|
1. Етапи розвитку секретарської служби при Петре 1.
Багатовіковий досвід російської державності сформував апарат цивільних чиновників, в якому секретарям відводилася далеко не останнє місце.
Зрозуміти особливості роботи сьогоднішнього секретаря неможливо без розгляду її витоків, які пов'язані з розвитком системи державних установ. Починається служба в наказах 16-17 ст.
Документування управлінських функцій завжди супроводжувалося безліччю дій, які з сучасних позицій можна віднести до суто секретарським.
Глибокі перетворення державного апарату проводив Петро 1.
Адміністративна реформа розпочалася зі створення Ближньої канцелярії, попередниці уряду-ющего Сенату - вищої урядової установи з судовими, адміністративними та законодавчими функціями.
Навколо царя сформувалася згуртована група сподвижників (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головін, А. Д. Меньшиков, брати Апраксин), поруч з ними виростала молода поросль служилого чиновництва, де секретарі грали одну з головних ролей. Канцелярію сенату очолював обер-секретар. Рядові секретарі «тягнули віз» щоденної нудної роботи з поточними справами.
Кабінет-секретар доповідав цареві найважливіші документи державної політики і приватні листи, адресовані государю.
Основним законодавчим актом, прийнятому в 1720 році, був «Генеральний регламент», який встановив черговість розгляду справ, функції чиновників в тому числі секретарів.
Секретар колегії доповідав справи до слухання, вів облік «вершинних» і «невершінних» справ, зберігав друк колегії (канцелярії).
Глава 29 «Генерального регламенту» називалася «Про секретарському управлінні». Вперше записувалося вимога про чемності секретаря. Збереження документів - також «піклування» секретаря.
Секретар приходив на роботу раніше за інших членів колегії, «лінощі і недогляд» каралися штрафами, більш серйозні проступки каралися ще суворіше, аж до «позбавлення живота і пожитків».
За Петра 1 було складено моральний кодекс «Юності чесне дзеркало» - вимоги до секретаря: привітність, покора і чемність.
У 1722 році був прийнятий «Табель про ранги», закон, за яким служба була розділена на цивільну та військову. «Табель» складався з 14 класів або рангів чиновників. Службовець, який отримав чин до восьмого класу, стає спадковим дворянином, з дев'ятого до чотирнадцятого класу давало тільки особисте дворянство. Секретарі ставилися за посадою до четвертого класу, і, отже, займали високе місце в служилої бюрократії. Цивільний колезький секретар відповідав військової посади командира полку.
З 1704 року найважливіші державні функції виконує кабінет і особиста канцелярія царя. У царювання Петра 1 кабінет-секретар Макаров, на думку історика С. М. Соловйова, був «людина без думки, без голосу, але могутній за своїм наближенню до государя, все вельможі звертаються до нього з повагою, розраховуючи на прихильність государя, коли йому доповідатиме Макаров ».
Функції його не надто зрозумілі. До кабінету надходили рапорти від дипломатичних представників. Особливу групу справ кабінету представляли чолобитні. Після смерті Петра 1 кабінет був скасований.
Деякі функції кабінет-секретаря виконували різні особи, при послідовників Петра 1.
З 1763 роки відбувається відродження кабінету його імператорської величності.
2. Етапи розвитку секретарської служби при Катерині 2.
У імператриці Катерини 2 було багато довірених осіб як кабінет-секретарів: Безбородько, Єлагін, Теплов. Всі ці були люди обдаровані: крім чиновників серед них були письменники, поети, внісши «легкий склад в канцелярські справи» (Р. Г. Державін)
З 1763 року була введена посада статс-секретарів, основний обов'язок яких полягала в «прийомі прохань на найвище ім'я». На цю посаду призначалися на основі рекомендаційних листів і високого покровительства.
За «Табелю про ранги» вони ставилися до четвертого розряду зі зверненням «Ваше превосходительство», мали високу платню, одноразові виплати, іменні пенсії, нагороджувалися орденами, медалями, знаками. Кабінет мав великі фінансові кошти, на які будувалися маєтки, палаци, цивільні споруди, тюрми і так далі на ім'я государині.
Виписки зберігалися у статс-секретаря, а копії видавалися прохачеві. Робота з проханнями регламентувалася інструкціями, де було визначено чіткий порядок поводження з проханнями. Вони подавалися особисто в кабінет, частіше поштою. Іноді відважних сановників ( «під Куверт») - з підписом ( «у власні руки»), часто разом з рекомендаційними листами. Більшу частину прохань передавалися статс-секретарю в Сенат, «для вирішення за законами».
Багато питань, викладені в проханнях на найвище ім'я вирішувалися поза чергою в залежності від покровительства знатних осіб. Швидкість розгляду питання нерідко залежала від особистості подавця. Є резолюція Катерини 2 на прохання шведського посла: «Не баритися на нашу російському звичаю, як за старих часів, чужі щоб не відали».
Канцелярія статс-секретарів була хорошою школою чиновницької служби, через неї пішли великі державні діячі. Згодом багато ставали сенаторами.
Канцелярія кожного статс-секретаря була автономна. У штаті було ще два-три секретаря. Це були освічені люди, знали мови, були розумні і вміли схоплювати суть питання. Були також молоді люди із знатних прізвищ для «кур'єрських посилок в чужі краї». У Росії їх функції полягали в перевірці фактів, викладених в проханнях. Становий склад подавачів прохань - дворянство, іноземні посли, торгові люди. Селяни за скарги на своїх поміщиків посилалися в Сибір.
Два рази на тиждень о восьмій ранку у Катерини 2 була аудієнція зі статс-секретарями. Приватне листування Катерини 2 також проходила через їхні руки.
Статс-секретарі були членами численних комісій про іноземні поселеннях, про заворушення в Малій Росії, в готую проект закону «Про заснування губернії».
Архіви статс-секретарів - цінне історичне джерело з вивчення політики абсолютизму в Росії.
У місцевих органах управління секретарям належала головна роль в присутності, секретарі по кожному надійшов справі становили доповідні записки, за якими приймалися рішення.
В кінці 18 століття існували допомоги щодо складання документів, якими користувалися секретарі. ( «Кабінетний або купецький секретар» І. Сокальського). Поряд з статутними правилами вони включали елементи правовідносин службовця і держави, діловий і «паркетний» етикет.
Реорганізація центрального апарату і створення міністерств відповідало інтересам Російської монархії 19 століття.
Ієрархічний принцип все більше пронизував систему органів управління. Це проявляється і в організації державної служби на основі петровської «Табелі про ранги» і на основі «Положення про Міністерствах».
«Установа міністерств» 1811 року строго встановило структуру міністерств і «образ провадження справ». Міністерства були представлені департаментами, радою міністра, спільними присутствиями департаментів, канцеляріями.
3. Значення секретаря на початку 19 століття.
Значення секретаря на початку 19 століття дещо змінюється. Сувора регламентація порядку проходження документів по інстанціях вимагала суворого розподілу обов'язків між чиновниками всіх рівнів управління. Кожна справа розглядалася з точки зору важливості відбуваються в них питань, наявності резолюцій вищих чиновників, нагальних та секретних.
Кожному питання відповідав чиновник, що займає певну ступінь в системі органів управління.
Відповідно до «Загальними установою міністерств» багато функцій секретаря виконувалися відповідно товаришами міністра, директорами департаментів.
Досить чітко функції секретарів видно у відділеннях департаментів губернських присутності. Причому в канцеляріях були три рівня секретарської служби: обер-секретар, секретар, помічник секретаря.
Робота секретарів регламентувалася інструкціями, що містять перелік обов'язків по роботі з документами. Складання документів 19 століття проходило етап жорсткого регламентування: склад інформації, послідовність викладення питань, резюме, що полегшувало роботу секретарів.
Крім того, «ревізія справ» поклала на секретарів додаткові обов'язок по контролю за виконанням документів.
19 століття по частині просування секретарів на високе службове місце мало відрізнявся від 18.
Блискучу кар'єру зробив блискучий російський реформатор М. М. Сперанський, пройшовши за чотири роки шлях від домашнього секретаря знатного вельможі до видного сановника Російської імперії.
Рядові секретарі канцелярії несли всю тяжкість величезного діловодства, вони обслуговували табельну чиновництво за маленьку зарплату.
У другій половині 19 століття нові структури управління (банки, трести, синдикати, спеціальні органи нагляду, комітети, комісії, ради) зажадали залучення на державну службу великого числа чиновників, в тому числі секретарів.
У 1868 році в Харкові були створені спеціальні курси підготовки секретарів. З'являється техніка, яка спрощує роботу: розмножувальні апарати, друкарські машинки, стенографія.
Виходили спеціальні журнали 1884 рік - «Вісник контор і канцелярій», «Бюлетень конторника» та інші.
Велике місце в організації секретарської служби протягом багатьох років займали питання службового етикету, взаємини з начальником, мистецтво оволодіння хорошими манерами. Наука вивчати характери і пристосовуватися до них давалася не кожному. Тональність відносин, стиль роботи і стиль життя визначався умовами, що створюються в кожному конкретному закладі, розмірами платні і самим духом часу.
Зазвичай секретарі носили форму, відповідну званню, подаючи у відставку, звільнялися з мундиром і пенсіоном. Вперше службовий етикет форменого одягу порушив М. М. Сперанський, прийшовши на прийом до генерал-прокурору у французькому каптані і завитках.
4. Жовтневий переворот 1917 року.
Жовтневий переворот 1917 року супроводжувався виданням численних декретів, звернень, приписів про необхідність «виявити осіб, які бажають працювати в якості бухгалтерів, переписувачів, секретарів-друкарок, посильних службовців в революційних організаціях».
Спеціальним декретом були скасовані стану цивільні чини, так звані «колишні» стали звертатися один до одного - не «пан» або «Ваше благородіє», а скромно по-радянськи «товариш».
У радянських установах складається система вимог до виконавців і секретарям.
Секретарями В. І. Леніна були утворені дами з «вищих»: Є. В. Стасова, Л. А. Фотієва, випускниці Санкт-Петербурзьких вищих жіночих курсів.
Робочий день секретарів керівників держави, наркомів, голови і заступників Вищого центрального виконавчого комітету був надзвичайно завантажений.
Доручення слідували одна за одною. Чи не встигали виконуватися одні, як насувалася нова хвиля. Революційний порядок сформував секретарський характер: стриманість, аскетизм, бездоганна відданість ідеї та її втілення в особі безпосереднього начальника.
Рух за наукову організацію праці в 20-30-і роки зробило чимало для полегшення секретарського праці. Розроблялися правила роботи з документами, за кордоном закуповувалося конторське обладнання.
У 1932 році секретарі були поділені на дві нерівноцінні по престижу і окладів групи. Одні називалися референтами і помічниками, а інші - секретарі-друкарки.
Значно змінилося ставлення до секретарській справі в 60-і роки на гребені нової хвилі НОТовского руху, підвищеної уваги влади до управління і роботі з документами.
У 60-ті роки створюється нормативно-методична база канцелярського праці.
Змінюється престиж і підвищується авторитет однієї з найпоширеніших професій з координацією підготовки секретарів в Росії і Міжнародної асоціації професійних секретарів.
5. Статуси секретарів.
Говорячи про статус статс-секретарів, не можна не згадати про статс-секретарів, обер-секретарів і державних секретарів. Звичайно ж, це був вищий рівень суспільної та станової ієрархії.
З утворенням державної ради в 1810 році, у Державній Канцелярії працюють Державний секретар та статс-секретар. Державний секретар та статс-секретарі, що відали справами кожного з чотирьох департаментів Ради готували справи до доповіді в департаменті і загальних зборах. На Державного секретаря покладалася відповідальність за точність відомостей, що пропонувалися Радам, ясність їх викладу, складання всіх документів. Від нього також залежали черговість розгляду документів, підготовка журналів, складання звітів-меморі, доповідь царя.
Про вплив і навіть деякої влади Державного секретаря свідчить висловлювання міністра внутрішніх справ П. А. Валуєва, який писав: «Члени Національної ради - ніщо, голова - дещо, державний секретар - все».
У другій половині 19 століття державний секретар продовжує керувати канцелярією, а до штату державної канцелярії, як і раніше входять статс-секретарі, завідувачі канцелярією одного з департаментів Державної Ради.
Що ж стосується статс-секретарів і, перш за все, історичного прояви цієї посади, то тут можна сказати лише те, що вона бере свій початок з другої половини 19 століття, коли статс-секретарі - особливо довірені особи Катерини 2 виконували її особисті доручення секретарського характеру , а також працювали з проханнями. Важливою привілеєм статс-секретаря було право особистої доповіді цареві і оголошення словесних наказів імператора.
Розповідаючи далі про статуси секретарів високого рівня, не можна не згадати про обер-секретарів в штаті канцелярії департаментів Урядового Сенату. Посада обер-секретаря Сенату благополучно збереглася, не змінивши при цьому як свого статусу, так і своїх посадових обов'язків: старший секретар, виконуючий контрольні функції.
6. листовники - збірники зразків документів.
Підводячи підсумок, варто зазначити, що посада секретаря в царській Росії на всіх рівнях класної та посадовій ієрархії цінувалася досить високо і була досить поширена (так само, як і зараз).
Використовуючи досвід, накопичений раніше, сучасним секретарям варто задуматися про те, яке важливе значення має їх робота в загальній системі управління фірмою, підприємством, компанією.
Повертаючись до вихідної теми наших міркувань, а саме листовники, що видається в кінці 18 - початку 19 століття слід зазначити, що діловодство завжди мало свої джерела «в законі і звичаї»: краще з того, що було вироблено звичаєм, ставало законом, а закон, в свою чергу, впливав на звичай.
Потужний пласт діловодної літератури, що представляє собою різного роду збірники зразків документів, безпосередньо спрямованої на регламентацію складу документів, їх форми і змісту і в цілому - процесів документування практично не вивчений.
Як же позначалися збірники зразків документів, що видаються в кінці 18 - початку 20 століття? Вживалися різні терміни: «письмовник», «загальний письмовник», «писар», «секретар-письмоводитель», «загальний секретар», «кабінетний секретар» та інші.
Найбільш широке поширення набув термін «письмовник», який позначав збірник зразків листів різного змісту в тому числі і ділових.
Листовники включали зразки документів з коротким або докладним керівництвом, як складати і писати різного роду листи, в якому давалося визначення різновидів листів, викладалися вимоги до слова листів, їх формі і структурі тексту. Як правило, ці збірники містили зразки особистих листів неофіційного характеру. Зразки комерційних листів, в тому числі векселів, і різного роду документів, призначених для подачі в присутні місця: контрактів, паспортів, «верющіе листів».
Виділяють важливі аспекти, істотні при написанні «паперів».
Перш за все, це тон. Тон буває шанобливий до старших і впливовим, жартівливий - до рівних собі і люб'язний - до нижчих. Пустотлива грайливість допускається тільки в листуванні дружньою. У ділових ж паперах не може бути питання про тоні. О-пліч з тоном, - зазначають автори пісьмовников, - йде пристойність, або крайня ступінь розсудливості не виходити за межі ввічливості і не вдаватися в дику сальність і двозначність, властиві натурам зіпсованим прівратную вихованням і поганими манерами.
Вимоги до почерку були досить високі: він повинен був бути чітким, чистим і красивим. Колір паперу, яка могла бути синьою, помаранчевої, палево та іншої, автори листовники радили вибирати обережно, щоб не піддатися докору в нестачі смаку. Найбільш підходящим вони вважали так званий «молочний», так як в ньому їм бачилася «вся чистота білого кольору, пом'якшеного ніжним відтінком і тому легкого для очей».
Для актів, угод і прохань зазвичай використовували гербовий папір з штучними клеймами і з зображенням державного герба. Деякі документи дозволялося писати на простому папері звичайного формату.
Листи відправляли в конвертах, а конверти запечатуй облатками або сургучем: першим запечатувала тільки записки і рідко листи, все інше сургучем.
Облатки були різнокольорові, тоді як сургуч здебільшого червоний. Що знаходиться в жалобі, запечатував лист тільки чорним сургучем.
висновок
Підводячи підсумок, можна сказати, що державні секретарі в дореволюційній Росії були освіченими і компетентними людьми з розвиненим почуттям обов'язку і відповідальності. Знаючи закони, будучи ініціативними і зацікавленими, вони, до всього іншого, були також гнучкими і дипломатичними, намагаючись використовувати будь-яку можливість для того, щоб вжити накопичені знання і досвід на благо держави.
Сучасний секретар може зробити висновок про те, що йому, як і дореволюційним секретарям також необхідно прагнення до вдосконалення своїх професійних знань, постійна самоосвіта, навички ділового адміністрування, зібраність, а також позачасові якості, як порядність, чесність і відповідальність за виконувану роботу.
Список використаної літератури:
1. Журнал «Секретарська справа» №1, М., 1997 г.
2. Журнал «Секретарська справа» №2, М., 1997 г.
3. Журнал «Секретарська справа» №3, М., 1997 г.
4. Журнал «Секретарська справа» №4, М., 1997 г.
5. Половцов А. А. «Щоденник державного секретаря А. А. Половцова в 2-х томах, М., 1996
|