Історія уніфікації документів

Скачати 48.15 Kb.
Дата конвертації	07.09.2018
Розмір	48.15 Kb.
Тип	курсова робота

Федеральне агентство з освіти

Державна освітня установа вищої

професійної освіти

«Далекосхідного державного університету»

Інститут міжнародного туризму і гостинності

Факультет соціального менеджменту

Кафедра управління в соціально-побутовій сфері

Курсова робота

ІСТОРІЯ УНІФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

виконавець:

група тисячу п'ятсот сорок чотири,

факультет соціального

менеджменту

спеціальність документознавство та

документаційне забезпечення

персоналу

Сивко Наталія Василівна

______________________________

Науковий керівник:

старший викладач

Попова Ніна Юріївна

______________________________

Владивосток 2008

зміст

Введение ....................................................................................... ... 3

1 Теоретичні основи уніфікації ...................................................... 4

1.1 Уніфікація тексту документа ...................................................... ... 4

1.2 Уніфіковані системи документації ....................................... ..7

2 Історичний аспект уніфікації документів .................................... ... 10

2.1 Уніфікація документів в 1920-1930е роки .................................... ..10

2.2 Уніфікація документів в 1960-1970е роки .................................... ..13

2.2.1 Єдина державна система діловодства .................. 13

2.3 Уніфікація документів в 1970-1980е роки .................................... ..19

2.4 Уніфікація документів в 1990е роки .......................................... ... 22

Висновок .................................................................................. ... 23

Список літератури ........................................................................... 26

Вступ

В даний час уніфікації тексту документа приділяється особлива увага: розробляється законодавча база, нормативні документи, творці яких прагнуть якомога більш чітко відобразити принципи роботи з документами, обравши собі за мету виробити звід єдиних правил документування діяльності тієї чи іншої установи. Вивчення сучасних принципів уніфікації документів неможливо без єдиної, нерозривний зв'язок з історією її виникнення.

Так як на сьогоднішній день історія уніфікації документів вивчена неповно і вимагає подальшого розгляду, представляє інтерес провести його на основі короткого аналізу загальнодержавних нормативно-методичні документів по організації діловодства, що і є метою даної курсової роботи.

У першому розділі роботи «Теоретичні основи» поставлено завдання вивчення поняття уніфікації тексту документа, уніфікованих систем документації.

У другому розділі роботи «Удосконалення документів методами уніфікації» безпосередньо розкривається обрана тема курсової роботи.

У висновку підведені основні підсумки проведеного аналізу вдосконалення документів методами уніфікації.

1 Теоретичні основи уніфікації документів

1.1 Уніфікація тексту документа

В ході розвитку суспільства встановилася нерозривний зв'язок між поняттями «документ» і «юридична сила документа».

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено таке визначення поняття «документ»:

Докумен т - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати [1].

Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство і архівна справа». Для більш повної характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».

Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами: найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д. ГОСТ закріплює наступне визначення реквізиту:

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа. [2].

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає як предмет і результат праці.

Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:

• регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін.);

• розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.);

• накопичення і узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін.);

• передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми та ін.).

Документ виник перш за все, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа». Під юридичною силою документа розуміється авторитарність документа, заснованого на законодавстві.

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, так як означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа передбачає його обов'язковість для тих, кому воно адресоване, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб і громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї .

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення.

Юридична сила документа визначається змістом і формою документа. Саме ця обставина викликала до життя процеси уніфікації, які мають багатовікову історію.

Процеси уніфікація виправдані й економічно, і юридично.

Економічно виправдані, тому що тим самим полегшується процес складання та обробки документа, стає можливою і машинна обробка, наприклад, завдяки уніфікації по кінця першої фрази ділового листа можна визначити його тему і ступінь важливості.

Юрідіческіоправдани, тому що за допомогою перевірених практикою формулювань сенс передається точно. У разі конфлікту сторони можуть використовувати ці формулювання в якості безперечних аргументів [16].

Під уніфікацією розуміється «приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості».

Уніфікація - це вибір оптимального числа різновидів продукції, процесів та послуг, значень їх параметрів і розмірів.

У процесі уніфікації має проводитися раціональне скорочення елементів вихідного безлічі об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників і реквізитів), а так само обов'язково призводить до встановлення оптимального однаковості в будь-якій області діяльності, в тому числі і в документуванні.

Уніфікація тексту проводиться за такими основними напрямками: склад інформації, структура тексту, мовні засоби представлення інформації.

Уніфікація складу інформації полягає у визначенні необхідного змісту в кожній уніфікованою формою на основі аналізу її призначення. Склад інформації в службових документах встановлюється наступним чином: з документів усувається традиційно включається, але не використовується в даний час інформація (наприклад, графа «партійність» з особистого листка), в документи вноситься якої було раніше інформація, яка стала використовуватися в зв'язку зі зміною соціально політичної обстановки і впровадженням нових інформаційних технологій (індивідуальний номер платника податків).

Уніфікація структури тексту полягає у встановленні типового набору складових частин документів і їх черговості, з яких будуть складатися уніфіковані форми документів. У всіх випадках використовується двухчастная структура тексту: перша частина містить обгрунтування, доказ, посилання на інші документи; друга - суть питання, тобто розпорядчу частину наказу, прохання, відповідь по суті (наприклад, уніфікований текст заяви про надання позачергової відпустки: У зв'язку з несподівано виниклими обставинами прошу перенести чергову відпустку з жовтня на серпень поточного року).

Не менш важливим аспектом уніфікації службових документів є виділення постійної частини тексту для закріплення її в уніфікованій формі. При підготовці паперових варіантів уніфікованих текстів можливі різні спосіб фіксації постійної інформації на папері: трафарет, анкета, таблиця.

У трафареті постійна інформація представлена у вигляді зв'язного тексту з пробілами, які заповнюються змінною інформацією (довідка з місця роботи).

При анкетній формі представлення уніфікованого тексту постійна інформація викладається як найменування ознак, що характеризують людину.

Таблична форма представлення уніфікованого тексту використовується при необхідності характеризувати кілька осіб або об'єктів, предметів за однаковими параметрами: при складанні графіка відпусток, описи справ з особового складу, штатного розкладу.

Форма документа з'являється як результат впорядкування тієї чи іншої діяльності, правової опрацювання тексту, яка повинна забезпечити юридичну повноцінність майбутнього документа, і уніфікації її текстового вираження, необхідних віз, печаток, тверджень, підписів та ін. [7].

1.2 Уніфіковані системи документації

Всі форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах, які виступають способом і засобом реалізації покладених на апарат управління функцій.

Діяльність установи оформляється сукупністю определеннимобразом взаємодіючих документів, відповідних функцій управління і складових системи документації.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення [9].

Типові управлінські функції в кожному управлінському апараті реалізуються на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації.Співвідношення документів з різних систем в діловодстві різних установ і організацій неоднаково, тому що залежить від конкретної діяльності тієї чи іншої установи, його масштабності, місця в системі федерального управління і ряду інших причин. Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу та виконавчу діяльність. Їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Система організаційно-розпорядчої документації в силу свого повсюдного застосування має велике значення для документування управлінської діяльності.

Крім загальних для всіх установ і підприємств функціональних систем документації виділяють також галузеві системи, які використовуються при документуванні відповідних видів діяльності і відображають їх специфіку. Це, наприклад, системи документації по охороні здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові та ін. Організаційно-розпорядча документація тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами. З одного боку, вона представляє для інших систем правову основу, а з іншого - в ній знаходять відображення питання керівництва, контролю, планування, обліку, звітності і т.д.

В умовах науково-технічної революції відбулося різке збільшення обсягів інформації, викликане активізацією суспільного життя, зростанням числа організацій, фірм, збільшенням номенклатури промислових виробів і ускладненням процесу їх виготовлення, розширенням економічного і культурного співробітництва. У зв'язку з цим виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатнього кількості видів документів, які виконують роль інформаційного забезпечення функцій управління. Ручна обробка не дозволяла вчасно і якісно переробити зростаючі потоки інформації. З'явилася потреба в механізації, а потім і автоматизації обробки документної інформації. Однак практичне впровадження і застосування засобів автоматизації, ефективність їх використання знаходяться в прямій залежності від ступеня впорядкованості документації, для обробки якої вони призначені.

Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

Стандартизація документів - це найвищий ступінь їх уніфікації, доведення її результатів до рівня обов'язкової правової форми. Вимоги стандарту мають обов'язковий характер в межах сфери його поширення. Тому уніфікація зазвичай проводиться як попередній етап стандартизації, але може бути і самостійним видом діяльності. Результатом роботи з уніфікації і стандартизації документів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад, на звіт про науково-дослідній роботі) або окремі види продукції (наприклад, формати паперу), так і на уніфіковані системи документації.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Безпосередні розробники конкретних форм документів і систем документації - міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї чи іншої галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів, Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності [11].

2 Історичний аспект уніфікації документів

2.1 Уніфікація документів в 1920-1930-і рр.

Період 20-30-х рр. ХХ століття в історії розвитку в нашій країні апарату управління можна охарактеризувати як період активного вдосконалення самих різних аспектів його діяльності, і в тому числі, діловодства.

Наприкінці 1924 року було прийнято рішень РНК СРСР про створення акціонерного товариства організаційного будівництва "Оргбуд". Його засновниками стали центральні відомства: НК РСІ СРСР, ВРНГ СРСР, НКПС і т.д. Вибір засновників грунтувався на тому, що вони представляли собою окремі галузі управління з широко розвиненими мережами підвідомчих ланок, для яких можна було б розробляти загальногалузеві рекомендації, стандарти і т.п. Оргбуд став першим в історії нашої країни органом позавідомчої уніфікації тексту документів, який вів свої розробки, будучи повністю незалежним в економічному відношенні установою, хоча за методичної частини і був певною мірою залежимо від розробок НК РСІ.

Перед Оргстроем були поставлені наступні завдання:

1. Вивчення та узагальнення накопиченого досвіду уніфікації діловодства та вироблення на цій основі нових рішень щодо вдосконалення управлінської праці, в тому числі і діловодства;

2. Надання установам, підприємствам і т.п. практичної допомоги в уніфікації тексту документів шляхом розробки і впровадження спеціальних проектів;

3. Забезпечення заходів уніфікації діловодства технічними засобами і необхідної стандартної і бланкової документації;

4. Навчання зацікавлених осіб сучасним методам ведення управлінських робіт;

5. Інформування широких верств працівників управління та виробництва про новітні теоретичних здобутках уніфікації, про новинки конструкторських і технічних розробок в сфері управління.

Виконуючи ці завдання, Оргбуд

Виконуючи ці завдання, Оргбуд надавав допомогу в уніфікації всіх галузях народного господарства: транспорту, будівництва, фінансів, сільського господарства і т.д.

Оргбуд розробляв проекти уніфікації тексту документів самих різних напрямків управлінської праці. Серед цих розробок вироблення єдиної системи класифікації нормативних документів, вдосконалення систем впровадження стандартів і нормалей, систем оплати праці в різних підгалузях, організація робіт по державному страхуванню, уніфікація роботи нотаріальних органів і народних судів по країні; вдосконалення призовної системи для місцевих органів військового управління; розробка і впровадження нових форм обліку та т.д.

Основним видом роботи Оргстроя була уніфікація діловодства, яка займала до 70% від загального обсягу робіт.

Для уніфікації діловодства Оргстроем розроблялися як комплексні проекти уніфікації, так і проекти уніфікації окремих видів діловодства, в тому числі протокольного, по особовому складу, за скаргами і заявами.

У 1928-1929 рр. намагалися впровадити без реєстраційний систему діловодства, засновану на чіткій класифікації вступників, підготовлених і відправляються документів, їх розподілу по виконавцях і підвищенні відповідальності цих працівників. Успіху ця система не мала тому, що основою соціалістичного господарювання був облік, а ця система його обходила.

Поряд з цим Оргбуд готував для замовників форми найбільш часто зустрічалися в практиці їх роботи документів і правила уніфікації службових документів.

Оргбуд розвивав діяльність щодо вдосконалення діловодства, охоплюючи своїми постановками все нові і нові об'єкти, у багато разів збільшував свої економічні показники.

Однак до кінця 20-х рр. після створення відповідно до Постанови РНК СРСР від 14 січня 1926 року в системі НК РСІ СРСР Державного інституту техніки управління (ВТУ), Оргбуд зазнав певних змін, оскільки був об'єднаний з цим інститутом, і його перетворили у Всесоюзне об'єднання організаційного будівництва.

У своїй роботі вона стала більш залежати від методичних рекомендацій і вказівок ВТУ (зокрема, ВТУ всюди вимагав прив'язки до розробленого ним "Керівництву з діловодства установ і підприємств"). З'явився певний ухил в бік політизації проведених робіт.

Лінія на згортання уніфікації діловодства знайшла своє логічне завершення в Постанова Президії ЦКК ВКП (б) і Колегію НК РСІ СРСР від 25 квітня 1932 р яким ВТУ було ліквідовано. Ще раніше Постановою РНК СРСР від 21 жовтня 1931 р Оргбуд був перетворений в державне Всесоюзне об'єднання "Союзоргучет" і переданий в підпорядкування ЦСУ СРСР. Сфера діяльності цього об'єднання була обмежена випуском уніфікованих форм обліку та звітності.

З ліквідацією ВТУ і Оргстроя справу уніфікації діловодства в нашій країні було фактично припинено. Продовження цієї роботи стало можливим лише до кінця 50-х - початок 60-х рр. ХХ століття.

Оцінюючи діяльність Оргстроя по уніфікації діловодства в нашій країні в 20-30 рр. минулого століття, слід визнати його позитивну роль у вдосконаленні управлінської праці, засновану на комплексному підході до уніфікації тексту документів. Саме комплексність, коли об'єкта в ході процесів уніфікації отримував пакет нормативно-методичної документації для переходу на нові форми роботи; сукупність нових форм, бланків та інших видів документації, а також набір технічних засобів для механізації конторського праці, була запорукою успіху постановок Оргстроя. Досвід цієї роботи зберігає свою значимість і для нашого часу.

2.2 Уніфікація документів в 1960-1970-і рр.

2.2.1 Єдина державна система діловодства (ЕГСД).

Другий період стандартизації та уніфікації документів відноситься до кінця 1960-х - початку 1970-х рр. Це був час створення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), активну участь в розробці якої брали Головне Архівне управління [12].

Основна ідея ЕГСД - це всебічна комплексна уніфікація, встановлення раціонального однаковості форм і методів роботи з документами на всіх рівнях управління і на всіх стадіях життєвого циклу самих документів - їх підготовка, оформлення, зберігання. Саме методами уніфікації вирішувалися в той період завдання скорочення форм і видів документів, які використовуються для документування типових управлінських ситуацій. Результат цієї роботи увійшов в «Основні положення ЕГСД» як список видів документів, що видаються різними органами державної влади та управління. Нормативне закріплення видів документів, які використовуються в управлінській практиці, поклало початок значну роботу по класифікації документів, яка розгорнулася в 1970-і роки.

На стадії створення ЕГСД була розроблена методика і уніфіковані діловодних операції, пов'язані зі зберіганням документів в діловодстві, формуванням справ, експертизою цінності документів, підготовкою документів до здачі в архів.

Рекомендації практично по всіх перерахованих питань в даний час застаріли. Так, наприклад, посади працівників сучасних служб діловодства та вимоги до них регламентуються зараз такими нормативними документами, як Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (1995 г.), Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців (1998 г.) та ін. Розроблено сучасні норми часу на виконання робіт з документаційного забезпечення управління, що позначається і на розрахунку чисельності діловодних працівників (див., наприклад, орми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління, 1993; Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботу з документаційного забезпечення органів управління, 1995р.).

Однак рекомендації щодо формування структури і функцій служби ДОУ цілком придатні для сьогоднішнього дня.Правда, застосовувати їх потрібно також з урахуванням змін, що відбулися. Відповідно до ЕГСД, діловодством у всіх установах і організаціях має займатися єдиний структурний підрозділ - канцелярія. Документ закріплює типову структуру канцелярії і її типові функції. У додатку до ЕГСД наводяться типове положення про канцелярію і типові посадові інструкції деяких її працівників. Як відомо, з моменту виходу ЕГСД значимість служби діловодства зросла.

Вже з 1980 року в великих міністерства і відомствах починають створюватися управління справами. Розширилися функції служб діловодства. Види сучасних служб і їх функції були закріплені більш пізнім документом - Державною системою документаційного забезпечення управління, про який мова піде нижче. Однак і зараз відповідні рекомендації ЕГСД можна використовувати як основу для організації і визначення напрямків діяльності діловодних підрозділів, розробки положень та посадових інструкцій.

Що стосується рекомендацій, включених в розділ "Механізація делопроізводственнихпроцессов", то їх використовувати не можна. Закономірно, що саме ці рекомендації застаріли. Темпи розвитку засобів механізації та автоматизації робіт в сфері діловодства великі. Сучасні технічні та програмні засоби створення та обробки документів в корені змінили уявлення про роботу з документарної інформацією. Зміни відбуваються настільки швидко, що закріпити їх будь-яким методичним документом просто неможливо.

Окремо потрібно зупинитися на ще одному напрямку, яке містить рекомендації щодо раціональної організації документообігу та поточного зберігання документів. Саме ця частина ЕГСД може надати допомогу працівникам сучасних служб діловодства, включаючи секретарів керівників підприємств і структурних підрозділів. Незалежно від того, традиційна або автоматизована система діловодства застосовується на підприємстві, залишаються незмінними принципи організації документообігу, його основні характеристики, етапи руху документів і, нарешті, зміст проведених діловодних операцій на кожному з цих етапів.

Розглядається напрямок складається з п'яти тематичних розділів:

1.Організація документообігу;

2. Реєстрація документів;

3. Контроль за виконанням документів;

4. Складання номенклатури справ та формування справ;

5. Підготовка документів до подальшого зберігання та використання.

У розділі "Організація документообігу" сформульовані принципи (основні вимоги) організації руху документів в установі та на підприємстві, які лежать в основі дії і сучасних систем:

1. Проходження документів в установі має бути оперативним, цілеспрямовано регулюватися і оптимально здійснюватися;

2. Слід виключати інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені ділової необхідністю. Необхідно виключати або обмежувати зворотні переміщення документів;

3. Необхідно домагатися максимального однаковості в порядку проходження і в процесі обробки основних категорій документів.

Таким чином, зміст розділу підпорядковано ідеї оптимізації та максимального однаковості роботи з документами на всіх стадіях їх створення і руху. У ньому дано рекомендації з розробки маршрутів руху документів, детально описані операції з обробки вхідних, вихідних і внутрішніх документів, методика визначення обсягу документообігу.

Наступний розділ - "Реєстрація документів". У ньому сформульовано основний принцип організації реєстрації, актуальний і зараз - однократность.

Основна увага в розділі приділена картковій формі обліково-довідкового апарату. Підкреслюється єдність технології реєстрації та контролю виконання документів, яка заснована на використанні єдиної форми реєстраційно-контрольної картки. На цій же основі досягається і єдність побудови довідкової системи. Іншими словами, єдина реєстраційно-контрольна картка була спроектована таким чином, що могла бути використана для реєстрації документів, їх обліку, контролю виконання і пошуку документної інформації. При цьому суворо дотримувався основний принцип реєстрації. Форма картки була розроблена як типова, ЕГСД закріплювала її розміри, склад реквізитів і зони їх розташування.

Форма картки наведена в додатку до ЕГСД і, хоча в даний час вона не є обов'язковою, цілком може служити основою для розробки системи реєстрації документів підприємства при використанні як традиційної, так і автоматизованої технології ДОУ. До речі багато організацій і підприємства зараз використовують реєстраційно-контрольну картку, рекомендовану ЕГСД, так як вона містить необхідні реквізити для реєстрації документів.

"Контроль виконання документів". У ЕГСД була поставлена задача організації контролю за кожним документом, що вимагає відповіді і виконання. У розділі закріплені основні принципи організації контролю, його технологія, встановлені терміни виконання документів. Як вже говорилося, технологія контролю за виконанням документів заснована на застосуванні все тих же реєстраційно-контрольних карток, складових строкових картотеку.

Застосування рекомендацій ЕГСД в сучасних умовах значно полегшує організацію контролю за строками виконання документів. Строкові картотеки можна вести як в традиційному, так і в автоматизованому режимах. Для узагальнення і аналізу даних про виконання документів цілком можуть бути застосовні форми, наведені в додатку до ЕГСД: перелік не виконаних документів і зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю. Ці форми можуть служити основою і для розробки відповідних форм за підсумками контрольної діяльності на конкретному підприємстві.

Положення, включені в наступний розділ ЕГСД "Складання номенклатур справ та формування справ", заслуговують на особливу увагу, так як вони отримали закріплення в усіх пізніших нормативно-методичних документах практично в незмінному вигляді.

Розділ, підготовлений як рекомендаційний, після виходу ЕГСД знайшов майже повсюдне застосування. У 1980 році Положення про ГАФ СРСР закріпило обов'язкове використання рекомендацій розділу. У розділі розглядається ряд елементів методики складання номенклатури справ, порядок її погодження та затвердження, правила індексації справ. Крім того, в нього включені правила систематизації окремих категорій документів при формуванні їх в справи. У додатках до ЕГСД наводиться форма номенклатури справ. Більш докладно ця методика була розкрита в Основних правилах роботи відомчих архівів (1986р.)

Таке ж широке застосування отримали (і отримують в даний час) рекомендації розділу "Підготовка документів до подальшого зберігання та використання". У ньому мова йде про експертизу цінності документів, правила підготовки документів до зберігання після закінчення їх діловодством, порядку їх передачі на подальше зберігання.

ЕГСД розкриває основи організації та діяльності експертних комісій, вимоги до їх складу, функцій, документування діяльності. Потрібно сказати, що проблем науково обґрунтованого відбору документів для зберігання і знищення на багатьох підприємствах приділяється дуже мало уваги. Це особливо характерно для недержавних комерційних підприємств. Однак сучасне законодавство все частіше звертається до питань документаційного забезпечення управління. Зокрема, ряд законодавчих норм зобов'язує недержавні підприємства організувати зберігання управлінської, кадрової та ін. Документації відповідно до сучасних норм і правил. Проведення цієї роботи лягає на служби ДОУ, в тому числі на секретарів керівників фірм. І в цьому їм може допомогти ЕГСД, так як в даний розділ включені також рекомендації щодо складання описів документів постійного і тимчасового зберігання, викладено порядок передачі справ до архіву організації, оформлення річних розділів описів, графіка передачі справ. У розділі наводяться та відомості про терміни зберігання документів, але ними керуватися не слід. В даний час діють сучасні нормативні документи щодо визначення термінів зберігання документації, наприклад, Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організація, із зазначенням термінів зберігання (2000).

Допомога в роботі секретарів та інших фахівців з документаційного обслуговування можуть надати документи, що становлять додатки до ЕГСД. Деякі з них вже згадувалися. Це Приблизний перелік найбільш вживаних в управлінській діяльності видів і різновидів документів; Типове положення про канцелярію і типові посадові інструкції; форма реєстраційно-контрольної картки; форми для відомостей з контролю виконання документів; форма номенклатури справ.

Крім названих в роботі з документаційного забезпечення може бути використаний ще ряд додатків:

1. Приблизний перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства;

2. Приблизний перелік документів, що підлягають контролю за виконанням, з зазначенням термінів виконання.

Вони можуть служити основою для розробки таких документів в конкретній організації.

Форми описів справ, акта про виділення до знищення документів і справ, обкладинки справи в даний час не зазнали змін і їх можна і потрібно використовувати на етапі підготовки документів до подальшого зберігання та використання.

Вихід ЕГСД поклав початок новому етапу вдосконалення діловодства в нашій країні. З'явився загальнодержавний документ, який містить основні правила роботи з документами на всіх етапах їх створення та обробки. Було введено однаковість в організацію діловодства на всіх рівнях державного управління, піднята культура документаційного обслуговування, створені можливості для механізації, а потім і автоматизації діловодних операцій. Працівники діловодної сфери отримали чітку методику роботи з документами на всіх етапах обробки документації в установі.

ГСДОУ була прийнята в 1988 році (остання редакція - 1991 г.) в розвиток Основних положень ЕГСД. У документі були враховані зміни, що відбулися, перш за все в галузі використання нових інформаційних технологій. В даний час це основний загальнодержавний методичний документ з організації документаційних процесів. Хоча не можна забувати, що за 10 останніх років в нашій країні відбулися істотні зміни, що не могло не позначитися і на документації. Частина інформації ГСДОУ застаріла, однак більшість її правил і рекомендацій може служити основою для організації раціонального документаційного забезпечення управління в установах і на підприємствах різних рівнів, сфер діяльності та форм власності.

ГСДОУ складається з чотирьох тематичних розділів [15]:

1. Документування управлінської діяльності;

2. Організація роботи з документами (управління документацією);

3. Механізація і автоматизація роботи з документами;

4. Служба документаційного забезпечення управління.

Розділ "Документування управлінської діяльності" складається з чотирьох частин:

1. Склад управлінських документів;

2. Уніфікація і стандартизація управлінських документів;

3. Оформлення управлінських документів;

4. Складання текстів управлінських документів.

2.3 Уніфікація документів в 1970-1980-і рр.

Подальший розвиток робіт по уніфікації та стандартизації документів проводилося вже як планомірна загальнодержавна діяльність, яка охоплювала період 1970-1980-х років.

Основним завданням періоду було об'єднання в єдиний комплекс вже існуючих і новостворюваних автоматизованих систем управління. В процесі виконання цієї роботи уніфікація документів була спрямована на створення бази інформаційного забезпечення цієї загальнодержавної системи. Створення уніфікованих систем документації, що передбачало не тільки розробку правил оформлення документів кожної системи, а й створення альбому уніфікованих форм документів, проводилося на основі визначення складу видів і різновидів документів, що входять в систему. Дослідження процедур документування типових управлінських функцій виявило значне різноманітність видів і форм як текстових, так і табличних документів, які застосовувались в управлінському апараті, що поставило задачу класифікації видів документів, з одночасним їх скороченням. Результати цієї роботи були закріплені в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД), вперше затвердженому в 1978 г.У ОКУД були включені види і форми документів, які є об'єктами уніфікації в процесі створення уніфікованих систем документації. Із застосуванням ОКУД були вирішені завдання однозначного позначення уніфікованих форм документів і на цій основі їх облік та систематизація, що сприяло упорядкуванню всієї системи управлінської документації, виключення дублюючих форм документів, оптимізації складу застосовуваних документів.

Класифікація управлінської документації (ОКУД) є складовою частиною Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації і охоплює уніфіковані системи документів, дозволених до застосування в народному господарстві.

ОКУД призначений для вирішення наступних завдань:

1. Реєстрація форм документів;

2. Упорядкування інформаційних потоків в народному господарстві;

3. Скорочення кількості застосовуваних форм;

4. Виключення з обігу неуніфікованих форм документів;

5. Забезпечення обліку та систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;

6. Контролю над складом форм документів і виключення дублювання інформації, яка застосовується в сфері управління;

7. Раціональної організації контролю над застосуваннями уніфікованих форм.

У ОКУД включено 10 уніфікованих систем документації, затверджених відомствами-розробниками УСД. Однією з них є Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), розробниками якої є Росархів і Держстандарт:

01 - резерв, так що фактично в ОКУД включено дев'ять УСД;

02 - організаційно-розпорядча документація;

03 - первинна облікова документація (з 1997 р);

04 - банківська документація;

05 - фінансова, облікова і звітна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій;

06 - звітно-статистична документація;

07 - облікова і звітна бухгалтерська документація підприємств;

08 - документація з праці;

09 - документація пенсійного фонду Російської Федерації;

10 - зовнішньоторговельна документація.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації містить найменування 61 форми за наступними завданням:

1. Створення організації, підприємства;

2. Реорганізація організації, підприємства;

3. Ліквідація організації, підприємства;

4. Приватизація державних і муніципальних організацій, підприємств;

5. Распорядительная діяльність організацій, підприємств;

6. Організаційно-нормативне регулювання діяльності організації, підприємства;

7. Оперативно-інформаційне регулювання діяльності організації, підприємства;

8. Прийом на роботу;

9. Переклад на іншу роботу;

10. Звільнення з роботи;

11. Оформлення відпусток;

12. Оформлення заохочень;

13. Оформлення дисциплінарних стягнень.

Таким чином, досвід розвитку документознавства, накопичений в період 1970-х -1980-х років, демонструє перспективність застосування методів уніфікації та стандартизації документів не тільки для вдосконалення самих документів, а й для технології роботи з ними, їх оперативного та архівного зберігання.

2.4 Уніфікація документів в 1990-і рр.

Зміна в суспільно-політичній сфері в 1990-і рр. природним чином призвели до зміни завдань і методів управління і, відповідно, самої системи управлінської документації.

У наш час рівень стандартизації і уніфікації постійно підвищується. За останні десять років стандарти переглядалися тричі, а останні два зміни розділені лише на два роки (Державна система стандартизації (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92. - М., 1994 .).

В даний час при складанні та оформленні організаційно-розпорядчої документації повинні враховуватися вимоги останнього стандарту ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. (Далі - документи), включені в ОК 011-93 "Класифікація управлінської документації" (ОКУД).

Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.

Кожен конкретний вид документа містить свій набір реквізитів.

висновок

На основі проведеного аналізу загальнодержавних нормативно-методичні документів по організації діловодства можна підвести такі підсумки:

Вперше в нашій країні проблемами вдосконалення документів зайнялися в 1924-1930-і рр. органи раціоналізації, створені в рамках руху за наукову організацію управлінської праці. Значну роль у формуванні цих органів зіграв Наркомат робітничо-селянської інспекції (НК РСІ), з ініціативи якого було створено і науково-дослідні інститути, і громадські об'єднання фахівців в галузі управління, і відомчі центри, в яких вирішувалися практичні завдання вдосконалення держапарату і розроблялися теоретичні проблеми документознавства. Цей період був нетривалим, однак, досить плідним з точки зору формування теорії стандартизації, її методики, і за рівнем практичних розробок, їх впливу на якість складання та оформлення документів.

Другий період стандартизації та уніфікації документів відноситься до кінця 1960-х початку 1970-х рр. Це був час створення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), активну участь в розробці якої брали Головне Архівне управління. Основна ідея ЕГСД - це всебічна комплексна уніфікація, встановлення раціонального однаковості форм і методів роботи з документами на всіх рівнях управління і на всіх стадіях життєвого циклу самих документів - їх підготовка, оформлення, зберігання.

Подальший розвиток робіт по уніфікації та стандартизації документів проводилося вже як планомірна загальнодержавна діяльність, яка охоплювала період 1970-1980-х років. Основним завданням цього періоду було об'єднання в єдиний комплекс вже існуючих і новостворюваних автоматизованих систем управління. В процесі виконання цієї роботи уніфікація документів була спрямована на створення бази інформаційного забезпечення цієї загальнодержавної системи. Створення уніфікованих систем документації, що передбачало не тільки розробку правил оформлення документів кожної системи, а й створення альбому уніфікованих форм документів, проводилося на основі визначення складу видів і різновидів документів, що входять в систему. Дослідження процедур документування типових управлінських функцій виявило значне різноманітність видів і форм як текстових, так і табличних документів, які застосовувались в управлінському апараті, що поставило задачу класифікації видів документів, з одночасним їх скороченням. Результати цієї роботи були закріплені в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД), вперше затвердженому в 1978 р ОКУД були включені види і форми документів, які є об'єктами уніфікації в процесі створення уніфікованих систем документації. Із застосуванням ОКУД були вирішені завдання однозначного позначення уніфікованих форм документів і на цій основі їх облік та систематизація, що сприяло упорядкуванню всієї системи управлінської документації, виключення дублюючих форм документів, оптимізації складу застосовуваних документів.

Вплив уніфікації документів на стан роботи з ними в процесах управління позначилося не тільки на поліпшення якості самих документів (за рахунок застосування єдиних правил оформлення документів, однакових вимог до їх складання), а й на організації оперативного зберігання документів в діловодстві та відомчому архіві. Результати уніфікації та класифікації документів були враховані при розробці "Переліку типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання", що вийшов в 1989 р Перелік є основним нормативним документом для відбору на зберігання і знищення документів, визначенні термінів їх зберігання, надаючи тим самим вплив на комплектування архівів і формування архівного фонду країни в цілому. Таким чином, досвід розвитку документознавства, накопичений в період 1970-х -1980-х років, демонструє перспективність застосування методів уніфікації та стандартизації документів не тільки для вдосконалення самих документів, а й для технології роботи з ними, їх оперативного та архівного зберігання.

Це положення наочно підтверджується в 1990-і роки. Зміна в суспільно-політичній сфері природним чином призвели до зміни завдань і методів управління і, відповідно, самої системи управлінської документації. Значна частина уніфікованих раніше систем документації перестала використовуватися, натомість неї виникли і набули поширення нові види документів, призначені для документування податкової, фінансової, митної та ін. Видів діяльності. Крім виникнення нових видів і форм документів значно збільшився обсяг створюваної документації. Регламентація документів йде поки переважно не шляхом уніфікації, а створенням типових форм документів тими міністерствами і відомствами, які є кураторами тієї чи іншої сфери управлінської діяльності. Між собою ці форми пов'язані слабо, стан документації в цілому, в який раз в історії країни, характеризується відсутністю загальних норм, суперечливими правилами оформлення, неправомірним різноманітністю видів і різновидів документів. Зміна методів управління і широке використання новітніх інформаційних технологій роблять особливо актуальною проблему формування системи документаційного забезпечення, вдосконалення застосовуваних документів, значно підвищують їх правову роль. Розробка нових підходів до вдосконалення існуючої документації як на стадії її управлінської ролі, так і в період подальшого зберігання повинна вирішуватися як комплексна проблема.

Список літератури

1. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перераб. і доп. - М .: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2005.

2. Бикова Т.А. ЕГСД і ГСДОУ як і раніше потрібні секретарям // Секретарська справа - 2001 - №2.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М .: Видавництво стандартів, 2003.

4. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М .: Видавництво стандартів, 2002.

5. Державна система документаційного забезпечення управління: Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М .: Видавництво стандартів, 1991.

6.Документи і діловодство: Довідковий посібник Т.В.. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Упоряд. М.Т. Лихачов. - М .: Економіка, 1991.

7. Єдина державна система діловодства: Основні положення. - М .: Видавництво стандартів, 1975.

8. Еремченко В.А. Проблеми державного регулювання документаційного забезпечення управління // Діловод - 2001 - №1.

9. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М .: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999.

10. Класифікація управлінської документації. Затверджено наказом Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 р N 299. - М .: Держстандарт, 1993.

11. Організація роботи з документами: Учеб. В.А.. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло і ін. - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М .: Инфра-М, 1998.

12. Райхцаум А.Л .. Діяльність Оргстроя по раціоналізації діловодства в 20-30-х рр. ХХ століття // Діловод - 2001 - №1.

13. Райцхаум А.Л .. Біля витоків організації секретарської справи в нашій країні // Секретарська справа. - 2001 - №1.

14. Санкіна Л.В. Удосконалення документів методами стандартизації та уніфікації // Секретарська справа - 2003 - №4.

15. Сокова А.Н. Про використання кодів форми по ОКУД // Секретарська справа - 2001- №1.

16. Федеральний закон "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" від 20.02.95 № 24-ФЗ.

17. Янкова В.Ф. Нормативне забезпечення діловодства в установі, організації, на підприємстві // Діловод - 2006 - №1.