Історія уніфікації документів 2

Історія уніфікації документів

ВСТУП

Для досягнення інформаційної сумісності автоматизованих систем управління прийнято рішення про централізовану розробці дванадцяти уніфікованих систем документації, які будуть використовуватися в АСУ на всіх рівнях управління. Це стандарти і технічні умови, проектно- конструкторська і технологічна документація; проектна документація з капітального будівництва; планова документація; звітно-статистична та первинна облікова документація; бухгалтерська, фінансова та первинна облікова документація бюджетних установ; організаційно розпорядча документація; документація з матеріально-технічного постачання і збуту; документація по ціноутворенню; документація по зовнішній торгівлі; розрахунково-грошова документація; документація по торгівлі. Відповідальним за розробку однієї з систем - уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) є Головархів СРСР і, зокрема, ВНІІДАД.

Оскільки завдання створення УСОРД висунута вперше, виникає необхідність визначити межі та місце організаційно-розпорядчої документації серед інших систем, яке наповнення УСОРД і методологічні шляхи вирішення теми.

Фахівці в області документації під ОРД розуміють всю распорядительную документацію (постанови, накази, рішення, розпорядження), статути, положення, протоколи, службові записки, довідки, листування та іншу управлінську документацію. Вважається, що саме на ці документи розроблені державні стандарти і, отже, створення УСОРД пов'язано лише з деякою доробкою, «жорсткістю» вже сформульованих в них норм і вимог.

Уніфікованою системою документації є раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам; Уніфікованої системою організаційно - розпорядчої документації, придатної для безпосередньої обробки засобами обчислювальної техніки - комплекс взаємопов'язаних документів, що відповідають вимогах їх обробки на ЕОМ і містять необхідну інформацію для реалізації функції організації систем і процесів управління. Склад УСОРД як за назвою видів і різновидів документів, так і за змістом інформації визначається завданнями функції взагалі і автоматизованої системи управління зокрема. При розробці автоматизованих систем управління такий розгляд системи ОРД видається правильним.

Глава I. Передумови уніфікації систем документації

Традиційно склалася документація при її величезних обсягах все менше відповідає зростаючим потребам управління і виявляється, в основній масі, непридатною для ефективного використання в автоматизованих системах правління (АСУ) тому, що робота з нею трудомістка і вимагає залучення висококваліфікованих фахівців для її створення, оформлення та обробки , а також перешкоджає підвищенню оперативності управління народним господарством.

Застосовувана документація має цілий ряд недоліків:

невиправдане різноманітність форм документів;

велика кількість показників, які дублюють один одного при одночасній відсутності даних, необхідних для вирішення конкретних завдань управління;

недостатня порівнянність даних, що містяться в різних документах, якщо вони відносяться до різних систем документації;

невідповідність документів вимогам сучасної і особливо перспективною організаційної та обчислювальної техніки;

форми та правила оформлення документів слабо враховують вимоги раціональних способів передачі та зберігання їх, недостатньо відповідає ефективним методам складання і виготовлення документів.

Зазначені та інші недоліки говорять про необхідність раціоналізації документів. В якості методів раціоналізації документів ефективним виявляються уніфікація і стандартизація.

Уніфікація- це раціональне скорочення числа типів, видів і розмірів виробів однакового функціонального призначення [1]. Стандартизація відрізняється від уніфікації кількома особливостями, основними з яких є дві: при стандартизації враховуються інтереси всіх зацікавлених сторін, і намічене таким чином уніфіковане рішення стає нормою. Крім того, державна стандартизація має низку особливостей, важливих для раціоналізації документів в умовах їх широкого поширення. До них, зокрема відносяться: однаковість вимог для всіх органів управління; стабільність вимог, яка виключає часту перебудову форм документів або правил їх оформлення; реєстрація змін вимог стандартів і строгий порядок оповіщення про ці зміни; нагляд за дотриманням вимог стандартів, здійснюваний через систему госконтрольних лабораторій Державного комітету стандартів Ради Міністрів СРСР (Держстандарту СРСР).

Уніфікація і стандартизація документів дають певні переваги при традиційних методах роботи з ними. Працівники управління швидше звикають до єдиних форм документів, виробляючи навички їх швидкого виготовлення і обробки. Однак ще більшою є ефективність уніфікації при застосуванні засобів механізації та автоматизації окремих процесів виготовлення документів. Наприклад, уніфіковані документи можна виготовляти за методом одноразового запису, застосовуючи замість традиційних засобів документування методи копіювально-розмножувальної техніки, що дозволяє отримати багаторазовий ріст продуктивності праці при створенні різних документів, що містять частину загальної інформації. Цей метод може знайти широке застосування при підготовці технологічних, зовнішньоторговельних та інших документів.

Уніфікація документів, включаючи і підготовку типових текстів, дозволяє ефективно застосовувати для їх виготовлення пишуть і організаційні автомати, що забезпечують швидкість друку в 3-4 рази більшу, ніж може досягти найкваліфікованіша друкарка [2]. Для виготовлення документів найбільш широко застосовуються друкарські машинки. Тому навіть невелике зростання продуктивності більшості з них призведе до помітного зниження трудомісткості робіт, які забезпечують управління. При уніфікації документів створюються умови для зростання продуктивності друкарських машин, що досягає для деяких видів документів (за даними МГІАІ) 20 відсотків.

Найбільший ефект уніфікація документів дає в умовах їх автоматизованої обробки.

Застосування уніфікованих документів дозволяє знизити витрати на введення інформації в електронно-обчислювальні машини (ЕОМ), зменшити кількість помилок при введенні, а також знизити витрати на програмування в зв'язку з можливістю широкого застосування стандартного математичного забезпечення. Уніфікація документів особливо важлива при створенні автоматизованих систем управління, оскільки при вирішенні характерних для них економічних задач все більшу кількість машинного часу витрачається на введення і виведення інформації. Крім того, ефективність АСУ різко зросте при їх сполученні в Загальнодержавної автоматизованої системи збирання і обробки інформації для обліку, планування та управління народним господарством (ЗДАС) на базі Державної мережі обчислювальних центрів. Для успішної спільної роботи різних АСУ необхідно єдине інформаційне забезпечення. А стандартні системи документації поряд з єдиною системою класифікації та кодування, як зазначалося на Всесоюзному нараді по автоматизованих системах управління, є основною частиною інформаційної бази АСУ всіх рівнів.

Стандартизація управлінських документів в державному масштабі з урахуванням вимог організаційної та обчислювальної техніки почалася в СРСР в 1966году. Ця робота була доручена Держстандартом СРСР Всесоюзному науково дослідному інституту стандартизації (ВНИИС), який на 1971 році спільно з іншими організаціями розробив діючі в даний час 12 державних стандартів на різні системи управлінської документації.

При розробці стандартів на зовнішньоторговельні документи були знайдені принципи (комплексність стандартизації; уніфікація від загального до конкретного з поглибленням вимог на кожному наступному етапі уніфікації), придатні в значній мірі для уніфікації інших систем управлінської документації. Найважливішим із цих принципів стало створення загальної моделі побудови всіх зовнішньоторговельних документів і моделей побудови окремих категорій цієї документації. Уніфікація документів на основі загальної моделі дає значні переваги при традиційних способах роботи, а також дозволяє ефективно застосовувати засоби механізації і різко знизити витрати при обробці документів засобами обчислювальної техніки.

При стандартизації організаційно-розпорядчих документів, підготовленої ВНИИС і ВНІІДАД в рамках створення ЕГСД, були застосовані перераховані вище принципи і реалізовані нові, найважливішим з яких є застосування єдиних правил складання та оформлення документів, придатних для читання і заповнення людиною і машиною. Ці принципи різною мірою були реалізовані і при затвердженні інших державних стандартів.

Паралельно з державною стандартизацією окремих систем управлінської документації деякими організаціями проводилася відомча уніфікація різних категорій документації. Слід зазначити розроблену і реалізовану на практиці Головним обчислювальним центром Держплану СРСР єдину структуру побудови всіх уніфікованих планових документів, яка дозволяє значно знизити витрати при обробці даних, що містяться в цих документах, на ЕОМ. Таким чином, державна стандартизація

окремих систем управлінської документації, проведена в 1966-1970 роках, дозволила знизити витрати на оформлення документів, оперативність управління на підприємствах, в організаціях та установах, які використовують стандартні документи, а також розробити і перевірити на практиці принципи уніфікації і стандартизації документів і, крім того переконати основну масу працівників апарату управління в важливості і необхідності приведення цієї роботи.

1.1. Основні етапи побудови уніфікованих систем

Можна виділити основні етапи побудови уніфікованих систем [3]:

- виявлення рівня системи;

- максимальне виявлення завдань системи, що обслуговується документацією, побудова «дерева» цілей;

- максимальне виявлення зв'язків системи;

- виявлення інформації, потрібної для вирішення всіх завдань;

- надання цієї інформації певної документної форми на базі встановленого таксономічного ряду;

- використання традиційних форм документації (принцип історизму), створення інтегрованих форм.

1.2.Стандартізація, як особлива форма державної діяльності

Стандартизація є особливою формою державної діяль ності, яка полягає у встановленні обов'язкових вимог до повторюваних об'єктів різного роду (в основному матеріальним) на

досить тривалий термін. Стандартизація поширюється і на

документную сферу (ГОСТ 1.0-68 встановив, що об'єктом стандартизації

повинні бути системи документації в області організації і управління

виробництвом, системи інших видів документації). Однак з методологічної точки зору документная стандартизація складна, оскільки об'єктивні дії, відображенням яких є документи, не уніфіковані; документи є у всіх випадках продуктом діяльності людини, внаслідок чого відображення ними об'єктивної дійсності залежить від суб'єктивних факторів; стандарт стверджує статичне положення системи, що неможливо для соціальної системи на скільки-небудь тривалий термін.

В ідеальному випадку, при типізації функцій і завдань усіх суспільних інститутів і їх відносної стабільності можлива стандартизація систем документації всіх рівнів з будь-яким ступенем глибини.Практично ж стандартизація проводиться лише на низьких рівнях систем (група, вид, різновид) і переважно за параметрами, доступним виміру, - стандартизація форм документів у межах групи.

З огляду на зазначені труднощі стандартизації, доцільно основним напрямком робіт вважати напрямок «зверху вниз», від найбільш загальних принципів і характеристик документів до уніфікації окремих приватних видів документів. У числі першочергових завдань слід розглядати систематику, створення повної номенклатури документів і їх розподіл на категорії. Паралельно повинна проводитися розмірна уніфікація. На наступних етапах будуть створюватися переліки обов'язкових реквізитів документів і загальні принципи їх розміщення і потім проводитися уніфікація наборів обов'язкових показників (тезаурусів) в межах окремих систем документації і створення стандартних форм [4]. Необхідно відзначити, що саме форма документа є тим компонентом, який найбільш є статичною, відносно стійкий в історичному плані і забезпечує спадкоємність систем документації.

Глава II. Етапи розробки уніфікованих систем ОРД

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації буде розроблятися в кілька етапів. На першому етапі (термін введення в дію-1975р.) Буде виконано і забезпечено відповідною документацією кілька завдань даної функції на підставі наступних критеріїв:

актуальність, першочерговість завдань для апарату управління;

наявність сформованої документаційною бази, що забезпечує реалізацію завдання (офіційно регламентованої або традиційної);

найбільша зв'язок з іншими завданнями і системами документації;

наявність діючих або проектованих АСУ, вирішальних цю задачу.

На підставі перерахованих критеріїв можна вибрати для першочергової розробки такі групи завдань (умовно їх назвемо підсистемами УСОРД):

управління підвідомчими об'єктами;

удосконалення роботи апарату управління;

забезпечення кадрами службовців апарату управління;

контроль за виконанням документів.

Кожна підсистема буде включати переліки видів і різновидів документів, уніфіковані форми, збірники трафаретних текстів.

Крім цих матеріалів в УСОРД увійде комплекс нормативно - технічних документів забезпечують застосування системи: правове забезпечення функціонування документів в АСУ, порядок зберігання документів в обчислювальних центрах, вимоги до документів, за якими здійснюється автоматизований контроль виконання та інші.

Одночасно з розробкою УСОРД в деяких інститутах створюється класифікатор документів і показників, на підставі якого інформація ОРД буде вводитися в машину.

Схематично УСОРД можна представити таким чином: (див. Додаток 1).

Головний методологічний підхід при проектуванні УСОРД полягає в наступному: по кожній вибране завдання виділяється основна дія і будується його модель, причому береться до уваги альтернатива події на тлі основного типового дії. Всі отримані таким чином моделі наповнюються необхідною документацією з набором показників, які забезпечують вирішення задачі.

Уніфікація наборів показників, переліків документів, форм проводиться в першу чергу в межах завдання (по ланцюжку документів), а потім і між завданнями (ланцюжками документів).

На стадії обстеження і при проектуванні уніфікованої системи документації ми виходимо з таких принципів:

1. Функціональність системи документації. Вона полягає в тому, що кордони і склад системи визначаються, базуючись на певних функціях і відповідно завданнях.

2. У УСОРД входять всі відносяться до системи документи, а не тільки ті, які надійдуть безпосередньо на машинну обробку. Цей принцип заснований на тому, що АСУ може базуватися лише на раціонально організованою документної системі, що впровадження АСУ повинно вести до впорядкування всієї системи документування, а не тільки до створення групи раціонально організованої системи документації, призначеної для машинної обробки.

3. УСОРД повинна базуватися, орієнтуватися на впорядкування і раціоналізацію традиційно існуючої системи документації. Цей принцип пов'язаний з тим, що в даний час ще не склалися умови для заміни документа іншим видом носія інформації, а створення машиноорієнтованої системи документації, паралельної традиційної, різко збільшить обсяг документообігу. Тому ми прагнемо впорядкувати, модернізувати традиційне документування і пристосувати документи для обробки на ЕОМ і інших автоматизованих пристроях.

4. Оскільки УСОРД згодом отримає повсюдне застосування, пропоновані уніфіковані документи повинні бути придатні як для машинної обробки, так і для традиційної, ручний, тобто орієнтовані на машину форми повинні мати текст.

Дотримання цього принципу дозволить застосувати уніфіковані форми, як в автоматизируемой частини системи управління, так і в неавтоматізіруемой. Причому в останньому випадку ця документація буде підставою для подальшого проектування автоматизованих систем обробки даних.

5. УСОРД на першій стадії буде пристосовуватися для введення в машину через проміжний носій - перфорацію. Відповідно до нього вся необхідна інформація, укладена в документах, повинна бути класифікована і закодована.

При проектуванні уніфікованих форм документів ми виходимо з методу єдиного формуляра, який розглядається в даний час як найбільш прогресивний і застосовується при уніфікації систем документації в нашій країні і за кордоном [5]. Він полягає в побудові єдиної моделі для груп взаємопов'язаних документів і в широкому застосуванні бланків, розроблених на основі цієї моделі.

Для УСОРД моделлю форми буде ГОСТ 6.39-72 «Організаційно-розпорядча документація. Формуляр- зразок ». Однак вимога ГОСТу отримує подальший розвиток в напрямку одновариантности форми документа і значного збільшення кількості реквізитів і показників зі строго орієнтованим розташуванням на бланку.

Вироблення трафаретів текстів є специфічною завданням УСОРД. Вона викликана тим, що в ОРД зміст (а, отже, і текст) мало формалізована, йому властива вільна літературна форма викладу. Виходячи з сформульованих вище принципів, текст організаційно - розпорядчого документа повинен залишитися на першому рівні формалізації, тобто на рівні вироблення трафарету тексту за типовими дій [6].

Розробка трафаретних текстів не є новим напрямком у документознавства. Однак відсутність теоретичного обґрунтування цієї діяльності, вихідних критеріїв, дає нам право запропонувати наступну методику створення трафарету. Спочатку розглядаються тексти деякої сукупності взаємопов'язаних документів «ланцюжка документів», які забезпечують вирішення однієї задачі або реалізацію одного типового дії. Для цього ланцюжка створюється уніфікований сума-текст, що містить всю необхідну для даної задачі інформацію. На підставі сума-тексту розробляються тексти конкретних документів ланцюжка з використанням стійких формулювань і словосполучень [7].

При створенні автоматизованої системи контролю за виконанням документів необхідно проаналізувати діючі і проектовані системи контролю на ЕОМ і виробити уніфіковану систему, призначену як для використання в умовах АСУ, так і в традиційному діловодстві.

У методологічному плані завдання полягає в тому, щоб використовувати традиційну систему реєстрації та контролю виконання документів в апараті управління і модифікувати її таким чином, щоб вона працювала як машинна і була більш ефективна. Основою системи може бути стандартна реєстраційна картка та вимоги до текстів документів, які підлягають контролю. Автоматизована система контролю дозволить значно збільшити коло контрольованих документів, підвищити оперативність виконання; в подальшому вона послужить базою для автоматизованої системи реєстрації та пошуку документів в установах.

Велике значення особливо для архівних установ має розробка підсистеми «Організація зберігання документів в обчислювальних центрах». Вона є першим кроком до визначення критеріїв відбору документів, що звертаються в АСУ, на державне зберігання. На даному етапі повинні бути вирішені два основних питання - що і де зберігати: чи треба зберігати документи в обчислювальному центрі, які саме, як їх враховувати і шукати; які повинні бути взаємини обчислювального центру і відомчого архіву, обчислювального центру і канцелярії та інші.

Ці проблеми не є новими для архівних установ, хоча є ряд труднощів, пов'язаних з появою принципово нових документів, проміжних носіїв, з дублюванням інформації.

Розробка і впровадження підсистеми дозволить упорядкувати нову документацію, відвести їй відповідне місце інших видів документів, запобіжить знищення документів.

Однією з умов ефективного впровадження і функціонування документаційною системи є її правове забезпечення. Воно полягає у виробленні зводу правил або вимог до документів, оброблюваних або отримуються за допомогою ЕОМ, які встановлювали б юридичну силу і достовірність інформації. У правове забезпечення входять також і певні норми для людей, які працюють з документами, встановлюється їх відповідальність за достовірність інформації.

Участь в розробці УСОРД фахівців в області документації вважаємо за доцільне. Вони можуть використовувати свій досвід і знання в області документації для створення УСД, ефективно функціонуючих, як в автоматизованих системах управління, так і в традиційному діловодстві.

2.1. Систематизація (освіта систем, класифікація документів)

Однією з актуальних завдань вдосконалення управління народним господарством є розробка і впровадження автоматизованих систем управління (АСУ) різних рівнів з подальшим переходом до Загальнодержавної автоматизованої системи збирання і обробки інформації для обліку, планування та управління народним господарством (ЗДАС).

Автоматизована система управління повинна базуватися на раціонально організаційної інформаційній базі, представленої в даний час переважно в формі документа. Автоматизація управління народним господарством в свою чергу висуває завдання створення єдиних, порівнянних, уніфікованих систем документації, пристосованих до машинної обробці.

Створення систем документації - проблема багатоаспектна, недостатньо розроблена документознавством. Одним з аспектів цієї проблеми є документная систематика, тобто опис, найменування, класифікація та побудова систем документації.

Велика розмаїтість документів, невпорядкованість їх номенклатури, відсутність уніфікаціі- серйозну перешкоду для ефективних прикладних розробок. Все це робить завдання систематики особливо актуальними. У ній можна окреслити такі проблеми:

Критерії виділення і обмеження систем документації різних рівнів;

Встановлення таксонів (від лат. Taxon- систематична категорія), тобто систематичних одиниць, для визначення положення в системі окремої самостійної групи, і присвоєння їм назв;

Уніфікація і стандартизація систем документації і їх можливості.

Системний підхід у вивченні документів найбільш перспективний в документознавства. Найбільш вдале визначення документної системи дають Н.М.Шепукова і Н.Н.Коннова; вони представляють документную систему як комплекс взаємопов'язаних документів, що відображають на основі сформованих правових норм і традиційних способів і форм документування організацію і зміст діяльності конкретної системи управління або громадської функції [8].

Одночасно з побудовою ієрархії систем документації необхідне введення спеціальної термінології для розрізнення основних одиниць класифікації.Здійснення подібного роду документної систематики, введення єдиної номенклатури документів дозволить розібратися в існуючому різноманітті документних форм і підійти до практичних питань удосконалення документного господарства на науковій основі.

Систему документації можна розглядати як би досягнення певної мети комплекс взаємопов'язаних документів, що характеризується наявністю встановлених критеріїв виникнення кожного з них.

Класифікацією документів як історичних джерел традиційно займається джерелознавство. В даний час Джерелознавці розглядаються три основних принципи побудови схем класифікації джерел: схема М.Н. Тихомирова (за видами джерел) [9], схема А. А. Зіміна (по хронологічним періодам) [10] і схема С.М.Каштанова і А.А.Курносова (за походженням) [11]. У всіх класифікаціях розглядаються категорії «вид», «група», «клас», але вони позначають не однакові поняття. Так, у М.Н.Тихомирова видами є речові, етнографічні, лінгвістичні, усні і письмові джерела, а у С. М.Каштанова і А.А.Курносова- статистична звітність. Однак незважаючи на відмінності в назвах груп документів, у них єдиний критерій виділення систем документаціі- відмінність методів дослідження джерел.

Архівознавство зачіпало питання класифікації документів в двох основних аспектах: виділення систем документації і визначення терміна «вид документа». К.Г.Мітяев, наприклад, вперше в архівознавства вживши цей термін в 1959 році, називає два можливих критерію виділення систем в управлінській документації: функціональний (адміністративна, обліково-звітна, планова і ін.) І галузевої. Іншими авторами це положення тільки повторювалося, але подальшого розвитку не отримало. Наведемо три приклади того, яким чином ділять документи на групи фахівці в області документації:

1. «На підставі мовного дослідження з'ясувалося, що всі документи в основному діляться на три груп: економіко-статистичні, науково-технічні і організаційно-розпорядчі».

«Організаційно-розпорядчі документи класифікуються на наступні групи: організаційні, розпорядчі, довідково-осведомітельних і ділові листи».

2. «За основу класифікації береться найменуванні різновиди, автор, дата ... і соціальне звучання документів. Саме тому в особливі групи виділяються нормативно-розпорядчі акти, документи колегіальних органів, листи, заяви і скарги трудящих і т.п. »

3. «У процесі адміністративної діяльності створюються багато видів документів, що розрізняються між собою за змістом документованих дій, призначенням, різновиди, форми, способу виготовлення, по розташуванню тексту, за типами носіїв інформації.

За змістом управлінських дій, рішень, зв'язків адміністративні документи поділяються на організаційні, розпорядчі, внутрішні, з особового складу, оперативні адміністративні документи ».

У 1970-ті роки в зв'язку з активним розвитком робіт зі створення автоматизованих систем управління виникла необхідність уніфікації систем документації. В даному випадку практика визначила теоретичну розробку питання, в результаті чого вже в 1971 році були названі перші 12 систем: стандарти і технічні умови; проектна документація з капітального будівництва; планова документація; звітно-статистична документація; первинна облікова документація бюджетних установ; організаційно-розпорядча документація; документація по матеріально-технічному постачанню; документація по ціноутворенню; документація по зовнішній торгівлі; розрахунково-грошова документація; документація по торгівлі. В даний час розробка цих систем завершена.

Розгляд даних систем показує, що критерії їх виділення не однакові, назви не впорядковані і, крім того, вони не охоплюють всієї документації або будь-якої її відокремленої частини. Іншими словами, ця класифікація не може бути покладена в основу наукової систематики.

Була зроблена також спроба, визначити межі системи більш високого рівня, а саме, системи управлінської документації як сукупності документів, що застосовуються при дії органів управління в усіх сферах народного господарства. Однак наведене визначення не дає повного уявлення про межі системи.

Таким чином, можна зробити висновок, що критерії обмеження або виділення систем документації до теперішнього часу остаточно не сформульовані.

Такі уявлення про документної систематики. Для її реалізації необхідна вироблення єдиної номенклатури документів та переліку формальних критеріїв віднесення документів до того чи іншого таксону (типу, класу, групи, виду, різновиду). Одним з можливих шляхів практичного застосування результатів систематики є уніфікація систем документації, тобто створення систем «зверху», побудова їх за певної моделі, що відбиває наше пізнання об'єктивної системи і всіх її зв'язків і залежностей.

2.2.Связь уніфікації та стандартизації

Сфера стандартизації розширюється, охоплюючи все нові галузі. Характерним стає проникнення стандартизації в управління, зокрема, в роботу з документами. Стандарти на документи повинні сприяти уніфікації форм управлінської документації, організації централізованого виготовлення бланків, створення в подальшому можливості механізованої обробки службових документів і полегшення праці управлінського персоналу, а також зменшення витрат на канцелярські витрати.

Впровадження стандартизації в управлінську документацію об'єктивно обумовлено двома основними моментами. Перший-відсутність в даний час єдиних загальнодержавних норм, що регламентують створення та підготовку документів. Другий, як наслідок першого, - невиправдане різноманіття видів і форм документів, які фіксують виконання ідентичних управлінських дій.

Результатом невпорядкованості процесів документообразования є часто низька якість документа в сфері управління, що знижує його дієвість в здійсненні управлінських процесів. Особливе значення в даний час має якість документа як носія управлінської інформації. На перший план висувається вимога підвищення інформативності принципової єдності, уніфікації документів, як за формою, так і за змістом. Це завдання і вирішується методом стандартизації.

Чому саме метод стандартизації є найбільш раціональним при встановленні певних норм для документів. Відповідь на це питання полягає в розкритті змісту терміна «стандартизація» стосовно до документів. Істота терміну характеризується трьома аспектами. По-перше, стандартизація є що встановлюються на досить тривалий проміжок часу загальносоюзні загальнообов'язкові норми створення документів. Причому вона не тільки вводить норми, але і гарантує їх дотримання. По-друге, це уніфікація властивостей і якостей документа, введення єдиних розмірів, форм, правил, вимог для всіх документів. І, по-третє, стандартизація- це закріплення і поширення лише тих якостей і властивостей документів, які мають найбільше функціональне виправданість, забезпечують найбільший управлінський ефект.

Уніфікація і стандартизація документів тісно пов'язані. Розкриваючи поняття стандартизації документів через їх уніфікацію, тим самим розглядається остання в якості одного з методів уніфікації. З іншого боку, уніфікація документів може проводитися і самостійно, в цьому випадку стандартизація як правове закріплення вимог уніфікації буде лише одним з методів її практичного вираження.

Загальним для цих термінів є вимога введення однаковості; відмінність полягає в правовій силі і сфері поширення, причому більш загальним є поняття «уніфікація».

Поєднання правової сили стандартів, включення в стандарт вимоги обов'язкової уніфікації документів і, нарешті, закріплення в стандартах лише найкращих рішень і комбінацій роблять стандартизацію єдиним ефективним шляхом, який веде до «виходу з ентропії документної інформації» [12].

2.3. Зв'язок уніфікації з використанням АСУ

Основною метою уніфікації документів, що використовуються в АСУ, є створення стабільної системи документів, які найбільш повно відповідають вимогам їх обробки на ЕОМ, що містять інформацію, необхідну для вирішення завдань управління при мінімальних витратах засобів і часу на її збір, обробку, передачу та зберігання. Виходячи з цієї мети, уніфікація документів повинна привести до вдосконалення їх змісту і форми.

Удосконалення змісту документів передбачає: усунення з них даних, традиційно містяться, але не використовуваних при вирішенні конкретних завдань в АСУ: похідних даних, які можуть бути отримані при машинній обробці; дубльованих даних, що виключаються для зниження витрат на введення інформації в ЕОМ; внесення в документ раніше відсутніх даних (у зв'язку з постановкою нових завдань управління або підвищенням точності рішення колишніх завдань, а також виходячи з умов введення і контролю даних в ЕОМ); забезпечення порівнянності показників і впорядкування термінології.

Для вдосконалення форми документів рекомендовано створення моделі їх побудови для однієї або декількох систем документації, орієнтованих на машинну обробку і в той же час придатних для сприйняття людиною; встановлення сукупності реквізитів для кожного виду документів і єдиних правил їх складання та оформлення.

В якості основи для проведення уніфікації документів методикою передбачено збір даних: від встановлення функціональної підсистеми АСУ і вирішуваних нею завдань і далі - від завдань до конкретних показників. Проведення робіт по уніфікації документів повинно бути пов'язане зі створенням «Загальносоюзного класифікатора управлінської документації» і з вимогою інших класифікаторів, кодові позначення яких будуть застосовуватися в уніфікованих документах.

Головні організації, відповідальні за створення окремих систем управлінської документації, відповідно до плану, підготували державні стандарти, які включають, як правило, основні положення системи, формуляр - зразок, види документів. Аналіз перших редакцій цих стандартів показав, що більшість розробників правильно використовували єдині методичні основи в побудові уніфікованих систем документів, проте з'явилася необхідність додаткового узгодження між різними системами документації. Наприклад, формуляри - зразки невиправдано відрізнялися один від одного (по застосовуваних форматів, місць розташування однойменних реквізитів, кодів і т.д.), що в разі затвердження їх в такому вигляді не дозволило б отримати максимальні переваги уніфікації документів. Стандарти на основні положення систем документації повинні повніше враховувати вимоги обробки одних і тих же документів в різних обчислювальних центрах (поки не буде організований обмін технічними носіями), вимоги банків даних, створюваних в автоматизованих системах, формалізації текстів, застосування засобів оргтехніки в АСУ для підвищення ефективності використання ЕОМ.

Труднощі зі створення уніфікованих систем документації, що відповідають найвищим вимогам, зрозумілі. Вони полягають у відсутності по ряду систем переліків вирішуваних завдань або частій зміні їх складу, а, отже, і необхідності переробки математичного та інформаційного забезпечення; в подоланні традицій в формах документів і правила їх оформлення; в приналежності значної кількості документів кільком системам документації одночасно. Однак всі ці труднощі переборні.

В даний час закінчується експертиза розроблених проектів стандартів і їх доопрацювання на основі зауважень. Проекти стандартів повинні бути розглянуті з позиції загальних завдань уніфікації документів різних систем (зведено до необхідного мінімуму різноманітність в формулярах - зразках; впорядкована термінологія в назвах видів, різновидів документів, що застосовуються реквізитів), а також має бути виключена можливість створення односторонніх переваг для організації, які отримують уніфіковані документи, шляхом невиправданого підвищення витрат при їх створенні або навпаки. Всі системи повинні бути оцінені за єдиними критеріями, що передбачають визначення ступеня уніфікації, виходячи із завдань використання документів в АСУ. Необхідно переконатися, що вимоги повністю пов'язані з параметрами технічних засобів, що застосовуються на всіх стадіях виготовлення, проходження і обробки документів, а також з умовами їх подальшого зберігання в архівах.

Розробляються в поточній п'ятирічці уніфіковані документи повинні бути машинно - орієнтованими, тобто що міститься в них інформація буде переноситися на технічні носії оператором, а лише потім вже вводиться в ЕОМ.Однак вже зараз потрібно закласти основу, для можливості в найближчому майбутньому, перетворити ці документи в машинно-читаються, тобто вводяться в ЕОМ автоматично за допомогою читають пристроїв.

Рішення названих та інших завдань, спрямованих на вдосконалення уніфікованих систем документації, вимагає напруженої творчої роботи на завершальних стадіях підготовки стандартів. У ній мають взяти участь не тільки фахівці-розробники стандартів і співробітники Держстандарту СРСР і його інститутів, які проводять експертизу, але і фахівці всіх міністерств і відомств, зацікавлених в успішному вирішенні загальної задачі.

У ряді галузей промисловості створюються уніфіковані документи для застосування їх в галузевих АСУ. Оскільки ця документація складається в основному з документів, що розробляються міжгалузевими відомствами, і тільки доповнюється специфічними для галузі документами, то досвід, отриманий галузевими організаціями, повинен бути використаний при доопрацюванні стандартів перед їх затвердженням. Значний теоретичний і практичний матеріал, який також бажано використовувати, дала Всесоюзна конференція з уніфікації та стандартизації документів в автоматизованих системах управління, що відбулася в липні 1974р. в Подільському.

При остаточному узгодженні проектів стандартів їх необхідно розглянути на засіданнях груп експертів з числа фахівців різних компетентних організацій і галузей, на координаційній раді Держстандарту СРСР з інформаційного забезпечення АСУ або його відповідної секції.

Залучення широкого кола фахівців, що працюють в області технічного, математичного та інформаційного забезпечення АСУ, документознавства та архівної справи, для активної участі їх в обговоренні проектів стандартів дозволить створити уніфіковані системи документації, що найповніше відповідають сучасним вимогам управління народним господарством на базі все більш широкого використання АСУ .

Глава III .виду уніфікованих текстів та порядок розробки

Мовний матеріал, що міститься в документі, може виконувати основну, змістовну функцію (власне текст документа) і вторинну, ориентирующую функцію (різні елементи оформлення документа, а також інші внетекстовие форми передачі інформації-креслення, схеми, діаграми і т.п.).

Типи текстів документа строго стандартизовані й уніфіковані. На думку відомого документаліста П.В.Веселова, уніфікація тексту документа виправдана з різних точок зору. Перш за все з економічної точки зору: складання уніфікованого тексту вимагає менше витрат праці і часу. Укладач документа, працюючи за зразком, отримує можливість зосередити увагу на найважливіших, нестандартних аспектах інформації.

Уніфікація документа виправдана і з психологічної точки зору: в стандартному тексті адресат документа може відразу ж виділити ключові моменти повідомлення (за даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в десять разів інтенсивніше, ніж неуніфікований).

Уніфікація текстів документів виправдана і з правової точки зору: сама форма тексту набуває «узаконений» вигляд.

Нарешті, уніфікація виправдана з технічної точки зору: уніфікований текст легше, простіше і дешевше обробити на комп'ютері.

За способом синтаксичної організації мови, а також по виду її просторово графічного оформлення можуть бути виділені наступні види текстів:

1. Пов'язаний текст з традиційною лінійної записом.

Наприклад, особиста заява: Прошу відрядити мене в Санкт-Петербург в бібліотеку Академії наук терміном на 10 днів для ознайомлення з архівними матеріалами з теми мого дослідження.

Дані тексти являють собою послідовність повністю синтаксично оформлених частин пропозиції або пропозицій, відповідних офіційно-ділового стилю мови.

Пов'язаний текст, як правило, складається з двох частин. У першій вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.

Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).

2. Зв'язковий текст із записом за трафаретом.

Трафарет - традиційна лінійна запис, але з пробілами, які заповнюються змінною інформацією. Трафарет являє собою вид формалізованого тексту: в ньому заздалегідь передбачається і типова ситуація, в межах якої буде використаний службовий документ, і мовна форма, в якій ця ситуація відображається.

Довідка № ____________ Видана _________

у тому, що____________________________

Довідка видана для подання _________

Зазвичай для трафарету використовується різного роду бланки. Бланк офіційного документа - стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для зміни інформації. Елементи оформлення бланка містять інформацію про тип документа, наприклад, «Москва» і т.п.

3. Текст-анкета. Анкета-це перелік заздалегідь підготовлених питань. Питання і відповідь два пов'язаних за змістом самостійних пропозиції. При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження) або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу (маєте, володієте або були, перебували).

Зміст анкети, як правило, виявляється більш докладним, ніж в трафареті. Текст анкети розташовується по вертикалі.

Прізвище __________________

ім'я _________________________

По батькові _____________________

Рік і місце народження __________

і т.д.

4. Текст-таблиця. Табліца- це сукупність даних, представлених цифровий або словесній формі і укладених в графи вертикальної і горизонтальної площин. Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.

В одному документі допускається поєднання текстів різних типів. Лінійна запис зв'язного тексту може бути ілюстрована таблицею або вона може випереджати анкету і т.д. Форма, в якій подаються тексти документів, визначається характером що міститься в них інформації.

ГОСТи та інші інструктивні матеріали закріплюють і стандартизують вимоги до тексту документа: його змісту, обсягу, внутрішню структуру і зовнішній формі, складу і розташуванню реквізитів. Крім того, в донних нормативних документах висуваються певні вимоги до мови конкретного документа і мовною оформленню його реквізитів.

Таким чином, процес стандартизації ділового мовлення охоплює всі рівні мови - і лексику, і морфологію, і синтаксис. У підсумку складається стійкий мовної стереотип, що сприймається мовцем як особливий, функціонально орієнтований стиль мови. Не мають рації ті, хто бачить в стандартизації ділового мовлення «збіднення» або навіть «порчу» літературної мови. Поганий не канцелярський мову, а зловживання ним в публіцистиці, в літературі і повсякденній спілкуванні.

ВИСНОВОК

Вітчизняний досвід уніфікації та стандартизації документів показує, що будь-яке розгляд документа ізольовано зводить нанівець найкращі ідеї уніфікації, що і сталося зі стандартами 1930-х років.

У ЕГСД намічається тенденція до подальшого розвитку стандартизованої системи в напрямку комплексної стандартизації. Тому за планом науково-дослідних робіт ВНІІДАД намічено підготувати стандарти на форми реєстраційної картки та номенклатури справ, а також на застосовувані в тексті документів скорочення слів. Ці стандарти значно збагатять систему і дозволять в подальшому перейти до стандартизації інших документних систем в сфері управління, а потім до стандартизації процесів або технології документування.

Розробка теоретичних питань стандартизації управлінської документації тільки починається. Ще не знайшли остаточного рішення питання критеріїв вибору, методики, недостатньо досліджена також проблема ефективності стандартизації, хоча вона має в даний час першорядне практичне значення.

Впровадження стандартів в управлінську діяльність буде відбуватися за двома основними напрямками. Провідне напрямок популяризація стандартів засобами друку, радіо і телебачення, проведення лекцій і семінарів, видання альбомів форм, а також широке роз'яснення переваг стандартних форм документів. Установам і організаціям зі свого боку необхідно здійснити ряд організаційних заходів, що сприяють виконанню вимог стандартів. До них відносяться, наприклад, видання наказу про впровадження ГОСТів, проведення семінару відповідальних виконавців, фахівців, працівників юридичної служби та відділів кадрів по роз'ясненню суті впроваджуваних стандартів, забезпечення проектування і виготовлення нових форм бланків.

Стандартизація підвищує якість документа як носія інформації в сфері управління. Можна припустити, що вона надасть певний вплив і на якість документа як історичного джерела. У документі буде досягнуто значне ущільнення інформації, що неодмінно позначиться на шляхах і методах його використання дослідниками.

В результаті застосування стандартизованих документів в управлінській діяльності з'являється можливість подальшого проникнення нормування в сферу документування в напрямку все більш широкою трафаретізаціідокументів текстів та стандартизації процедурних питань документообразования.

Список використаної літератури

1. ГОСТ 1.0-68 «Державна система стандартизації».

2. ГОСТ 6.38-72 «Система Організаційно - розпорядчої документації. Основні положення".

3. ГОСТ 6.39-72 «Організаційно-розпорядча документація. Формуляр-зразок ».

4. ГОСТ 19675-74 «Автоматичні системи управління. Основні положення. Терміни та визначення".

5. ГОСТ 6.10.2-75 «Уніфіковані системи документації. Терміни та визначення".

6. ГОСТ 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

7. ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

8. Анісімов В.М., Арбузова В.С. Діловодство в системі державної служби. М. РАГС. 2000.

9. Васильєв М.А. Деякі аспекти уніфікації текстів документів, що застосовуються в процесах управління. В зб. «Наукові основи уніфікації документів управління». Наукові праці ВНИИС. М. 1972- З 35.

10. Воробйов Г.Г. Документ. Інформаційний аналіз. М. 1973.

11. Воробйов Г.Г. Методика уніфікації текстів організаційно - розпорядчої документації (ОРД). М.1973.

12. Газі-Рапопорт М.Г., Сокова А.Н. Рівні і етапи стандартизації документів // В сб .: Уніфікація документів в автоматизованих системах управління. Подольск. 1974.

13. Каштанов С.М., Курносов А.А. Деякі питання теорії джерелознавства // Історичний архів.1962. №4. -З 21

14. Кокорєв В.І. Державні стандарти на систему уніфікованих зовнішньоторговельних документів // Стандарти і качество.1970.№8- З 56.

15. Лямін Б.М., Кокорєв В.І. Уніфікація управлінських документів, що використовуються в АСУ // Радянські архіви. 1974.№6- З 27.

16.Малітіков А.С. До питання про прогнозування наукових досліджень, в області документознавства та архівознавства // Радянські архіви.1969.№6.- З 43.

17. Сокова А.Н. До питання про документної систематики // Радянські архіви.1976.№4-С 16.

18. Сокова А.Н. Стандартизація управлінських документів в ЕГСД // Радянські архіви.1971.№1-С 48.

19. Сокова А.Н. Уніфікована система ОРД // Радянські архіви.1973.№5-С 26.

20. Тихомиров М.Н. Джерелознавство історії СРСР з найдавніших часів до кінця XVIIIвека.т.1.М. 1962. изд.2-е-С 5.

21. Методика і практика стандартизації. Навчальний посібник / За ред. В.В. Ткаченко. М. 1967.

22. Шепукова Н.М., Коннова М.М. Про системний підхід при експертизі цінності управлінської документації // Радянські архіви. 1974.№3- З 33.

23. Яцунский В.К. До питання класифікації письмових джерел в курсі джерелознавства історії СРСР // Праці МГІАІ. М.1958.т.11-С 44.

Додаток 1.

[1] Методика і практика стандартизації. Навчальний посібник. Під ред. В.В.Ткаченко. М., 1967, С.126.

[2] Васильєв М.А. Деякі аспекти уніфікації текстів документів, що застосовуються в процесах управління // В зб. «Наукові основи уніфікації документів управління». Наукові праці ВНИИС. М., 1972, С.35.

[3] Гаазе-Рапопорт М.Г., Сокова А.Н. Рівні і етапи стандартизації документів // В сб .: «Уніфікація та стандартизація документів в автоматизованих системах управління». Подольск, 1974. З 37.

[4] Гаазе-Рапопорт М.Г., Сокова А.Н. Рівні і етапи стандартизації документів // В сб .: «Уніфікація та стандартизація документів в автоматизованих системах управління». Подольск, 1974. З 38.

[5] Кокорєв В.І. Державні стандарти на систему уніфікованих зовнішньоторговельних документів. «Стандарти та якість» М .: 1970, №8. З 56.

[6] Воробйов Г.Г. Документ. Інформаційний аналіз.М., 1973.

[7] Воробйов Г.Г. Методика уніфікації текстів організаційно-розпорядчої документації (ОРД). М., 1973.

[8] Шепукова Н.М., Коннова М.М. Про системний підхід при експертизі цінності управлінської документації // «Радянські архіви» 1974, №3 - З 33.

[9] Тихомиров М.Н. Джерелознавство історії СРСР з найдавніших часів до кінця XVIII століття, т. 1, М. изд. 2-е, 1962. С 5

[10] Яцунский В.К. До питання класифікації письмових джерел в курсі джерелознавства історії СРСР // «Праці МГІАІ», т.11. М., 1958.-С 44.

[11] Каштанов С.М., Курносов А.А. Деякі питання теорії джерелознавства. «Історичний архів», 1962, №4- З 21.

[12] Малітіков А.С. До питання про прогнозування наукових досліджень в області документознавства та архівознавства // «Радянські архіви», 1969, №6, -С 43.