Документаційне забезпечення діяльності організацій

ІНСТИТУТ СУЧАСНОГО БІЗНЕСУ

ФІНАНСИ ТА КРЕДИТ

Тема: "Організація роботи з документами"

Предмет: "Документаційне забезпечення діяльності організацій"

МОСКВА

1998

ЗМІСТ:

1. Вступна частина .............................................. ..3

2. Основна частина .............................................. ......... 4

2.1. Організація документообігу на предпріятіі..4

2.2. Реєстрація документів .................................. 6

2.3. Контроль виконання документів ...................... 8

2.4. Систематизація документів ............................ 10

2.5. Формування справ .......................................... 12

2.6. Підготовка документів до архівного храненію..15

3. Заключна частина ............................................. 18

Додаток................................................. .............. 19

Література ................................................. ............... 21

1. Вступна частина

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.

Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Великий внесок у вдосконалення роботи з документами підприємства може внести секретар-референт, тому що значна частина діловодних операцій виконується на його робочому місці. Така централізація дозволяє проводити всі операції з документами більш кваліфіковано і широко застосовувати для однотипних робіт кошти оргтехніки.

Саме секретар-референт може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи діловодства і, в міру набуття досвіду, внести суттєві зауваження і пропозиції щодо його зміни.

2. Основна частина

2.1. Організація документообігу на підприємстві

Документооборот- це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.

На підприємстві розрізняють три основних потоку документації:

· Входять док-ти, що надходять з інших організацій;

· Вихідні док-ти, що відправляються в інші організації;

· Внутрішні док-ти, створювані на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.

Всі документи, що надходять на підприємство проходять:

первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.

Служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка може бути представлена ​​на підприємстві як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатка). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою. де пояснюється причина повернення.

Конверти від вступників документів залишають в тому випадку, коду по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення та дату отримання документів. Чи не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли на:

· Направляються на розгляд керівнику підприємства;

· Направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують в потрібному кол-ве примірників.

Документи, що підлягають відправці в іншу організацію сортують, пакують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служби ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості примірників кол-ву адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. Н замовну кореспонденцію становлять опис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмноження екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника підприємства для обробки заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

2.2. Реєстрація документів

Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлена ​​на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо). Реєструються вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступники документи реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:

· Порядковий номер у межах масиву документів;

· Індекс по номенклатурі справ.

ПРИКЛАД: 218 / 01-15, де

218 - порядковий реєстраційний номер;

01-15 номер справи в яке буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів).

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи за видами документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази з основної діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної групи. Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Реєстраційні індекси присвоюються входять, що виходить і внутрішніми документами в межах календарного року.

Як реєстраційних форм, в залежності від обсягів масивів документів, використовуються реєстраційні журнали або реєстраційно-контрольні картки (РКК). Журнали зручні при порівняно невеликій кількості реєстрованих документів, тому що пошук по журналу досить тривалий за часом. Дотримуючись названі вище правила доцільно вести одночасно кілька журналів реєстрації окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, розділивши останні ще й за видами документів. Крім того, за журналом неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати поставлені на контроль за виконанням документів на контрольних картках.

Встановлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

· Автор (кореспондент);

· назва документу;

· Дата документа;

· Індекс документа;

· Дата надходження документа (для вхідних);

· Індекс надходження документа (для вхідних);

· Заголовок документа або його короткий зміст;

· Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

· термін виконання;

· Відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа - відповіді);

· номер справи.

У разі необхідності склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними: виконавці; розписка виконавця в одержанні документа; хід виконання; додатки і ін.

Форми реєстраційної журналу і картки не регламентовані, тобто порядок розташування реквізитів у цих формах визначається службою ДОП підприємства. Зразки реєстраційних журналів і карток дані в додатку 1)

2.3. Контроль виконання документів

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Контроль включає:

· Постановку документа на контроль;

· Перевірку своєчасного проведення документа до виконавця;

· Перевірку і регулювання ходу виконання;

· Облік і узагальнення результатів контролю і виконання документів, інформування керівника;

Основна мета організації контролю виконання - забезпечення своєчасного і якісного виконання документів. Контроль здійснюють керівники служби ДОУ і відповідальні виконавці. Служба ДОУконтролює організаційно-рапорядітельние документи. Документи інших систем контролюються відповідними підрозділами або співробітниками.

Терміни виконання обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для надійшли - з дати надходження.

Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної влади і управління, а також центральних функціональних і галузевих органів управління.

Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа або в резолюції керівника.

Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який їх установив.

Перенесення терміну виконання документа на прохання виконавця, вмотивованою наявністю поважних причин, здійснюється керівником підприємства після отримання доповідної записки від виконавця. Рішення про перенесення терміну виконання відображається в резолюції керівника і переноситься з резолюції в контрольну картку.

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів.

Службою контролю здійснюються наступні операції:

· Формування картотеки контрольованих документів;

· Напрямок картки контрольованого документа (пункту завдання) в підрозділ виконавець;

· З'ясуванні в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону виконавця;

· Нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання;

· Отримання інформації про хід та результати виконання;

· Запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа;

· Регулярне інформування керівників про стан і результати виконання;

· Повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

· Зняття документів з контролю за вказівкою керівників;

· Формування картотеки виконаних документів.

Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах закінчення терміну в наступному порядку: завдання наступних років - не рідше одного разу на рік; завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць; завдань, доручень поточного місяця - кожні десять днів, і за п'ять днів до закінчення терміну.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі.

2.4. систематизація справ

Для забезпечення правильного формування та обліку справ підприємства повинна складатися номенклатура справ.

Номенклатура - це систематизований перелік заголовків справ із зазначенням строків зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства., Крім технічної документації та друкованих видань.

Номенклатура справ підприємства розробляється фахівцем, відповідальним за організацію роботи з документами.

Номенклатура справ складається за встановленою формою (додаток 2) та включає реквізити: найменування підприємства; найменування виду документ; дату; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф узгодження (схвалення).

Змістовна частина номенклатури справ є таблицею з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількостей справ (томів, частин), і № статті за переліком, примітки.

Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, що входять в справу. На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять планові і звітні документи, потім інші заголовки в порядку зменшення термінів зберігання документів.

При складанні заголовків справ слід враховувати що: заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, згрупованих в цій справі; заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим; заголовки типу: "Загальне листування", "Різні документи" і т.п. не допускаються.

Заголовки справ в процесі їх формування можуть уточнюватися.

Склад заголовка справ утворює такі елементи:

· Назва виду (листування, журнал) або різновиду документів (накази, вказівки, протоколи і т.д.)

· Назва підприємства або його структурного підрозділу;

· Адресат або кореспондент документа;

· Короткий зміст документів справи;

· Дати (період), до яких належать документи справи;

· Вказівка ​​на копийность документів справи.

У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого питання (питань) вона ведеться.

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва. Наприклад: "Листування з замовниками про відмову оплати рахунків підприємства"

У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період часу на який складено документи, вид документа (план, звіт).

У найменуваннях справ, що містять організаційно-распорядіетльние документи, вказується вид документа і автор.

У заголовках справ, що містять документи різного виду з одного питання, не пов'язані послідовністю діловодних операцій, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути згруповані в справі.

Справи з питань не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру з індексом.

У номенклатуру справ підприємства також включаються довідкові картки, журнали обліку документів.

При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі резервні номер справ (вільне місце), які можуть бути використані в подальшому для внесення заголовків справ, не передбачених в номенклатурі справ, але сформованих протягом календарного року.

Після закінчення календарного року в номенклатурі справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ щодо постійного і тимчасового термінів зберігання.

2.5. Формування справ.

При формуванні документів у справи використовуються наступні ознаки закладу справ.

Підставою для групування документів по номінальній ознаці служить назва їх різновиди (накази, протоколи, акти і т.д.).

При формуванні документів у справи по предметно-питально ознакою за основу беруть їх зміст (н-р: "Документи з питань підвищення якості продукції").

Авторський ознака передбачає групування в справи документів одного автора.

Для угруповання листування використовується кореспондентський ознака. При цьому в заголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування і розкривається зміст питання.

Об'єднання в одній справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою (н-р: "Листування з підприємствами Східного Сибіру з питань поставки продукції").

Групування документів за якийсь певний період здійснюється за хронологічним ознакою (н-р: "Квартальні звіти про основну діяльність підприємства і квартальних вкладеннях").

Планово-звітні документи групуються в справи за номінальною, авторському, предметно-питально і хронологічним ознаками.

Справи формуються відповідно до номенклатури справ підприємства. У справу повинні міститися документи, які своєю змістовний частиною відповідають заголовку справи.

При формуванні справ необхідно враховувати наступні вимоги:

· Документи постійного і тимчасового термінів зберігання необхідно групувати в справи окремо;

· Оригінали наділяти від копій;

· Річні плани і звіти - від квартальних і місячних;

· Затверджені документи - від їх проектів;

· Включати в справу по одному примірнику кожного документа.

Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог держ. стандартів та інших нормативних актів.

У справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ, не закриваються після закінчення календарного року.

Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання приєднуються до документів, до яких вони належать.

Документи, вміщені у справу повинні мати підписи, дату, індекс, копії - заверительную напис, позначку "До справи".

Документи в справі повинні розташовуватися в певному порядку: спочатку поміщають основний документ для набору та пов'язані програми, а потім в хронологічному порядку йдуть документи, що виникають у міру вирішення питання. Забороняється підшивати до справи невиконані документи, розрізнені екземпляри документів, документи підлягають поверненню, що дублюють документи.

Прийняті певні правила групування документів у справи за видами і хронології. Статути,, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами.

Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу; справжні екземпляри наказів по основою діяльності систематизуються і підшиваються в справи разом з додатками в порядку їх номерів. Документи до наказів по основній діяльності групуються і підшиваються окремо і зберігаються у особи, яке готувало ці проекти.

Накази з особового складу групуються відповідно до термінів їх зберігання.

Затверджені підприємством плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки групуються окремо від їх проектів. Планові і звітні документи зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання або дати надходження.

Особові рахунки співробітників підприємства по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них в порядку алфавіту прізвищ.

Протоколи засідань Ради трудового колективу групуються за хронологією і порядку номерів.

Листування групується за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом запитом.

Огляди, доповідні записки, акти, довідки та інші документи, що відображають основний зміст діяльності підприємства, групуються в одну справу, якщо вони стосуються одного і того ж питання.

2.6. Підготовка документів до архівного зберігання.

Значення і практична цінність документів підприємства різні. Одні документи використовуються тривалий час для довідково-інформаційної роботи, інші дуже швидко втрачають свою значимість.

Для довготривалого зберігання документів створюється архів підприємства.

Для ведення архіву виділяється штатна посада "архівіст" або його функції наказом керівника покладаються на одного з працівників підприємства, компетентного в питаннях діловодства.

До завдань архіву входять:

· Прийом, облік і зберігання документів, закінчених діловодством;

· Інформаційно-довідкова робота з архівними документами підприємства;

· Організаційно-методична допомога з ведення діловодства.

Фахівцями встановлено оптимальний термін використання документів в діловодстві - 3 роки. Після закінчення цього терміну вирішується подальша "доля" документів: передати їх в архів підприємства; знищити або залишити для подальшого використання в діловодстві.

Для визначення строків зберігання документів, підготовки документів до архівного зберігання і відбору документів для знищення не підприємства створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК), яка призначається наказом керівника підприємства і складається з трьох чоловік. Комісія спільно з архівістом повинна проводити щорічний відбір документів для архівного зберігання і знищення тих документів, терміни яких закінчилися. ЕК є дорадчим органом. Його рішення по зберіганню або знищення вступають в силу після їх затвердження їх керівником підприємства.

Визначення конкретних строків зберігання документів проводиться по "Переліку документів, що утворюються в діяльності Держкомітету, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання".

При використанні Переліку необхідно враховувати, що всі організації, підприємства розділені на 2 групи:

1. Організації (міністерства, комітети, ін. Держ. Органи управління), в діяльності яких створюються документи постійного терміну зберігання, які потім надходять до держархівів.

2. Підприємства, організації допоміжних органів, обслуговуючого (сервісного) характеру, в діяльності яких не створюється документів постійного зберігання.

Поряд з Переліком можна використовувати номенклатуру справ підприємства, так як в ній зазначені терміни зберігання справ.

За документами терміни зберігання яких не передбачені Переліком, ЕК виносить висновок про тривалість їх зберігання.

При обчисленні строків зберігання враховуються тільки роки. День і місяць складання документів значення не мають.

До документів довгострокового зберігання, що передаються в архів, відносяться перш за все документи з особового складу підприємства, статут і установчий договір, протоколи засідань Ради директорів і т.д.)

Бухгалтерські документи (за винятком особових рахунків по зарплаті, річних звітів, балансів) і листування підприємства, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються. Слід враховувати, що забороняється виділяти до знищення бухгалтерські документи, які не пройшли ревізію, навіть якщо термін їх зберігання закінчений.

Всі справи, підготовлені на архівне зберігання діляться на 2 групи:

· Справи по особовому складу;

· Справи по основної (виробничої) діяльності.

На кожну групу справ складаються окремі описи: опис №1 (справи з основної діяльності) і опис №1 л / с (справи по особовому складу). Опис складається на документи одного року. Справи в опис вносяться за ступенем важливості. В кінці кожної опису вказується цифрами і прописом кількість справ, включених в неї. Кожна справа в описі отримує своєї порядковий номер, який потім проставляється на обкладинці відповідної справи.

На документи, виділені до знищення складається акт.

Акти і описи складаються і підписуються членами ЕК, розглядаються і затверджуються керівником підприємства.

Прийом-передача справ в архів проводиться секретарем-референтом (працівником служби діловодства) і архівістом. При цьому на всіх примірниках опису проти кожної справи ставиться відмітка про його наявності. В кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі, а також підписи учасників прийому-передачі.

Разом зі справами до архіву підприємства передаються журнали реєстрації або реєстраційні картотеки на документи. Тільки після передачі документів до архіву підприємства дозволяється проводити знищення документів, включених в акт.

Документи довготривалого і постійного зберігання можуть передаватися в державні архіви на договірній основі.

3. Заключна частина

Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних виробничих цілей підприємства.

Неважливо на якому рівні буде вестися діловодство: традиційним способом або сучасним безпаперових обміном електронними документами - в будь-якому випадку документування і робота з документами здійснюється за встановленими правилами.

додаток

1. Зразки реєстраційних журналів

Форма журналу реєстрації входить документів

Форма журналу реєстрації вихідних документів

Форма журналу реєстрації внутрішніх документів

2. Форма номенклатури справ підприємства

Найменування ЗАТВЕРДЖУЮ

підприємства Керівник підприємства

підпис розшифровка

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Дата підпис

00.00.00 № 00

Москва

на 19__год

Посада керівника

служби ДОУ Підпис Розшифровка

підписи

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

ЕК підприємства

від 00.00.00 № 00

Використані джерела літератури

"Діловодство" В.І. Андрєєва

Довідник з діловодства М.В. Стенюков

Документи і діловодство А.С. Мельникова