Команда
Контакти
Про нас

    Головна сторінка


Історія виникнення, розвитку та зміни окремих елементів формуляра документів





Скачати 65.51 Kb.
Дата конвертації21.04.2018
Розмір65.51 Kb.
Типкурсова робота

анотація

У нинішніх економічних умовах, коли дуже швидко змінюються і ситуація, і законодавство, підприємства можуть вижити тільки в тому випадку, якщо вони вчасно дізнаються, що, де, коли і чому. Іншими словами, хто володіє інформацією, той володіє ситуацією. Носієм інформації виступає документ.

Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін.

Тому зміст поняття "документ" багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується.

Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.).

Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі становлять формуляр документа.

В даний час вимогам до формуляру документів приділяється особлива увага: розробляється законодавча база, нормативні документи, творці яких прагнуть, як можна більш чітко відобразити принципи роботи з документами, обравши собі за мету виробити звід єдиних правил документування діяльності тієї чи іншої установи.

Вивчення сучасних вимог до формуляра документів неможливо без єдиної, нерозривний зв'язок з історією його розвитку.

Метою даної курсової роботи є спроба простежити виникнення, зміни та розвиток окремих елементів формуляра документів.

Для реалізації цієї мети необхідно вирішити такі завдання:

досліджувати історію розвитку окремих елементів формуляра документів;

розглянути поняття формуляра документів;

провести аналіз вимог до формуляра документів.

зміст

анотація

Вступ

1. Розвиток окремих елементів формулярів документів

1.1 колезького діловодство (XVIII ст.)

1.2 Діловодство XIX - початку XX ст.

1.3 Діловодство в радянську епоху (1917-1991 рр.)

2. Формуляр документа

3. Типовий і індивідуальний формуляр

4. Формуляр-зразок документа

5. Загальні вимоги до бланків документів

6. Формуляр сучасного документа

6.1 Формуляр бланка акта

6.2 Формуляр бланка пояснювальної записки

висновок

Список використаних джерел

додаток А

додаток Б


Вступ

В даний час в Російській Федерації проводиться реформування системи управління всіх рівнів, включаючи органи місцевого самоврядування, результати якого безпосередньо впливають на систему документаційного забезпечення управління. У діловодстві органів управління спостерігається поява нових видів документів, що викликає інтерес у дослідників - документознавців, які вивчають фактори, що впливають на даний процес.

Документ відіграє значиму роль у сфері управління, виступаючи інструментом, засобом або способом здійснення процесів управління. Обгрунтуванням цього твердження, перш за все, є те, що вся інформація, необхідна для діяльності будь-якої установи, концентрується в документах.

Вчені - документознавці абсолютно справедливо стверджують, що склад управлінських документів тісно пов'язаний з певною управлінською функцією, зміна якої або втрата нею практичної значущості в установі, перш за все, є причиною модифікації складу документів і безпосередньо впливає на форму документа. При аналізі простежується наступна логічний ланцюжок: функція управління - функція документа - вид документа. Зміни в системі управління тягнуть за собою зміни в системі діловодства, що включає в себе, крім організації роботи з документами, процес документування управлінської діяльності.

Дослідження еволюції документів управління, виявлення чинників, що визначають зміни у видовому складі документів, в їх формах, генезису складання документних систем на основі розвитку і диференціації управлінських функцій дозволяє зрозуміти закономірності і напрямки розвитку документування та документаційного забезпечення управління, враховувати історичний досвід при вдосконаленні сучасних систем документації .

Спираючись на визначення терміна "документознавство", вважається, що вивчення розвитку окремих документів, їх комплексів і систем, що створюються в результаті документування, в історичному аспекті є одним з основних завдань в області документування діяльності установ.

Дослідження еволюції видового складу документів в управлінні важливо також при визначенні повноти і збереженості архівних фондів, описі архівних документів і побудові науково-довідкового апарату до документів, що зберігаються в архіві.

У роботі виділені основні тенденції, в еволюції складу реквізитів документа, починаючи з XVIII ст., Їх розташування на папері, а також виявлення чинників, що впливають на складання формуляра документа.

Розглядається застосування різних видів документів в управлінні, що дозволяє простежити еволюцію їх функціонального призначення в діяльності установ.


1. Розвиток окремих елементів формулярів документів

1.1 колезького діловодство (XVIII ст.)

На початку XVIII в. в результаті активної перетворювальної діяльності Петра I в Росії було здійснено адміністративні реформи. Вищою світською установою став Сенат, церковним - Синод. Накази були замінені колегіями, місцеві установи перетворені і створені бурмистерские хати: городові магістрати, ратуші, губернські і провінційні канцелярії. Діловодство цього періоду називають наказним.

У 1720 р був виданий Генеральний регламент, за яким в законодавчому порядку була визначена внутрішня організація колегій, їх структура, правила внутрішнього розпорядку та поведінки чиновників, оздоблення камор - присутствених місць, організація роботи з документами: правила реєстрації, контролю за виконанням документів, порядок їх складання, посвідчення, штатний склад, посадові обов'язки чиновників.

Головна особливість цього періоду в тому, що законодавство регламентувало в основному і склад документів, і правила їх складання. Виникло багато нових видів документів, деякі отримали нові найменування, визначення яких дано в Генеральному регламенті. Види документів, що служили для обміну інформацією між установами, визначалися їх соподчиненностью.

Від царя і Сенату в колегії направляли укази, з колегій в місцеві установи також прямували розпорядчі документи в формі указів. Колегії - в Сенат, місцеві установи в колегії направляли рапорти і доношених.

У XVIII ст. з'являється новий вид документа - протокол. Приватні особи продовжували звертатися до державних установ у формі чолобитних, іноді їх стали називати "прохання челобітчікови". В останній чверті XVIII ст. за цим видом документа міцно закріпилося найменування "прохання".

Продовжували розвиватися інші системи документації.

Для "зносин" між військовими були характерні такі види документів, як рескрипти, реляції, рапорти, донесення, накази, ордера, приписи; облік чисельного складу фіксувався в штатах, табелях, списках, відомостях; хід військових дій відбивався в дислокаціях, диспозиціях, припущеннях і ін.

Договірні відносини з іноземними державами закріплювалися в трактатах, договорах, конвенціях, інструментах, протоколах; для "зносин" з іноземними державами використовували ноти, мемуари, меморандуми, листи; дипломати відправляли на батьківщину реляції, листи, телеграми.

Судова документація складалася з допитів, клятвених обіцянок, показань; результат судового розгляду відбивався у вироках, визначеннях, виписках з журналів.

Для бухгалтерського обліку вели баланс - особливу таблицю, яка показує стан господарської діяльності на певну дату; головну книгу, де систематизували всі господарські операції. У цей період в Росії починають застосовувати терміни "баланс", "дебет", "кредит", "бухгалтер".

Статистичний облік вели в подушних переписах, названих ревізіями. Результат ревізій фіксувався в "ревізьких казках", на підставі яких складалися губернські зведення.

У цей період починає складатися система документації по особовому складу: введені формулярні (послужні) списки - документ, що дає повне уявлення про чиновника, що знаходиться на державній службі (від сімейного стану до виходу у відставку або на пенсію).

Тоді ж докорінно змінився формуляр документа. Труднощі використання в довідкових цілях стовпців, складності, що виникали при зберіганні, призвели до їх скасування. Указ Петра I від 1700 р наказав замінити їх зошитами: "Всякі нашого великого государя і челобітчікови справи писати в лист і в зошити дестевие, а не в стовпці". Складання документів на аркушах призвело до того, що реквізити "адресат", "автор", "вид документа", "підпис", дати складання (підписання, отримання), скріпи, реєстраційні номери (вихідний і вхідний) виділяються з тексту і займають певні , досить строго фіксовані місця на аркуші паперу.

Вид документа XVIII в. майже завжди вказано в його найменуванні, яке розкриває і його короткий зміст, наприклад: "Рапорт про отримання указу".

Документ починали з позначення адресата, який писали уздовж верхнього поля аркуша, наприклад: "У Урядовий сенат", "До Державної Юстіц-колегію". Автор вказувався під адресатом: "З Тульського повітового суду".

Введення в 1722 р в дію Табелі про ранги вплинуло на документування, так як з цього часу при письмовому зверненні до посадової особи стали вживати титули. Табель про ранги присвоїв чинам від 1 до 14 класу загальні титули: чинам перших двох класів - "превосходительство", чинам 3 і 4 класів - "превосходительство", чинам 5 класу - "високородіє", чинам 6, 7,8 класів - "високоблагородіє ", чинам 9,10,11,12,13,14 класів -" благородіє ". Але крім загальних титулів, придбаних чином, вживалися приватні титули, присвоєні за посадою (пан генерал, пан таємний радник і т.д.). Тому при зверненні в офіційних документах приватні титули стали з'єднувати з загальними: "Його високопревосходительству пану таємного радника.". Третій вид титулів був пов'язаний з походженням, наприклад "світлість" (для князів), "ясновельможність" (для князя і графа), "благородіє" (для дворян, включаючи баронів).

Документи в XVIII в. обов'язково підписувалися посадовими особами. Причому існували документи, що підписуються колегіально (протоколи колегій), і документи, підписані однією особою (рапорти, доношених, повідомлення і т.д.). Підпис проставляється відразу за останнім словом тексту, без пробілів і відступів і включала найменування посади, титулу, ім'я та прізвище.

Малюнок 1 - Приклад оформлення рапорту в XVIII в.

Скріпи проставлялись в правому нижньому куті аркуша і включали найменування посади або чину секретаря, ім'я та прізвище. Законодавство наказувало під страхом смертної кари не оформляти скріпу після підпису: "Секретарям і дяків, під смертною карою ніяких указів про рішення справ не кріпити одним за наказом своїх принциповий як раніше бувало, не кріпити після всіх.".

У лівому нижньому кутку документа проставляли дату підписання: "Генваря 21 дня 1753 року".

Вихідний реєстраційний номер писали уздовж поля документа.

При отриманні документа в лівому верхньому кутку проставляли вхідний реєстраційний номер і дату отримання: "Отримано липня 15 дня 1745 року".

Малюнок 2 - Приклад оформлення доношених в XVIII в.

Документи в ряді випадків скріплювалися печаткою, порядок користування якої був визначений в Генеральному регламенті.

У XVIII ст. на документах проставляється велике число діловодних відміток, перш за все резолюцій, які писали на лицьовій стороні першого аркуша. Можна зустріти позначки про розгляд справи, про те, з ким передали документ і т.д. (Малюнок 1,2).

У 1775 р Катериною II здійснена адміністративна реформа, в результаті чого був виданий закон "Установи для управління губерній Всеросійської імперії", в корені змінив систему місцевого управління. В основу реформи було покладено поділ адміністративних, фінансових, судових функцій управління.

Були створені губернські правління, казенні палати, нижні земські суди, повітові казначейства, палати кримінального і цивільного суду, станові суди. Все колегії (за винятком Військової, Морський і Закордонних справ) були ліквідовані, а їх функції передані місцевим установам. Колегіальний принцип прийняття управлінських рішень не змінився, тому у новостворених установах збереглася і структура колегій, і склад чиновників, і організація роботи з документами. Всі рішення приймалися в загальному присутності, а технологічний процес обробки документів здійснювався в канцелярії. Закон 1775 р особливо чітко встановив, певний порядок "для повідомлення влади і місць". Від вищих органів управління підлеглим прямували укази; в свою чергу підлеглі направляли до вищих інстанцій рапорти і доношених; рівні інстанції посилали один одному пропозиції та повідомлення.


1.2 Діловодство XIX - початку XX ст.

На початку XIX ст. система державних установ Росії в результаті адміністративних реформ Олександра I була піддана серйозному коректуванні. Вищими державними установами були Урядовий сенат, Комітет Міністрів, Державна Рада; пізніше, у другій половині XIX ст., створено Раду Міністрів. Колегії були замінені новими центральними установами - міністерствами. Місцеві установи здійснювали свою діяльність відповідно до закону 1775 року і протягом першої половини століття майже не зазнали змін.

Вищі державні установи - Сенат, Комітет Міністрів, Державна Рада - засновували свою діяльність на принципі колегіальності. Діловодство в них велося відповідно до документами, названими "установами": "Установа Урядового Сенату", "Установа Комітету Міністрів", "Установа Державної Ради". Створення міністерств поклало початок новому етапу розвитку системи управління та діловодства в Росії. Основою організації діяльності нових центральних органів управління став принцип єдиноначальності. Колегіальне обговорення і прийняття рішень, характерне для колегій XVIII ст., Стало гальмувати управлінський процес, якому була потрібна гнучкість і оперативність.

Впровадження нової системи управління почалося виданням маніфесту від 8 вересня 1802 р проголосив створення перших восьми міністерств, а завершилося виданням 25 червня 1811р. "Спільного установи міністерств".

Компетенція посадових осіб в питаннях управління визначила склад управлінських документів міністерств. Закон прямо вказував, що "різна ступінь влади" - головна причина поділу прав і обов'язків чиновників в процесі створення документів. Тому законодавство Російської імперії досить чітко визначило види документів, якими здійснювалася листування між органами влади та управління. Наприклад, від імператора міністр отримував укази і веління, направляв йому доповіді (або записки) і уявлення; від Державної Ради отримував височайше затверджені думки, направляв - уявлення; і т.д.

Між собою міністерства обмінювалися відносинами, повідомленнями, офіційними листами.

Хід засідання дорадчих органів (Ради Міністра, Спільного присутності департаменту) фіксувався в журналах. У параграфі 262 "Спільного установи міністерств" вперше встановлена ​​залежність юридичної сили документа від правил його оформлення: "Приписи Міністрів тільки тоді визнаються дійсними, коли вони мають встановлену форму". До "Загальному установі міністерств" прикладені чотири форми "листування", що служили еталоном для складання та оформлення офіційних документів. Вони складені на бланках з кутовим розташуванням реквізитів, що включають найменування установи-автора, найменування структурних підрозділів, дату підписання документа, вихідний реєстраційний індекс, короткий заголовок до тексту. Пізніше з'являється посилання на номер ініціативного документа. В правому куті документа вказувався адресат. Спочатку бланки писали від руки, але з 20-х рр. XIX ст. їх стали виготовляти друкарським способом.

При аналізі "зносин" слід мати на увазі, що на одних документах найменування виду позначалося, а в інших "беззаглавних" воно було відсутнє. Його можна визначити, знаючи підпорядкованість автора і адресата.

Вищі установи і чини, звертаючись до нижчестоящим, писали адресат в давальному відмінку: "Калузькому губернському правлінню". Рівні один з одним і нижчестоящі, звертаючись до вищих інстанцій, використовували прийменник "в": "В Калуське губернське правління".

Якщо документ адресувався конкретній особі і нижчий звертався до вищестоящого, до складу адресата включалося звернення, відповідне титулу: "його превосходительства", "його благородію". При спілкуванні рівних посадових осіб і вищих з нижчими титул опускався.

Документи в XIX в. обов'язково мали підпис і скріпу, в яких вказували найменування посад.

У формулярі документа XIX в. ясно простежується прагнення до формалізації, визначення чітких правил розташування і оформлення реквізитів (Малюнок 3, 4,5).

Малюнок 3 - Приклад оформлення документа Сенату в XIX в.

На всьому протязі XIX ст. активно розвивалися інші системи документації, в яких детально регламентовано склад документів системи, правила їх складання та оформлення фіксувалися в статутах, в яких містилися зразки форм документів. Наприклад, питання бухгалтерського обліку закріплені в "Загальних рахунковому статуті" 1848 р документування проходження державної служби - в "Статуті про службу цивільної" 1832 р

Малюнок 4 - Приклад оформлення документа міністерства в XIX в.

Винахід в останній третині XIX ст. друкарських машин, ротапринта, гектографі, ротаторів і їх досить широке поширення і застосування в практиці роботи супроводжувалося появою нових способів документування, прискорило виготовлення документів (Малюнок 5).

Загальнодержавні норми в діловодної сфері, закладені в "Загальних заснування міністерств", вимагали змін і розвитку. Окремі відомства намагалися самостійно спростити діловодний процес. Наприклад, в канцелярії попечителя Московського навчального округу впроваджуються елементи механізованої обробки документів: їх друкують на друкарській машині, позначки про отримання, реєстрації, направлення на виконання, про виконання наносять за допомогою механічних нумераторів або штампів (Малюнок 6). Але основний сенс раціоналізації діловодства в цій установі зводився до розширення повноважень рядових чиновників, до передачі ряду функцій керівництва (піклувальника) рядовим працівникам (інспекторам). Цей захід відразу ж прискорила рух документів і привела до скорочення їх обсягу.

Малюнок 5 - Приклад оформлення документа з використанням друкарських машин на початку XX ст.

Малюнок 6 - Приклад оформлення документа XX в.

Найчіткіше напрямки і способи вдосконалення раціоналізації діловодства сформульовані в Положенні про письмоводство і діловодстві у військовому відомстві, виданому в 1911 р Положення є типову інструкцію з діловодства, розроблену військовим відомством для мережі підвідомчих військових установ різних рівнів. Воно містить рекомендації щодо складання та оформлення документів, визначає порядок роботи з ними, вводить в діловодство ряд прогресивних технологій по передачі документів (телеграми, телефонограми), по їх копіювання і тиражування.

На всьому протязі XIX ст. видавалися збірники зразків документів, звані "листовники", з метою допомогти чиновникам і приватним особам скласти документ у відповідності з існуючими правилами.

У XIX ст. починається процес формування теорії діловодства, який пов'язаний з іменами Ф. Русанова, Н. Варадінова, К. Зосімского, В. Вельбрехта. В їх працях формулюються теоретичні аспекти складання та оформлення ділових паперів, дається їх класифікація та ін.

На початку XX ст. Росія стояла на порозі нових перетворень в області діловодства. Однак зміна державного ладу в результаті Лютневої буржуазно-демократичної революції і Жовтневої соціалістичної революції привела до корінних змін в державному устрої Росії і організації діловодства.

Головна особливість діловодства XIX - початку XX ст. полягала в тому, що і організація діловодної служби, порядок оформлення документів і технологія роботи з ними міцно спиралися на законодавчу базу.


1.3 Діловодство в радянську епоху (1917-1991 рр.)

Події жовтня 1917 р докорінно змінили систему державних установ в Росії. Вищим органом державної влади став Всеросійський з'їзд Рад. Виконавчим органом між з'їздами був Всеросійський центральний виконавчий комітет (ВЦВК). Вищий орган управління був названий Радою народних комісарів (Раднарком). Галузевими органами управління були народні комісаріати (наркомати, в сорокових роках перетворені в міністерства), органами державної влади на місцях - губернські та повітові Поради, а органами державного управління - їх виконавчі комітети (виконкоми).

Створення нових органів влади і управління зажадало нових правил документування. Були видані правові акти, що регламентували порядок внесення законопроектів, їх затвердження, підписання, опублікування і набрання законами чинності; оформлення офіційних документів; порядок використання печаток.

Становлення радянського державного апарату, незважаючи на труднощі громадянської війни, супроводжувалося пошуками нових, відповідних часу форм діловодства, про що свідчить постанова Ради Робочої і Селянської Оборони від 08.12.1918 "Про точний і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади і усунення канцелярської тяганини", яким пропонувалося замінити переписку переговорами по телефону, ділові папери - телефонограмами встановити контроль за всіма розпорядчими документами; всім радянським установам ставилося в обов'язок виконувати постанови і розпорядження центральної влади точно і беззаперечно. Ту ж мету переслідував проект декрету "Про спрощення діловодства і листування в радянських установах", підготовлений в грудні 1918 р в Наркоматі Госконтроля. Цей проект допрацьовувався Міжвідомчим нарадою, створеним в січні 1919 р з представників п'яти наркоматів. У проекті ставилося за мету досягти оперативності в процесі документування і економити папір. Для цього пропонувалося письмові зносини замінити телефонними переговорами та телефонограмами, й составлять супровідні листи, що не виготовляти зайві копії з документів. Документи пропонувалося складати чітко і коротко, використовуючи загальноприйняті скорочення, виключивши з них фрази чемності. Рекомендувалося активно використовувати типові тексти. Підписувати офіційні документи повинні були не більше двох посадових осіб. Для написання документа випливало користуватися меншими форматами паперів (до 1/8 листа) і посилати документи без конвертів. Організація роботи з документами в даному проекті майже не зачіпалася, він не був затверджений.

Конституції 1918 і 1924 рр.визначили види актів, що видаються органами державної влади і управління, порядок їх видання. Було видано ряд декретів, які встановили право національних республік і областей вести діловодство в державних органах на місцевих мовах. Документи, що надсилаються за межі республіки, мали писатися на двох мовах (російською та національною мовою республіки) або тільки російською мовою.

Для перших років радянської влади характерна законодавча регламентація роботи зі зверненнями громадян.

Особливим і дуже знаменним періодом у становленні розвитку радянського діловодства є 1920-30-і рр. Початок 1920-х рр. - час розвитку руху за наукову організацію праці (НОП), частиною якого стала наукова організація управлінської праці (Ноут).

У 1920-х рр. всю роботу по науковій організації управлінської праці очолив Народний комісаріат робітничо-селянської інспекції (НК РСІ СРСР). Тут було створено Управління по поліпшенню держапарату, яке здійснювало керівництво рухом НОТ в країні.

Координація роботи з НОТ була покладена на Раду з наукової організації праці (СовНОТ), створений при колегії НК РСІ СРСР в 1923 р

З самого початку руху за НОТ в країні починають діяти наукові установи. У 1921 р створюється Таганрозький інститут наукової організації виробництва, потім Казанський інститут наукової організації праці (кінотему). Науково-практичні розробки цих інститутів в галузі управління, виробництва і діловодства сприяли оптимізації роботи радянських установ. Наприклад, Казанський інститут досліджував діловодство в конкретних організаціях, а потім розробляв і впроваджував проекти його реалізації. Раціоналізація діловодства грунтувалася на скороченні інстанцій проходження документа, впровадженні одноразової реєстрації документа, виділення нерегістріруемих документів, розробці та впровадженні трафаретних форм. До кінця 1920-х рр. Кінотему дуже серйозно займався уніфікацією документів, вніс помітний вклад у розвиток теоретичних основ стандартизації.

Значну роль у впровадженні НОТ в роботу організацій зіграло Бюро стандартизації при ВРНГ СРСР, яке займалося організацією документообігу, розробляло форми документів, друкувало бланки. Всі роботи здійснювалися на госпрозрахункових засадах.

Велике значення для розвитку радянського діловодства мало створення при НК РСІ СРСР в 1925 р акціонерного товариства - Державного бюро організаційного будівництва (Оргбуд).

До складу Оргстроя увійшло Бюро стандартизації ВРНГ СРСР, передавши йому і кадри, і капітал. Його засновниками були НК РСІ СРСР, ВРНГ СРСР, Держторг СРСР і ряд інших центральних відомств. Його пайовиками стали державні установи, організації та підприємства.

Оргбуд був створений для вирішення наступних завдань:

- реорганізації та постановки в установах і на підприємствах діловодства та архіву;

- розробки проектів організаційних структур установ та їх підрозділів;

- видання бланків та форм документів;

- видання інструкцій та настанов;

- постачання установ і підприємств вдосконаленим канцелярським обладнанням, меблями, котрі пишуть і рахунковими машинами;

- організації курсів з підготовки практичних працівників - діловодів і ін .;

- інформування широких верств працівників управління та виробництва про новітні теоретичних здобутках, раціоналізації, про новинки конструкторських і технічних розробок в сфері управління.

У 1926 р при НК РСІ СРСР створюється Інститут техніки управління (ВТУ). При ВТУ були створені структурні підрозділи, які займалися конкретними напрямками раціоналізації.

Кабінет стандартизації розробляв загальносоюзні стандарти на документи, засоби і предмети конторського праці, носії інформації. Тут були розроблені стандарти листів, телеграм, телефонограм, протоколів тощо .; форматів паперу, а також стандарти на матеріали, використовувані при роботі з документами: чорнило, стрічки для друкарських машинок; зразки конторських меблів.

У 1931 р ВТУ підготував проект Загальних правил документації і документообігу, що передбачає введення єдиних правил діловодства в загальносоюзному масштабі. Це була перша розпочата в радянський період серйозна спроба створення комплексного нормативного документа, що містить єдині норми організації і технології діловодства. У Загальні правила увійшли вимоги до оформлення документів, правила їх обробки від отримання до передачі в архів, єдині принципи організації діловодних служб, їх функції, посадові обов'язки канцелярських працівників.

У квітні 1932 р ВТУ був закритий. Співробітники інституту були звинувачені в некритичному запозиченні буржуазних теорій побудови державного апарату. Всі роботи були перервані, Загальні правила не були доопрацьовані і затверджені. Пізніше був ліквідований і Наркомат робітничо-селянської інспекції. Рух за наукову організацію праці було згорнуто, припинили свою роботу відомчі і позавідомчі органи раціоналізації, були закриті всі періодичні видання, що висвітлювали питання управління і діловодства. Протягом наступних 30 років на загальнодержавному рівні наукові розробки проблем документування та організації роботи з документами не велися.

В історії діловодства почався тривалий період відомчого регулювання роботи з офіційними документами, при цьому кожне відомство вирішувало їх по-своєму. Розробка системи діловодства того чи іншого наркомату здійснювалася через створення інструкції з діловодства для центрального апарату та типової інструкції для підвідомчих установ, підприємств і організацій.

Серед загальнодержавних актів, що зробили істотний вплив на діловодство радянських установ, слід назвати перш за все Конституції 1936 г. З її виданням вперше за роки радянської влади були законодавчо закріплені види документів, що видаються конкретними органами влади і управління.

Вищий законодавчий орган - Верховна Рада СРСР - видавав закони, його Президія - укази і постанови, народні комісари - накази та інструкції. Місцеві Ради депутатів трудящих і їх виконкоми приймали рішення і розпорядження, начальники управлінь і відділів виконкомів - накази та інструкції. Керівники організацій, установ і підприємств, що діють на основі єдиноначальності, - накази.

Ряд законодавчих актів 1930-40-х рр. встановив правила користування печатками з державним гербом; засвідчення копій з документів, що стосуються особистих прав та інтересів громадян; відповідальності за розголошення державної таємниці та за втрату документів, що містять державну таємницю.

Відсутність організаційно-методичного центру по керівництву постановкою діловодства в країні, загальних норм в області документування, підготовки кваліфікованих кадрів в області діловодства, відомча роз'єднаність - все це негативно позначалося на управлінні та стан роботи з документами. Це було відзначено на 1-му Міжгалузевому нараді з оргтехніки, скликаному в червні 1941 р Всесоюзним науковим інженерно-технічним товариством машинобудівників. На нараді було розроблено програму заходів щодо поліпшення діловодства, яка передбачала:

- створення організаційно-методичного центру для керівництва постановкою діловодства;

- розробку положення (статусу) про діловодство для всіх установ в якості загальнообов'язкових норм;

- розробку положення про кадрах канцелярських працівників;

- механізацію праці канцелярських працівників;

- уніфікацію і трафаретізаціідокументів службової документації;

- створення єдиного навчального центру для підготовки і перепідготовки кадрів;

- вивчення в школах правил складання службових документів;

- підготовку і перепідготовку фахівців з службової документації;

- створення Всесоюзного інституту з питань діловодства.

Намічені заходи могли сприяти виробленню загальнодержавних норм в області діловодства. Реалізувати цю програму завадила війна.

До питань діловодства на державному рівні повернулися тільки в кінці 1950-х рр. Було видано ряд урядових постанов, реалізація яких передбачала вирішення трьох завдань:

1) створення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД);

2) розробка і впровадження засобів механізації в сферу управління;

3) підготовка фахівців вищої і середньої спеціальної освіти в області діловодства.

Розробка Єдиної державної системи діловодства почалася після виходу постанови Ради Міністрів СРСР від 25.07.1963 "Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР". Підготовка основних розділів ЕГСД доручалася Головному архівному управлінню, в рамках якого в 1966 році був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) для реалізації підготовки ЕГСД.

ЕГСД схвалений Комітетом з науки і техніки СРСР у вересні 1973 р Відсутність на цьому нормативному документі грифа затвердження постановою уряду практично позбавило її офіційного статусу, але не знизило високого теоретичного рівня та методичного значення.

Основні положення ЕГСД - це науково упорядкований комплекс правил, нормативів, рекомендацій, які визначили і регламентували організацію діловодних процесів в установах, організаціях, підприємствах СРСР. Її головна мета - вдосконалити на єдиній основі організацію діловодства шляхом впровадження єдиних форм і методів роботи з документами. ЕГСД встановлювала правила документування управлінської діяльності (які поширювалися тільки на організаційно-розпорядчі документи), містила рекомендації щодо організації роботи з документами, визначала основи організації праці діловодного персоналу і механізації діловодних процесів. Вперше за роки радянської влади була створена комплексна система діловодства, що носила загальнодержавний характер.

У 1988 р керівництво Головархіву СРСР затвердив її другу редакцію, названу Єдина державна система документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ). Положення ЕГСДОУ поширювалися на всі системи документації, включаючи документи, створювані засобами обчислювальної техніки та мікрографії.

З 1970-х рр. починається розробка цілого ряду прикладних досліджень, пов'язаних з документуванням управлінської діяльності та роботою з документами в управлінському апараті. Перш за все слід зазначити розвиток процесів уніфікації та стандартизації складу і правил оформлення управлінської документації.

У 1972 р було введено в дію перші стандарти на організаційно-розпорядчу документацію (ОРД): ГОСТ 6.38-72 "Система організаційно-розпорядчої документації. Основні положення" та ГОСТ 6.39-72 "Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок". Стандарти на ОРД встановили склад реквізитів, правила їх оформлення та розташування, вимоги до бланків, до текстів документів і документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв.

Тоді ж встановлена ​​і єдина термінологія, що застосовується в діловодстві та архівній справі. Тлумачення термінів стало однозначним з введенням ГОСТ 16487-70 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Він був перероблений в 1983 р

Центральним бюро нормативів з праці при Міністерстві праці та соціальних питань СРСР почалася розробка нормування праці працівників діловодства. Розроблялися нормативи часу на діловодних операції, машинописні, стенографічні роботи, які використовувалися для встановлення норм виробітку та розрахунку кількісного складу працівників діловодної служби.

Велику роль для систематизації документів в поточному діловодстві, експертизи їх наукової та практичної цінності, підготовки і передачі документів до відомчого архіву зіграли "Основні правила роботи відомчих архівів", видані в 1986 рПравила містили методику систематизації документів в діловодстві, організації їх зберігання та технологію зберігання документів в архівах організацій.

Продовжувалася робота Головархіву СРСР над створенням типових переліків: в 1989 р був виданий Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання.

З 1970-х рр. в управління стали впроваджувати засоби обчислювальної техніки, і в зв'язку з цим виникли плани створення автоматизованих систем управління (АСУ) і Загальнодержавної системи збору і обробки інформації для обліку планування та управління народним господарством (ЗДАС). Втілення цих ідей зажадало розробки уніфікованих систем документації (УСД), що представляють собою комплекси взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами і вимогам, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. В основу їх розробки було покладено єдиний методологічний підхід, закріплений в ГОСТ 6.10.1-75 "Уніфіковані системи документації. Основні положення" (перероблений в 1988 р). Значну роль у встановленні єдиної термінології в області уніфікації зіграв ГОСТ 6.10.2-83 "Уніфіковані системи документації. Терміни та визначення".

Впровадження в управління коштів обчислювальної техніки привело до необхідності встановлення юридичної сили документів на машинному носії. Першим нормативно-технічним документом, який закріпив правила посвідчення електронних документів, став ГОСТ 6.10.4-84 "Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення".

Повний перелік УСД дан в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД), виданому в 1983 р Кожна УСД, включена в ОКУД, містила найменування уніфікованих форм документів, що увійшли в систему документації, її кодове позначення. Наявність кодів забезпечувало автоматизовану обробку даних, що містяться в формах конкретних УСД. Поряд з ОКУД був розроблений ряд класифікаторів, необхідних як засіб інформаційного забезпечення в галузях економіки, фінансів, зовнішньоекономічної діяльності та ін. В їх числі Загальносоюзний класифікатор підприємств і організацій (ЄДРПОУ), Загальносоюзний класифікатор спеціальностей за освітою "(оксо), Загальносоюзний класифікатор продукції ( ОКП) і ін.

До складу УСД увійшла Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), що включає три державних стандарту, альбом уніфікованих форм документів, методичні вказівки щодо їх застосування.

Розвиток діловодства в 1970-80-і рр. стало основою для розвитку сучасного діловодства в організаціях Російської Федерації.


2. Формуляр документа

Кожен окремий документ складається з ряду реквізитів. Для кожної системи документів визначено характерний для неї комплекс відповідних реквізитів. Кожному документу з конкретної системи документів притаманний свій індивідуальний набір реквізитів.

Наприклад, для ряду документів (які федеральні органи влади та їх підрозділи видають фізичним особам для посвідчення їх особи або їх статусу), склад реквізитів визначений чинним законодавством Російської Федерації. До цих документів відносяться паспорт, водійські права, трудова книжка, свідоцтво про народження, атестат про закінчення школи та інші.

Для офіційних і службових документів комплекс реквізитів визначає Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади та ГОСТ Р 6.30-2003. Всю систему офіційних і службових документів можна розділити на групи документів, що виконують конкретні управлінські функції. Кожна група документів характеризується відповідним набором реквізитів. Відповідно, для кожного документа в цій групі є вже свій конкретний перелік реквізитів.

Перелік реквізитів, з яких складається той чи інший документ, носить назву формуляра документа.

Формуляр офіційного і службового документа є перелік реквізитів офіційного письмового документа.

Побудова формуляра офіційного і службового документа, тобто переліку реквізитів офіційного письмового документа, можливо різними шляхами. Однак два шляхи побудови цього переліку проглядаються як найбільш раціональні.

Перший шлях побудови переліку можливий при розташуванні вхідних в нього реквізитів в тій послідовності, яку для них передбачає Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади або ГОСТ Р 6.30-2003. Така побудова формуляра добре при його теоретичній побудові, але дуже незручно при практичному застосуванні формуляра для формування документа.

Найбільш зручно побудова формуляра при побудові списку реквізитів в порядку їх розташування в документі. Цей порядок визначається так само, як і порядок читання або письма, тобто зліва направо і зверху вниз. У цьому випадку принцип побудови формуляра офіційного письмового документа добре узгоджується з принципом побудови і подальшого читання самого офіційного письмового документа.


3. Типовий і індивідуальний формуляр

При підготовці конкретного документа враховуються складові його елементи (реквізити). Число реквізитів, що характеризують окремі документи, по-різному і визначається цілями документа, його призначенням, вимогою до змісту і форми даного документа, способом документування і т.д.

Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Відсутність або неправильне зазначення будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Для ряду документів, які видаються органами державної влади і державного управління, склад реквізитів документів встановлено в законодавчих та нормативних актах.

Застосування державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію вводить одноманітність в оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації і автоматизації роботи з документами, прискорює оформлення документів, підвищує культуру управлінської праці.

Перелік реквізитів, що характеризує групу документів з однотипними функціями, носить назву типового формуляра документа.

При складанні формулярів конкретних видів документів необхідно виходити з вимог формуляра-зразка, причому ряд реквізитів, перелічених у формулярі-зразку, природно, буде відсутній.

Індивідуальний формуляр це коли зміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), тобто документують галузь діяльності. Наприклад, в органах Пенсійного фонду це документи по розрахунку та нарахування пенсій, в вузах, інших навчальних закладів - з організації навчального процесу, в установах податкової служби - податкова документація і т.д.


4. Формуляр-зразок документа

У загальному випадку, формуляр-зразок документа - це комплекс розташованих в певній послідовності реквізитів, які притаманні даній системі документів. У ньому вказується графічне розташування кожного з реквізитів цього комплексу на матеріальному носії документа.

Розташування реквізитів завжди в одному і тому ж місці дозволяє істотно скоротити час на видання документа організації-автора і час на обробку документа організації-одержувачу. Крім того, застосування формуляра-зразка документів дозволяє уникнути помилок при внесенні необхідних реквізитів в документ і уникнути ризику створення документа, який не володіє необхідною юридичною силою.

Формуляр-зразок може бути представлений у вигляді креслення, що містить план розміщення реквізитів, або опису реквізитів із зазначенням їх послідовності, займаної площі з урахуванням особливостей взаємного розташування реквізитів.

Формуляр-зразок документа встановлює:

• формати паперу;

• службові поля;

• конструкційну сітку;

• розташування зон розміщення реквізитів;

• координати розташування реквізитів.

Формат вживаного паперу визначається виходячи зі складу і сумарною площі, займаної реквізитами документа, які повинні бути раціонально розміщені на проектованої формі документа.

В даний час для видання документів застосовують папір форматів А3 (297 × 420 мм), А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм), А6 (105 × 148 мм). Формат паперу для документів встановлюють ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 і ІСО 216-75.

Для форматів паперу встановлюється два варіанти розташування: вертикальне і горизонтальне. Звичайне розташування формату паперу - це її вертикальне розташування. При горизонтальному розташуванні довгої сторони формату до його позначення додається буква L (наприклад, А4L).

В даний час прийнято підшивати документи в справу за ліву сторону документа, незалежно від вертикального або горизонтального розташування формату паперу. Тому при виданні документа на лицьовій стороні аркуша паперу ширина лівого службового поля встановлюється рівною 20 мм, а ширина правого службового поля встановлюється рівною 10 мм. При виданні документа на зворотному боці аркуша паперу ширина правого службового поля встановлюється рівною 20 мм, а ширина лівого службового поля встановлюється рівною 10 мм. Розмір ширини верхнього службового поля і ширини нижнього службового поля можуть бути різними для різних систем документів.

Конструкційна сітка формуляра-зразка документа утворюється перетином вертикальних і горизонтальних ліній на аркуші паперу встановленого формату в зоні розташування документа, обмеженою службовими полями.

Відстань між сусідніми лініями конструкційної сітки визначається технічними характеристиками друкуючих пристроїв і має становити:

• між сусідніми вертикальними лініями величину рівну 2,6 мм (крок листа);

• між сусідніми горизонтальними лініями величину рівну 4,25 мм (міжрядковий інтервал).

Допускається використовувати конструкційну сітку:

• з кроком листи, рівним 2,54 мм;

• з міжрядковим інтервалом, рівним 4,24 мм.

Розмір зазначеної конструкційної сітки відповідає кроку листи і міжрядкового інтервалу, які застосовувалися в друкарській машинці. При створенні документів на комп'ютерах з використанням різних текстових редакторів слід вираховувати розташування реквізитів у міліметрах, виходячи з розмірів друкованих знаків і розміру міжрядкового інтервалу, яке право застосовується редакторі. Це пов'язано з тим, що при використанні текстових редакторів крок листи і міжрядковий інтервал можуть не відповідати кроку листи і міжрядкового інтервалу, що застосовувалися на друкарській машинці.

Вертикальні лінії конструкційної сітки нумеруються зліва направо і мають безперервну нумерацію. Крайня ліва вертикальна лінія має номер "0". Горизонтальні лінії конструкційної сітки

нумеруються зверху вниз і мають безперервну нумерацію. Крайня верхня горизонтальна лінія має номер "0".

Конструктивним елементом проектованих документів є осередок конструкційної сітки, обмежена сусідніми вертикальними і горизонтальними лініями.

Конструктивним елементом може бути також базисний прямокутник, що включає дві або більше клітинок конструкційної сітки.

Малюнок 7 - Розташування конструктивної сітки

Координати осередку або базисного прямокутника визначаються номерами нижньої горизонтальної і лівої вертикальної лініями конструкційної сітки, що обмежують осередок або базисний прямокутник. При написанні координати осередку або базисного прямокутника між номером горизонтальної і номером вертикальної лінії ставиться крапка.

Існуюча система побудови формуляра-зразка передбачає поділ площі аркуша паперу на зону розташування документа, в якій розташовуються реквізити документа, і службові поля документа, де реквізити документу не розташовуються.У свою чергу, зона розташування документа розділяється на зони розташування групи реквізитів. Відповідно, зона розташування групи реквізитів розділяється на поля кожного з реквізитів. Все це однаково стосується і при побудові формуляра-зразка бланка документа. Зони формуляра-зразка документа встановлюють уніфіковану структуру документа.

Зони формуляра-зразка документа встановлюють межі розташування певної номенклатури реквізитів і при написанні позначаються координатами верхньої лівої комірки конструкційної сітки та нижньої правої клітинки конструкційної сітки, що обмежують зону, між якими ставиться знак тире.

При розміщенні реквізитів формуляра-зразка документа визначають межі полів розміщення кожного з реквізитів і межі полів, відповідних їм даних, які визначаються при проектуванні форм документів.

При написанні координати поля даних характеризуються координатами верхньої лівої та нижньої правої комірок цього поля даних або відповідними координатами базисних прямокутників, між якими ставиться знак тире.

Поля даних реквізитів визначаються виходячи з максимальної кількості знаків, необхідних для запису даного реквізиту. Найменування реквізитів уніфікованих форм документів повинні відповідати найменуванням, встановленими у відповідних класифікаторах, прийнятих в Російській Федерації.

У реквізитах, в яких передбачається простановка кодів, слід вказати скорочені найменування використовуваних класифікаторів або прийняту для них ідентифікацію.

Постійні реквізити форм документів повинні, як правило, передувати змінним.

Відповідно, для організаційно-розпорядчого документа формуляр-зразок документа є геометричною сукупність місць розташування реквізитів, які наводить ГОСТ Р 6.30-2003, на аркуші паперу з форматами аркуша паперу, застосовуваними при виданні службового документа.

Геометричні кордону зон розташування реквізитів організаційно-розпорядчого документа і його службових полів встановлює ГОСТ Р 6.30-2003, і ​​вони наведені на малюнку 8 і малюнку 9. На цих же малюнках показані також зони розташування відповідних груп реквізитів організаційно-розпорядчого документа. Наведена геометрія зон розташування реквізитів і службових полів дійсна при побудові конструкції організаційно-розпорядчого документа при виданні документа на лицьовій стороні аркуша паперу.


5. Загальні вимоги до бланків документів

Документи, як правило, виготовляють на бланках. При виготовленні бланків, формуванні геометрії полів і площ розміщення конкретних реквізитів слід керуватися Наказом Мінкультури Росії "Про типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади" та ГОСТ Р 6.30-2003.

Для бланків застосовується папір форматів А4 (210 × 297 мм) і А5 (148 × 210 мм). Папір, що застосовується для виготовлення бланків документів, повинна бути білого кольору або слабо забарвлена ​​в світлі тони. Бланки для документів постійного зберігання слід виготовляти на папері вищих сортів.

Малюнок 8 - Розташування реквізитів документів на кутовому бланку

Бланки документа, як правило, мають поля таких розмірів:

• ліве поле - 20 мм;

• праве поле - 10 мм;

• верхнє поле - 20 мм;

• нижнє поле - 20 мм.

Бланки документів повинні виготовлятися переважно друкарським способом. Для документів тимчасового терміну зберігання допускається використовувати бланки, отримані за допомогою засобів оперативної поліграфії (ксерокопії), а також відтворювати всі необхідні реквізити бланка безпосередньо при створенні конкретного документа на комп'ютері.

Малюнок 9 - Розташування реквізитів документів на поздовжньому бланку

Реквізити бланка і обмежувальні позначки для реквізитів в межах зон розташування реквізитів треба розміщувати Центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або фланговим способом (кожний рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів).

Державним стандартом на систему організаційно-розпорядчої документації встановлено набір реквізитів, властивих цим документам. Всі 30 реквізитів, включених до державного стандарту, невідомі разом ні в одному виді документів. Вони характеризують типовий формуляр документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації. Формуляр конкретного виду документа визначається його призначенням і правилами складання, оформлення, розробки та введення в дію.

ГОСТом встановлені такі реквізити документів:

01 - Державний герб Російської Федерації;

02 - герб суб'єкта Російської Федерації;

03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва структурного підрозділу;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

14 - місце складання або видання документа;

15 - адресат;

16 - гриф обмеження доступу до документа;

17 - резолюція;

18 - заголовок до тексту;

19 - відмітка про контроль;

20 - текст документа;

21 - відмітка про контроль;

22 - підпис;

23 - гриф узгодження документа;

24 - візи узгодження документа;

25 - відбиток печатки;

26 - відмітка про засвідчення копії;

27 - позначка про виконавця;

28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про надходження документа в електронній формі

30 - ідентифікатор електронної копії документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює два варіанти розташування реквізитів на бланку: кутовий і поздовжній. При кутовому розташуванні реквізити бланка розташовуються у верхньому лівому кутку наведено на малюнку 8, при поздовжньому - вздовж верхнього поля документа наведено на малюнку 9.


6. Формуляр сучасного документа

6.1 Формуляр бланка акта

Акт - це документ, складений для підтвердження встановлених фактів, подій, дій.

У деяких випадках акти не тільки фіксують встановлені факти і події, а й містять висновки, рекомендації та пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій і т.п.).

Акти відрізняються широким розмаїттям за своїм призначенням і змістом:

• здачі-приймання (робіт, матеріальних цінностей, документів);

• обстеження (стану техніки безпеки, протипожежної безпеки; умов праці; результатів діяльності);

• випробувань (зразків, систем, технологій);

• виділення до знищення (матеріальних цінностей, документів);

• передачі (структурного підрозділу з однієї організації в іншу);

• порушення встановлених правил;

• ревізії, інвентаризації;

• розслідування аварій, нещасних випадків;

• ліквідації організації і т.д.

Акти складаються колегіально (не менше двох укладачів). Нерідко акти складаються комісіями, спеціально створюваними, склад яких затверджується розпорядчим документом керівника організації. Акти можуть складатися і постійно діючими комісіями на регулярній основі.

Головне при складанні акта - встановлення фактичного стану справ і правильне відображення в акті. Акт складається на основі чорнових записів, які ведуться під час роботи комісії або групи осіб і містять фактичні дані, кількісні показники та інші відомості.

Заголовок до акту повинен граматично узгоджуватися зі словом "акт", наприклад:

Акт перевірки фінансово-господарської діяльності інституту,

Акт списання матеріальних цінностей.

Датою акта є дата події (перевірки, обстеження, експертизи тощо).

Текст акту складається з двох частин: вступної та основної (констатуючій).

Вступна частина будується за схемою: підстава - складений комісією - голова - члени комісії - були присутні (якщо акт складений в чиюсь присутність).

Підстава для складання акту - договір, розпорядчий документ, нормативний документ із зазначенням номера та дати.

Після слова "складений" зазначаються найменування комісії, посади, прізвища та ініціали осіб, що склали акт.

При перерахуванні осіб, які брали участь у складанні акта, зазначаються найменування посад з позначенням організації, прізвища та ініціалів (в називному відмінку). Першим вказується голова комісії. В необхідних випадках допускається наводити відомості про документи, що засвідчують особу і повноваження осіб, які брали участь у складанні акта, і їх адреси. Прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Слова "Підстава", "Голова", "Члени комісії", "Були присутні" пишуться з великої літери.

В основній частині викладаються суть, характер, методи і терміни виконаної роботи, встановлені факти, а також висновки, пропозиції і висновки. Зміст акта може бути розділене на пункти, матеріал може бути представлений у вигляді таблиці. При необхідності акт може мати заключну частину, яка представляє собою рішення, висновки чи висновку комісії, котра склала акт.

В кінці тексту акта вказуються кількість складених примірників і їх місцезнаходження. Кількість примірників акта визначається кількістю зацікавлених у ньому сторін або нормативними документами. наприклад:

Складено в 3 примірниках:

1-й примірник - бухгалтерія,

2-й примірник - комерційний відділ,

3-й примірник - покупець.

Після позначки про кількість примірників акта слід відмітка про наявність додатків до акта (якщо вони є).

При складанні актів ревізій і обстежень їх зміст узгоджується з посадовими особами, діяльність яких відображається в акті. Акт вважається прийнятим і вступає в дію після його підписання всіма членами комісії або всіма особами, які брали участь у його складанні. Особа, яка не згідне із змістом акта, зобов'язана підписати його із застереженням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії слід оформляти на окремому аркуші і додавати до акта. В необхідних випадках (якщо цього вимагають нормативні документи) акти затверджуються керівником даної чи вищестоящої організації, за розпорядженням якого проводилися дії, що завершилися складанням акту.

Акт оформляється на загальному бланку організації або на спеціальному бланку акта (бланк конкретного виду документа). Для актів з постійно повторюється інформацією слід застосовувати бланки з трафаретним текстом.

Обов'язковими реквізитами акта є: найменування організації, назва структурного підрозділу, дата і реєстраційний номер, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, в необхідних випадках - гриф обмеження доступу до (акти, що вимагають твердження, повинні бути включені в список документів, що підлягають затвердженню) . Приклад оформлення акта наведено в додатку А.


6.2 Формуляр бланка пояснювальної записки

Пояснювальна записка - документ, що пояснює причини якої-небудь дії, факту, події, що складається працівником організації і представляється вищій посадовій особі.

Пояснювальна записка оформляється на стандартному аркуші паперу і адресується конкретній посадовій особі.Реквізитами пояснювальної записки є: найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту, адресат, текст, підпис.

Текст пояснювальної записки складається з двох частин: перша частина містить факти, що послужили приводом до її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, що склалася. Пояснювальна записка підписується укладачем.

Приклад оформлення пояснювальної записки наведено в додатку Б.


висновок

На основі проведеного дослідження розвитку формуляра документів підведемо основні підсумки курсової роботи.

Аналізуючи розвиток формуляра документів в XVIII в. поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання. Однак держава, діючи уривчастими і приватними заходами, які не усвідомлюючи загальних адміністративних правил, не могло ще ввести систематичного порядку в організацію установ і їх діловодство. Тільки з середини XVIII ст. приймаються деякі заходи для наведення порядку в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.

В кінці XIX - початку XX ст. все більшу увагу звертається систему реєстрації, на необхідність її спрощення за рахунок її централізації. Ця ідея в корені суперечила ідеї, закладеної в "Загальних заснування міністерств", відповідно до якого створювалося безліч пунктів реєстрації документів в установі.

Однак робота по вдосконаленню діловодства у військовому відомстві через що почалася незабаром Першої світової війни не була запозичена іншими міністерствами і відомствами царської Росії, а що стався в 1917 р соціально-політичний переворот - спочатку Лютнева буржуазно-демократична, потім Жовтнева соціалістична революції привели до повного зламу державної машини та створення нового, який, хоча і засвоїв багато старих традицій, але зароджувався на принципово нових засадах.

Подальший розвиток формуляра документів проводилося вже як планомірна загальнодержавна діяльність, яка охоплювала період 1970-1980-х років. Досвід розвитку формуляра документів, накопичений в період 1970-х - 1980-х років, демонструє перспективність його застосування не тільки для вдосконалення самих документів, а й для технології роботи з ними, їх оперативного та архівного зберігання.

Це положення наочно підтверджується в 1990-і роки. Зміна в суспільно-політичній сфері природним чином призвели до зміни завдань і методів управління і, відповідно, самої системи управлінської документації. Значна частина уніфікованих раніше систем документації перестала використовуватися, натомість неї виникли і набули поширення нові види документів, призначені для документування податкової, фінансової, митної та ін. Видів діяльності. Крім виникнення нових видів і форм документів значно збільшився обсяг створюваної документації. Регламентація документів йде поки переважно не шляхом уніфікації, а створенням типових форм документів тими міністерствами і відомствами, які є кураторами тієї чи іншої сфери управлінської діяльності. Між собою ці форми пов'язані слабо, стан документації в цілому, в який раз в історії країни, характеризується відсутністю загальних норм, суперечливими правилами оформлення, неправомірним різноманітністю видів і різновидів документів. Зміна методів управління і широке використання новітніх інформаційних технологій роблять особливо актуальною проблему формування системи документаційного забезпечення, вдосконалення застосовуваних документів, значно підвищують їх правову роль. Розробка нових підходів до вдосконалення існуючої документації, як на стадії її управлінської ролі, так і в період подальшого зберігання повинна вирішуватися як комплексна проблема.


Список використаних джерел

стандарти:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів [Текст] Введено в дію - М .: Видавництво стандартів, 2003.

2. ГОСТ 6.10.5-87. Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка [Текст] Введено в дію - М .: Видавництво стандартів, 1988.

Підручники та навчальні посібники:

3. Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів [Текст] / В.В. Галахов, І.К. Корнєєв та ін .; під ред. І.К. Корнєєва, В.А. Кудряева. - 2-е изд., Перераб. і доп - М .: ТК Велбі, Видавництво Проспект, 2006. - 456 с .;

4. Діловодство [Текст]: підручник / під заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - 2-е изд., Перераб. і доп. - М .: МЦФЕР, 2006. - 560 с .;


додаток А

Приклад оформлення акта

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО

"ПРОГРЕС"

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

Підпис Г.Д. Москвін

28.02.2009

АКТ

22.03.2009.1.1.1 № 43

Москва

перевірки витрачання

валютних коштів

Підстава: наказ Генерального директора ВАТ "ПРОГРЕС" від 20.03.2009 № 26 "Про проведення фінансового контролю за витрачанням коштів при відрядженнях працівників за кордон".

Складено комісією:

Голова - заступник головного бухгалтера Кисельов І. К .;

Члени комісії: начальник служби кадрів Шумов Н.П., юридичний консультант правового управління Лопухова М.Ю., бухгалтер Кравченко Л. І.

Були присутні: заступник. генерального директора з кадрової роботи Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкина С. І.

У період з 6 по 8 лютого 2009 комісія провела систему оформлення документів у напрямку працівників у відрядження за кордон, отримання, витрачання та звітів в відрядження. В ході перевірки комісія встановила:

1. Накази про відрядження не мають документів-підстав і не завжди візуються юрисконсультантом, головним бухгалтером та фінансовим директор;

2. Кадрова служба передає копію наказу про відрядження в бухгалтерію за 1-2 дні до дати виїзду у відрядження;

3. Нарахування авансових сум для відшкодування витрат ведеться з порушенням діючих нормативів.

Комісія пропонує підготувати і затвердити Інструкцію про порядок отримання і витрачання підзвітних коштів на відрядження.

Складено в 3 примірниках:

1-й прим. - Генеральному директору;

2-й прим. - головному бухгалтеру;

3-й прим. - в кадрову службу в справу № 05-12.

Голова _________________________ І.К. Кисельов

Члени комісії _______________________ М.П. Шумов

____________________ М.Ю. Лопухова

____________________ Л.І. Кравченко


додаток Б

Приклад оформлення пояснювальної записки

ДІЛЯНКА № 21

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

28.04.2009 № 14

Начальнику БМУ-5

П.П. Гущин

Яковлєвої І.А. підготувати наказ

про направлення Смирнова В.М. на ділянку № 21 для усунення наслідків аварії до 29.04.2009

Особистий підпис 28.04.2009

Про причини аварії при ремонті теплотраси

При ремонті теплотраси в мікрорайоні "Кутузова" по вулиці Василини Кожин в ніч на 28 квітня 2009 р результаті викиду гарячої води відбулися розмив грунту і обвалення трьох залізобетонних блоків, що утворюють кожух колектора. В аварії, що сталася моєї провини як виконроба ділянки немає, так як були дотримані всі передбачені технічною документацією запобіжні заходи.

Аварія не викликала серйозних руйнувань, і її наслідки будуть усунені протягом одного робочого дня - 29 листопад 2009 р

Прораб _________________________ М.В. Колобов

Підготовлено наказ № 36 від 29.04.2009

У справу № 08-15

_______________________ 03.05.2009


  • Список використаних джерел стандарти: 1. ГОСТ Р 6.30-2003.
  • ГОСТ 6.10.5-87.
  • додаток А Приклад оформлення акта
  • додаток Б Приклад оформлення пояснювальної записки