Організація роботи з підготовки до архівного зберігання документів сучасних політичних партій, організацій, рухів на прикладі центру новітньої історії Тульської області

- нерозуміння історичної значущості своїх документів, а також недовіру до державних структур з боку громадських організацій утруднює надходження їх документів до держархівів.

Наслідком такого становища стало докорінна зміна характеру комплектування архіву, ускладнення роботи архівістів на етапі визначення кола джерел комплектування. Крім виявлення і вивчення діяльності громадських організацій з метою визначення цінності їх документів для включення в Архівний фонд Російської Федерації, в обов'язок архівістів увійшла також агітаційна, роз'яснювальна робота про перевагу державного зберігання документів серед громадських об'єднань.

Робота з комплектування архівів складається з декількох етапів:

- встановлення профілю архіву;

- визначення джерел комплектування;

- визначення складу документів, що підлягають зберіганню в архіві;

- організація комплектування.

Правової та нормативної основою комплектування архіву є закони та інші правові акти Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації, розпорядчі та нормативні документи Федеральної архівної служби Росії, органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування.

В даний час питання комплектування, як і інші питання архівної справи, регулюються двома основними правовими актами:

- «Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах»;

- «Положенням про архівний фонд Російської Федерації».

Останні роки Росархів займався підготовкою нової редакції «Основ законодавства», яка неодноразово рецензувався в суб'єктах Російської Федерації.

Остання редакція (2001 г.) «Основ» в цілому давала більше можливостей для правового регулювання всіх напрямків архівної справи.

Однак, навіть в разі її прийняття, вона не змогла б стати справжньою правовою основою для реформування архівної справи.

В даний час підготовлений новий проект Федерального Закону «Про архівну справу в Російській Федерації». Він увібрав в себе і посилив функції, які нині прописані в «Положенні про Архівний фонд Російської Федерації».

У проекті Законі є ряд нових положень в області комплектування:

- ст. 5. Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації. Тут підкреслена роль експертних служб; згадано про експертизу всього комплексу утворилися документів;

- ст. 20. Вперше в законодавстві згадано про джерела комплектування державних архівів;

- ст. 24. Обов'язки відомств. Обов'язок приватних структур забезпечувати відбір і передачу в державні архіви документів державної і муніципальної власності;

- ст. 16. Контрольні функції архівних органів серйозно посилюються - нові можливості впливу на відомства, що дає підстави поставити питання про створення інспекцій в складі архівних органів, збільшенні їх чисельності.

Відповідно до «Рекомендаціями щодо організації та ведення списків установ, організацій і підприємств - джерел комплектування державних і муніципальних архівів» до списків джерел комплектування архівів «підлягають включенню:

- державні та муніципальні організації, в діяльності яких утворюються документи, що належать до державної частини Архівного фонду Російської Федерації;

- колишні державні організації - джерела комплектування, тимчасово зберігають архівні документи, що утворилися в їх діяльності до зміни форми власності і належать до державної частини Архівного фонду Російської Федерації;

- недержавні організації, громадські та політичні рухи і партії, фізичні особи, документи яких в установленому порядку віднесені до недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації і які уклали з федеральним, державним або муніципальним архівом договір про передачу своїх документів на постійне зберігання ^{»11. Рекомендації щодо організації і ведення списків установ, організацій і підприємств - джерел комплектування державних і муніципальних архівів. М. 1999. с. 18.}

Всі організації, які змінили форму власності, але тимчасово зберігають документи, що належать до державної частини Архівного фонду, включаються до складу списку без договору (угоди).

Таким чином, джерелами комплектування державних архівів є і організації нового типу, в діяльності яких утворюються документи, що мають історичне, культурне, наукове, соціальне, економічне, політичне значення, що підлягають обов'язковій передачі на державне зберігання (організації з державної або муніципальної формою власності) і на основі договору (з іншими формами власності).

Серед джерел комплектування особливу групу складають громадські організації - партії, союзи, рухи, студії, клуби та ін. Критерії визначення джерел комплектування щодо цієї категорії фондообразователей тільки розробляються. Спираючись на досвід центрів зберігання сучасної документації, можна намітити загальні тенденції в відборі на постійне зберігання документів цих організацій. На підставі вивчення хроніки суспільно-політичного життя архівісти ділять всю сукупність сучасних суспільно-політичних організацій за напрямками і характеру їх діяльності на суспільно-політичні, релігійні, правозахисні, культурні, екологічні та ін.

Політичні організації в свою чергу по орієнтації підрозділяють на націонал-патріотичні, марксистські, соціал-демократичні, ліберально-демократичні та ін.

У кожній з цих груп виділяються, в свою чергу, лідируючі організації, в документах яких найбільш повно повинна відбитися історія того чи іншого суспільно-політичного спрямування. Далі, при безпосередньому вивченні архіву організації вступає в силу критерій історії фонду, т. Е. Наявність в архіві організації документів, найбільш повно відображають найважливіші події суспільно-політичного життя країни і регіону, а також діяльність самої партії і її лідерів, різних рухів, структуру регіональних відділень руху.

При складанні списку установ, організацій і підприємств - джерел комплектування ЦНИТИ документів новітньої історії використовувалися зазначені критерії.

При визначенні складу джерел комплектування ЦНИТИ документів новітньої історії проводилася наступна робота:

- виявлявся і уточнювався склад організацій, розташованих в зоні комплектування архіву;

- вивчалися функції, що виконуються організаціями;

- вивчався склад документів, що утворюються в діяльності організацій;

- вирішувалося питання про віднесення організації до складу джерел комплектування.

У 2004 році список джерел комплектування включає в себе 64 суспільно-політичних об'єднань, з 27 організаціями укладено договори про співпрацю (Додаток № 1) ^{11. Список організацій-джерел комплектування Центру новітньої історії Тульської області, закріпленого за фахівцями відділу комплектування. Тула, Машинопис, 2002р.} . Але процес виявлення джерел комплектування не закінчений, тому що триває процес, складання партійної системи Росії.

Документи організацій - джерел комплектування можуть надходити на зберігання в архів повністю або вибірково.

«При повному прийомі в архів надходять всі цінні документи від кожної конкретної організації - джерела комплектування повного прийому (форма прийому 1).

При вибірковому прийомі в архів надходять:

- всі цінні документи від окремих організацій певного виду джерел комплектування групового вибіркового прийому (форма прийому 2.2);

- частина цінних архівних документів, з числа неповторюваних у фондах інших організацій, від конкретної організації - джерела комплектування повідового вибіркового прийому (форма прийому 2.1) ^{»22. Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації. М., 2002. С.135.}

ЦНИТИ дотримується ідеї прийому документів від політичних партій, організацій, рухів по повній формі, в тому числі у вигляді розсипу, з метою зберегти максимально повну інформацію про суспільно-політичному житті сучасної Росії. Суспільно - політичні партії та рухи внесені в список за повною формою прийому.

В сучасних умовах співробітники ЦНИТИ використовують методи «активного комплектування», до яких відноситься:

- проведення бесід з фондообразователем про важливість збереження їх документів;

- виявлення потенційних джерел комплектування в органах реєстрації юридичних осіб, а також на основі вивчення хроніки суспільно-політичного життя;

- анкетування, інтерв'ювання лідерів та членів партій і рухів;

- збір спогадів, складання хроніки подій;

- збір документів, що відображають громадську думку, участь у зустрічах, «круглих столах» з фондоутворювачами.

Основою роботи по «активному комплектування» є високий професіоналізм, компетентність, ввічливість і активна життєва позиція архівістів.

Перед архівами встала принципово нове завдання налагодження відносин з власниками документів. Посилилася увага до документів, що відображають неофіційну історію, суспільне життя. Тобто мова йде про прийом документів від політичних партій і громадських рухів. У цьому чималу роль відіграють з'явилися в останні роки центри зберігання сучасної документації, новітньої історії, архіви громадських рухів. Виробляються нові критерії віднесення організацій до складу джерел комплектування. Робота здійснюється як централізовано, так і на місцевому рівні. Архівісти займають активну позицію і встановлюють зв'язки з лідерами і представниками суспільно - політичних партій і рухів.

Фахівцями відділу комплектування ЦНИТИ розроблений пакет документів по організації роботи з сучасними організаціями, в який входять: договір про співпрацю ЦНИТИ і організації; приблизний перелік документів сучасних партій, громадських рухів, об'єднань, що підлягають здачі на державне зберігання в ЦНИТИ; робоча інструкція щодо комплектування, упорядкування, опису та використання документів сучасних партій, громадських рухів об'єднань в ЦНИТИ; пам'ятка з ведення наглядових справ, при роботі з сучасними партіями, рухами, об'єднаннями; методичні рекомендації «Особливості експертизи наукової і практичної цінності, визначення фондової належності та систематизація документів місцевих відділень сучасних політичних партій, рухів, об'єднань». Необхідність виконаної роботи викликана тим, що в даний період відсутня достатня методична база, яка регламентує порядок роботи з документами в організації подібного типу, починаючи від укладення договору до передачі на державне зберігання, а також укомплектованість архівів кваліфікованими кадрами

Архівістами в даний час ведеться прийом документів від громадських організацій по повній формі, в тому числі у вигляді розсипу.Адже не прийняті на зберігання документи буду фактично загублені для історика - політологічних досліджень, а що міститься в них інформацію за іншими документами відновити можливо далеко не завжди.

Таким чином, джерелами комплектування державних архівів є організації нового типу, в діяльності яких утворюються документи, що мають соціально-політичне значення, що підлягають обов'язковій передачі на державне зберігання.

Приступаючи до експертизи цінності документів, фахівці архіву докладно знайомляться з історією фондоутворювача, складом і змістом документів.

Кожен документ партії, громадського руху, об'єднання проглядається полистно.

Первинний відбір документів на державне зберігання здійснюється в загальних рисах ще при укладанні договору про співпрацю. Організація сама вирішує, які документи повинні бути представлені в її фонді. Це рішення може закріплюватися переліком документів, переданих на державне зберігання, що додається до договору, який складається за допомогою співробітників ЦНИТИ. Тому велике значення має кваліфікація архівістів, а також детальне вивчення ними цілей, функцій і діяльності громадського об'єднання.

При проведенні експертизи цінності документів необхідно враховувати кілька факторів, які впливають на процес документування в громадському об'єднанні:

- види і форми об'єднання;

- наявність діловодної служби і її культура;

- наявність фонофотовідео техніки.

Від форми і види організації залежить обсяг, склад і тематика документальних матеріалів, що створюються нею. Так, повнота документування діяльності політичної партії і склад документів її фонду, як правило, значно відрізняється від документування діяльності політичного клубу, гуртка, громадських об'єднань діючих в області науки, культури через різницю цілей і завдань, організаційної дисципліни і масштабів діяльності. При проведенні експертизи цінності необхідно визначити оптимальний склад документів кожної конкретної організації.

При наявності діловодної служби в громадських об'єднаннях інформація про їхню діяльність представлена ​​документально найбільш повно.

У більшості ж випадків діловодство в громадських об'єднаннях не налагоджене на достатньому рівні, документів створюється не так багато, як в державних організаціях, вони мало відображають діяльність організації, часом важливі заходу не документуються, документи, що втратили практичну, але не історичну цінність, можуть бути знищені.

Тому необхідно максимально уважно ставиться до будь-яких, наявними в організації документів.

Якщо в громадських об'єднаннях є фонофотовідеотехніка можуть створюватися документи на різних технічних носіях (фотофоновідеодокументи), не тільки ілюструють і доповнюють, а й замінюють багато документів на традиційних носіях. Це викликає необхідність комплексного підходу до експертизи цінності документів.

При розгляді питань експертизи та відбору необхідно приділити особливу увагу документам, які належать до початкового етапу розвитку громадських об'єднань, коли тільки закладалися основи їх діяльності, і документування діяльності в той період було мінімальним.

З огляду на також, що безліч організацій, які відіграли певну роль в історії розвитку нашого суспільства до моменту початку роботи державних архівів з громадськими об'єднаннями припинили своє існування, і документів про їх діяльність збереглося небагато, важливо правильно визначити значимість наявних у розпорядженні архівістів документів.

Крім того, практика роботи з документами громадських об'єднань дозволила виділити кілька особливих рис притаманних документації громадських організацій:

- майже повна відсутність повторюваності інформації в документах, що пов'язано з особливостями документування діяльності організацій, коли вкрай рідко створюються зведені або звітні документи. Тому особливу увагу при відборі треба приділяти первинної документації та документації масового характеру;

- зокрема, не завжди складаються і рідко передаються на державне зберігання зведені бухгалтерські документи (звіти, кошториси), тому первинні фінансові документи (відомості сплати членських внесків, платіжні документи про отримання фінансової допомоги спонсорів і розподілі фінансових коштів) можуть допомогти у висвітленні питань фінансування громадських об'єднань;

- стосовно громадським об'єднанням слід підкреслити важливість листування. Такі аспекти діяльності, як взаємини з іншими громадськими організаціями, зв'язок з місцевими відділеннями, часом можна усвідомити, лише вивчивши листування. Листування може мати велику інформаційну цінність;

- значна частина документів, що створюються в громадських органі-заціях, призначена для тиражування (листівки, заяви, звернення, плакати, агітаційно-пропагандистські брошури). Причому оригінали не завжди зберігаються. Тиражовані екземпляри поряд з оригіналами повинні бути представлені у фонді організації, в тому числі і періодичні видання громадського об'єднання, тому що в даний час бібліотеки не мають можливості збирати всі друковані видання і, як правило, друкована

продукція громадського об'єднання, якщо і надходить до бібліотек, то не в повному обсязі, а то і взагалі не надходить;

- наявність в фондах громадського об'єднання великої кількості варіантів, проектів документів, причому варіанти, як правило, різних авторів.

Якщо проекти або варіанти значно відрізняються від затверджених, а також, якщо вони персоніфіковані (написані різними членами громадського об'єднання), то вони безсумнівно повинні бути представлені у фонді організації, тому що дозволяють відобразити різні точки зору на принципи діяльності організації, основні етапи становлення організаційних основ суспільного об'єднання.

- документи громадських об'єднань не завжди оформлені відповідно до загальноприйнятої системою діловодства, на багатьох з них відсутні реквізити юридичної вірогідності документів (підписи, печатки, тощо), часто документи не датуються, копії не завіряються.

Зазначені особливості викликають необхідність нетрадиційного підходу до експертизи цінності документів в громадських об'єднаннях, який поєднує в собі принципи і методи експертизи цінності документів державних організацій і приватних фондів.

При первинному відборі документів в громадських об'єднаннях необхідна спільна з співробітниками об'єднання робота по атрибутації документів (встановлення дати, автора документа).

Підхід до відбору документів громадських організацій на державне зберігання повинен бути індивідуальним в кожному конкретному випадку і враховувати ступінь важливості самої організації, і складність періоду формування організацій, і недоліки системи її діловодства.

Однак найважливіші принципи експертизи цінності документів діють і щодо документів громадських об'єднань.

На державне зберігання повинні надходити оригінали документів, при їх відсутності - завірені копії.

З огляду на погану збереженість документів громадських об'єднань, особливо в початковий період їх розвитку, і маючи на меті формування найбільш повного комплексу документів з історії громадських об'єднань, можна і потрібно відбирати на державне зберігання і документи, що не володіють реквізитами юридичної вірогідності (підписами, печатками), але мають інформаційну цінність. Це - не завірені копії, ксерокопії документів. Такі документи можуть мати лише статус проекту (чернетки, макета, варіанти). При описі таких документів необхідна посилання на копийность (в заголовку або в передмові до опису).

Крім того, копії та ксерокопії можна завірити у відповідального ли-ца громадського об'єднання під час передачі їх до держархівів.

У деяких громадських об'єднаннях зберігання документів організовано у вигляді автоматизованих баз даних. Якщо оригінал не зберігся, допустимо прийняти на державне зберігання від громадського об'єднання комп'ютерну роздруківку документа, але обов'язково завірену відповідальними особами.

Незавірена комп'ютерна роздруківка має також статус проекту документа, що необхідно відобразити при описі документа.

Питання про прийом до держархівів документів на електронних носіях (дискети) поки знаходиться в стадії обговорення. Однак, виходячи з практичного досвіду і сучасного законодавства, можна сказати, що документи на електронних носіях не мають юридичної автентичності й можуть вважатися також копією, що має інформаційне значення (за винятком тих випадків, коли до них докладено юридично посвідчений акт, що передається дискета є єдиним екземпляром, а файл на базовому комп'ютері знищений).

В даний час в архіві ще не створені умови для зберігання документів на електронних носіях.

Що стосується документів на інших технічних носіях (відеофотофонодокументи), то принцип відбору їх на державне зберігання детально розроблений в "Правилах роботи з кінофотофонодокументи в державних архівах", відеодокументи відбираються за аналогією з кінодокументами.

При експертизі цінності документів на спеціальних носіях крім історичної значимості документів досить багато уваги приділяється його технічною якістю.

Що стосується принципів експертизи документів при формуванні колекцій документів, то вони зберігаються (фіксація місця, часу, а також власника документів, інших пояснювальних даних). Фахівцями ЦНИТИ проводиться відбір документів шляхом «ініціативного документування». Початковий відбір відбувається на стадії, коли вирішується, яка подія або захід, що проводиться громадським об'єднанням, має бути представлено документально в державному архіві, як має особливе значення для розвитку суспільно-історичного процесу і яким способом його зафіксувати (фото, відео, аудіозапис).

Згодом експертиза таких документів проводиться в основному по відношенню до технічної якості документа.

Слід зазначити, що проведення первинного відбору документів в громадських об'єднаннях, при формуванні колекцій або ініціативного документування значно полегшує питання експертизи цінності документів при науково-технічної обробки в архівах. На цьому етапі в основному вирішується питання виявлення повторюваної інформації. Тому велика частина документів, що надійшли в архів після попереднього відбору, передається на державне зберігання.

Повною мірою питання експертизи цінності при науково-технічної обробки стоять тільки в відношенні комплексів документів, отриманих від організацій або колекціонерів в розсипи без попереднього відбору.

В даному випадку крім експертизи цінності документів проводиться виявлення відсутніх документів і їх пошук. Зазначені питання вирішуються спільно з керівництвом організацій і знайдені документи, за їх згодою, приєднуються до переданих раніше документам, або в науково-довідковому апараті до опису документів зазначається їх місцезнаходження.

Документи, виділені в результаті експертизи, як не мають цінності, за бажанням організації повертаються, або вони включаються в акт про знищення не мають цінності документів, який узгоджується з керівництвом організації.

Хвиля політичного життя Росії і розвитку багатопартійності виникла з початком реформ в квітні 1985 року. На початку 1991 року в країні діє близько 20 всесоюзних партій, а до кінця 1994 року в Росії числиться 60 політичних всеросійських і міжрегіональних партій.

Партії є складовою частиною суспільно-політичної структури суспільства, істотно впливають на формування позицій громадян, громадської думки, виступають в якості каталізатора соціальних процесів, коригують діяльність владних структур. Політичні партії в Росії ще переживають період свого становлення.

Характеризуючи документи Тульских регіональних партій, рухів, об'єднань, потрібно відзначити, що повнота і цінність їх з точки зору історизму різна, як по-різному значення цих партій в політичному житті регіону.

Розглядаючи документи Тульских сучасних політичних партій, рухів, об'єднань, застосовуючи критерій походження: цілі та діяльність партійних організацій в житті Тульської області, час і місце освіти документів. Слід зазначити, що такі партії як "Тульський Союз анархістів" (фонд №5757) і "Тульська організація соціалістичного робітничого союзу (Радянська секція робочого інтернаціоналу за відродження 4-го інтернаціоналу)" (фонд №5760), що діють на території регіону в перші роки перебудови, внесли свій вклад в політичне життя області, познайомивши громадськість з ідеями мирного анархізму, ідеалами гуманізму, екологічної гармонії, самоврядування, створенням високоорганізованого демократичного суспільства.

Ці партії припинили свою діяльність на території області, проте, документи з їх фондів, будуть, без сумніву, представляти історичну цінність для дослідників.

Найбільш яскраво виявляли свою діяльність в період виборів губернатора, депутатів в Тульську обласну думу, глав адміністрацій міст області - існувала як самостійна організація - Тульська обласна організація "Народна партія вільна Росія" (фонд №5759) і виборчий блок Тульське регіональне відділення руху "Вибір Росії "(фонд №5772).

Певну роль в політичному житті суспільства відіграють такі партії, як Тульська організація руху "Майбутні лідери нового тисячоліття" (фонд №5773), що ставить за мету підготовку нових лідерів в інтересах російського суспільства; Тульське регіональне відділення аграрної партії Росії (фонд №5761), що захищає інтереси і права трудівників села; Народний рух "Громадянська солідарність" виступає за розвиток політичної активності та ініціатив громадян - жителів Тульської області.

Найбільш активна і численна на території Тульської області - Тульська регіональна організація "Ліберально-демократична партія Росії" (фонд №5762) проводить пропаганду ідей лібералізму, бере участь у формуванні органів влади.

"Тульська обласна організація соціал-демократичної партії Росії" (фонд №5776) виступає за соціально-орієнтовану многоукладную ринкову економіку, підтримує малий бізнес.

Російське рух "Світ без насильства" (фонд №5770) на відміну від інших тульських політичних партій, рухів, об'єднань, є рухом федерального значення, зі штаб-квартирою в місті Тулі.

Російське рух "Світ без насильства" виступає за створення світу без насильства, зміцнення і підтримку громадянського миру та злагоди в суспільстві, всередині кожної людини, в сім'ї. Рух спільно з адміністрацією Тульської області проводить щорічні Яснополянському походи світу, зустрічі "Круглі столи".

Муніципальний клуб помічників міліції "Фенікс" при адміністрації м Щекино Тульської області (фонд №5775) є громадською молодіжною організацією. Клуб веде велику роботу серед підлітків, допомагаючи кожному стати фізично і морально повноцінної дисциплінованою особистістю, бути патріотом Батьківщини, допомагати органам УВС.

Як бачимо, Тульські політичні партії мають різні цілі і по своїй політичній активності не однакові.

Керуючись критерієм змісту, слід визнати, що документи всіх Тульских політичних партій, рухів, об'єднань - унікальні. Документи висвітлюють шляхи впливу партій на позиції громадських організацій, органів влади; через свої програмні документи дають можливість більш повно скласти уявлення про політичну партію, рух; визначити їх головну стратегію; виявити пріоритети, що, безсумнівно, дасть цікавий зріз політичного життя Тульської області для майбутніх дослідників.

Що стосується видів документів, то все Тульські політичні партії, рухи, об'єднання мають такі документи: статут, програма, матеріали з'їздів, протоколи зборів, політичні заяви, звернення, листівки, посвідчення. У деяких рухах, таких як Російське рух "Світ без насильства" (фонд №5770), Тульська регіональний рух "Вибір Росії" є листування, звіти, фінансова документація.

Тульська регіональна організація "Ліберально-демократична партія Росії" (фонд №5762) передає на зберігання в архів багато друкованих видань - книг, брошур, з яких створюється внутріфондовая колекція.

В основному документи політичних партій справжні, але зустрічаються копійние і дублетні екземпляри. Архів приймає на зберігання всі документи, з огляду на бажання фондообразователя зберегти всі здані ним матеріали.

Документи політичних партій, об'єднань, рухів, виходячи з критеріїв зовнішніх особливостей, відрізняються за своїм оформленням від документів державних установ. Документи часто не датовані, не мають підписів, печаток, авторство невідомо, багато ксерокопій, друкованої продукції.

Якщо використовувати традиційні підходи, то такі документи не мають юридичної сили і не підлягають включенню до складу архівного фонду. З огляду на потребу максимально повного збереження документів сучасних партій, доцільно віднести подібні документи до складу архівного фонду Російської Федерації.

Варто зазначити, що в тих політичних партіях, рухах, об'єднаннях, де керівниками є люди, знайомі з основами діловодства, оформлення документів відповідає всім вимогам: бланки відповідних партій, штампи, реєстраційні номери, дати, печатки, підписи.

Прикладом може служити Тульська організація руху "Майбутні лідери нового тисячоліття" (фонд №5773), Російське рух "Світ без насильства" (фонд №5770).

Слід зазначити, що в розсипи документів, що надійшли від сучасних партій, нерідко зустрічаються документи, що складаються з фрагментів або з згасаючим текстом. Такі документи вимагають до себе особливої ​​уваги фахівців. Необхідно за допомогою представників партій, рухів відновити, як цільове значення документів, так і текст.

Друкована продукція в фондах сучасних партій, рухів представлена ​​на різних мовах (наприклад, англійською, французькою, японською). При цьому виникає необхідність консультації перекладача про зміст документів. Така друкована продукція займає велике місце в фонді "Тульський союз анархістів" (фонд №5758), фонді Російського руху "Світ без насильства" (фонд №5770).

Фахівці архіву відзначають, що фізичний стан надійшли на зберігання документів сучасних політичних партій, рухів, об'єднань задовільний.

Таким чином, що надійшли на зберігання документи сучасних Тульских регіональних партій, рухів, об'єднань відображають історію формування багатопартійної системи Тульської області в кінці ХХ - початку XXI століть.

Політичні партії, організації, рухи відіграють важливу роль у розвитку суспільства. Перед архівістами стоять завдання виявлення і вивчення діяльності громадських організацій, з метою визначення цінності їх документів для включення в Архівний фонд Російської Федерації, а також агітаційна, роз'яснювальна робота про перевагу державного зберігання документів серед громадських об'єднань.

ГЛАВА 3. ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ З ПІДГОТОВКИ ДО Архівне зберігання документів СУЧАСНИХ ПОЛІТИЧНИХ ПАРТІЙ, ОРГАНІЗАЦІЙ, РУХІВ

3.1 Організація прийому документів від організацій і приватних осіб за договором

Робота з комплектування планується і включає в себе: виявлення громадських об'єднань і осіб, які володіють колекціями документів по суспільно-політичної історії Тули і області сучасного періоду, що мають науково-історичну цінність; облік виявлених потенційних джерел комплектування та ведення роз'яснювальної роботи з ними, пропаганда серед громадських об'єднань переваг державного зберігання документів; висновок договірних відносин; збір документів на суспільно-політичних заходах; ініціативне фотофоновідеодоку-ментірованіе подій; прийом документів (як правило в розсипи) і науково-технічна обробка документів, прийнятих в розсипи.

Для виявлення громадських об'єднань необхідний постійний збір інформації про політичне та суспільне життя. З цією метою фахівці відділу стежать за відповідними повідомленнями в засобах масової інформації, вивчають довідкову літературу.

Дані про зареєстрованих організаціях архівісти отримують в Управлінні юстиції м Тули. Як правило, щорічно в кінці грудня-січня майбутнього року надсилається запит, з метою отримання відомостей (місцезнаходження, реєстрації нових організацій і т.п.), які, на жаль, швидко застарівають. Фахівці відділу в результаті виходів в організації виявляють місце знаходження організації, прізвище, ім'я, по батькові керівників та ін. Додаткові відомості. На основі отриманих даних коректується список джерел комплектування.

На адресу виявлених потенційних джерел комплектування співробітники відділу недержавних організацій надсилають листи-звернення з пропозицією про співпрацю, де дається інформація про ЦНИТИ.

Крім того, ведуться телефонні переговори, відвідування штаб-квартир громадських об'єднань.

Робота по залученню в державні сховища документів громадських об'єднань включає в себе ведення переговорів з керівниками громадських об'єднань і власниками колекцій документів, роз'яснення їм доцільності передачі документів на державне зберігання, показ переваг співпраці з ЦНИТИ, які полягають в забезпеченні з боку ЦНИТИ гарантії повного збереження документів, проведенні науково-технічної обробки документів відповідно до сучасних вимог архівної справи, надання і методичної та практичної допомоги у формуванні архівного фонду організації, підготовці до прийому документів на державне зберігання, в поданні громадському об'єднанню переважного права щодо використання переданих документів.

При принципову згоду громадського об'єднання на передачу документів фахівці проводять підготовчу роботу щодо укладання договору:

- з'ясовують умови передачі документів (терміни і регулярність передачі, обмеження у використанні). Завдання співробітників роз'яснити правила роботи архівів, необхідність якнайшвидшого введення в науковий обіг документів громадських об'єднань, домагатися мінімальних обмежень у використанні документів;

- проводять ознайомлення зі складом і змістом документальних матеріалів, визначають спільно з представниками громадських об'єднань коло документів, які можуть бути передані на державне зберігання.

Так як громадські об'єднання є власниками своїх документів, вони в першу чергу визначають склад переданих документів. Однак, не володіючи спеціальними знаннями і не маючи уявлення про історичну цінність тих чи інших видів документів, вони часто звужують обсяг своїх документальних фондів. А часом, перебільшуючи політичне значення тих чи інших документів, вони також відмовляються передавати їх на державне зберігання.

Завдання архівістів в даному випадку полягає в організації прийому в архів найбільш повного складу архівного фонду громадського об'єднання. Використовуючи свої професійні знання, фахівці відділу повинні виявити і постаратися переконати фондосдатчіка в необхідності передачі оптимального складу документів.

З цією метою представникам організації пропонується приблизний перелік документів, переданих на державне зберігання в ЦНИТИ (Додаток № 2). Уточнений перелік документів можна підготувати в якості додатку до майбутнього договору.

Текст договору складений на основі примірних договорів, розроблених в об'єднанні "Мосгорархив" - договору про співпрацю з громадським об'єднанням і договору передачі приватною особою документів з історії суспільно-політичного життя країни (Додаток № 3).

Договір про співпрацю з громадським об'єднанням передбачає не тільки прийом-передачу документів і закріплення умов цієї передачі, а й зобов'язання архіву провести експертизу цінності, відбір, повну науково-технічну обробку документів, надати методичну допомогу організаціям у постановці документальної частини діловодства, у формуванні архівного фонду організації, спільне використання документів, участь в спільних заходах.

В даний час більш доцільний договір про співпрацю, тому що у багатьох громадських об'єднаннях не накопичений ще достатній обсяг документів, не підготовлені умови для одноразової передачі документів, а деякі побоюються передавати свої документи в архів. Договір про співпрацю дозволяє поступово, надаючи методичну допомогу громадському об'єднанню, формувати його фонд і приймати в державні сховища повноцінні фонди організацій. Крім того, фахівці ЦНИТИ намагаються зацікавити громадські об'єднання в здачі документів на державне зберігання.

З приватними особами укладається договір про співпрацю і передачі документів на науково-технічну обробку та госхранение в ЦНИТИ.

Всі договори, укладені ЦНИТИ з громадськими організаціями або приватними особами не накладають на підписують сторони фінансових зобов'язань, крім того, дія договору про співпрацю можна перервати за бажанням однієї сторони, однак, документи, передані на державне зберігання, поверненню не підлягають.

Погоджений обома сторонами текст договору передається на підпис керівників і після підписання обома сторонами вступає в силу.

У договорі про співпрацю особливо обумовлюються терміни передачі доку-ментів. Як правило, перший комплекс документів надходить в ЦНИТИ протягом 1-2 місяців після укладення договору. Рівномірний приплив залежить від наявних в громадському об'єднанні умов зберігання документів, обсягу справ постійного зберігання. При наявності умов зберігання документів і штатних співробітників (відповідальних за архів осіб) документи можуть передаватися 1 раз в рік або 1 раз в 2-3 року. У невеликих організаціях, де відсутні необхідні умови, передача документів може здійснюватися частіше - 1 раз в півроку, 1 раз в квартал, або інші узгоджені терміни.

Документи, які були ліквідовані громадських організацій також надходять на державне зберігання в ЦНИТИ після складання акту прийому-передачі документів. При необхідності проводиться науково-технічна обробка документів, що надійшли.

При прийомі документів в ЦНИТИ складається акт прийому-передачі документів (Додаток № 4), де вказується склад документів і їх кількість. Він складається фахівцями відділу комплектування спільно з представниками громадських об'єднань, які передали документи. В необхідних випадках складається здавальна опис на справи, що додається до акта. Здавальна опис може складатися як на справи сформовані в діловодстві громадського об'єднання, так і на окремі документи, якщо вони передаються в розсипи. При значному обсязі розсипи, її обсяг в акті може вказуватися в кілограмах.

На кожну організацію, з якою укладено договір, а також на приватну особу заводиться наглядове справа, де зберігаються акти прийому-передачі документів, здавальні опису, описи справ постійного зберігання, довідки про роботу з цією організацією, відомості про керівників, відповідальних за архів осіб, дані про перейменування та зміну адреси, контактних телефонів та ін.

Відповідно до договору фахівці ЦНИТИ надають методичну і практичну допомогу громадським об'єднанням - фондосдатчікам.

На прохання громадського об'єднання архівісти можуть надати не тільки методичну, але й практичну допомогу в складанні номенклатури справ, формування та описі справ, складанні науково-довідкового апарату до описів, допомога в науково-технічній обробці, справ постійного зберігання та з особового складу.

При ліквідації організації ЦНИТИ приймає на державне зберігання весь комплекс документів, включаючи документи з особового складу (Додаток № 5).

Крім того, фахівцями відділу комплектування ЦНИТИ проводиться ініціативне документування. Воно включає в себе створення фотофоновідеодокументов, що відображають найбільш важливі і значні події суспільно-політичної, куль-турного життя р Тули і області, а також проведення інтерв'ю з лідерами суспільно-політичних і творчих об'єднань, учасниками Великої Вітчизняної війни, бойових дій в Афганістані та Чечні.

При проведенні ініціативного документування особливу увагу необхідно приділити атрибутації створюваних документів (фіксуванні місця, часу і т.д.).

Матеріали, створювані шляхом ініціативного документування, проходять науково-технічну обробку у відділі комплектування та відділу інформатизації та автоматизації архівної технології ЦНИТИ.

Таким чином, при прийомі документів на державне зберігання архівістами використовуються різні методи роботи з виявлення, відбору та передачі на державне зберігання документів громадських організацій.

3.2 Науково-технічна обробка документів сучасних політичних партій, рухів, об'єднань і передача їх в ЦНИТИ

Особливості роботи з сучасними політичними партіями, рухами, об'єднаннями, полягає в тому, що науково-технічна обробка документів включає в себе весь комплекс робіт: експертизу цінності документів, формування справ, їх опис з метою складання архівного опису, складання опису і створення науково-довідкового апарату до неї, технічне оформлення справ та інші види робіт з метою передачі упорядкованих документів на зберігання в ЦНИТИ.

Перед описом документів, що надійшли з громадських об'єднань, проводиться їх ретельна полистного експертиза (первинна експертиза цінності проводиться при відборі документів в організації), в процесі якої:

- уточнюється фондова належність документів;

- виділяються дублетні екземпляри, причому на постійне зберігання залишаються знаходяться в кращому фізичному стані, мають необ-хідні підписи, печатки та інші реквізити;

- уточнюються автори і датування документів;

- виділяються документи, які не мають наукового та історичної цінності;

- при надходженні фотофонодокументов уточнюється місце проведення відбитого в документі події, час, зафіксовані на ньому люди.

Політичні партії, об'єднання, руху не мають достатньо кваліфікованими кадрами для правильного ведення діловодства. У більшості з них немає ні досвіду, ні фінансових можливостей для організації власних поточних архівів, і документи зберігаються у керівників регіональних організацій. Фахівці архіву забезпечують керівників регіональних відділень політичних партій, об'єднань, рухів "Примірної номенклатури справ організації суспільно-політичного руху" (Схвалено рішенням експертно-перевірочної та методичної комісії об'єднання "Мосгорархив" від 25.06.92 р). Доводиться констатувати, що керівники політичних партій, об'єднань, рухів не завжди керуються "Примірної номенклатури справ організації суспільно-політичного руху", в результаті чого документи надходять на науково-технічну обробку в архів, як правило, у вигляді розсипу.

Визначення фондової належності повинно проводитися фахівцями архіву, мають безпосередній контакт, досвід співпраці з цією партією, що знають історію створення та діяльності партій.

При визначенні фондової належності слід керуватися тим, що надійшли на зберігання документи партії можуть бути віднесені тільки до фонду цієї партії.

Фахівці, працюючи з архівними документами, які надійшли від політичних партій, об'єднань, рухів керуються статтею "Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах" - "... жоден архівний документ не може бути без згоди власника ... вилучено інакше як на підставі судового рішення ^{"11. Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівів // Вітчизняні архіви.} 1993 № 5 с. 3-10, що гарантує збереження недоторканності документів фондоутворювача.

Розбираючи розсип документів, фахівці архіву часто констатують той факт, що крім документів, що відносяться до партії-фондоутворювача, зустрічаються документи інших політичних організацій. Пояснюється це тим, що:

- фондообразователей існував спочатку, як самостійна політична організація, а згодом увійшов в політичні блоки, об'єднання, руху, документи яких відклалися в фонді. Наприклад, фонд №5770 Російського руху "Світ без насильства". Рух протягом року було колективним членом Громадської палати при Президентові РФ, документи якої склали значну частину фонду;

- - організації, що входять до складу фондообразователя. Так в фонд №5757 "Народний рух" Громадянська солідарність "увійшли документи АТ" Еколог ";

- партії, спочатку мають одну назву, але з часом його змінили, так, наприклад, внутріпартійна рух Тульської обласної партійної організації "Комуністи за демократію" (1991 р) в подальшому було перетворено в "Демократичну партію комуністів Росії" Тульської області, на базі якої утворилася Тульська обласна організація "Народна партія вільна Росія" (фонд №5759);

- партії, об'єднання, руху, які стоять на одній політичній платформі, мають схожі програми, цілі, такі як "Соціалістичний союз", "Робоча демократія", "Робоча боротьба", що увійшли до фонду №5760 "Тульська організація соціалістичного робітничого союзу (Радянська секція робочого інтернаціоналу за відродження 4-го інтернаціоналу) ";

- спільні документи політичних партій, об'єднань, рухів, вироблені на з'їздах, конференціях, "Круглих столах".

Поряд з цим, в фонд сучасної партії можуть увійти матеріали про ідеологів, лідерах партії. Так в фонд №5770 руху "Світ без насильства" увійшли матеріали про ідеологів ненасильницького світу - Л. Толстого, Г. Тора, М. Ганді.

Важливе місце в фонді партій, об'єднанні, рухів займають друковані видання - брошури, книги, листівки, журнали, газети, з яких може бути створена внутріфондовая колекція.

У фонді №5762 "Тульська міська організація" Ліберально-де-демократичну партію Росії "створена внутріфондовая колекція книг і брошур, автором яких є лідер ЛДПР В. В. Жириновський і фракція ЛДПР у Держдумі.

Зарубіжні друковані видання політичних партій, об'єднань, рухів також можуть бути віднесені до фондів російських ідеологічно споріднених політичних партій, рухів. Наприклад, Ф5758 "Тульський союз анархістів" включив в себе друковані видання анархістів зарубіжних країн.

Рекомендується при визначенні фондової належності проводити консультації з представниками партій, з питання повернення фондообразователей документів особового походження, таких як особисті листи членів партії, записки і т.п., що зустрічаються в розсипи, і прямого відношення до фонду партії не мають.

Визначаючи фондову приналежність документів сучасних політичних партій, об'єднанні, рухів, фахівці архіву вважають своїм професійним обов'язком збирати і зберігати максимально повну інформацію про суспільно-політичному житті сучасної Росії.

У процесі проведення експертизи цінності документів громадського об'єднання проводиться виявлення і розшук відсутніх документів і справ, які можуть зберігатися у керівників громадських об'єднань.

Наступним етапом науково-технічної обробки документів є формування справ.

Перед формуванням справ ретельно вивчається склад і зміст документів, що надійшли, науково-довідкова література з історії організації, номенклатура справ громадського об'єднання (якщо вона є).

Справи формуються за такими основними ознаками:

- Номінальний. Підставою служить вид документа (протоколи, стіно-грами, довідки та ін.).

- Предметно-питально. Підставою є єдність теми доку-ментів. Наприклад, "Документи про реєстрацію ТРО« КПРФ »(протокол засновник-ної конференції, заяву в Управління юстиції, свідоцтво про реєстрацію та ін.)".

- Авторський. У справі групуються документи одного автора (громадського об'єднання). Наприклад, "Документи виборчого об'єднання« Яблуко »" (статут, брошура, статті та ін.) ". Даний ознака використовується при формуванні колекцій документів з виборів до місцевих органів влади.

- Кореспондентський. Часто служить для формування справ з листуванням.

- Географічний. Передбачає об'єднання в одній справі декількох кореспондентів, що знаходяться на одній території.

- Хронологічний. Служить для угруповання в справи документів за будь-якої хронологічний період.

В основному застосовується поєднання декількох ознак формування документів у справі, що дає можливість глибше розкрити склад і його зміст, чітко сформулювати заголовки справ.

При формуванні справи необхідно враховувати, що:

- документи в справі розташовуються в хронологічному порядку, доку-мент-відповідь, розташовується після документа-запиту;

- протоколи і стенограми засідань з'їздів (конференцій, загальних зборів) громадської організації формуються разом з матеріалами до них. Якщо вони значні за обсягом, то формуються окремі справи.

- протоколи засідань виконавчих органів громадської організації групуються за хронологією (по порядку номерів) в одній справі або окремо кожен протокол, в залежності від обсягу протоколу і доданих до неї документів, які поміщаються після протоколів в послідовник-ності розгляду питань;

- варіанти (проекти) організаційних документів (програми, статути, маніфести і ін.), Які мають значні відмінності від основного документа, можуть бути згруповані в одну справу з ним;

- листування групується за номінальною, предметно-питально, кореспондентському або географічної ознаками;

- при невеликому обсязі кілька брошур поміщаються в одну справу;

- статті в періодичних виданнях (газетні вирізки) про діяльність громадської організації повинні мати такі реквізити: найменування газети, рік видання, номер і формуватися в окремі справи за хронологічним, тематичним або іншими ознаками:

- в архівні справи можуть поміщатися речові предмети (значки, емблеми, нарукавні пов'язки і ін.), Що має бути обумовлено в анотації;

- фотоальбоми повинні мати внутрішній опис;

- товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що становить не більше 250 аркушів, при великому обсязі документів виробляють хронологічний поділ комплексу на самостійні справи.

Документи, сформовані у справи повинні мати заголовок, коротко, в узагальненій формі відображає основний зміст і склад документів справи.

У заголовок можуть входити наступні елементи:

- назва виду справи або різновиду документів;

- назва організації, посада або прізвище особи, яким складено документи (автор);

- назва організації, посада або прізвище та ініціали особи, якій адресовані або від якого отримані документи (адресат, кореспондент);

- питання або предмет, подія, факт, до якого відноситься зміст документів справи;

- назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст доку-ментів справи;

- дати, до яких належать документи, справи або викладені в них події.

У конкретному заголовку справи зазвичай використовується частина названих вище елементів.

Чи не дозволяється вживання в заголовку неконкретних, що не розкривають зміст формулювань (різна листування, листування з загальних питань та ін.).

Вид справи (листування, брошура, журнал і ін.) Або вид документів (протоколи, стенограми, листівки та ін.) Вказуються на початку заголовка

Якщо справа складається з одного документа, то в заголовку вказується вид документа і по можливості розкривається його зміст.

Якщо справа складається з документів декількох видів з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, при складанні заголовка вживається термін "документи", а в дужках вказуються основні види документів.

Дати, до яких відносяться викладені в документах події, вносяться в заголовок, якщо точне датування необхідна для конкретного розуміння справи.

У заголовку наводяться повні або офіційно скорочені назви організацій. Якщо в справі є документи кількох організацій необхідно давати їм узагальнююча назва.

Заголовок справи може включати також відомості про справжність, ступеня повноти, способі відтворення і мовою документа.

Ступінь повноти датування залежить від характеру документів включених до справи.

Датою справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію (протоколи, стенограми і ін.), Для якої точне датування має важливе значення, а також для справ, що складаються з декількох томів, є крайні дати документів справи, тобто дати самого раннього і самого пізнього документів, включених до справи.

При позначенні дати документа спочатку вказується число, місяць, рік. Число і рік вказується арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами, наприклад, 12 вересня 1998 року. Також допускається скорочена цифрове написання: 12.09.98.

При неможливості визначення точної дати необхідно вказувати місяць і рік або тільки рік, наприклад, вересень 1998 роки; 1998 год.

При розміщенні в справі документів за кілька років дата вказується в такий спосіб: 1998-2001 рр.

Якщо дата документа визначена приблизно на підставі аналізу документа, то межі коливання обмовляються, а дата полягає в квадратні дужки. Наприклад, (не раніше вересень 1998 року); [1998-2002].

З метою закріплення порядку розташування документів у справі та забезпечення їх збереження все аркуші справи крім внутрішнього опису і заверительной записи повинні бути пронумеровані.

Внутрішні описи складаються на справи, що мають особливо цінні документи та фотоальбоми.

Листи в справі нумеруються арабськими цифрами чорним графічним олівцем у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа. Вживання чорнила і кольорових олівців забороняється. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо.

Листи справ, що складаються з декількох томів, нумеруються по кожному тому окремо.

Фотографії, ілюстративні документи (плакати, листівки з темним тлом і ін.) Представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

Лист з наглухо наклеєними документами (вирізками, фотографіями і т.п.) нумеруються як один лист. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вирізки, вставки тексту і т.п.), то кожен документ Нуме-ються окремо. Великоформатні листи піддаються фальцюванню.

Після нумерації справи на окремому аркуші складається засвідчувальний напис встановленої форми, в якій вказується: кількість пронумерованих аркушів у справі, номери літерних (пропущених) аркушів у справі, номери аркушів з наклеєними фотографіями і документами. Кількість листів внутрішнього опису документів у справі позначається через знак (+) після вказівки аркушів у справі.

Таким чином, сформовані, пронумеровані справи поміщаються в обкладинку з щільного картону з клапанами або без (залежить від кількості листів), виготовлену друкарським способом. Документи підшиваються або переплітаються.

Обкладинка справи оформляється відповідно до правил роботи держархівів. На ній вказується: назва архіву (ЦНИТИ), куди надійдуть документи на державне зберігання; Назва організації; назва структурного підрозділу громадського об'єднання (при його наявності); заголовок справи; термін зберігання - постійно; дата і кількість аркушів у справі. Архівні шифри ставляться з використанням кутових штампів.

Наступний етап роботи з документами сучасних партій, рухів, об'єднань полягає в систематизації документів. Головним в систематизації документів є схема систематизації фонду, що служить підставою для внутрішньої організації архівного фонду.

Перед розробкою схеми складається історична довідка фонду, яка є важливим елементом науково-довідкового апарату до опису.

Для всіх фондів тульських регіональних політичних партій, рухів, об'єднань була обрана хронологічно-тематична схема систематизації документів, як найбільш підходяща для фондів, комплектування яких триває. Винятком стала Тульська обласна організація соціал-демократичної партії Росії (фонд №5776), документи якої систематизувалися по тематично-хронологічній схемі.

Так, застосовуючи при систематизації документів політичних партій схему хронологічно-тематичну, справи слід групувати, перш за все, за часом їх створення - по роках, а в межах кожного року - по темі (змістом) документів (Додаток № 5).

Таким чином, згруповані справи будуть охоплювати весь надійшов на зберігання матеріал фондів. Всі документи фондів при угрупованню справ повинні знаходитися в історичній і логічної підпорядкованості.

При систематизації документів фонду в межах кожного року необхідно дотримуватися наступного порядку: від документів місцевого регіонального відділення (реєстраційні документи, статут, програма, протоколи, листування, фінансові документи, друковані видання) до документів, що надійшли від Центрального штабу, інших організацій, рухів, членом яких була дана партія.

При формуванні та угрупованню справ необхідно стежити за логічною ланцюгом розвитку діяльності політичної партії.

Крім того, необхідно враховувати важливість теми (зміст) документів.

Так, у фонді Російське рух "Світ без насильства" всередині кожного року документи розташовувалися за списком важливості теми:

Історія створення руху;

Реєстраційні документи;

Суспільно-політична діяльність;

Листування президента руху;

Громадська діяльність президента руху, в якості представника руху в різних організаціях і комітетах;

Друковані видання, випущені рухом;

Підбірка статей з газет і журналів, які висвітлюють діяльність руху;

Основні ідеологи концепції ненасильницького світу;

Статті відомих зарубіжних та російських вчених про ненасильницький світі;

Міжнародні та російські громадські організації, що підтримують ідею ненасильницького світу, членом яких було рух;

Журнали, газети, буклети про світ і ненасильства.

При виборі схеми систематизації для документів сучасних політичних партій, рухів, об'єднань використовується тематично-хронологічна схема, справи групуються по розділах, а всередині розділу - за хронологією.

Так у фонді "Тульської обласної організації соціал-демократичної партії Росії" (фонд №5776) позначені II розділу.

Розділ I. "Суспільно-політичне життя партії"

Розділ II. "Агітаційні видання партії".

Усередині цих розділів документи по даній темі розташовані за часом їх створення (за хронологією).

Завершальним етапом опису документів є складання і оформлення опису.

Опис складається з: титульного листа; змісту, якщо опис має раз-дели; передмови; списку скорочень; описових статей опису, различ-ного виду покажчиків.

На титульному аркуші вказується:

- повна назва архіву, куди надійдуть документи;

- назва фонду. Вказується повне та скорочене найменування (у круглих дужках) громадського об'єднання з усіма його перейменування і датами існування, що відносяться до періоду за який документи включені в опис. Для об'єднаного фонду і колекції документів вказується повне їх назва.

- номер фонду;

- номер опису;

- крайні дати документів, внесених в опис.

У змісті перераховуються: передмова, список скорочень, назви розділів опису, покажчики. Після кожної назви ставляться номери відповідних листів опису.

У передмові до опису викладається історія фонду, подано відомості про час укладення договору з архівом і надходження документів на державне зберігання (Додаток №5).

Також розкривається склад і зміст документів опису, прийнята схема систематизації справ в описі, відзначаються найбільш типові групи справ, як за видами і різновидам документів, так і по їх утриманню, звертається увага дослідників на найбільш цікаві документи, наявні в справах.

У передмові вказуються особливості формування, опису та систематизації справ.

У передмові до опису дається характеристика науково-довідкового апарату та порядок користування ним.

У передмові наводяться відомості про наявність документів на спеціальних носіях, що відносяться до даного фонду (фотофоновідео), що зберігаються в ЦНИТИ.

Передмова підписується укладачем.

Всі скорочення, за винятком загальноприйнятих, що застосовуються в тексті описів, вносяться до списку скорочень. Скорочені слова і їх повні назви розташовуються в списку в алфавітному порядку.

Якщо науково-технічна обробка документів проводилася в громадському об'єднанні, то на першому аркуші опису є гриф "ЗАТВЕРДЖУЮ" з розшифровкою посади, прізвища, ініціалів керівника організації і дати затвердження, розміщеному в правому верхньому куті. Нижче, зліва вказується N фонду, N опису, назва опису. Підпис керівника громадського об'єднання засвідчується печаткою.

В кінці опису, за останньою описовою статтею, з нового рядка поміщається підсумковий запис до опису. Необхідно, щоб її початок розташовувалося на тому ж аркуші, що і остання описова стаття. У підсумковій записи цифрами і прописом вказується кількість справ, включених в опис (при цьому зазначаються літерні і пропущені номери справ). Підсумковий запис підписується укладачем із зазначенням посади та дати складання.

Для полегшення користування описами складаються покажчики: тематичний, предметний, географічний, іменний та ін.

До описам фондів знаходяться на зберіганні в ЦНИТИ покажчики не складалися.

Історична довідка до архівного фонду складається при першому надходженні документів до архіву. При наступних надходженнях складається доповнення до історичної довідки. У ній вказується коротка історична обстановка, що передувала створенню громадського об'єднання, дата його освіти, реєстрації, реорганізацій (якими обставинами вони були викликані) і ліквідації (причина) (Додаток №6).

Також, викладаються основні види та напрямки діяльності громадського об'єднання, найбільш значні заходи, що проводяться ним, розкривається організаційна структура, відомості про місцеві відділення, вказуються прізвища керівників і активних членів громадського об'єднання, найменування його друкованого органу і т.п.

В історичній довідці виноски робляться на документи фонду, а також на використану при її написанні науково-довідкову літературу. Виноски робляться відповідно до правил.

При написанні історичної довідки необхідно відмовитися від політичної характеристики громадського об'єднання, емоційних висновків і висновків про його діяльності.

Історична довідка підписується її упорядником.

Науково-довідковий апарат до окремих колекцій документів громадських об'єднань може створюватися з застосуванням комп'ютерної техніки. В основному, це стосується колекцій документів, сформованих за номінальною ознакою (колекція періодичних видань). Впорядкування документів проводиться традиційним способом. Автоматизована база даних не прискорює науково-технічну обробку документів, але сприяє виявленню дублетних документів, полегшує їх використання, прискорює пошук документів в архіві. В автоматизованій базі даних є відомості про кожний документ.

Опис справ громадського об'єднання представляється на розгляд і затвердження ЕПК Комітету Тульської області у справах архівів.

Після розгляду і затвердження опису на ЕПК формується блок документів для включення в справу фонду. У нього входять: історична довідка і опис в 3 примірниках, акти прийому-передачі документів на державне зберігання. Копії цих документів залишаються в наглядових справах у відділі комплектування ЦНИТИ.

Таким чином, загальні критерії підходу до науково-технічної обробки документів можна застосувати й до документів сучасних політичних партій, рухів, організацій, але з урахуванням особливостей даних документів.

Так як громадські організації є власниками своїх документів, прийом-передача документів здійснюється при укладенні договору про співпрацю архіву та організації, де обумовлюються права та обов'язки сторін. Кваліфікованими фахівцями архіву проводиться науково-технічна обробка документів, складається науково-довідковий апарат до фондів і здійснюється передача документів на державне зберігання.

ВИСНОВОК

На початку 90-х років змінився статус Російської держави, стала іншою політична основа, змінилися економічні підвалини (останні супроводжувалося появою нових форм власності).

Зміни в ідеології, суспільно - економічних відносинах, виникнення безлічі організацій (в тому числі недержавних) призвели до втрати позицій застосовуваних раніше механізмів управління комплектуванням. Найменше вироблені раніше механізми стали придатні в роботі з документами суспільно - політичних партій і рухів.

Перераховані фактори самим безпосереднім чином вплинули на функціонування архівної справи. Були визначені принципово нові підходи до комплектування архівного фонду Російської Федерації в ситуації, коли вперше у вітчизняному архівознавства законодавчо були закріплені дві його частини: державна і недержавна.

У зв'язку з цим з одного боку змінюються підстави (ознаки) організації документів державної частини АФ РФ по мережі сховищ (на першому етапі класифікації) і в ряді випадків виникають деякі проблеми з фондуванням, особливо гостро стоїть питання про використання ретроспективної документації. З іншого - з'являються зовсім нові, відмінні від традиційних підходи щодо документів недержавної частини архівного фонду Російської Федерації.

Створення в Тульській області Центру новітньої історії Тульської області історії дозволило зосередити увагу співробітників цілого архіву на проблемі комплектування документами суспільно - політичних партій і рухів.

Робота з політичними партіями, рухами та іншими громадськими організаціями важка і відповідальна, що вимагає значного зусилля, вміння налагодити контакти.

Партії та рухи, будучи творцями документів, володіють правами володіння і розпорядження ними, тому можуть вибирати для зберігання своїх документів будь-який архів на свій розсуд.

У зв'язку з цим ЦНИТИ підходить до питання про своєму профілі, виходячи з принципів добровільності, визначаючи відносини з фондообразователем на основі договору про співпрацю, якщо комплекс документів містить інформацію громадської і соціальної значущості.

Укладення договору - принципово нове у відносинах між архівом і фондосдатчіком. ЦНИТИ з 1993 року активно проводить роботу з укладання договорів з суспільно - політичними партіями і рухами. Укладенню договору передує велика роз'яснювальна робота про необхідність передачі документів, про їх історичної цінності, важливості і значимості в сучасних умовах.

Оскільки масштаб робіт із зазначеними організаціями дуже великий, необхідно обмежувати коло організацій - потенційних фондообразователей. Така робота проводиться на підставі досліджених в роботі критеріїв, застосовних безпосередньо для даної категорії організацій. Архівісти вивчають що відбуваються в країні процеси, аналізують дані про знову зареєстрованих громадських рухах, партіях, фондах та інших утвореннях, знайомляться з їх статутами, програмами, напрямами діяльності. У кожній з груп намічаються найбільш активні і представницькі організації, з ними в першу чергу і укладаються договори і встановлюються контакти.

Прийом документів від джерел комплектування недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації також має свою специфіку.Як показує проведене дослідження, збереження документів політичних партій, рухів та організацій залишає бажати кращого, діловодство в більшості організацій практично не поставлено, документи часто зберігаються в розсипи, багато хто з них не датовані, не підписані.

У цьому полягає їх відмінність від документів державних установ. Використання традиційних методів роботи тут також не застосовується, так як виходить, що багато документів не підлягають включенню до складу Архівного фонду Російської Федерації.

У зв'язку з цим фахівцями відділу комплектування ЦНИТИ проводяться консультації з керівниками та делопроизводителями суспільно-політичних партій, рухів та об'єднань з ведення поточного діловодства і збереження документів.

Правильно організована робота з діловодства виховує працівників організацій і піднімає їх відповідальність за доручену справу і не допускає недбалого ставлення до роботи з документами, що надалі безсумнівно послужить вирішенню головного завдань - зберегти, зібрати, узагальнити і ввести в науковий обіг унікальні документи.

З огляду на особливості роботи політичних партій: відсутність штатних працівників, необхідних умов для зберігання документів архів та ін. Архів приймає на постійне зберігання і організовує своїми силами їх впорядкування.

У зв'язку з цим актуальним бачиться в подальшому проведення семінарів за прикладом державних архівів з різних питань вирішення існуючих проблем, роз'яснення чинного законодавства з представникам суспільно - політичних партій і рухів.

Понад десять років в системі архівної служби діють спеціалізовані архіви - центри новітньої історії. Їх головне завдання - зібрати, описати, врахувати, зберегти, створити умови для введення в науковий обіг комплексу документів з проблеми. Робота здійснюється, але досвід проведеної роботи практично не узагальнювався. У зв'язку з цим дуже гостро продовжує стояти питання методичного забезпечення комплектування документами суспільно - політичних партій і рухів, які враховують специфіку фондування, обліку, опису та систематизації. Фахівцями ЦНИТИ розроблені методики, робочі інструкції та ін. Документи. Але доцільніше було б об'єднати ці зусилля, або доручити розробку даної методики ВНИИДАД або фахівцям Росахіва, які можуть в повній мірі узагальнити накопичений досвід.

Архівісти повинні проводити пропаганду значення документів як джерел в усіх напрямках життя суспільства, інформування про значення збереження документів держархівами і їх можливої ​​допомоги власникам документів.

Позитивні результати можуть дати за допомогою застосування таких форм методів збирання інформації, як анкетування, інтерв'ювання лідерів та членів партій і рухів; збирання спогадів; складання хроніки подій; збирання документів, що відображають суспільний настрій і діяльність партій, в тому числі в таких організаціях. Як центри вивчення громадської думки.

Актуальна на сьогоднішній день і подальша законодавча і нормативна регламентація взаємовідносин органів і установ Федеральної архівної служби Росії з організаціями.

Необхідно спиратися на наявні законодавчі та нормативні положення, розвивати їх і застосовувати грамотно з правової точки зору.

Підсумовуючи проведене дослідження, можна визначити наступні труднощі, які відчувають архівісти в роботі з джерелами комплектування:

- в силу причин, названих вище, ускладнена робота з обліку стану справ в політичних партіях і рухах;

- не дають належного ефекту і спільні листи, підписані керівництвом Росархіву та центральними органами партій, рухів щодо збереження документів політичних партій на рівні регіональних організацій. Належних заходів до реалізації цих документів з їхнього боку не приймається;

- недооцінка історичної значущості архівних документів в період багатопартійності і різноманіття оцінок і підходів до вирішення сучасних, соціальних, культурних та інших проблем регіону;

- необов'язковість виконання договірних умов, укладених між держархівом і організацією - джерелом комплектування;

- явно слабка матеріально-технічна база і фінансовий стан організацій, що не дозволяє належним чином організувати діловодство і зберігання документів.

Таким чином, дотримання чинного законодавства, розуміння цінності документів з боку представників громадських організацій документи суспільно - політичних організацій дозволять документам зазначених організацій зайняти гідне місце в загальному комплексі документів Архівного фонду Тульської області.

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ

АФ РФ - Архівний Фонд Російської Федерації

ВКП (б) - Всеросійська комуністична партія (більшовиків)

ВЛКСМ - Всесоюзний ленінський комуністичний союз молоді

ГАФ - Державний Архівний фонд

рр. - роки

ГК - міський комітет

ГО - Громадянська оборона

Міськком - міський комітет

Губком - губернський комітет

Ед.хр. - одиниця зберігання

Істпарт - історія партії

КП - Комуністична партія

КПРФ - Комуністична партія Російської Федерації

КПРС - Комуністична партія Радянського Союзу

ЛКСМ - Ленінська комуністична спілка молоді

ЛДФ - Ліберально-демократична фракція

МТС - Міністерство телефонного зв'язку

НТО - Науково-технічна обробка

НСА - Науково-довідковий апарат

Обком - обласний комітет

Окружком - Окружний комітет

Оп. - опис

РК - районний комітет

РКП (б) - Російська комуністична партія (більшовиків)

РКСМ - Російський комуністичний союз молоді

РСДРП - Російська соціал-демократична робітнича партія

РРФСР - Російська Радянська Федеративна Соціалістична Республік

СНД - Співдружність Незалежних держав

СРСР - Союз Радянських Соціалістичний Республік

Уком - повітовий комітет

ЦНИТИ - Центр новітньої історії Тульської області

Ф. - фонд

ФП - Фонд партії

ЦК - Центральний комітет

ЦКК - Центральна контрольна комісія

ЦЕК - Центральна експертна комісія

ЦЕПК - Центральна експертно-перевірочна комісія

ЕМК - Експертно-методична комісія

ЕПК - Експертно-перевірочна комісія

ЕЦД - експертиза цінності документів

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

1. Джерела

опубліковані

1.1. Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах // Вітчизняні архіви.1993. № 5.С. 3-10.

1.2. Постанова Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про Комітет у справах архівів при Уряді Російської Федерації і мережі федеральних державних архівів і центрів зберігання документації» // Вітчизняні архіви.1992. № 4.С. 3-5.

1.3. Постанова Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про Федеральної архівної служби Росії» // Вітчизняні архіви.1999. № 1.С. 4.

1.4. Постанова Ради Міністрів - Уряду Російської Федерації «Про реалізацію державної політики в архівній справі» // Вітчизняні архіви.-1993 № 5.С. 8.

1.5. Указ Президента Української РСР «Про партійних архівах» від 24.08.1991. № 83 // Вітчизняні архіви. 1992. №1. С.3

1.6. Указ Президента Російської Федерації «Про затвердження Положення про Архівний фонд Російської Федерації та Положення про Державну архівної Службі Росії» від 17.03.1994. №552 // Вітчизняні архіви. 1994.№3. С.3-11

1.7. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. ГОСТ Р6.30-2003- М .: Держстандарт Россия, 2003.

1.8. Основні правила роботи державних архівів СРСР. - М., 1984.

1.9. Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації / Росархів, ВНІІДАД.- М .: Російська політична енциклопедія (РОССПЕН). 2002. 304с.

1.10. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання // Росархів, ВНІІДАД.- М. 2000. 107 с.

1.11. Основні правила роботи архівів організацій. - М., 2002 р. 152 с.

1.12. Рекомендації з організації та ведення списків установ, організацій і підприємств - джерел комплектування державних і муніципальних архівів. М. 1999. 18 с.

1.13 Політичні партії та рухи на території Тульської області в умовах багатопартійності. Соціально-політична ситуація в тульському регіоні (Збірник матеріалів. Випуск 1). Тула, березень 1995 р

1.14 Закон Тульської області про архівний фонд Тульської області та архівах. Прийнято Тульської обласної Думою 22 сiчня 1998 р .// Газета «Тульські известия» № 61 від 19 березня 1998 р

1.15. Положення про Центр новітньої історії Тульської області.

1.16. Положення про відділ комплектування ЦНИТИ.

1.17. Робоча інструкція щодо комплектування, упорядкування, опису та використання документів сучасних партій, громадських рухів, об'єднань у ЦНИТИ.

1.18. Пам'ятка з ведення наглядових справ при роботі з сучасними партіями, рухами, об'єднаннями.

1.19. Комплект посадових інструкцій.

1.20. Штатний розклад ЦНИТИ.

1.21. Поточне діловодство ЦНИТИ.

1.22. Приблизний перелік документів сучасних партій, громадських рухів, об'єднань, що підлягають здачі на державне зберігання в ЦНИТИ.

1.23. «Особливості експертизи наукової і практичної цінності, визначення фондової належності та систематизації документів місцевих відділень сучасних політичних партій, рухів, об'єднань». Методичні рекомендації, Тула, 2001 г.

1.24. Історична довідка по фонду № 506 ЦНИТИ.

1.25. Паспорт ЦНИТИ на 01.01.2004 р

1.26. Методичні рекомендації. Науково-технічна обробка документів. Розроблено Державним архівом Костромської області, 1993 г.