Історія діловодства

МІНІСТЕРСТВО АГЕНСТВО ДО ОСВІТИ

Державна освітня установа

ВИЩОЇ ОСВІТИ

ІРКУТСЬКИЙ державний університет

(ГОУ ВПО ярмо)

Філія ярмо в м Ангарську

Кафедра реклами та документознавства

Курсова робота з дисципліни «Документознавство»

Історія діловодства

студентки 2 курсу заочного відділення спеціальності «Документознавство та ДОП»

Махиною Світлани Анатоліївни

Керівник доцент, к.і.н.

Кузнєцова М.В.

Ангарськ 2009

З те, що бере

Вступ

Глава 1. Діловодство в Давньоруській державі. Наказне діловодство XV-XVII ст.

1.1 Початок розвитку діловодства, перші місця зберігання документів, передумови до законодавчої регламентації діловодства

1.2 Формування наказного діловодства

1.3 Види документів, перші формуляри документів

Глава 2. Система колезького діловодства. Система міністерського «виконавчого» діловодства XIX - початку XX ст.

2.1 Створення нової системи державних установ, поява впорядкованої системи реєстрації

2.2 Введення «Табеля про ранги ...», заміна колегій на міністерства

2.3 Поява бланків документів, спроби реформувати систему діловодства

Глава 3. Радянське і пострадянське (сучасне) діловодство. Стан і перспектива розвитку діловодства в сучасній Росії

3.1 Перший етап розвитку радянського діловодства, створення Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (ВНИИДАД)

3.2 Другий етап розвитку радянського діловодства

3.3 Нормативно-правове забезпечення російського діловодства

3.4 Перспективи розвитку документаційного забезпечення управління

висновок

література

Вступ

Сучасне суспільство справедливо називають «інформаційним». Пояснюється це тим очевидним фактом, що досягнутий прогрес, подальший розвиток практично всіх сфер життєдіяльності людини тримаються на інформації і досягнення інформатики - науки, що вивчає інформацію з точки зору її практичного застосування. Кожен з нас щодня має справу з різними документами: паспорт, студентський квиток, залікова книжка, касовий чек при купівлі товару в магазині і т.д. Ми обмінюємося листами, робимо позначки в записнику, Конспектуючи лекції, читаємо книги, газети, купуємо компакт-диски з різними записами. Все це теж документи. Вони супроводжують людину з першого і до останнього дня його життя (свідоцтво про народження, атестат про закінчення школи, свідоцтво про шлюб і т.д.). Документ є одним з найважливіших засобів функціонування, управління та самопізнання людського суспільства.

Уже в давнину люди стали усвідомлювати, що створення документів, їх рух і зберігання підкоряються певним закономірностям. Спочатку це розуміння знаходило закріплення в повсякденній практиці, у формуванні звичаїв і традицій роботи з документами. Потім практичні прийоми узагальнювались, аналізувалися і поступово ставали обов'язковими правилами і нормами, отримуючи закріплення в офіційних законодавчих і нормативних актах. Таким чином, практична діяльність, поступове накопичення емпіричного матеріалу стимулювали теоретичне осмислення питань, пов'язаних з функціонуванням документів в суспільстві. В результаті зародилася наукова дисципліна документознавство.

З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи. Документи виникли разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.

Історія формування та розвитку діловодства, розвиток самого документа, зміна його зовнішнього вигляду і тексту, етапи роботи з ним - саме по собі дуже цікаво. Якщо взяти будь-який навчальний посібник з документознавства, то практично в кожному підручнику є трохи з історії діловодства. Щоб не упустити жоден момент з історії діловодства, довелося прочитати багато літератури. Дуже цікавий, в цьому плані, виявився підручник «Документознавство» автор Н.С.Ларьков. Там дається дуже багато цікавої інформації про історію діловодства, про документ в цілому. Також мені дуже допомогли у вивченні історії діловодства такі навчальні та практичні посібники як: «Секретарська справа» автор Т.Н.Бондирева, «Організація роботи з документами» під редакцією професора В.А. Кудряева, «Сучасне діловодство» автор М.І. Басаков, дуже допоміг журнал «Секретарська справа». Завдання моєї роботи полягають в тому, щоб з'ясувати, як складалося діловодство в Давньоруській державі, як формувалося наказове діловодство, що нового було створено при системі колезького діловодства. Також моя задача - розглянути систему міністерського діловодства, розповісти про спроби реформувати систему діловодства, а також, розповісти про стан і перспективу розвитку діловодства в сучасній Росії.

Спочатку інформацію про навколишній світ людина передавав за допомогою жестів, міміки, крику, дотиків і інших найпростіших засобів зорової, слуховий, дотиковий комунікації. Найбільшою віхою в історії людського суспільства стало виникнення осмисленої мови і мови. Тим часом у міру розвитку людини зростала потреба в передачі інформації не тільки в просторі, але також і в часі, тобто потреба в зберіганні інформації. Однак найпростіші засоби комунікації були недосконалі. Та ж людська мова чутна лише на невеликій відстані і тільки в момент її проголошення. Тому вже в глибоку давнину люди намагалися знайти способи і засоби для подолання цього недоліку. Так, ще дві з половиною тисячі років тому в Персії в епоху правління царя Кіра з метою швидкої передачі його наказів і інших важливих повідомлень розставлялися на певній відстані один від одного люди, котрі володіли сильним голосом. Вони криком передавали по ланцюжку інформацію. Такий ланцюжок за день могла передати ту чи іншу повідомлення на відстань місячного переходу. Аналогічним чином надходили древні галли. Однак такий спосіб не гарантував одержувачу надходження неспотвореної інформації.

Важко було також, і зберігати потрібну інформацію, оскільки знання на перших порах ще не були відокремлені від суб'єкта, який володів ними. Відділення інформації від суб'єкта і перші спроби її закріплення були пов'язані із застосуванням сигналізації. Для передачі інформації в просторі використовувалася сигналізація димом, вогнем багать, звуками труб, барабанним боєм і т.п. Використовувалися також предмети, яким надавалося символічне значення. Хрестоматійним став наведений давньогрецьким істориком Геродотом приклад символічного послання древніх скіфів персам. Це послання складалося з птиці, жаби, миші і пучка стріл і означало: «Якщо ви, перси, не навчитеся літати, як птахи, стрибати по болотах, як жаби, ховатися в нори, подібно мишам, то будете обсипані нашими стрілами, як тільки вступите на скіфську землю ». [1]

Пізніше на зміну символічної прийшла умовна сигналізація, в якій предмети використовувалися як умовні знаки за попередньою домовленістю людей про те, що буде означати певний предмет. Згодом виникло більш складне, так зване «вузликове письмо»: у древніх інків (стос), в Древньому Китаї, у монголів. Ймовірно, подібного роду «лист» було і у слов'ян. Не випадково в російській мові збереглося вираз «зав'язати вузлик на пам'ять», тобто зберегти в пам'яті будь-яку інформацію. Предметні способи спілкування збереглися і в наші дні: підношення хліба і солі як знак гостинності, букетів квітів і сувенірів як знак уваги, знаки відмінності у військових, прапори держав і т.п.

Необхідність передачі корисного практичного досвіду, а також комунікаційні потреби, пов'язані з релігійними віруваннями первісних людей, стимулювали подальші пошуки більш ефективних штучних способів трансляції інформації. Величезну роль в цьому зіграло, що зародився ще близько 35 тис. Років тому, палеолітичне мистецтво у вигляді різьблення по кістки і дереву. Через приблизно 5 тис. Років з'явилися малюнки на стінах печер, різні скульптурні зображення, прикраси, орнаментовані вироби. Вони підготували наступний стрибок у розвитку людської цивілізації.

Цей новий етап був пов'язаний з появою писемності, що ознаменував перехід людства до першої в його історії інформаційної технології. Її народження було зумовлено зростанням суспільних потреб, ускладненням соціальної структури людських спільнот, утворенням перших держав.

Давньоруська держава утворилася в результаті тривалого процесу розвитку східнослов'янських племен. Приватна власність і заснований на ній індивідуальна праця вели до майнового і соціальної нерівності, яка закріплює в документах. В кінці IX ст. цей процес привів до утворення класів. Все це відображено в чудовому документі, пам'ятнику давньоруського права - Руської Правди. Російське діловодство як система починає складатися з середини XV ст. в міру перетворення Московського князівства в великоруських держава. У період з XV по XVII ст. діловодство отримало назву «наказного». Наступний етап становлення російського діловодства XVIII в. пов'язаний з ім'ям Петра I і його корінними реформами в управлінні державою. Цей етап отримав назву «колезький діловодство». На початку XIX ст. (1801-1811 рр.) Внаслідок ослаблення вищого і центрального апаратів управління державою Олександр I проводить реформи, істотним моментом яких була заміна колегій на міністерства. Система діловодства цього періоду (аж до Лютневої революції 1917 р.) Отримала назву «міністерської». Її також називають «виконавчої», оскільки принцип єдиноначальності передбачає особисту відповідальність кожної посадової особи за неухильне виконання своїх безпосередніх обов'язків. Радянський період становлення і розвитку діловодства можна розділити на два етапи: перший (1917-1973 рр.) - від окремих урядових заходів щодо упорядкування документування архівної справи до впровадження в країні Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД); другий (1973-1991 рр.) - роки формування основ сучасного діловодства, які стали після чергової революції в долі великої країни (1991р.) базою становлення діловодства в Російській Федерації на основі нових інформаційних технологій. Кожен з цих періодів розвитку діловодства вніс свої незамінні традиції і нормативи в галузі створення та оформлення документів.

Глава 1. Діловодство в Давньоруській державі. Наказне діловодство XV-XVII ст.

1.1 Початок розвитку діловодства, перші місця зберігання документів, передумови до законодавчої регламентації діловодства

У складний період зародження і формування Давньоруської держави (X-XV ст.), За часів феодальної роздробленості, етнічної замкнутості, при відсутності єдиного управління, управлінські функції при князях здійснювали окремі посадові особи (служиві люди) іноді з невеликим числом помічників (дяків). У цих умовах отримав певний розвиток один з аспектів діловодства, а саме - документування. Про досить високий рівень культури підготовки документів в той час свідчать договори з Візантією (911г., 945г.), Скаржилися і вкладні грамоти, заповіти, особисте листування, знайдена при археологічних розкопках в 1951-1952 рр. в Новгороді, Пскові, Смоленську та інших містах. [2]

Відомо, що в період правління Володимира Святославовича (978-1015 рр.) В Києві існувало навчальний заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи і відбиралися претенденти на посади «друкарів» - зберігачів княжої печатки та «металніков» - суддівських секретарів, переписувачів і дяків для ведення діловодства князів і великих феодалів. У київський період розвитку Давньоруської держави з'явилися різні види документів, що фіксують конкретні приватно-правові відносини: грамоти статутні, вкладні, купчі, повні, скаржилися і ін .; позикові, заставні кабали; житійні записи і т.д.

Згодом позначалися місця для їх найбільш безпечного зберігання, наприклад центральні храми в містах. Місце зберігання документів називалося скринею, а особа, відповідальна за зберігання документів, - Ларніко. Часто саме зберігання документів в храмі надавало їм юридичну силу. Центрами ведення документації та її зберігання були також вітальні двори (смоленські, німецькі та ін.), А також монастирі, що були великими економічними підприємствами.

У Пскові, наприклад, документи зберігалися при Троїцькому соборі в скринях - скринях. Державні і церковні акти, які затверджувалися на віче, поміщали в «Скриня Святої Трійці», надаючи їм тим самим властивість офіційного документа. Акти, які втрачали з тих чи інших причин своє значення, за постановою віче знищувалися. По суті, Псковський скриня був і архівом, і канцелярією. У Новгородській республіці рішення віче оформлялися в «вічовий хаті» - особливої ​​канцелярії, очолюваної вічовим дяком. Тут же зберігалася і друк «Великого Новгорода». [3]

У міру накопичення навичок у створенні документів стали вироблятися типові формуляри - зразки документів, стійкі мовні формули, що застосовуються в найбільш поширених документах, процедура підготовки документів: чернетка, редакція (варіант), чистовик (остаточний варіант документа), - а також прийоми посвідчення документів, покликані перешкодити підробці документів в політичних і особисто-корисливих цілях (проставлення скреп, печаток, мостів, тобто підписи на склейках).

Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на Русі був пергамент (особливим чином вироблена теляча, бараняча або цапина шкіра), званий в документах «хартією» або «телятиною»; кращий пергамент привозили з Греції або ганзейских міст.

Найдавнішою формою документа на Русі була грамота - окремий лист пергаменту шириною близько 3,5 вершків (15-17см.). Розміри документа могли бути різної довжини (десятки метрів) за рахунок підклеювання наступних листів, утворюючи собою стовпець, стовпчик. Звідси і назва даної технології роботи з документами - «столбцовую діловодство». Якщо документ втрачав цінність, пергамент счищали, підрівнювали, обрізали обшарпані місця і знову використовували для запису інформації.

Зі збільшенням кількості створюваних документів змінювалася графіка листи: спочатку використовувалися статутна манера письма - виписування букв з прямими обрисами, але в XIV в. став використовуватися полуустав, прискорив процес листи за рахунок внесених букв і скорочення окремих слів. Документи писалися суцільним текстом, без поділу на окремі слова. З розділових знаків до XIV в. стала використовуватися лише точка в кінці речення.

В системі церковної (монастирської) документації Стародавньої Русі оформився такий своєрідний жанр як житія святих. Вони складалися з твердим, незмінним правилам, де форма панувала над змістом.

Незважаючи на досить широку практику документування фактів і явищ приватному та суспільному житті людей, говорити про діловодство за часів Давньоруської держави як про якусь систему ще передчасно. Але це був період, коли поступово складалися традиції створення документів, їх обробки і зберігання, почав формуватися професійний цех фахівців по роботі з документами - дяків, піддячих, переписувачів, - з'явилися передумови до законодавчої регламентації діловодства. У цей період з'явилися і набули поширення уніфіковані документні форми, які складалися з окремих приватних випадків, які узагальнювались в канцеляріях і потім офіційно закріплювалися. Діловодна практика і надалі надавала постійне і істотний вплив на процес становлення науки про документи. [4]

1.2 Формування наказного діловодства

Російське діловодство як система починає складатися з середини XV ст. в міру перетворення Московського князівства в великоруських держава. Московським великим князям вдалося створити сильну централізовану систему управління. Найважливіші функції адміністративного управління в цій системі виконувалися Боярської думою і наказами - центральними виконавчими органами. Походження наказів як структурних одиниць управління пов'язано з практикою дачі доручень (наказів) великого князя своїм підлеглим.

В період дії діловодства, що отримав назву «наказного», цар видавав укази, акти, жалувані грамоти; Боярська дума - вироки. Від наказів на місця направлялися «пам'яті». На місцях воєводи в підпорядкуванні мали свою «канцелярію» - приказную хату зі штатом у вигляді «менших» воєвод, дяків і піддячих. З наказових хат «на верх» посилалися «відписки» (звідси народилася назва беззмістовного чиновницького відповіді на будь-яке звернення). У наказовий хаті зберігалися гроші, міська печатка, велося діловодство. У правовому відношенні наказове діловодство, формуючись поступово, закріплювалося в Судебник 1497, 1550, 1 589 рр. і в Соборному укладенні 1649р. Вважається, що в цей період народилися терміни «справу» як збори документів по якій-небудь справі, питання і «діловодство» як процес виробництва ( «вершать») справ. Наказовому хата ділилася на столи. Наприклад, Нижегородська з'їжджаючи хата в 1663г. складалася з чотирьох столів: грошового, де зберігалася скарбниця і прибутково-видаткові книги; судного, який займався діловодством по вершать і невершенним судових справах; розшукового, помісного і Ямського, який зберігав царські грамоти про помісних справах. Накази і наказові хати представляли собою одночасно і присутність, і канцелярію, і архів. Документи зазвичай розміщувалися на столах, на лавках, особливо цінні - в скринях-скринях в тих же приміщеннях, де велася поточна робота і прийом відвідувачів.

У наказах відбувається виділення діловодства в особливу сферу діяльності, формується шар служивих людей - професійних чиновників, для яких документ став основним предметом їх праці. Наказів за різними джерелами налічувалося від 50 до 70. У кожному з них було від 3 до 10, а в деяких наказах - до 400 з гаком «наказових людей». У Посольському наказі, наприклад, налічувалося 447 співробітників. [5]

Накази відали управлінням, збором податків і судом. Крім наказових хат на місцях були такі органи, як земська хата, очолювані старостами, городничими. Схему державного апарату, сформованого в Росії до XVII ст., Відрізняє певна чіткість [6]. Цікавим є і структура самого органу державної влади - наказу [7].

У великих наказах піддячі об'єднувалися в «столи», або повитья, - структурні підрозділи наказів; поділ на столи проводилося не за родом справ, а за територіальним принципом. Для приведення у виконання різних розпоряджень існували особливі посади - толмачи, трубники, недельщику і ін. В їх обов'язки входило також доставляти переписку наказів за належністю, викликати тяжущихся на суд і ін. В діяльності наказів принципи колегіального та одноосібного управління чітко не розмежовувалися. Точно можна лише сказати, що розпорядча діяльність цілком належала наказним суддям, роль дяків була набагато скромніше. Вони поряд з подьячими займалися організацією та веденням діловодства. Через їх руки до наказу надходили чолобитні, доповіді, доношения місцевих правителів, вони зберігали справи і вели письмоводство.

У наказах поступово формувався шар професійних чиновників з незнатних служивих людей - знавців своєї справи, з часом почали впливати на рішення державних питань. Провадження справи в наказах починалося або з моменту надходження вхідного документа, або з підготовки ініціативного документа за вказівкою боярина або царя. На вхідному документі вказувалися дата надходження і автор. Якщо у справі була потрібна довідка, то дяк робив на звороті документа позначку - «виписати», а після виконання - «вклеїти в стовп» (підклеїти до справи). Документи, що відносяться до одного справі, подклеивались один до іншого, місця склеювань завірялися дяком із зворотного боку підписом. Щоб ознайомитися зі справою, треба було розгорнути стовпець, а читаючи, згортати його. Від такого звернення документи швидко старіли. Документи цього періоду мали форму сувою, довжина сувою часто була досить значною. Наприклад, Соборне укладення 1649р., Що містив основні закони Росії XVII в., Мало загальну довжину стовпчика 309 метрів. Щоб сувій при розмотування волочилися, його намотували на дерев'яний стрижень - так народилося слово «тяганина», сенс якого не вимагає особливого пояснення, - йдеться про необгрунтоване затягування прийняття рішення. Столбцовая форма діловодства скасовано Петром I. Поряд зі столбцовую формою документа в наказах зародилася і стала застосовуватися тетрадний (книжкова) форма. Зошит - це аркуш паперу, складений удвічі. У міру необхідності накопичилися зошити перепліталися і становили собою книги. У формі книг велися списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи і ін. Відомо величезна кількість різновидів книг - понад триста. Це - вечеря, грошові і інші книги. Але основною формою документа все-таки залишався стовпець, що має по суті характер «справи», послідовно відображав всі «виробництво» з того чи іншого питання, починаючи з ініціативного документа (чолобитною, пам'яті), включаючи всі проміжні документи (довідки, виписки з інших справ) і закінчуючи документом, що містив рішення. Інші папери, що не сформовані в стовпці, зошити або в книги, групувалися в зв'язки, де нерідко виявлялися найрізноманітніші документи.

1.3 Види документів, перші формуляри документів

Видовий склад документів наказного діловодства був досить одноманітним. Всі існуючі в цей період документи групуються в наступні основні види: грамоти (царські укази або вказні грамоти), вироки, накази, доповіді, пам'яті, відписки, чолобитні. Однак всередині кожного виду існувало безліч різновидів. Відписки це документи, які надходили до наказів з місць, від воєвод; грамоти - це царські укази, що посилаються з наказів на місця - боярам, ​​воєводам, наказним людям. Накази представляли царю відписки або доповіді; воєводам і іншим місцевим начальникам цар давав накази; накази між собою зносилися пам'ятями; звернення громадян до центральної влади оформлялися у вигляді чолобитних. Накази по праву можна назвати колискою бюрократизму: часто документи проходили безліч непотрібних інстанцій, подовгу затримуючись без необхідності в окремих виконавців, перш ніж потрапляли за призначенням. Старшим піддячим, найбільш досвідченим і шановним, і піддячим «середньої руки» довірялася складна робота, пов'язана з підготовкою рішень у справах, зберіганням справ, опечатуванням архівних скринь. Молодші піддячі не користувалися особливою довірою. Багато царські укази XVII в. звертають увагу на необхідність строго контролювати їх роботу. За помилки, яких припускаються в офіційних документах, піддячих суворо карали: били батогами, позбавляли платні.

У XV в. дорогий пергамент витіснила папір, яку спочатку також привозили з західноєвропейських країн, а з другої половини XVII ст. - своя, вітчизняна. Першу паперову «млин» (фабрику) побудували на річці Пахре за наказом патріарха Никона, потім в Москві на річці Яузі. Однак тільки в XVIII в. після будівництва декількох паперових мануфактур вдалося задовольнити внутрішній попит на папір в Росії. Спочатку папір виготовлялася з ганчір'я, а чорнило робилися з солей заліза і дубильних речовин, що добуваються з чорнильних горішків - наростів на дубових листках. Поєднання залізистих чорнила і тряпичной паперу робило текст особливо стійким, він майже не вицвітав. Тому документи цього періоду, що зберігаються в архівах, досить добре читаються.

Інструментами листи служили гусячі пір'я, заточується особливим чином складаним ножем.Кращими, як відзначають історики, вважалися пір'я з лівого крила гусака, а сама очінкі вимагала значного вміння. Гусяче пір'я застосовувалися аж до другої половини XIX ст., Хоча металеві пір'я з'явилися вже на початку століття. Написаний гусячим пером текст посипався дрібним кварцовим піском. Московські накази користувалися піском, які привозили з Воробйових гір, який вважався особливо світлим і чистим. З появою так званої скоропису (накреслення округлих букв і використання графічних скорочень слів і частин слів з винесенням їх над рядком листа) вільно читати такі тексти стало досить складно, потрібні знання і навички. [8]

Найважливішою ознакою офіційного документа є його формуляр - сукупність стійких інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розташованих у певній послідовності, специфічної для кожного виду документа. Формуляр - результат повторюваності управлінських ситуацій і управлінських дій. У документах наказного діловодства більшість реквізитів ще не виділилося з тексту, тобто звернення, адресат, дата документа, позначення автора і зміст документа становили один суцільний текст. Як правило, документ починався з обігу, дати або позначення автора та адресата документа. Наприклад, царські вказні грамоти починалися зазначенням автора і адресата (від кого - кому): "Від царя і великого князя Олексія Михайловича, всієї Великої і Малої і Білої Росії самодержця, боярину нашому і воєводам князю Якову Куденетовіча Черкаси ...". Або: "... князю Івану Олексійовичу Воротинського з товаришами ...", а потім містилося істота вопроса.Челобітние і відписки починалися зі звернення: "Царю государю і великому князю Михайлу Федоровичу всея Русі б'є чолом холоп твій ..." або: "Царю государю і великому князю Олексію Михайловичу, всієї Великої і Малої і Білої Росії самодержцю, б'є чолом сирота твій Івашко Михайлов ... "

При зверненні до великого князя служиві люди писалися холопами ( "б'є чолом холоп твій"); посадські люди і селяни, їхні дружини, вдови і діти - сиротами; духовні особи - прочанами.

У заключній частині указной грамоти позначалася дата її складання і місце, де вона була написана: "Писано в царстві граді Москві в наших царських палатах. Літа 7166 року березня о 16 день ".

Чолобитна закінчувалася і заверительной написом: "До цього чолобитною Дем'янко Власов руку доклав", а також вказувалися імена послухів (свідків), місце і час складання чолобитною.

Крім цих обов'язкових елементів можна говорити про деякі стабільних елементах тексту для кожного різновиду документа. Наприклад, виклад прохання в чолобитних починалося традиційної формулою: "... вели государ мені дати ...", а закінчувалося: "... цар-государ змилуйся мабуть ...". [9]

Аналізуючи формуляр документів наказного періоду, багато дослідників відзначають наявність стійких форм, зразків, за якими відбувалося діловодство. Зокрема, за єдиним зразком писалися накази воєводам з наказів, що включали наступні частини:

- вступ на посаду нового воєводи, порядок прийому посади від колишнього воєводи;

- постанови про фінансове управління;

- ставлення воєводи до місцевій громаді та виборних посадах;

- постанови про поліцейської діяльності воєводи;

- визначення військових обов'язків воєводи, правила його відносини до іноземців.

Процедура підготовки документів в наказовому діловодстві включала такі основні етапи:

- надходження документа на розгляд;

- підготовка справи до "доповіді";

- розгляд і вирішення справи;

- оформлення документа, що містить рішення.

Розгляд справи в наказі починалося з ініціативи царя або за скаргою, извет, чолобитною або її анулювання. Вказівка ​​царя передавалося їм особисто кому-небудь з чинів наказу або передавалося до наказу через кого-небудь з тих, хто перебував у цей час за царя. Згідно з указом царя або відразу готувалося рішення ( "відпустку"), якщо наказ мав для цього потрібними відомостями, або починалося виконання - розгляд питання і збір необхідних матеріалів.

Якщо на виконання царського указу потрібно було написати грамоту, дяк писав її сам або давав доручення кому-небудь із старших піддячих. Якщо для вирішення справи була потрібна листування з іншими наказами, вона велася без дотримання особливих формальностей короткими "пам'ятями" або записками подьячих одного наказу піддячим іншого наказу.

При надходженні документа на ньому проставляється дата, і дяк робив кодла "Виписати", що означало "Навести довідки". Фактично це означало початок розгляду справи. Підготовкою справ до розгляду ( "доповіді") займалися столи, або повитья, де дяк або за його дорученням старший піддячий збирав потрібний матеріал, складав проект відповідного документа (рішення у справі). Роль доповідача у справі належала дякові, а вирішення питання - думним дяків. Рішення по справі приймалося після його обговорення. Думні дяки могли погодитися з підготовленим рішенням, але могли і внести свої корективи. В результаті після винесення рішення дяк «чорнила» підготовлений документ, тобто виправляв його, молодший піддячий переписував набіло. Подьячий «справляв», тобто звіряв чистовик з чернеткою, засвідчував ( «справляв») його своїм підписом - «правої», яка висловлювала відповідальність піддячого за точне відповідність чернетки, але ще не надавала юридичної сили документу. Для цього була потрібна «Приспів» дяка, яка свідчила про відповідальність за зміст документа.

Керівники наказів - судді і наближені до них особи, які брали участь у прийнятті рішень, - не ставили своїх підписів на документах. Це входило в обов'язок дяка, який відповідав за ведення діловодства наказу: «а на всіх справах закріплюють і позначають думні дяки, а цар і бояри ні до яких справах ... руки не прикладають, для того влаштовані вони, думні дяки». Цар і бояри власноруч підписувалися тільки на договірних грамотах, укладених з іншими державами. Підпис, або «Приспів», дяка була дуже своєрідна: якщо документ складався з декількох листів, дяк «приписував» документ на кожній склейці, проставляючи по одному стилю свого прізвища на кожній склейці, щоб букви захоплювали обидва листи, що було узаконено Судебником 1550г. Це охороняло документ від фальсифікації і підробки.

У московських наказах вперше намічається відокремлення закінчених справ від «поточних». Поряд зі зберіганням документів в кулях, мішках, скринях в деяких наказах (наприклад, Помісному наказі) з'являються шафи для зберігання документів, а потім і заходи з охорони документів, наприклад постачання скринь замками.

Таким чином, можна зробити висновок, що до кінця XVII в. робота з документами в апараті управління зосередилася в руках особливої ​​групи служивих людей - дяків і піддячих. В цілому наказове діловодство зіграло важливу роль у формуванні російського діловодства. Однак встановлення на законодавчому рівні загальних адміністративних та діловодних правил, регламентація всіх сторін діяльності канцелярій і архівних установ були ще попереду, на наступному етапі розвитку системи державного управління.

Глава 2. Система колезького діловодства. Система міністерського «виконавчого» діловодства XIX - початку XX ст.

2.1 Створення нової системи державних установ, поява впорядкованої системи реєстрації

Новий етап становлення російського діловодства пов'язаний з ім'ям Петра I і його корінними реформами в управлінні державою. У 1699г. Петро I ввів в обіг гербовий папір, в 1700р. видав укази про скасування столбцовую форми документа і загальному переході до тетрадной формі (листовий і книжкової). В результаті реформ в галузі управління (1717-1720гг.) Була створена нова система державних установ: в центрі - Сенат, Синод, Государев кабінет і 12 колегій (Закордонних справ, Військова, Адміралтейська, Камер-колегія, Штатс-контор-колегія, Ревізійної -коллегія, Берг-колегія, Мануфактур-колегія, Комерц-колегія, Юстиц-колегія, Вотчина і Головний магістрат), які замінили собою понад півсотні наказів; на місцях - губернатори, воєводи, магістрати і інші органи влади. Кожна з 12 колегій відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалась Сенату. Характерною рисою нової системи управління була колегіальність в прийнятті рішень. Система діловодства в зв'язку з перетвореннями державного апарату управління отримала назву коллежской - за назвою центральних установ нового типу.

Спочатку колегії керувалися в роботі власними регламентами, потім законодавчою базою їх діяльності став «Генеральний регламент», підписаний Петром I 28 лютого 1720р., Що став основою не тільки організації діяльності державного апарату, але і найважливішим актом, що визначив розвиток діловодства в Росії на весь XVIII в . Генеральний регламент встановив закінчену організаційну форму і систему норм і правил щодо забезпечення документування діяльності колегій, що отримала назву «коллежской». У регламенті докладно розкриваються структура і функції канцелярії, наводиться окрема глава про секретарському чині, який стає центральною фігурою канцелярії - її керівником. [10] Секретар становив найважливіші папери і ніс відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовку справ до слухання, докладання справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи у справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання друку колегії. Решта документи готувалися канцеляристами.

Крім секретаря в штат канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, писарі, перекладачі, толмачи (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони). Частина документів складалася з «генеральним формуляром», тобто обов'язковим формам документів з набором відповідних реквізитів. Нотаріус вів протоколи засідань і реєстр справ, реєстратор відповідав за реєстрацію вхідних і вихідних документів, актуаріус вів загальний журнал вхідних документів і відповідав за збереження паперів. Всі співробітники канцелярії мали детально розписані обов'язки та строго відповідали за їх виконання.

Генеральним регламентом були особливо чітко обумовлені процеси реєстрації вхідних і вихідних документів, вперше визначено порядок здачі в архів закінчених провадженням справ, а також введено саме поняття архіву та встановлена ​​посаду архіваріуса. Контроль за виконанням документів покладався на прокурора колегії, були встановлені типові терміни виконання окремих видів документів. Особлива увага приділялася виконанню указів государя; їх несвоєчасне виконання каралося суворо, в окремих випадках - смертною карою. Передбачалися заходи щодо захисту інформації, суворі покарання за підробку та викрадення документів. [11]

Генеральний регламент встановлював послідовність розгляду справ: в першу чергу розглядалися державні справи, потім - приватні. На рішення державних справ відводилася тиждень, приватні справи за скаргами повинні були вирішуватися протягом шести місяців. Спочатку ці терміни витримувалися, проте пізніше вони перестали бути витримана через накопичення великої кількості невирішених справ - сенатське і колезького діловодство зазначалося надзвичайної повільністю. Деякі сенатські справи, особливо судові, тяглися роками, і не кожен з учасників доживав до вирішення спору.

Найбільш ретельно в Генеральному регламенті були опрацьовані питання реєстрації документів, правильне ведення якої забезпечувало безпеку документів, швидке їх знаходження, контроль за рухом документів і їх виконанням. Детально були опрацьовані і питання документування та руху справ (документообігу). Нововведенням було введення підпису керівника присутнього місця на документі і членів колегії, які брали участь у вирішенні питання. Петро I вперше став особисто підписувати видаються їм укази (раніше, в 1716р. Був виданий указ про підписання главами губернської адміністрації доношених в Сенат, пізніше ця норма була введена в Генеральний регламент).

Канцелярська робота розподілялася між службовцями, і обов'язок кожного була визначена регламентом.Так, нотаріус вів протоколи у справах, наважувалися в колегії. Кожен день на особливому аркуші він записував справи, які доповідалися присутності, і становив по ним рішення. Після закінчення місяця листи листувалися набіло і перепліталися. Нотаріус вів реєстр невирішених справ, а секретар відзначав, у кого знаходиться у виробництві кожну справу. Реєстр постійно знаходився на столі присутності, щоб члени колегії могли бачити, скільки у них невирішених справ. Актуаріус вів загальний журнал всіх вхідних паперів, зберігав у себе папери, відповідав за їх збереження і завідував канцелярським приладдям. У веденні реєстратора перебували журнал і чотири реєстраційних книги. У журнал протягом року реєстратор коротко записував зміст всіх справ, вирішених в колегії (записи розташовувалися за алфавітом із зазначенням, куди і коли послано справа); він же вів реєстраційні книги ( «реєстратури») A, B, C і D. Книги A і B були призначені для реєстрації вихідних документів, C і D - для реєстрації вхідних. Колезька система діловодства передбачала реєстрацію документів не тільки протягом усього процесу виробництва справи, але і після - в архіві. Якщо в наказах на які поступили документах дяк проставляв дату надходження, то в колегіях поряд з датою з'являється і реєстраційний номер, що відповідав номеру запису в реєстраційній книзі. Книга A використовувалася для запису короткого змісту всіх документів - реляцій і доповідей, відправлених з колегії на ім'я царя або в Сенат; книга B - для запису короткого змісту документів, спрямованих іншим установам і особам; книга C містила розташовані в хронологічній послідовності короткі виписки з указів і рапортів, отриманих протягом року від царя і Сенату, із зазначенням номера надісланої паперу і номера, присвоєного їй в колегії, а також реєстр до них. Все це по завершенні року перепліталося і набувало форму книги. Книга D містила короткі виписки з усіх отриманих від колегій, губерній та інших установ і осіб документів, які групувалися за територіальним і хронологічним принципам і по завершенні року разом з реєстром перепліталися. [12]

Генеральний регламент встановлював процедуру розгляду і вирішення питання: вступ справи, підготовка справи до слухання (розгляду і вирішення), слухання справи і прийняття рішення, оформлення рішення і доведення його до виконавця, контроль за виконанням рішення, зберігання справ в архіві.

Всі пакети, адресовані на адресу колегії, здавалися черговому чиновнику, який розписувався в одержанні, і, не розкриваючи пакети, передавав їх в присутність. Укази, що надсилаються з Сенату, роздруковувалися в присутності самим президентом колегії, а інші папери - старшим членом присутності. Далі все що надійшли папери позначалися секретарем, який позначав час їх надходження, і здавалися актуаріусом для запису в реєстраційних книгах. При цьому на вхідному документі проставляється реєстраційний номер, а в реєстраційній книзі позначати, в якій стіл передана папір на виконання. Службовцям документи передавалися під розписку, вносити, в так звану, квитанційну книгу. При поверненні справи такі розписки знищувалися, а в книзі зазначалося час повернення справи.

2.2 Введення «Табеля про ранги ...», заміна колегій на міністерства

Ще один документ XVIII в. важливий для розуміння професії і місця служби діловодства і її працівників у системі державних установ. 24 січня 1722р. був введений «Табель про ранги всіх чинів військових, статских і придворних, які у якому класі чини ...» - законодавчий акт, за яким державна служба була розділена на цивільну (цивільну), військову і придворну. Кожна різновид служби ділилася на 14 ступенів - класів. «Чини давалися за службу в порядку поступовості і як би позначали ступінь ділової підготовки службовців і їх придатність до заняття певних посад».

Чини від I до IX класу по службі могли отримати спадкове дворянство, від X до XIV - особисте дворянство. Згідно Табелі про ранги, затвердженої Петром I, обер-секретар іноземної, військової та адміралтейської колегії - чин VII класу; обер-секретар в колегії, секретар в Сенаті - чин VIII класу; секретарі у військовій та іноземної колегії, а також сенатські протоколісти і перекладачі - чин IX класу; секретарі інших колегій, перекладачі і протоколісти військової, адміралтейської та іноземній колегії отримували чини X класу; секретарі в надвірних судах і канцеляріях в губерніях - чини XII класу; секретарі в провінціях, перекладачі і протоколісти колезькі, актуаріус і реєстратори сенатські - чини XIII класу; актуаріусом, архіваріуси, реєстратори при колегіях - чини XIV класу.

Починаючи з XVIII ст. еволюція «Табелі» йшла в напрямку її спрощення, стоншення назв чинів і їх місця в службовій ієрархії. В результаті до початку XIX в. номенклатура цивільних чинів набула такого вигляду:

Одним з головних організаційних принципів державної служби було обов'язкове проходження всієї службової драбини від низу до верху цілком, починаючи з вислуги нижчого класного чину. У кожному класі чиновник повинен був прослужити відомий мінімум років, але за особливі заслуги по службі цей термін міг бути скорочений. Таким чином, служба починалася з роботи з документами і чини з XIV по X можна було отримати, працюючи в канцеляріях.

Серед проявів чиношанування важливого значення набули формули титулування - титул за класом або посади. Хоча ці формули не були встановлені законом і склалися поступово на практиці, до кінця XVIII ст. титулів було п'ять:

I і II класи - Ваша Високоповажносте,

III і IV класи - Ваше Превосходительство,

V клас - Ваше високородіє,

VI-VIII класи - Ваше високоблагородіє,

IX-XIV класи - Ваше благородіє.

Користування титулом застосовувалося у всіх випадках звернення усного та письмового до вищестоящого по службі або за суспільним становищем. [13]

В результаті реформ в діловодстві і в практиці управління за прикладом західних зразків з'явилися багато нових термінів і назв документів: укази, регламенти, архів, архіваріус, протоколи, рапорти, кореспонденція, журнали, інструкція, реляція, прохання (замість - чолобитна), інспектор, адміністратор та ін., які знаходять застосування і в наш час. Істотні зміни зазнає форма документів. Для багатьох з них розробляються «генеральні формуляри» - зразки. У колезького діловодстві виділяється з тексту і стає самостійним елементом дата документа, яка тепер пишеться під текстом з лівого боку аркуша. Самостійним елементом формуляра стає і найменування документа; в деяких випадках до нього примикає позначення короткого змісту документа, хоча вимога вказувати короткий зміст документа (заголовок до тексту) як норма оформляється тільки в діловодстві міністерств в XIX в.

Крім реквізитів, що виділилися з тексту, з'являється ряд реквізитів, що відображають різні стадії роботи над документом: підписи, позначки про узгодження, реєстраційні номери, відмітка про контроль, відмітка про направлення в справу і ін.

Реформи Петра I були важливим етапом у вдосконаленні управління державою, проте вони торкнулися тільки центральний рівень управління, були неповними, непослідовними, що позначилося на розвитку діловодства. Завершила реформу установ і колегіального діловодства Катерина II, видавши закон від 7 листопада 1775р. «Установи для управління губерній», який вніс однаковість в структуру управління на місцях.

Відповідно до закону від 7 листопада 1775р. губернське правління отримувало від Сенату укази, в свою чергу посилало власні укази підлеглим посадовим особам на місцях, отримуючи у відповідь доношених, рапорти. Штат губернських канцелярій складався із секретарів (старших і молодших), протоколіста, реєстратора, журналіста, канцеляристів, переписувачів, перекладача, архіваріуса. Кількісний склад службовців канцелярії залежав від числа вирішуваних справ.

В цілому колезького діловодство, яке склалося на базі реформ державного управління Петра I і Катерини II, являє собою систему, що характеризується високим рівнем законодавчої регламентації всіх сторін діяльності канцелярій, строгим закріпленням за посадовими особами і рядовими працівниками їх обов'язків. Колезький діловодство заклало основи, на яких розвивалося російське діловодство в наступні півтора століття. [14]

На початку XIX ст. (1801-1811 рр.) Внаслідок ослаблення вищого і центрального апаратів управління державою Олександр I проводить реформи, істотним моментом яких була заміна колегій на міністерства. У 1802р. були створені перші вісім міністерств: військово-сухопутних сил, військово-морських сил, закордонних справ, внутрішніх справ, комерції, фінансів, народної освіти, юстиції - і, на правах міністерства, Державне казначейство. Кожному міністерству наказувалося створити канцелярію плюс товариша (помічника). Одночасно з міністерствами був заснований Комітет міністрів - вища адміністративна установа, що діяло на колегіальних засадах і рассматривавшее справи, що виходять за рамки компетенції окремого міністра і вимагають спільного узгодженого рішення. Трохи пізніше (в 1810р.) Було створено Державну раду - вища законосовещательное установа. Одночасно з цим була проведена реформа Сенату, який став найвищою судовою інстанцією, яка виконувала також функцію нагляду за урядовим апаратом. Міністерське управління як більш гнучке і оперативне законодавство було закріплено Маніфестом від 25 червня 1811р. «Загальне установа міністерств». З введенням міністерств колегіальна процедура прийняття рішень була замінена на одноосібну, що спричинило за собою зміну організаційної структури центральних органів управління державою і позначилося на діловодних забезпеченні їх роботи. Система діловодства цього періоду (аж до Лютневої революції 1917 р.) Отримала назву «міністерської». Її також називають «виконавчої», оскільки принцип єдиноначальності передбачає особисту відповідальність кожної посадової особи за неухильне виконання своїх безпосередніх обов'язків.

Маніфест був підготовлений видатним державним діячем XIX ст., Радником Олександра I, зачинателем багатьох ліберальних перетворень в Росії того часу - М.М. Сперанським.

Апарат управління міністерства згідно Маніфесту складався з департаментів, які ділилися на відділення, а відділення - на столи. У кожному департаменті діяв дорадчий орган, до складу якого директора департаменту та начальників відділень і званий загальним присутністю. При міністрі діяла канцелярія міністра, в кожному департаменті - канцелярія департаменту. Канцелярія міністра, в якій було зосереджено «письмоводство» міністерства, управлялася директором, ділилася подібно департаментам на відділення і столи, очолювані столоначальникам. Міністерське діловодство характеризується розширенням видового складу документації, збільшенням обсягів листування, уніфікацією форм документів. Згідно Маніфесту (§96) «Образ виробництва справ (документів) містить в собі: 1) порядок вступу справ, 2) рух їх, або власне так зване виробництво, 3) відправлення справ, 4) ревізію і 5) звіти ...». Інакше кажучи, Маніфестом були визначені основні етапи роботи з документацією: організація прийому та реєстрація вхідних документів, направлення на виконання і їх виконання, контроль за виконанням, реєстрація вихідних документів, відправка документів адресатам.

При підготовці текстів М.М.Сперанський рекомендував дотримуватися строгих мовних правил. Його рекомендації по формуванню канцелярського (службового) стилю мови внесли великий вклад в те, що в наш час називають уніфікацією ділового листування. [15]

В цілому організація роботи з документами в рамках міністерського діловодства представляла собою чітку систему руху документів (на сучасній мові - документообіг), включаючи і архівне зберігання. Особливу увагу в міністерському діловодстві приділялась контролю виконання (ревізії) документів. Контроль виконання проводився за такими показниками: «1) Чи в порядку справи містяться. 2) Чи вірно складаються їм заголовки. 3) Чи немає повільності в діловодстві. 4) Чи не затримується чи закінчення справи вимогою таких довідок, в яких немає суттєвої потреби ». Самостійною стадією «провадження справи» була «відправка справ», тобто реєстрація документів, що відправляються в журналах і безпосередньо відправка (складання документа, написання адреси та ін.).

2.3 Поява бланків документів, спроби реформувати систему діловодства

Важливою подією в розвитку діловодства, пов'язаних з законом 1811р., Слід вважати появу бланків документів. Передбачені були чотири форми бланків з кутовим розташуванням реквізитів, які стали обов'язковими при оформленні службового листування. Бланки друкувалися типографським способом або писались від руки. До складу реквізитів бланка включаються найменування установи, найменування структурних підрозділів (департамент, відділення, стіл), дата і реєстраційний номер документа. Відокремлений місце займає заголовок до тексту документа, який розташовується безпосередньо під реквізитами бланка (так само, як і в сучасних документах). З'являється і посилання на надійшов документ (прототип сучасного реквізиту «Посилання на дату і номер документа, що поступив»), яка поки не уніфікована і може виглядати по-різному: «Відповідь на № ...» або «Від такого-то» і т.п.

Набуває стійкого вид і реквізит «Адресат», що з'явився ще в XVIII в. в колезького діловодстві, - це вказівка ​​посади особи в давальному відмінку або найменування посади особи, яка підписала або скріпив документ, і його особистий підпис. [16] Інші види документів, такі як укази, протоколи, доповідні записки, писалися без бланків.

Незважаючи на істотні зміни, які зазнала система міністерського діловодства, особливо в початковій період свого становлення, вона не була настільки гнучкою, як було потрібно в кінці XIX в. При швидко мінливих суспільних відносинах система діловодства продовжувала залишатися громіздкою і неповороткою, незважаючи на те, що в останній третині XIX ст. спочатку у військовому відомстві, а потім і в цивільних установах починають використовуватися друкарські машинки. Їх поява була воістину революційним кроком в документуванні: воно прискорило ведення письмових робіт, дозволило одночасно з оригіналом виготовляти кілька копій документів, істотно скоротивши обсяг рукописних робіт. Крім того, за рахунок використання машинописного тексту скоротився обсяг документів, які придбали більш компактну форму.

Винахід телеграфу сприяло появі нового типу друкованих відправлень - телеграми, а винахід телефону - появи телефонограм - письмових документів, переданих по телефону.

В кінці XIX - початку XX ст. все більша увага приділяється системі реєстрації документів, необхідності її спрощення за рахунок централізації. Ця ідея в корені суперечила ідеї «Спільного установи міністерств», відповідно до якої створювалося безліч пунктів реєстрації документів в установі.

Спрощення діловодства проводилося і в окремих відомствах, зокрема у військовому, в якому в 1911р. «Положенням про письмоводство і діловодстві у військовому відомстві» була введена система спрощеного діловодства. Положення спрощувало техніку листування, скорочувало кількість службових документів: для письмових взаємин чиновників військового відомства встановлювалося три види документів - рапорт, припис, ставлення. Регламентувалися випадки обміну телеграфними повідомленнями, були встановлені чіткі значення написів, що обмежували доступ до документів: «секретно», «не підлягає оприлюдненню», «поспіхом» і ін. У Положенні встановлювався порядок застосування друкарських машинок для виготовлення документів, гектографі для копіювання та інших технічних пристосувань, які могли прискорити роботу з документами.

Однак робота по вдосконаленню діловодства, що проводилася у військовому відомстві, через що почалася незабаром першої світової війни не була підтримана іншими міністерствами і відомствами. Що стався в 1917р. соціально-політичний переворот - спочатку Лютнева буржуазно-демократична, а потім Жовтнева соціалістична революції - призвів до повного руйнування державного апарату і створення нового, який, хоча і засвоїв багато старих традицій, але створювався на принципово нових засадах. [17]

Глава 3. Радянське і пострадянське (сучасне) діловодство. Стан і перспектива розвитку діловодства в сучасній Росії

3.1 Перший етап розвитку радянського діловодства, створення Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (ВНИИДАД)

Радянський період становлення і розвитку діловодства можна розділити на два етапи: перший (1917-1973гг.) - від окремих урядових заходів щодо упорядкування документування архівної справи до впровадження в країні Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД); другий (1973-1991гг.) - роки формування основ сучасного діловодства, які стали після чергової революції в долі великої країни (1991р.) базою становлення діловодства в Російській Федерації на основі нових інформаційних технологій.

Після революції в жовтні 1917 р., В зв'язку з відстороненням старого чиновницького апарату від влади і заміни його не мають відповідної кваліфікації персоналом з робітників і солдатів, рівень документаційного забезпечення управління помітно знизився. В.І. Ленін і Радянський уряд, формуючи новий державний апарат, паралельно приділяли багато уваги поліпшенню «письмоводства», скорочення листування, усунення канцелярської тяганини. У перші роки було прийнято низку наступних законодавчих актів:

- декрет Ради народних комісарів (РНК) від 11 листопада 1917 р. «Про знищення станів і цивільних чинів», який скасував щодо громадян і в листуванні вказівки на чини і титули;

- декрет РНК від 24 грудня 1917р. «Про порядок видання наказів або розпоряджень»;

- постанова РНК від 2 березня 1918 р. «Про форму бланків державних установ», що встановила форму офіційних документів і перелік реквізитів;

- постанову Ради робітничої і селянської оборони (СРКО) від 8 грудня 1918 р. «Про точний і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади і усунення канцелярської тяганини», що передбачає, крім іншого, заміну листування на телефонні переговори і жорсткий контроль за виконанням розпорядчих документів.

Були інші спроби поліпшення роботи державних установ в області документування, проте реалізація їх гальмувалася внаслідок розрухи і йде Громадянської війни і інтервенції держав Антанти (1918-1920гг.). Не вистачало також технічних засобів оформлення документів, паперу, чорнила. [18]

На перших порах було проведено ряд Всеукраїнських конференцій, створені в Таганрозі і Казані науково-дослідні інститути, які зробили певний внесок в оптимізацію роботи радянських установ. У ці роки йшла активна і успішна робота теоретиків і практиків управління.

У 1922р. Народним комісаріатом робітничо-селянської інспекції (НК РСІ) був утворений відділ нормалізації з секцією діловодства, яка займалася вдосконаленням структури діловодних служб в державному апараті. В середині 20-х років були утворені дві важливі науково-дослідні організації - Державне бюро організації будівництва «Оргбуд» і Державний інститут техніки управління (ВТУ), що зробили помітний вплив на вирішення проблем управління і діловодства в установах країни. У 1928р. ВТУ спільно з архівною службою країни (Центрархів РРФСР) були видані «Правила постановки архівної частини діловодства в державних, професійних і кооперативних установах і підприємствах РРФСР», в яких пропонувалися рекомендації щодо складання переліків документів і справ, які звертаються в установах, включаючи списання та знищення документів з простроченим терміном зберігання. У 1931р. було видано проект «Загальних правил документування і документообігу», розроблений на основі передового досвіду, в тому числі зарубіжного. Правила детально описували порядок обробки документації, але в зв'язку з ліквідацією інституту в 1932р. вони не були доопрацьовані за зауваженнями практиків і не затверджені керівництвом.

У 20-30-ті роки розвивалися системи спеціальної документації (бухгалтерської, статистичної, кадрової та ін.), Видавався ряд журналів, на сторінках яких розглядалися проблеми документування управлінської праці ( «Питання організації і управління», «Техніка управління» та ін.) , був випущений цілий ряд підручників, навчально-практичних посібників і наукових праць з діловодства. У 1936р. Конституцією країни були законодавчо встановлені види розпорядчих документів, які могли видавати органи влади і управління, серед них (зверху вниз від Верховної Ради СРСР до керівників організацій і підприємств): закони, укази, постанови, накази, інструкції, рішення, розпорядження.

У зв'язку з закриттям ВТУ, відсутністю в країні єдиного організаційного центру, питання подальшого вдосконалення діловодного забезпечення управління стали дуже актуальними. У червні 1941р., Перед початком Великої Вітчизняної війни, відбулося 1-е Міжгалузеве нараду з питань механізації управлінської праці та діловодства. Нарада намітило глибоку науково обгрунтовані програму щодо поліпшення ситуації, що склалася, але вона в зв'язку з початком війни не була реалізована. [19]

У військові 40-ті й наступні, включаючи 60-е, роки архівні організації країни були наділені великими повноваженнями щодо організації діловодства і архівної справи. У 1963р. Головархівом СРСР був підготовлений перший загальносоюзний нормативний документ, що стосується діловодства, - «Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій і підприємств СРСР», який на тривалий час став єдиним керівним матеріалом, що сприяв упорядкуванню діяльності служб документаційного забезпечення управління та архівів.

У 1963р. постановою Ради Міністрів СРСР «Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР» від 25 липня 1963р. №829 була доручена Головархіву СРСР розробка Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД) з метою оптимізації роботи з управлінською документацією в країні на базі застосування нової техніки. Для розробки ЕГСД в системі Головархіву був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД). Робота зі створення ЕГСД була включена в п'ятирічний план розвитку народного господарства СРСР на 1966-1970гг.

3.2 Другий етап розвитку радянського діловодства

У 1973р. основні положення ЕГСД були затверджені Державним комітетом РМ ​​СРСР по науці і техніці і рекомендовані міністерствам і відомствам для використання в практичній роботі. З цього моменту почався другий етап становлення і розвитку діловодного забезпечення управління в країні, що тривав аж до руйнування СРСР в 1991 р.

Метою ЕГСД були вироблення і впровадження в практику на єдиній основі раціональних форм і методів діловодного обслуговування. Основні положення ЕГСД складаються із загальної частини, восьми тематичних розділів і положень. У них сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладені принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, структурі побудови текстів документів, їх мови та стилю. [20]

Протягом 70-х років радянське діловодство отримало значний розвиток.Крім створення ЕГСД був розроблений цілий ряд державних стандартів першорядного значення. Серед них: ГОСТ 16487-70 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення"; ГОСТ 6.38-72 «Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок », які зазнали згодом переробці і об'єднанню в один стандарт (ГОСТ 6.38-90); ГОСТ 6.15.1-75 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Основні положення », який визначив вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (перероблений в 1988р.). В середині 80-х років ЕГСД була перероблена в Єдину державну систему документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ). З цього часу поняття «діловодство» називають також терміном «документаційне забезпечення управління» (ДНЗ).

В цілому розвиток діловодства радянського періоду, особливо 70-80-х років XX ст., Оцінюється вченими-документознавців вельми позитивно. Почавши в 20-х роках з окремих адміністративних заходів щодо впорядкування документування, воно прийшло до створення загальнодержавної системи діловодства, що відповідає на початок 90-х років, що відповідає вимогам науково-технічного прогресу кінця XX в., Ставши основою формування сучасного діловодства в Російській Федерації.

3.3 Нормативно-правове забезпечення російського діловодства

Нормативно-правову базу діловодства в сучасній Росії становить сукупність законодавчих актів Російської Федерації, правових і нормативних актів і методичних документів, що регламентують питання створення, технологію обробки і зберігання управлінської документації, а також регулюють роботу служб діловодства на всіх рівнях управління.

Вихідним правовим актом, що визначає державну політику в сфері інформаційно-документаційного обміну, є Конституція Російської Федерації. У Конституції записано: «Кожен має право вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію будь-яким законним способом ...» (4.4, ст.29). Це положення розвинене в новітньому правовому акті - Федеральному законі «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006г. № 149-ФЗ [14].

Федеральний закон містить ряд важливих положень, пов'язаних з документаційне забезпечення управління. Закон регулює відносини, пов'язані із здійсненням права на пошук, отримання, передачу, виробництво і поширення інформації; застосування інформаційних технологій; забезпечення захисту інформації; дає визначення таких понять як документована інформація, повідомлення електронної пошти, конфіденційність інформації та ін. [21]

Наведу нижче лише деякі нормативні акти, які в даний час мають першорядне значення для організації діловодного забезпечення управління:

- Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ) [5].

- Діловодство в федеральних органах виконавчої влади. Типова інструкція з діловодства.

Затверджена наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536 [11].

- Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004 №125-ФЗ [16].

Федеральний закон регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду РФ та інших архівних документів незалежно від їх форм власності, а також відносини в сфері управління архівною справою в РФ в інтересах громадян, суспільства і держави.

- ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів [4].

Національний державний стандарт Росії ГОСТ Р 6.30-2003 є найважливішим нормативним документом з оформлення службової документації. Стандарт прийнятий постановою Держстандарту Росії (тепер - Федеральне агентство з технічного регулювання і метрології) від 3 березня 2003р. № 65-ст.

У стандарті відображені перевірені часом вимоги до оформлення управлінських документів, обумовлені в раніше діяли, а потім скасованих стандартах ГОСТ Р 6.30-97 і його попередників ГОСТ 6.38-72 і ГОСТ 6.39-72.

Вимоги ГОСТ Р 6.30-2003 поширюються на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) - постанови, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи, які підтверджують ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації »(ОКУД, клас 0200000). Стандарт встановлює: склад реквізитів документів, вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного Герба Російської Федерації.

Крім уже названих нормативно-методичних документів в країні діють норми і правила роботи з рядом специфічних документних утворень, які регламентуються спеціальними нормативно-правовими актами. Йдеться про бухгалтерської, кадрової, торгової та інших видах документації. [22]

Названі нормативно-правові та методичні документи служать базовими джерелами для розробки власних положень (інструкцій) з діловодних забезпечення управління конкретної організації, фірми.

3.4 Перспективи розвитку документаційного забезпечення управління

Професором М.В. Ларіним пропонується закон «Про документації», який повинен визначити основні напрямки державного регулювання роботи з документами в сфері управління, у тому числі:

- повноваження держави по відношенню до документації організацій усіх форм власності;

- відповідальність організацій за документування своєї основної діяльності в установленому державою порядку;

- уніфікацію форм документів, що створюються і звертаються в сфері управління;

- організацію і основні правила документообігу (документних комунікацій між юридичними особами, юридичними особами та громадянами);

- вимоги і умови забезпечення достовірності і доказовості документованої інформації, юридичного значення документів на різних носіях;

- уніфікацію структур, повноважень і функцій служб документаційного забезпечення в залежності від рівнів і масштабів діяльності організацій;

- регулювання права власності на документи, забезпечення їх охорони і передачі на державне архівне зберігання;

- реалізацію права на доступ юридичних і фізичних осіб до документованої інформації організацій;

- організацію і підтримку науково-дослідних і проектних робіт в цій галузі, а також системи ліцензування та сертифікації програмних, технологічних та технічних засобів обробки управлінських документів.

Крім запропонованого закону в країні повинні діяти цілий ряд підзаконних нормативних актів, що встановлюють єдині вимоги до управлінської документації. Наприклад, в їх склад слід включити:

- типові інструкції з управління документацією в різних видах організацій і галузях діяльності;

- типове положення про службу управління документацією;

- типові положення про порядок документування інформації;

- типові положення про порядок доступу до документів та використання документованої інформації;

- типові переліки документів постійного терміну зберігання;

- переліки документів із зазначенням термінів зберігання;

- регламент державного обліку документів архівного фонду Російської Федерації;

- правила роботи архівів організацій;

- державні національні стандарти, загальноросійські класифікатори документів і ін.

Вимоги, що встановлюються названими нормативними документами, повинні грунтуватися на сучасних досягненнях науки, техніки та інформаційних технологій, на міжнародних стандартах, а також враховувати досвід документування та документообігу в Російській Федерації. [23]

висновок

Витоки професії документознавців можна віднести до стародавнього Єгипту, де зароджується професія писаря - упорядника і переписувача документа. Вона була однією з шанованих професій. Написання документа вимагало багато праці. Щоб стати переписувачем, треба було старанно і довго вчитися. Вихваляння професії писаря в Єгипті дійшло до нас в декількох папірусах. Ось як порівнює свою професію з іншими єгипетський переписувач Хети часів XII династії (1991-1785гг. До н.е.).

«Я бачив коваля за його роботою. Його пальці покриті зморшками, як крокодилова шкіра ... муляр постійно бореться з твердим каменем ... перукар голить до самої ночі, і тільки коли сідає їсти, він може спертися на лікті, щоб відпочити ... човняр плаває, щоб отримати плату за свою працю ... посол заповідає своє майно дітям, коли їде в далекі країни, тому що побоюється зустрічі з дикими тваринами або розбійниками ... взуттьовик нещасний, весь час стогне, коли дубіт шкіру ... професія ж писаря є найважливішою, тому що на цьому світі немає порожніх слів. Хто з дитинства навчиться цього, стане шанованою людиною ». [24]

До всього вищесказаного, можна лише додати, що професія документознавців пройшла дуже великий і складний шлях вдосконалення від давнини і до наших днів. Змінювалися періоди розвитку документа: від наказів до колегій, від колегій до міністерств. Кожен з періодів розвитку діловодства вніс свої незамінні традиції і нормативи в галузі створення та оформлення документів. І, начебто, вже все, що можна було, удосконалили і уніфікували, але, мені, здається, що вже в XXII в. наш час буде черговим етапом у розвитку діловодства.

література

1. Басаков М.І. Сучасне діловодство. Навчальний посібник. Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с.

2. Бондирева Т.Н. Секретарська справа. Практичний посібник. М., 1989. - 383 с.

3. Кудряев В.А. Організація роботи з документами. Підручник. М., 2001. - 592 с.

4. Кузнєцова Т.В. Історія професії. // Секретарська справа. 2003. №1.

5. ларьки Н.С. Документознавство. Навчальний посібник. М., 2006. - 427 с.

[1] [5, с.39-40]

[2] [1, с.14]

[3] [1, с.15]

[4] [5, с.15]

[5] [1, с.16]

[6] [2, с.8-9]

[7] [2, с.10]

[8] [3, с.6]

[9] [3, с.7-8]

[10] [1, с.19]

[11] [1, с.20]

[12] [3, с.11]

[13] [4, с.64-65]

[14] [1, с.22]

[15] [1, с.23]

[16] [3, с.19]

[17] [3, с.22]

[18] [1, с.26-27]

[19] [1, с.28-29]

[20] [1, с.30]

[21] [1, с.33]

[22] [1, с.38]

[23] [1, с.40-41]

[24] [4, с.61]