря і персонального асистента змінилося, навіть у порівнянні з дев'яностими роками, і складно піддається якомусь кваліфікаційним визначенням: що називається, і жнець, і на дуді грець. Як показує статистика, найважче в цьому відношенні, секретарям працюється в молодих російських компаніях - їм частіше доводиться поєднувати функції секретаря офісу і помічника керівника (або керівників), на них частіше покладається вирішення якихось нагальних і важливих проблем, і, крім своїх основних обов'язків, вони нерідко бувають змушені брати на себе обов'язки інших співробітників. У той же час тут для секретарів зазвичай складаються непогані кар'єрні перспективи, як в рамках адміністративного сектора, так і в рамках будь-якого напрямку діяльності компанії.
Сучасний секретар може зробити висновок про те, що йому, як і дореволюційним секретарям також необхідно прагнення до вдосконалення своїх професійних знань, постійна самоосвіта, навички ділового адміністрування, зібраність та інші ділові якості.
2. Роль секретаря в структурі документаційного забезпечення управління. категорії секретарів
Секретар - одна з найпоширеніших професій на сучасному ринку праці. Без секретаря не обходиться жодна організація. Секретар - це права рука керівника, співробітник, що володіє оперативною інформацією і знаходиться в курсі поточних справ компанії, фірми, організації, підприємства або установи.
За останні роки професія секретаря зазнала суттєвих змін. Якщо недавно секретаря прийнято було називати "обличчям фірми", то сьогодні його вже можна порівняти з правою рукою керівника, яка регулює різні виробничі процеси. У нашій країні різко зріс попит на кваліфікованих секретарів. Це пов'язано в першу чергу з виникненням великої кількості структур.
Міжнародний професійний клуб секретарів (Professional Secretaries International) дав таке визначення сучасному секретарю: "Це ініціативний і розважливий помічник шефа, що володіє всіма професійними навичками, необхідними для офісу, який приймає рішення в межах своєї компетенції і при необхідності бере керування на себе".
Сьогодні в організаціях і на підприємствах різної організаційно-правової форми існує досить багато різновидів секретарської професії. Коло обов'язків різного секретарського персоналу дуже різнорідний.
Оператор на телефоні в великих організаціях приймає всі телефонні дзвінки і з'єднує з потрібними абонентами. Секретар на телефоні приймає телефонні замовлення і повідомлення, дає по телефону необхідні довідки про номенклатуру товарів або послуг, що надаються фірмою, за дорученням керівника зв'язується по телефону з власними співробітниками та представниками сторонніх організацій. Технічний секретар працює з оргтехнікою. Секретар приймальні приймає листи, факси, повідомлення по електронній пошті, відповідає на телефонні дзвінки і переадресує їх за призначенням, приймає відвідувачів. Секретар офісу приймає і аналізує кореспонденцію, готує проекти документів, організовує роботу з документами, виконує доручення керівника і його заступників, є координатором і диспетчером роботи офісу.
У Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців (затв. Постановою Мінпраці РФ від 21 серпня 1998 р © 37) посаду секретаря дається з доповненнями: секретар-друкарка, секретар незрячого фахівця, секретар керівника, секретар-стенографістка, вчений секретар. Всіх їх відрізняє велика різноманітність функцій, комплекс обов'язків і прав, різних вимог до освіти, досвіду роботи і навичкам. Кваліфікаційні характеристики даних фахівців представлені в Додатку А.
Розвиток в Росії нових соціально-економічних відносин призвело до стрімкого зростання різного роду недержавних підприємств і фірм. Керівник кожної такої організації має секретаря. Секретарі працюють і у представників вільних професій - адвокатів, нотаріусів, а також на малих приватних підприємствах.
Управлінський персонал недержавних комерційних організацій, як правило, дуже невеликий. Керівники цих фірм займаються в основному вирішенням основних виробничих питань, стратегічними проблемами розвитку своїх підприємств, а значну частину управлінської (в першу чергу - адміністративної) роботи доручають своїм секретарям. Секретар керівника сучасної фірми повинен не тільки швидко друкувати і правильно оформляти документи, але і складати тексти різних документів, редагувати проекти, не тільки раціонально організувати прийом відвідувачів і телефонне обслуговування, а й самостійно вирішувати багато питань відповідно до дорученими від керівника вказівками.
Ця нова різновид секретарської професії отримала назву секретаря-референта.
Як відомо, секретар і референт - досить різні різновиди секретарської професії. Секретар керівника організації - це помічник, який організовує діяльність першого керівника, становить для нього документи, організовує наради, переговори, відрядження, здійснює телефонне обслуговування. Референт - це фахівець не тільки в області секретарської справи, але і в сфері основної діяльності фірми; він готує рішення, доповіді, звіти, виступи керівника, аналітичні документи; аналізує ситуацію і приймає участь в розробці стратегії і тактики діяльності фірми.
Слово "секретар" походить від латинського слова secret ( "секрет, таємниця"), а слово "референт" означає "людина, що повідомляє що-небудь". Походження назви "секретар-референт" частково пояснює роль і значення секретаря в структурі управління.
Секретар-референт - це довірена особа керівника, що володіє певною інформацією і звільняє свого шефа від поточної роботи, щоб дати йому можливість зосередитися на вирішенні основних питань діяльності підприємства.Завдяки роботі секретаря-референта керівник може максимально сконцентруватися на виконанні своїх професійних завдань.
Секретар-референт - це професія, яка включає в себе безліч функцій. Численні і різноманітні обов'язки сучасного секретаря-референта можна (з достатнім ступенем умовності) поділити на дві великі групи:
- функції з документаційного забезпечення управління;
- функції з так званого бездокументарній обслуговування керівника.
Виконуючи функції з документаційного забезпечення управління, секретар-референт займається підготовкою і оформленням службових документів, організацією документообігу, зберіганням і використанням документів в поточній діяльності організації. Слід зазначити, що в недержавних структурах, де працюють секретарі-референти, виділене діловодне підрозділ, як правило, не створюється, функції по діловодних обслуговування зосереджуються в секретаріаті. Разом з тим робоче місце секретаря-референта зазвичай оснащується сучасними технічними засобами і підтримується програмним забезпеченням. Це дозволяє оптимально, з найменшими витратами робочого часу організувати діловодне обслуговування, поєднуючи його з виконанням інших численних обов'язків.
До функцій секретаря-референта по бездокументарній обслуговування належать: організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, забезпечення робочого спокою керівника, контакти з персоналом фірми і турбота про гостей фірми, організація зустрічей і переговорів керівника, підготовка відряджень керівника, організація і участь в роботі нарад, контроль виконання доручень керівництва, організація робочого дня керівника, резервування часу, організація робочого місця керівника, контроль за справністю і правильно й експлуатацією оргтехніки.
Часто виконання функцій секретаря по бездокументарній обслуговування керівництва визначають як функції з організаційного забезпечення діяльності керівника. Це не цілком точно. Дійсно, секретар-референт є надійним помічником керівника. Разом з тим на ньому замикаються всі (або більшість з них) внутрішні та зовнішні зв'язки організації, він є сполучною ланкою між керівником і співробітниками, а також діловими партнерами. Таким чином, значне місце у функціях секретаря-референта по бездокументарній обслуговування займають комунікаційні функції. Сьогодні секретаря-референта керівника не тільки часто називають "правою рукою" керівника, але і порівнюють з "центральною нервовою системою" фірми, що зайвий раз підкреслює важливість комунікаційної складової в бездокументарній обслуговуванні.
Особливу групу функцій секретаря-референта складають референтські функції, які складно однозначно визначити як документні або Бездокументні. З деякою часткою умовності ці функції іноді визначають як функції з інформаційного забезпечення діяльності керівника. До референтської складової насамперед належать:
- перегляд спеціальної літератури та періодичної преси за профілем діяльності фірми,
- пошук і обробка необхідної керівнику інформації,
- знання книг, довідників та інших джерел, в яких міститься необхідна в повсякденній діяльності керівника інформація.
Обсяг референтські функцій в різних організаціях дуже різний, але грамотно організувати роботу з інформацією повинен вміти кожен секретар-референт. Секретар-референт повинен мати всебічну інформацію про співробітників фірми (телефони, адреси і т.д.), вміти розшукати необхідного керівнику співробітника не тільки в робочий, а й у вільний від роботи час, знати про найважливіші події в особистому житті співробітників (ювілеях, інших урочистостях).
Крім традиційних обов'язків помічника і референта керівника, сьогодні секретарю-референту делегуються різноманітні функції, які ніколи раніше не входили в сферу секретарської діяльності. Коло цих обов'язків досить широкий і різноманітний в різних фірмах.
Часто секретарю-референту передаються окремі адміністративні функції, дрібні бухгалтерські операції. В обов'язки секретаря-референта входить прийом клієнтів і гостей фірми, діяльність в рамках паблік рілейшнз (зв'язки з громадськістю), формування архівів і т. Д. Секретар-референт переглядає кореспонденцію керівника, направляючи частину документів безпосередньо фахівцям і менеджерам; він фіксує і контролює виконання всіх доручень керівника, як письмових, так і усних. У його щоденнику фіксуються всі факти, документи, доручення, пов'язані з діяльністю керівника.
У невеликих комерційних організаціях секретар-референт, як правило, взаємодіє зі службою безпеки, кадрової і господарськими службами. При відсутності посад керівників цих служб він іноді безпосередньо координує діяльність цих підрозділів. Часто секретарям-референтам передаються окремі функції співробітників, що займаються роботою з персоналом (наприклад, документування трудових правовідносин). В окремих малих фірмах обов'язки секретаря-референта зближуються з обов'язками заступника керівника з загальних питань.
Часто в підпорядкуванні у секретаря-референта знаходиться співробітник, який виконує обов'язки молодшого секретаря.
Будь-секретар-референт повинен вміти приймати рішення, давати вказівки і представляти свого керівника в ділових ситуаціях.
Значення секретарів-референтів у структурі управління неухильно підвищується. За даними журналу "Профіль" сьогодні секретар-референт входить до числа двадцяти найпопулярніших професій. Причому за ступенем престижності і перспективам на найближчі п'ять років ця професія отримала максимальну оцінку. Жива і цікава робота, непогана оплата праці (особливо в великих містах) роблять цю професію досить привабливою. Попит на професійних секретарів-референтів тримається незалежно від криз, коливань політичного курсу і курсу валюти.
Формування нової секретарської професії в рівній мірі засновано на вітчизняному та зарубіжному досвіді організації секретарської обслуговування.
Треба відзначити, що в США і країнах Західної Європи робота дипломованого секретаря давно вважається досить шанованою і відповідно оплачується. Навчання секретарів проводиться в спеціалізованих навчальних закладах з високим рівнем викладання. У багатьох країнах введено спеціальний іспит на звання професійного секретаря, без здачі якого неможливо розраховувати на високу секретарську посаду.
Робота секретаря-референта сучасної російської фірми має свою специфіку:
- велика різноманітність завдань зі значною різницею в них за ступенем складності, важливості і т. Д .;
- вельми насичений робочий день;
- необхідність виконувати паралельно кілька робіт;
- постійні понаднормові, незаплановані завдання, необхідність в разі термінової роботи затримуватися після закінчення робочого дня;
- особливі умови роботи: телефонні дзвінки, виклики і т. П.
Специфіка і складність секретарської праці пов'язана і з тим, що секретар завжди на виду, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Не випадково кажуть, що "секретар - обличчя фірми". Секретар-референт - професія обслуговування. У вітчизняній практиці посаду секретаря-референта переважно займають жінки, яким більше властиво реалізовуватися в якості помічника.
У зв'язку зі зміною місця секретаря в структурі управління сучасної фірмою з'явилися і більш високі вимоги до рівня освіти секретаря-референта, його професійної ерудованості,
комунікабельності, здатності вирішувати різноманітні ділові завдання.
Сьогодні професія секретаря-референта вимагає від людини високої
підготовленості, цілого комплексу особистісних і ділових якостей,
обумовлених специфікою секретарської праці.
Звернемося до численних оголошеннях, які запрошують на роботу секретарів-референтів. До претендентів цієї посади ставляться такі вимоги: знання діловодства (мається на увазі знання правил складання та оформлення основних видів управлінських документів та основні правила організації роботи з документами); навички роботи з ПК (мається на увазі знання текстового редактора Microsoft World, системи електронних таблиць Microsoft Excel і загальне знайомство з операційною системою Windows); знання в тих чи інших межах іноземної мови, частіше англійської, рідше німецької або французької.
Насправді кваліфікаційні та інші вимоги, що пред'являються до сучасних секретарям, набагато обширніше. На жаль, при прийомі на роботу секретаря керівник не завжди в змозі чітко ці вимоги сформулювати. І посадова інструкція, там, де вона є, не дає повного уявлення про обов'язки секретаря-референта.
Професійний секретар-референт повинен мати певні знання і навички, володіти певними діловими і особистими якостями.
Професійні знання та навички, необхідні сучасному секретарю-референту, можна умовно розділити на три групи:
1. Знання, необхідні для документаційного та інформаційного забезпечення керівництва і фірми в цілому.
Секретар-референт повинен знати:
- нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління,
- основні принципи організації документообігу,
- основи архівної справи,
- основні прикладні програми,
- російська мова,
- один або кілька іноземних мов (в залежності від профілю діяльності фірми).
На основі цих знань секретар повинен вміти:
- складати і оформляти основні види та різновиди управлінських документів;
- раціонально організувати роботу з управлінськими документами, вести архів;
- знаходити, систематизувати і зберігати інформацію;
- користуватися друкарською машинкою, персональним комп'ютером, принтером, іншими засобами складання, виготовлення, копіювання документів.
2. Знання, необхідні для комунікативного забезпечення діяльності фірми і її адміністрації:
- правила ведення ділової бесіди;
- принципи організації прийому відвідувачів, нарад, ділових поїздок;
- сучасні засоби зв'язку;
- основи професійної етики.
На основі цих знань секретар повинен вміти:
- вести ділові бесіди і телефонні переговори;
- організувати наради, презентації, службові поїздки;
- користуватися сучасними засобами зв'язку;
- організувати прийом відвідувачів;
- планувати свою роботу, планувати і берегти час керівника.
3. Знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками:
- принципи організації управлінської праці, правові основи управління;
- основи адміністративного, трудового та господарського права;
- правові акти і положення, які регламентують діяльність фірми та її співробітників.
На основі цих знань секретар повинен вміти забезпечити ефективну роботу керівника.
Додатково можна сказати про тих спеціальних знаннях, якими повинен володіти вчений секретар, який має зазвичай не тільки вищу освіту, але і вчений ступінь.
Вченому секретарю необхідно знати:
- наукові проблеми відповідної області знань, науки і техніки;
- напрямки розвитку економіки в конкретній сфері діяльності установи;
- вітчизняні і зарубіжні досягнення в аналогічній області знань;
- встановлений порядок організації, планування, фінансування, проведення та впровадження в життя наукових досліджень і розробок, а також їх патентування;
- чинне законодавство, що регулює захист авторських прав і патентів;
- методи організації праці науковців і керування науковими дослідженнями і розробками і ін.
Таким чином, секретар-референт повинен вміти виконувати всі види робіт: від найпростіших технічних до творчих. Але його робота відрізняється від роботи інших секретарів, перш за все високим професіоналізмом, наявністю референтські видів робіт, пов'язаних зі збором, аналізом, поданням матеріалів і складанням документів, вільним знанням іноземних мов і бездоганним знанням комп'ютерних технологій. Секретар-референт - це високоосвічений, творчо обдарована, високопрофесійний помічник керівника, якому він завжди довіряє і на якого може повністю покластися при виконанні доручень будь-якої складності.
|