Історія управління і діловодства 1917-1941 років

зміст

1.Історія управління і діловодства 1917-1941гг. 2

2.ГОСТ Р 6.30.-2003. Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (6), код форми документа (7), найменування організації (8) .- Структура, зміст, місце розташування, вимога до оформлення .. 13

3.Печатаніе і розмноження документів. Робоче місце діловодного персоналу. Організація робочих місць. 16

4.Інформаціонное лист-визначення, застосування, зміст. Наведіть приклад інформаційного листа складеного з дотриманням вимог ГСДОУ .. 24

5.Пріказ. Визначення. Підготовка проектів наказів. Реквізити, частини наказу; зміст і правил оформлення. 25

Список літератури .. 29

Додатки. 30

Якщо уявлення вчених про історію становлення і розвитку установ управління, діловодства до жовтня 1917 р мають Давню традицію і склалися в досить чітку і струнку систему знань, то радянський період потребує переосмислення Фактів, подій, концепцій, з огляду на неоднозначність в трактуванні багатьох питань розвитку управлінської думки, наукової організації праці і діловодства в цей період. В історіографії декларувалося положення про якісну відмінність нової системи, що будувалася після суспільних потрясінь 1917 року і ліквідації старої буржуазної монархії. Багато сучасних дослідників геть викреслюють історичну цінність наступних часів. Головний недолік обох підходів - ігнорування наступності в розвитку будь-якої системи, в тому числі і системи діловодства.

Концепція "ешелонів розвитку" цивілізації, висунута істориками і економістами ще в 80-і рр., При спірність окремих її побудов, багато в чому пояснює особливості соціально-економічного, політичного і культурного розвитку Росії, дає ключ до розуміння її розвитку протягом радянського періоду. Ці особливості впливали безпосередньо на створювану систему управління, оскільки будь-яка влада об'єктивно потребує зміцнення і впорядкування свого становища. Вона не може стабільно існувати в умовах безладного управління з неписьменними виконавцями. Тому, незважаючи на страшну ціну проведених в радянській Росії реформ, вони приносили і позитивні результати, перш за все в економічній сфері, незмірно меншою мірою - в соціальній.

Жовтневий переворот 1917 року, націлений на корінний злам старого державного апарату, на прилучення до його діяльності широких трудящих мас, за формою кардинально змінив державний апарат. Всеросійський з'їзд Рад став вищим органом державної влади. У період між його з'їздами обирався ВЦВК - виконавча влада. Для безпосереднього управління країною утворено перший радянський уряд -Рада Народних Комісарів (Раднарком). Для керівництва окремими галузями державного управління постановою З'їзду були створені перші 13 народних комісаріатів (наркоматів).

За складом новий апарат принципово відрізнявся від старого: фактичне відсторонення від влади колишніх поміщиків, дворян, представників купецтва закріплено декретом ВЦВК і РНК РРФСР від 11 листопада 1917 року "Про знищення станів і цивільних чинів". Для. роботи в радянських установах були залучені робочі, солдати та ін., які не мають спеціальної освіти. Рівень документаційного забезпечення управління знизився. У той же час на своїх місцях залишалися багато царські чиновники, саботували нову владу. Голова РНК В.І. Ленін визнав, що "... культурний рівень не піднято, і тому бюрократи .занімают старі місця". Необхідно було законодавчо оформити діяльність владних структур, упорядкувати процеси документування. 30 жовтня 1917 РНК видає декрет "Про порядок затвердження та опублікування законів". Для оформлення адміністративних документів прийнята постанова РНК від 2 березня 1918 р

"Про форму бланків державних установ", в якому перераховувалися обов'язкові реквізити бланка документів. У період становлення радянського державного апарату багато уваги приділялося спрощення та раціоналізації діловодства. Так 8 грудня 1918 Рада робочої і селянської оборони видав постанову "Про точний і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади і усунення канцелярської тяганини".

При раціоналізації технології управління використовувався досвід роботи попередників. Наприклад, при створенні "Положення про письмоводство і діловодстві" за основу взято аналогічний по найменуванню і за змістом документ військового відомства 1911 Зміни в новому проекті були незначними і стосувалися виключення застарілих канцелярських шаблонів при складанні текстів документів, рекомендацій з використання менших розмірів паперу в цілях її економії і т.п.). При оцінці цього періоду треба враховувати важкі умови громадянської війни, розрухи. Класові битви не сприяли стабілізації та впорядкування діяльності апарату, а довга і вперта боротьба з бюрократизмом не приводила, та й не могла привести, до відчутних позитивних результатів. Проте період 20-х рр. можна вважати найбільш сприятливим з точки зору:

- організації досліджень в галузі управління, наукової організації праці (НОТ) і діловодства;

- вийшли найбільш важливих нормативно-методичних документів у сфері документаційного забезпечення управління (ДОП);

- практики роботи відомств, установ, організацій із документування управлінської діяльності "загального діловодства" і спеціальних систем документації.

Суспільно-політична і наукова життя Росії 20-х рр. рясніє протиріччями. З одного боку, припинення діяльності видатних вчених, з іншого - активна і успішна робота теоретиків і практиків управління (Гаст А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., витку Н.А., Виклик Л.А. , Дрезен Е.К., Бурдянскій І.М. та ін.), існування кількох цілком самостійних шкіл управлінської думки. Наприклад, школи великого дослідника НОТ і Управління Гастева А.К. (Керівника Центрального інституту праці), яка висунула оригінальну і змістовну концепцію трудових установок; напрямок, очолюване Керженцева П.М. (Творцем в 1923 р і керівником наймасовішою громадської організації в країні - Ліги "Час", в подальшому перейменованої в Лігу "НОТ" - 1924). Керженцев П.М. зробив в своїх дослідженнях важливий висновок про перенесення універсальних організаційних принципів діяльності об'єктів з однієї сфери в іншу. Він писав: "... досвід військовий в якійсь мірі використовувати в промисловості або організаційні методи індустрії використовувати в справі культурної роботи і т. Д." Значне коло вчених об'єднувала школа Розмирович Е.Ф. Її представники в основному працювали в Інституті техніки управління (ВТУ) при Народному комісаріаті робітничо-селянської інспекції СРСР, директором якого була сама Розмирович Е.Ф. Розвиток управлінської думки - "виробнича трактування" управлінських процесів представлено в літературі Бизов Л.А., дрезенів Е.К., Розмирович Е.Ф. та ін. Вихідною методологічною посилкою їх теоретичних побудов і практичної раціоналізаторської діяльності стало твердження про наявність спільних рис в виробничих і управлінських процесах. Незважаючи на певну обмеженість функціонально-технічного підходу до вивчення управління, автори даної концепції змогли ефективно вирішувати з її позицій багато "локальні" управлінські питання: раціоналізацію структур; вдосконалення документування виконання, планування та обліку; раціоналізацію технології і техніки управлінських процедур і операцій. Інститут видавав рекомендації щодо поліпшення діловодства в апараті управління.

Організаційно-наукова діяльність по оптимізації в сфері управління була закріплена нормативними документами і створенням цілої мережі громадських організацій, інститутів і лабораторій, які займалися питаннями НОТ і діловодства. Так, в 1922 р при загальному управлінні НК РСІ СРСР створено відділ нормалізації, що складається з п'яти секцій. У секції діловодства займалися вдосконаленням структури діловодних служб в партійному і державному апараті, раціоналізацією контролю виконання, розробкою обґрунтованих норм виробітку для окремих категорій управлінських працівників. На базі відділу нормалізації в липні 1923 р організована Секція адміністративної техніки, яка продовжувала і розширювала напрями досліджень свого попередника (обстеження державного апарату з використанням хронометражу, анкетування; консультації щодо поліпшення діяльності "низових" органів управління, методична допомога і т. Д.).

Для координування роботи з НОТ в масштабах всієї країни в грудні 1923 р утворено Раду наукової організації праці, виробництва і управління (СовНОТ). За Положенням про Раду, затвердженого 26 грудня 1923 р він став постійно діючим дорадчим органом при колегії НК РСІ СРСР і був покликаний виробляти основні принципи техніки адміністрування та наукової організації управління, зокрема його документаційного забезпечення. Рада займався також раціоналізацією техніки і технології виробництва.

В середині 20-х рр. додатково створюються дві нові великі організації 1 січня 1925 р Оргбуд, а в лютому 1926 р Державний інститут техніки управління (ВТУ). Обидві організації працювали в постійному і тісному контакті. Причому діяльність Оргстроя носила переважно прикладний характер (розробка зразків канцелярських меблів, обладнання, засобів оргтехніки), тоді як ВТУ більше уваги приділяв теоретичним дослідженням в галузі управління. Реалізація теоретичних положень проходила по лінії Оргстроя або силами самого інституту, що мав тісні зв'язки з низовими органами НОТ (дослідно-раціоналізаторськими станціями, оргбюро підприємств, осередками по НОТ, лабораторіями та ін.).

Найбільш цікаві та перспективні розробки проблем діловодства велися в ВТУ за такими основними напрямками:

- документообіг установ і методи його оптимізації;

- способи реєстрації документів, вибір раціональних методів обліку документації;

- контроль виконання документів;

- зберігання документів.

Рух основних документопотоков установ досліджувалося з використанням графічних методів, пропонувалися оптимальні варіанти робіт з документацією, скорочувалися інстанції проходження документів і операції, що виконуються з ними, розроблялися маршрути кур'єрського зв'язку. У рекомендаціях ВТУ щодо виконання установами операцій реєстрації пропонувалося, по можливості, відмовитися від реєстрації вихідної кореспонденції. Пропагувалася "без реєстраційний система", яка базувалась на принципі направлення документів безпосередньо виконавцям. Однак низька загальна культура управління працівників радянських відомств та установ стала причиною того, що впровадження даної системи багато в чому себе не виправдало.

За системою і напрямками обстеження об'єктів ВТУ практично не відрізнявся від зарубіжних консультаційно-впроваджувальних фірм і від організацій, які працюють в цій галузі на сучасному етапі. В результаті детального обстеження установ створювався проект реорганізації загального діловодства, що складається з двох основних частин. Перша містила коротку характеристику існуючого стану справ в організації; в другій - намічалися конкретні шляхи реорганізації та поліпшення діяльності діловодства. Опис діловодства велося відповідно до стадіями обробки документів: прийом, реєстрація, розмітка кореспонденції, кур'єрська зв'язок, порядок виконання і контроль, відправка документації.

У проекті "нової системи діловодства" ВТУ викладалися наступні загальні принципи оптимізації діяльності обстежуваних об'єктів:

- організація діловодства повинна бути єдиною для всієї установи;

- реєстрація документів повинна бути одноразовою і проводитися в самій спрощеній формі; відмова, де можливо, від реєстрації;

- кількість інстанцій, через які проходить кожен документ, скорочується до мінімуму;

- довідкова робота забезпечується за найменшою витратою енергії і часу;

- контроль виконання документів повинен бути перевіркою по суті, не носити формальний характер;

- спостереження, керівництво і відповідальність за постановку діловодства покладається на певну особу.

Після викладу загальних принципів давалися конкретні рекомендації щодо вдосконалення діловодства для обстежуваного об'єкта. ВТУ і Центрархива РРФСР підготовлені "Правила постановки архівної частини діловодства в державних, професійних і кооперативних установах і підприємствах РРФСР", видані в 1928 р них давалися рекомендації щодо складання переліків категорій і справ, що циркулюють в установах, і правила їх знищення (для документів з простроченим терміном зберігання).

Важливим етапом у розвитку проблем діловодства можна вважати підготовлений ВТУ проект "Загальних правил документації і документообігу" (виданий в 1931 р). У ньому акумульовано передовий практичний досвід, накопичений до цього часу різними відомствами і організаціями, узагальнені дослідження вітчизняних і зарубіжних вчених. Передбачалося ввести "Загальні правила" в якості типових і єдиних для всіх установ. Основним виконавчим органом по реалізації всіх діловодних операцій, за задумом авторів, повинен був стати секретаріат. У "Правилах" визначалися функції працівників секретаріату, їх обов'язки та зміст робіт. Виклад матеріалу в "Правилах" можна порівняти з вмістом сучасних навчальних інструкцій до комп'ютерних програм. Наприклад, детально описувався порядок обробки кореспонденції і вказувалася методика виконання кожної операції.

Розроблені укладачами "Правил" ознаки угруповання справ (кореспондентський, предметно-питально, номінальний, географічний і хронологічний) актуальні в діловодстві і зараз. У "Правилах" послідовно і повно представлена ​​вся технологія виконання операцій, включаючи підготовку справ до здачі в архів і їх архівне зберігання. Цілком доречно, враховуючи високий науковий рівень виконання "Правил", їх загальнодержавну значимість, порівняння цього документа з Єдиної державної системою діловодства (ЕГСД). На жаль, "Правила" були доопрацьовані за відгуками установ і остаточно не затверджені. ВТУ ліквідували в квітні 1932 р

Попри всю різноманітність видів і форм документів, реально циркулюючих в радянських установах, продовжували залишатися неврегульованими за формою і змістом потоки документації. У зв'язку з цим до кінця 20-х рр. гостро постала проблема їх уніфікації та стандартизації. У ВТУ організували спеціальний структурний підрозділ, що займався цими питаннями на загальносоюзному рівні - Кабінет стандартизації. Їм були розроблені стандарти службових листів, телеграм, телефонограм, протоколів, повідомлень та ін. Стандартизованих матеріали, що застосовуються в діловодстві (папір, чорнило, стрічки для друкарських машинок і т.п.); засоби і предмети конторського праці, включаючи офісні меблі. Успішною була діяльність Кабінету по стандартизації форматів паперу (використовувався, зокрема, досвід Німеччини).

У 20-і рр. розвивалися і системи спеціальної документації. З урахуванням повного домінування концепції побудови соціалізму акцент був зроблений на документуванні таких функцій, як планування, облік, контроль. У лютому 1921 р утворено Державну общеплановая комісія (Держплан РРФСР), яка вирішувала завдання вироблення загальногосподарського плану з урахуванням перспективного і поточного розвитку галузей і окремих підприємств. Поступово документи, створювані в сфері планування, ставали більш впорядкованими за структурою, змістом показників і за формою. В кінці 20-х рр. з'являються плани комплексного розвитку народного господарства СРСР на п'ятиріччя. Перший такий план розроблений і прийнятий в 1928 р Відповідно до затверджених п'ятирічними планами підприємства і організації складали свої плани з розбивкою по роках. Вони представляли собою розгорнуту програму виробничо-фінансової діяльності.

Статистична документація - важливий і ефективний інструмент в управлінні господарством. Уже в липні 1918 р були сформовані центральні (ЦСУ) і місцеві органи статистики, які проводили обстеження щодо стану та перспектив розвитку радянської економіки. У цей час йшла інтенсивна робота по організації поточної статистики промисловості, формі періодичної звітності по спеціальних бланках. У грудні 1926 р проведена перша Всесоюзна перепис населення. Як документальної основи використовувалися особисті, породинного і негосподарські бланки. Статистична документація була однакової за формою і включаються показниками.

Бухгалтерська документація, відображаючи і фіксуючи рух фінансових коштів, вже в силу своєї специфіки має бути уніфікована в більшій мірі, ніж інші системи. Це завдання, в основному, і вирішувалася дослідниками. При раціоналізації об'ємних масивів бухгалтерської документації широко використовувався досвід царської Росії, західноєвропейських країн. Правильна організація обліку на всіх рівнях управління, вдосконалення облікових форм документації - такі актуальні питання розвитку бухгалтерського обліку та його документування в розглянутий період.

У 30-і рр. формується і зміцнюється жорстка, централізована адміністративно-командна система управління, що виключає можливість розгляду альтернативних підходів до організації державного діловодства. В результаті руйнуються структури, які займалися дослідженнями питань НОТ і діловодства; ліквідуються практично всі великі науково-дослідні впроваджувальні центри, а їх керівники в кращому випадку закінчують своє життя в повному забутті, в гіршому - репресуються. Атмосфера цього періоду найбільш яскраво виявлялася в соціальних замовленнях влади науці - зокрема, зусилля були спрямовані на "закріпачення" правовими засобами населення країни. З цією метою, наприклад, удосконалювалася система обліку радянських громадян.

Конституція 1936 істотно змінила політичну систему, ієрархію і повноваження вищих органів влади. Верховна Рада СРСР став вищим і єдиним законодавчим органом, таких прав позбулися З'їзд Рад СРСР, ЦВК СРСР і його Президія, РНК СРСР. Встановилася жорстка система повноважень у виданні певних видів документів для кожної ієрархічної структури. Зазначені нововведення спростили і впорядкували процеси документування в вищих ешелонах влади.

Значне скорочення масштабів досліджень в галузі управління та діловодства не означає, що в 30-і рр. роботи в цій сфері припинилися. Зусилля вчених і практиків реалізувалися в діяльності тільки окремих великих відомств, де видавалися галузеві, нормативні та методичні матеріали: інструкції з ведення діловодства, вказівки, правила і т. П. У цей період проводилися дослідження по стандартизації і уніфікації спеціальних систем документування.

Певних успіхів було досягнуто в раціоналізації бухгалтерської та кадрової документації, робилися неодноразові спроби владних структур змінити на краще роботу з заявами, скаргами та листами трудящих. Відсутність єдиного методичного центру з координування роботи установ в галузі управління та діловодства, різнобій у діяльності відомств і організацій в питаннях документування поставили на порядок денний проблему концентрації в загальнодержавному масштабі наукових сил і їх організаційного оформлення. У 1941 р збирається Перше міжгалузева нарада з оргтехніки. У проекті програми, висунутої учасниками наради, знайшли широке відображення такі питання документаційного забезпечення управління:

- створення організаційно-методичного центру для керівництва постановкою діловодства;

- розробка нормативної бази діяльності служб діловодства;

- механізація праці "канцелярських" працівників;

- проведення уніфікації і трафаретізаціідокументів управлінської документації;

- встановлення єдиної системи підготовки та перепідготовки працівників діловодства;

- створення всесоюзного науково-дослідного інституту для розробки комплексу проблем документаційного забезпечення.

Однак практичної реалізації висунутої програми завадила що почалася Велика Вітчизняна війна.

Існують єдині вимоги і правила оформлення листів в організаціях, на підприємствах (незалежно від форм власності та виду діяльності) та ведеться діловодство традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології.

Порядок оформлення реквізитів листа визначено Типовою інструкцією з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (М., 2001) і державним стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечує:

• юридичну силу листи;

• якісне та своєчасне складання і виконання листа;

• організацію оперативного пошуку листів.

При підготовці листа використовуються наступні реквізити:

01. Державний герб Російської Федерації (якщо установа державне);

02. Герб суб'єкта Російської Федерації (в установах суб'єктів РФ);

03. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04. Код організації;

05. Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06. Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

07. Код форми документа;

08. Найменування організації;

09. Довідкові дані про організацію;

11. Дата документа;

12. Реєстраційний номер документа;

13. Посилання на реєстраційний номер і дату документа;

15. Адресат;

17. Резолюція (при надходженні листа в організацію);

18. Заголовок до тексту;

19. Відмітка про контроль;

20. Текст документа;

21. Відмітка про наявність додатка;

22. Підпис;

24. Візи узгодження листи;

25. Відбиток печатки (гарантійні листи);

26. Відмітка про завірення копії (якщо необхідна копія листа);

27. Відмітка про виконавця;

28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

29. Відмітка про надходження документа в електронній формі

30. Ідентифікатор електронної копії документа.

Розглянемо докладніше такі реквізити:

Реквізит 06 - Ідентифікаційний номер платника податків ІПН / КПП 0000000000/000000000.

Реквізит 07-коду форми документа. Код форми документа проставляється за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД) (клас 0200000). Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).

Реквізит 08 - Найменування організації. Воно повинно відповідати найменуванню, закріпленому в статуті, положенні. Цей реквізит вказує автора документа. Автором документа може бути підприємство або посадова особа.

Найменування організації вказується в називному відмінку. наприклад:

ЗАТ «Кристал»

або

Генеральний директор ТОВ «Граф»

Цей реквізит друкується прописними літерами і розташовується в лівому кутку при кутовому розташуванні реквізитів, вгорі по центру - при поздовжньому розташуванні реквізитів.

Документи можуть виготовлятися на друкарській машинці або за допомогою друкувальних пристроїв засобів ЕОТ в залежності від ступеня обмеження доступу і ступеня захисту технічних засобів і програмного забезпечення працівниками спецпідрозділу, безпосереднім виконавцем, або в разі необхідності - технічною службою (секретар, інспектор, оператор і т.д .).

На першому аркуші кожного документа вказується кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, прізвище відповідального за роздрукування документа і дата друкування документа (якщо документ друкувався на принтерах засобів ЕОТ - додатково вказується найменування файлу, в якому набирався текст).Надруковані і підписані документи разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються цим співробітником з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: «Черновик
(І варіанти) знищені. Дата. Підпис ». Технологія подальшої роботи з документами, що знаходяться в пам'яті засобів ЕОТ, повинна бути обговорена спеціальними інструкціями.

Реферативні інформаційні видання в журнальному або сброшюрованном картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи і виданнях з обмеженим доступом, випускаються з цим же грифом. Вилучені з цих видань реферативні інформаційні картки та листи обліковуються та зберігаються як несекретні матеріали. Факт вилучення карток і аркушів завіряється підписами двох осіб на обкладинці цих видань.

Розмноження документів і видань проводиться під контролем служби ДОУ або іншого підрозділу, що виконує відповідні функції, з дозволу керівника організації або структурного підрозділу. Облік розмножених документів та видань здійснюється поекземплярно. Розсилка тиражованих документів і видань проводиться на підставі підписаних керівником організації (структурного підрозділу) списку адрес із зазначенням облікових номерів відправляються примірників.

Пересилання документів і справ в інші організації в межах країни здійснюється, як правило, замовними або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами організації. Доставка документів і справ через представників інших організацій проводиться на підставі довіреності.

Відправляються документи, справи і видання поміщаються в конверти, або упаковуються. Не використовуйте конверти з прозорими «віконцями» для пересипання цих документів забороняється.

На упаковці вказуються адреси та найменування (відкриті або умовні) одержувача та відправника, номери вкладених документів з додаванням грифа обмеження доступу.

На упаковці документів не вказують прізвища та посади керівників і співробітників, а також найменування структурних підрозділів. Передача документів іноземним установам, організаціям, фірмам і їх представникам допускається в кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівника організації.

Якщо в документах містяться відомості, що відносяться до компетенції інших організацій, передача їх за кордон може бути здійснена тільки за згодою організацій.

Інтер'єр службового приміщення та обладнання робочого місця дуже впливає на ефективність роботи будь-якого співробітника. Місце секретаря зазвичай розташовується в приймальні "керівника або фірми. Якщо врахувати, що приймальня і секретар-це візитна картка установи, через яку оцінюється культура праці в цілому, створюється перше враження про фірму (установі), то стає зрозуміло значення, яке надається обладнанню приймальні і робочого місця секретаря.

Робоче місце секретаря складається з трьох зон; основна, де знаходиться його стіл з приставками і необхідною оргтехнікою, зона обслуговування відвідувачів і допоміжна зона, де розташовуються шафи, копіювальний апарат, факс і т.д.

Якщо в кімнаті працюють кілька людей, то відповідно до чинних нормативів норма площі службових приміщень повинна становити не менше 4 м2 на одного працівника. Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар, не повинна бути менше 12-16м2. Приміщення повинно бути добре провітрюваним або обладнаним кондиціонерами.

Інтер'єр приємний слід добре обміркувати. Сьогодні фірма може скористатися послугами дизайнера. Приміщення повинно бути вирішено в красивій колірній гамі світлих тонів з продуманим освітленням та озелененням. Недолік освітлення часто є однією з причин швидкої стомлюваності. Найкращим визнано природне освітлення. Світло повинне падати зліва або спереду. При наявності комп'ютерів для усунення відблисків на екрані дисплея світильники загального освітлення монтуються нема на стелі, а у верхній частині стінних панелей.

Інтер'єр приймальні добре оживляють живі рослини.

Живі рослини - не тільки прикраса приміщення. Багато фірм і установ зна-I дяться в центральній частині міста, виходять на галасливі загазовані магістралі. За допомогою рослин можна створити мікроклімат, організувати відповідний психологічний настрой, певною мірою зняти стресові стани, заспокоїтися. Рослини знижують шум, з їх допомогою можна створити умови, що відповідають вашим потребам, що сприяють кращому самопочуттю.

Рослини не тільки покращують склад повітря в приміщенні, але ще і зволожують його, випаровуючи воду листям, що особливо важливо в приміщеннях з паровим опаленням, що відрізняються великою сухістю. Рослини для приміщень треба підбирати вміло. Великі рослини добре розмістити у великій приймальні або залі на тлі вільної стіни. Якщо приміщення вузьке і довге, то великі рослини, встановлені в дальньому кутку, візуально зменшують довжину кімнати, роблять її більш пропорційною. Окремо розташована велика рослина відразу привертає увагу. Тому воно повинно бути особливо ретельно підібрано і володіти хорошими декоративними якостями.

Головна умова - рослини повинні допомагати, але ні в якому разі не заважати людям. А це означає, що квіти не повинні стояти на шляху, щоб їх доводилося обходити, нахилятися під висячими рослинами, піклуватися, щоб не вколотися, проходячи повз, про колючку кактуса чи не бути окроплення водою надмірно политого квітки. З цих позицій і треба підійти, вибираючи місце для квітів.

Велике значення має вибір меблів. Безпосередньо до складу робочого місця секретаря входять стіл з приставками, поворотний стілець або крісло, стілець для відвідувача.

У зоні обслуговування відвідувачів повинні бути кілька (2-3) стільців або крісел і невеликий столик.

Допоміжна зона обладнується шафами (частіше вбудованими) какдля зберігання справ, так і платтяним (якщо в установі відсутня централізована роздягальня) і сейфом.

Габарити меблів повинні відповідати площі приміщення, вона не повинна захаращувати приймальню. Сьогодні випускається досить велика кількість раціональних комплектів меблів для приймальні і робочого місця секретаря.

Розташовується робоче місце секретаря поруч з входом в кабінет керівника обов'язково так, щоб добре бачити всіх вхідних в приймальню, зустрічати їх обличчям, а не спиною. Так як секретарю протягом робочого дня доводиться багато сидіти, він повинен мати можливість вільно встати, витягнути ноги, змінити позу. З огляду на необхідність секретаря повертатися до столів-приставок, стілець або робоче крісло обов'язково повинне бути підйомно-поворотним, а для розширення робочої зони - на коліщатках. Таке крісло можна відрегулювати по висоті, забезпечивши зручну посадку.

Особливе значення надається обладнанню робочого місця оргтехнікою, що скорочує час і трудовитрати на створення, зберігання, передачу і використання документів та інформації. Сьогодні засоби оргтехніки дозволяють максимально механізувати і автоматизувати практично всі технічні і формально-логічні процедури створення і обробки документів. Абсолютно ясно, що до 2000 року повсюдно будуть застосовуватися нові інформаційні технології, засновані на використанні комп'ютерів і засобів зв'язку. Тому сучасне місце секретаря немислимо без персонального комп'ютера, що включає монітор, системний блок, миша і клавіатуру. Їх зручніше розмістити на спеціальному столі-приставці. Якщо в обов'язки секретаря входить введення паперових документів, то до комп'ютера повинен бути підключений сканер. На цьому ж столі, де розташований комп'ютер, або поруч з ним, але в межах досяжності розташовується принтер. При великих обсягах розмножувальних робіт встановлюється копіювальний апарат або принтер відповідної продуктивності, оснащені сортувальних пристроєм, а при необхідності - дуплексом і степлером. Ця техніка розміщується на спеціальній підставці в допоміжній зоні.

Само собою зрозуміло, що комп'ютер повинен мати відповідне програмне забезпечення.

Як правило, комп'ютер секретаря пов'язаний з комп'ютером керівника або підключений до локальної мережі фірми (установи), а в разі виконання секретарем прийому-передачі факсів і електронної пошти "до телефонної мережі. Для підбору необхідної керівнику інформації комп'ютер може мати доступ в Internet.

На робочому столі або на окремій приставці розташовуються телефонний апарат (з автовідповідачем), селектор або міні-АТС. У допоміжній зоні може розташовуватися столик з факсимільним апаратом, якщо доводиться отримувати і відправляти велику кількість кореспонденції.

На столі секретаря повинні бути тільки предмети, необхідні для оперативної роботи. Поточні документи, з якими секретар працює протягом дня, розкладаються по папках або багатоярусним лотків. Одне з головних правил - на столі секретаря знаходяться тільки надходять документи і потрібні по роботі, всі інші повинні бути розкладені по папках і прибрані в стіл або шафа. Крім того, на столі повинна бути настільна лампа, календар-тижневик, настільний органайзер з ручками, олівцями та іншими канцелярським приладдям, блокнот для запису.

Все, що постійно потрібно під час роботи, повинна розміщуватись в межах витягнутої руки, щоб можна було взяти не встаючи. Кожен предмет повинен лежати на постійному, раз встановленому місці. Розташовувати все треба компактно, систематизувавши за видами роботи. Так, блокнот для запису і ручка лежать поруч з телефонним апаратом.

Основні принципи ергономічної організації робочого місця - комфорт і мінімізація навантажень. Як би дивно це не звучало, але сидіти на стільці шкідливо для організму. На табуретці або звичайному стільці без шкоди для здоров'я можна провести не більше 15 хвилин в день. Сидіння, що зводить ризик до нуля, має бути забезпечене підлокітниками і підголовником, що знімають навантаження з м'язів плечового пояса. Пружна спинка анатомічної форми зменшує навантаження на хребет. В результаті конструкція рівномірно підтримує тіло по всій площі його зіткнення з кріслом.

Цікава розробка Glide-tec, що дозволяє крісла імітувати положення "сповзає людина" за рахунок висувається вперед сидіння і одночасного відхилення спинки. Так досягається максимальне розслаблення. Те ж пристрій дає можливість налаштувати і інші опції стільця - висоту і глибину сидіння, а також ступінь посадки, залежно від ваги і росту людини.

Сидяча тривала робота шкідлива людині в принципі: ви сутулитеся або подати вперед і ваш хребет деформується, травмуючи диски; ви піднімаєте плечі і сгибаете руки, тримаючи їх в напрузі - і природно, вони починають хворіти. Перетискаючи судини, ви перевантажує серце; ну а про хронічні розтягненнях сухожиль кистей рук і постійно погіршується зір можна не говорити. Поза, а отже, і здоров'я залежать від розмірів і дизайну робочого місця.

Серед столів найбільш ергономічної визнана криволінійна кутова форма. За рахунок угнутості велика частина їх площі виявляється використовуваною, оскільки потрапляє в зону охоплення руками людини, рівну 35-40 см. Але якщо край столу закруглений дуже плавно або його поверхня Г-подібної форми, то доведеться тягнутися за паперами. Площа стільниці хорошого столу не може бути менше 1 м ^2. Висота від підлоги до стільниці, як правило, повинна дорівнювати рекомендованим європейськими нормами 74 см.

Для повноцінної роботи офісного співробітника також необхідні різного роду надбудови, лотки, підставки, а також інші функціональні аксесуари. Але важливо не захаращувати ними стіл. Краще скористатися навісними полицями або тумбочками на колесах, які допоможуть організувати робоче місце за принципом "все під рукою", коли необхідні для щоденної роботи полиці, тумби, шафи знаходяться на відстані витягнутої руки.

Робота з клавіатурою.Неправильне положення рук при друкуванні на клавіатурі призводить до хронічних розтягувань кисті. Важливо не стільки відсунути клавіатуру від краю столу і обперти кисті про спеціальний майданчик, скільки тримати лікті паралельно поверхні столу і під прямим кутом до плеча. Клавіатура повинна розташовуватися в 10-15 см (в залежності від довжини ліктя) від краю столу. В цьому випадку навантаження доводиться не на кисть, в якій вени і сухожилля знаходяться близько до поверхні шкіри, а на більш "м'ясисту" частина ліктя. Глибина столу дозволяє повністю покласти лікті на стіл, відсунувши клавіатуру до монітора. Робоча площа для роботи з комп'ютером повинна відповідати стандартам ANSI на ширину і глибину робочих поверхонь.

Розташування монітора. Монітор, як правило, розташовується надмірно близько. Існує кілька наукових теорій, по-різному визначають значущі фактори та оптимальні відстані від ока до монітора. Наприклад, рекомендується тримати монітор на відстані витягнутої руки. Однак, більшість вчених вважає, що людина сама повинна вирішувати, наскільки далеко буде стояти монітор. Саме тому конструкція столів повинна дозволяти змінювати глибину положення монітора в широкому діапазоні.

Таке розташування меблів дозволяє виключити непотрібні витрати енергії і направити всі сили на виконання своїх обов'язків. Спеціальними дослідженнями доведено, що завдяки дотриманню норм ергономіки економиться близько 30% робочого часу і, відповідно, на стільки ж збільшується продуктивність праці.

Загальноприйнятими вважаються дві концепції оформлення офісу: класична "закрита" (кабінетно-коридорна система) і Open Space (відкритий простір).

Інформаційний лист - службовий лист, в якому адресату подаються відомості офіційного характеру. (Див. Додаток 1)

Інформаційні листи нерідко носять типовий характер і розсилаються органами влади і управління різних рівнів підвідомчим організаціям або організаціям певного типу. В інформаційних листах можуть дослівно наводитися окремі положення законодавчих та інших нормативних правових документів, можуть міститися рекомендації та пропозиції. ²

Інформаційні листи можуть містити додатки. Обсяг інформаційного листа коливається від одного абзацу до декількох сторінок. Як правило, інформаційні листи підписуються керівником організації. ³

Інформаційний лист оформляється на бланку листа.

Обов'язковими реквізитами інформаційного листа є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листи на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Наказ - це правовий акт керівника організації або його заступників, що містить обов'язкові доручення для підпорядкованих структурних підрозділів, посадових осіб і рядових працівників. (Див. Додаток 2)

Накази поділяються на три групи, в кожній з яких метою видання документа є:

1. З організаційних питань:

· Створення, ліквідація або реорганізація підприємства, установи, організації в цілому або окремих структурних підрозділів;

· Освіту колегіальних або дорадчих органів (рад, комісій і т. П.);

· Затвердження організаційної структури управління, штатного розкладу і їх коригування;

· Координація роботи всіх ланок системи управління організації, підприємства, фірми (розмежування повноважень між посадовими особами, надання права підписання документів і т. Д.);

· Затвердження та введення в дію організаційно-методичних документів (положень, статутів, інструкцій, регламентів і ін.).

2. По основній виробничій діяльності:

· Забезпечення та регулювання порядку фінансування діяльності організації;

· Забезпечення матеріалами, обладнанням, приміщеннями для ефективної роботи організації;

· Формування і здійснення науково-технічної політики;

· Забезпечення випуску якісної продукції;

· Підведення підсумків роботи організації, оформлення результатів перевірок, ревізій;

· Вирішення інших питань, що випливають з галузевої та іншої специфіки організації.

3. По особовому складу (кадрів) організації:

· Забезпечення відбору і прийому на роботу персоналу;

· Створення умов навчання і службово-професійного просування персоналу;

· Оформлення перекладу на іншу роботу;

· Оформлення відряджених працівників;

· Оформлення заохочень працівників і накладення стягнень;

· Оформлення вивільнення (звільнення) працівників;

· Вирішення низки соціальних питань (гарантії вагітним жінкам, додаткові відпустки, охорона праці та ін.)

Текст наказу повинен бути написаний грамотно, складатися з простих речень, бути термінологічно точним, з використанням "стандартних" словосполучень і кліше, властивих офіційно-ділового стилю. Слід уникати скорочень слів, абревіатур, крім загальноприйнятих, не включати беззмістовних доручень типу "звернути увагу", "посилити контроль" і т. П.

Вміщені в проекті наказу доручення повинні бути ув'язані з раніше виданими розпорядчими документами: мати посилання на них, скасовувати або обмовляти їх коригування.

Найменування органів влади і управління, організацій, фірм, структурних підрозділів, що згадуються в тексті, повинні записуватися в повній відповідності з юридично встановленими їх написанням. Повторні накази по одному і тому ж питанню допускаються як виняток з відповідними організаційними і адміністративними висновками.

Накази з основної діяльності оформляються на спеціальному бланку наказу або на загальному бланку організації із зазначенням виду документа - НАКАЗ.

Після складання тексту наказ узгоджують з посадовими особами. Погодження оформляється у вигляді візи. Візують його: начальник відділу, який підготував наказ, керівники інших зацікавлених підрозділів, а також юрисконсульт - з питань звільнення, переведення, накладення стягнень; бухгалтер - з питань звільнення, направлення у відрядження, надання відпустки, виклику з відпустки, преміювання; профком - з питань звільнення, оголошення подяки, накладення стягнення.

Візи проставляють на першому екземплярі проекту наказу. Ретельно вивірений (перевіряються цифрові дані. Прізвища, назви підрозділів) і завізований перший екземпляр наказу, надрукований на загальному бланку, підписується керівником або його заступником. З моменту його підписання наказ набирає чинності (якщо в тексті не вказано інший термін введення його в дію).

З наказом повинні бути ознайомлені всі зазначені в ньому особи. На примірнику, який йде в справу, на нижньому полі документа або на звороті аркуша або на окремому аркуші співробітник пише «з наказом ознайомлений», ставить підпис і дату ознайомлення.

Види наказів:

· Наказ про переведення на іншу посаду

· Наказ про переведення на іншу роботу

· Наказ про дисциплінарне стягнення

· Наказ про зняття дисциплінарного стягнення

· Наказ про покладання обов'язків

· Наказ на право підпису

· Наказ про заохочення

· Наказ про зміну режиму роботи

· виписка з наказу

· Наказ по особовому складу

· Оформлення наказу

· Наказ на списання основних засобів

· Наказ про відрядження

· Журнал наказів

· Наказ про зміну окладу

· Наказ про звільнення за прогул

· Наказ про скасування наказу

· Наказ відкликання з відпустки

· Наказ про підзвітних осіб

· Наказ на головного бухгалтера

· Наказ про проведення інвентаризації

· наказ про прийом на роботу

· наказ про звільнення

· Наказ про догану

· Наказ норми витрати палива

· Наказ на списання палива

· Наказ про скорочення штату

· Наказ про облікову політику

· Наказ про призначення директора

· Наказ про затвердження штатного розкладу

· Наказ про скорочення

· Наказ по охороні праці

· Наказ на відпустку

· Наказ про стажування

1. Державний стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації "Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту РФ від 3 березня 2003 р N 65-ст).

2. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління) / під ред. Т.В. Кузнєцової. - М .: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

3. Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів. - 2-е изд., Перераб. і доп. / В.В. Галахов, І.К. Корнєєв та ін .; Під ред. І.К. Корнєєва, В.А. Кудряева. - М .: ТК Велбі, изд-во Проспект, 2007. - 456 с.

4. Співак В.А. Діловодство. - Ростов Н / Д: Фенікс, 2008

Додаток 1

Організаційно-аналітичне Префекта Східного АТ

управління справами мерії Москви С. С. Сидорову

Тверська вул, д. 1 Преображенська пл., Д. 1

Москва, 123456 Москва, 123456

Тел. / Факс 000-00-00

11.01.2011 №1-23-456 / 7

На № ____ від _________

Про нараду

Доводимо до Вашого відома, що 13 січня 2011 р в 11.00 відбудеться нарада керівника Апарату Уряду Москви з керівниками апаратів префектур адміністративних округів міста Москви, керівниками структурних підрозділів Апарату Уряду Москви.

Нарада буде проводитися в залі засідань Уряду Москви.

Додаток: порядок денний наради на 2 л. в 1 прим.

З повагою

начальник

Організаційно-аналітичного

управління справами мерії Москви Підпис П.П. Петров

Іванов І.І.

000-00-00

Додаток 2

Типова форма № П-1

Затверджена наказом Мінстату РФ

від 5 січня 2004 № 1

(Розпорядження) про прийом працівника на роботу