Історія російського діловодства

Федеральне агентство з освіти

Державна освітня установа

Вищої професійної освіти

Нижегородський Державний Технічний Університет ім. Р.Є. Алексєєва

Кафедра історія і документознавство

Історія діловодства

Курсова робота студентки

гр. 07-ДОУ денного відділення Кулагиной О.О.

Науковий керівник

канд. іст. наук., доц.

А Я. Александрова

Нижній Новгород 2010р.

Діловодство - специфічний напрямок діяльності, яке займається процесом документування (складання, оформлення, обробки та зберігання документів). Спочатку термін з'явився в усному мовленні (приблизно в XVII ст.) І означав процес рішення (виробництва) справи: «справа виробляти» - вирішувати питання, В ході рішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього з давніх-давен і створювали документи, так як усне слово короткочасно, може бути забуте, перекручене під час передачі чи ні зрозуміло.

Від того наскільки юридично грамотно буде складено і оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасність та правильність прийняття управлінського рішення.

Документи фіксують кроки нашого життя, починаючи з народження. Документ є носієм інформаціі.Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, також служить джерелом узагальнення, матеріалом для довідково-пошукової роботи. Документ - предмет і результат праці тому прийняте рішення записують, закріплюють, документують.

Уже в давнину люди стали усвідомлювати, що створення документів, їх рух і зберігання підпорядковується певним закономірностям. Спочатку це розуміння знаходило закріплення в повсякденній практиці, у формуванні звичаїв і традицій роботи з документами. Потім практичні прийоми узагальнювались, аналізувалися і поступово ставали правилами і нормами закріплені в офіційних законодавчих і нормативних актах.

Загальним, в діловодстві, для всіх видів і типів службових паперів є вимога чіткого дотримання правил оформлення документів відповідно до чинних норм і стандартів.

У роботі були використані закони РФ:

Федеральний закон від 27 липня 2006 року № 149- ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" (прийнято Держ. Думою 8 липня 2006 р .: схвалений Радою Федерації 14 липня 2006 року).

Закон визначає правовий режим документування інформації, право власності на окремі документи і системи документів, порядок правового захисту інформації.

Цей правовий акт регулює відносини, що виникають в трьох основних сферах при:

1. «РЕАЛІЗАЦІЇ права на пошук, отримання, передачу, виробництво і розподіл інформації;

2. Застосування інформаційних технологій

3. Забезпечення захисту інформації »[2, с.4]

Закон РФ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації"

Містить ряд найважливіших основних положень для документаційного забезпечення управління:

Він дає визначення документованої інформації, відповідно до документа. Встановлює завдання документування, порядок документування інформації, її перекладу в інформаційні ресурси, надання документа юридичної сили, відповідальність держави та її органів за вирішення цих питань, називає перелік обов'язкової документованої інформації, яку повинні вести організації - юридичні особи.

У статті 11 закону регулюючої документування інформації, пишеться, що електронне повідомлення, підписане електронно-цифровим підписом, визнається рівнозначним документом, підписаним власноруч, якщо іншим нормативним актом не передбачена обов'язковість паперового носія.

«З метою укладення цивільно-правових договорів або оформлення інших правовідносин, в яких беруть участь особи, що обмінюються електронними повідомленнями, обмін електронними повідомленнями, кожне з яких підписано електронним цифровим підписом або іншим аналогом власноручного підпису відправника такого повідомлення, в порядку, встановленому федеральним законом, іншими нормативними правовими актами або угодою сторін, розглядається як обмін »[2, c.10-11].

У зв'язку з автоматизацією процесів документування та розповсюдження використання електронного документа, значна роль в ряду законодавчих актів віднесена до федерального закону від 10 січня 2002 року "Про електронний цифровий підпис» (прийнято Держ. Думою 13 грудня 2002 р .: схвалений Радою Федерації 26 грудня 2001 г).

Закон встановлює правомочність використання цифрового підпису в електронних документах. При дотриманні всіх вимог електронний підпис в електронних документах визнається рівнозначного власноручного підпису в документах на паперових носіях [1, с. 4].

Важливим нормативно-методичним документом, що закріплює термінологію діловодства, який був використаний в курсовій, є ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення », затверджений постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998. «Справжній стандарт встановлює терміни та визначення понять в області діловодства та архівної справи. Терміни, встановлені цим стандартом, обов'язкові для застосування у всіх видах документації та літератури з діловодства та архівної справи. Встановлені в стандарті терміни розташовані в систематизованому порядку, що відбиває термінологічну систему понять в області діловодства та архівної справи. Для кожного поняття встановлено один термін стандартизований термін. ГОСТ визначає основні терміни діловодства: документ, документування, правила документування, система документації »[7, с. 1-13].

Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням державного стандарту ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », затвердженого Державним комітетом РФ по стандартизації і метрології 3 березня 2003 г.« Справжній стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін.). Стандарт встановлює: склад реквізитів документів (детально описано як оформляти кожний реквізит, де він повинен розташовуватися, наводиться кілька варіантів); вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації »[8, с. 3]

Були використані і періодичні видання. Стаття Храмцовскій, в журналі «Діловодство і документообіг на підприємстві», дала поглянути на проблеми пов'язані із застосуванням електронно-цифрового підпису (чому ж вона не поширена). Андрєєва в журналі «Діловодство» докладно дає перелік поняття пов'язаних з документами. Так само визначення були використані з Закону "Про стандартизацію" федер. Закону від 10 червня 1993 № 5154-1 (прийнятий на Ведомости З'їзду народних депутатів і Верховної Ради Російської Федерації, 1993, N 25, ст. 917), закону "Про обов'язковий примірник документів" (зі змінами на 23 липня 2008 року від 29 грудня 1994 року N 77-ФЗ [Прийнято Державної Думою 23 листопада 1994 року], закону "Про бібліотечну справу" Федер. закон від 29 грудня 1994 р N 78-ФЗ [Прийнято Державної Думою 23 н6оября 1994 року].

Генеральний регламент.1720 і Загальне установа міністерств. 1811 р дають можливість зрозуміти, як здійснювалося діловодство в XVIIIі XIX ст. Визначають структуру органів займаються діловодством, чисельний склад, терміни.

Особливо виділю книгу Діловодство (організація і технологія документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін.; під ред. Т.В. Кузнєцової, - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 С. У ній висвітлені питання сучасної регламентації діловодства, складання та оформлення управлінських документів. Дана характеристика законодавчих актів і нормативно-методичних документів, що регламентують роботу з документами. Особливо виділені питання документування управлінської діяльності: поняття документа, види і різновиди документів, вимоги до складання бланків документів, оформлення всіх реквізитів документів.

Вся використана література дає можливість подивитися, як здійснювалося діловодство на різних етапах.

Метою курсової роботи були накопичення, закріплення і систематизація знань про історію діловодства в Росії.

Основними завданнями курсової роботи були:

- вивчення поняття «документ», так як діловодство це процес роботи з великими обсягами документованої інформації. Для цього в першій частині даються основні терміни нерозривно пов'язані з поняттям документ, такі як інформація, юридична сила, для більш повної характеристики поняття «документ» розкривається і поняття «реквізит». Для здійснення цього завдання були вивчені і проаналізовані нормативні документи, основні вимоги до складання та оформлення документів, журнальні статті, статті відомих діловодів і документознавців.

-дослідження основних етапів діловодства. Для цього завдання були вивчені зміни цього процесу в хронологічному порядку, розглянуто розвиток в сучасних умовах, а також розвивається стадія переходу від паперового діловодства до електронного документообігу. Матеріали були взяті з книг і статей.

У першій частині роботи «Поняття документ» міститися основні професійні терміни і визначення, постійно зустрічаються в роботі з документами, види документів, нормативні документи які використовуються при роботі з документами.

У другій частині описано розвиток діловодства в Росії, а також сучасне діловодство.

У висновку підведені основні підсумки курсової роботи.

1.1 Основні терміни

1) Інформація

2) Документування

3) Документ

4) Документована інформація

5) Функції документа

6) Система документації

7) Уніфікація

8) Стандартизація

9) Діловодство, документаційне забезпечення управління

10) Реквізит документа

Під інформацією звичайно розуміють відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх подання. [2, с. 2] Для нормального функціонування і розвитку будь-якої організації необхідно постійно володіти як оперативної, так і стратегічною інформацією у відповідній галузі діяльності.

Управлінський процес за своєю суттю зводиться до збору, обробці, передачі, зберігання, пошуку та використання інформації з метою вироблення управлінського рішення. Інформація може бути бездокументарній (усній) і документованої, тобто зафіксованої на будь-якому носії інформації, на будь-якому документі (паперовому, магнітному та ін.).

Процес фіксації інформації, тобто створення документа, називається документуванням управлінської діяльності. При цьому важливо підкреслити, що запис інформації на різних носіях (документуванні [2, с. 3]) повинна здійснюватися за встановленими правилами.

Таким чином, документ або документована інформація - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. [2, с. 3]

При створенні документів використовують різні способи документування в залежності від змісту інформації: звукозапис (фонодокумент), фотографію (фотодокумент), запис зображень і звуків (аудіовізуальний документ) і т. Д. Документ, створений юридичною або фізичною особою, оформлений і засвідчений в установленому порядку , називається офіційним документом. Офіційний документ, який використовується в поточній діяльності організації, називають службовим документом. Якщо документ створено особою поза сферою його службової або громадської діяльності, то він вважається документом особистого походження.

Документи виконують ряд важливих функцій:

o інформаційну: є носієм і джерелом інформації;

o управлінську: дозволяють організовувати, регулювати, контролювати, аналізувати виробничі процеси;

o правову: є юридичною основою виробничої діяльності, підтверджують факти, засвідчують відомості і показники;

o комунікативну: допомагають організовувати обмін інформацією та спілкування між різними об'єктами;

o облікову: накопичують відомості за певні періоди часу і дозволяють їх аналізувати, виявляючи тенденції та закономірності;

o соціальну: відображають соціально-економічну, політичну, громадську та інші сфери життя держави і його громадян;

o культурну: є пам'ятником культури даної епохи, показують її специфіку, колорит, звичаї, звичаї, традиції;

o історичну: є джерелом знань про події та діячів різних епох, повніше і конкретніше інших історичних пам'яток розкривають історичні події, підтверджують і доповнюють факти, допомагають відновлювати історичне минуле країн і народів.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. [7, с. 7] Всі створювані управлінські документи "обслуговують" певні управлінські функції, наприклад: планування, бухгалтерський облік, фінансування, звітність, оперативне управління, забезпечення кадрами і т. П. Документи, що відносяться до однієї управлінської функції, прийнято називати системою документації, наприклад система організаційно -распорядітельной документації.

Приведення документів до оптимального однаковості за складом і формам називається уніфікацією документів. [7, с. 7] Управлінські функції в усіх організаціях однотипні, тому і документи по кожній функції повинні бути однакові за видами і формами. Уніфікована форма документа - це сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих в певному порядку на носії інформації. Уніфікують не тільки окремі документи, а й системи документації в цілому. Уніфікована система документації - це система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Уніфікація документів є одним з методів їх стандартизації. [6]

Стандартизація - це діяльність по встановленню правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сфері виробництва та обігу продукції і підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт або послуг. [3, 1] У стандартах на управлінську документацію встановлюється склад окремих елементів документа (реквізитів), їх розташування і правила оформлення.

Численність видів і різновидів документів, складність їх складу, наявність спеціальних правил надання документам юридичної сили і інші серйозні проблеми, пов'язані з управлінською документацією, викликають необхідність виділення спеціальної галузі діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Ця галузь діяльності називається діловодством або документаційне забезпечення управління.

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа. [7, с. 8] Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

1.2 Класифікація документів

Документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.

Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне і неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються на:

1) текстові

2) графічні

3) традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях

4) наукові

5) технічні

6) особисті та офіційні і ін.

Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку. [7, с. 1]

Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, які використовуються в поточній діяльності організації.

Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.

Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.д. [15, с. 232]

Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:

1. регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін.);

2. розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.);

3. накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін.);

4. передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми та ін.).

Крім того, важливу роль у сфері управління грають документи, що відображають діяльність різних колегіальних органів (протоколи), які можуть виступати і засобом здійснення розпорядчої діяльності, і засобом накопичення та узагальнення інформації.

Документ виник, перш за все, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа».

1.3 Нормативна база

Основні правила складання та оформлення управлінських документів закріплені в діючих в даний час в Росії загальнодержавних нормативно-методичних документах - державних стандартах, які є основою для конкретизації правил роботи з документами в кожній організації, їх уточнення з урахуванням специфіки її діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату.

На основі законодавчих, нормативних та нормативно - методичних документів кожна установа (організація, фірма) встановлює свої вимоги до роботи з документами в статуті (положенні), регламент, правилах, інструкціях. У них закріплюються конкретні правила документування

1. Федеральний закон від 27 липня 2006 року № 149- ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації"

2. Федеральний закон від 27.12.02 № 184-ФЗ "Про технічне регулювання".

3. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

4. Класифікація управлінської документації ОК 011-93 (ред. Від 13.10.2008)

5. Закон від 10 червня 1993 № 5154-1 "Про стандартизацію"

6. Державна система документаційного забезпечення управління.

7. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації.

8.ГОСТ Р 6.30 - 2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

9. Федеральний закон про бухгалтерський облік, а й Становище ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської, звітності в Російській Федерації від 29.07.1998 N 34н (ред. Від 18.09.2006)

10. Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (затверджена постановою Держкомпраці СРСР від 20 червня 1974 г., в редакції від 2 серпня 1985 року зі змінами та доповненнями від 19 жовтня 1990 року).

11. Федеральний закон від 29.12.1994 р «Про обов'язковий примірник документів»

12. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації.

13. Положення «Про федеральної архівної службі Росії», затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.1998 № тисячі п'ятсот шістьдесят дві

14. Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення opгaнов управління, затверджені постановою Міністерства праці Російської Федерації від 10 вересня 1993 r. №152

15. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи по комплектуванню та обліку кадрів. Останній нормативний документ потрібен для роботи з кадровою документацією.

Діючі сьогодні загальнодержавні нормативно-методичні документи з організації діловодства повинні бути в кожній організації. Пакет цих документів треба постійно оновлювати у міру заміни нормативно-методичних актів новими. Всі ці нормативи рекомендуються для застосування в управлінському апараті установ, організацій, підприємств, фірм незалежно від форм власності.

Пакет загальнодержавних нормативно-методичних документів необхідно мати кожній діловодної служби як довідковий матеріал.

Серед різноманітних систем управлінської документації, що використовуються для документування різних управлінських дій, особливе значення має система організаційно-розпорядчої документації, так як вхідні в неї документи застосовуються в установах і організаціях усіх рівнів управління, напрямків діяльності та форм власності.

При підготовці та оформленні документів використовують такі реквізити: [8, с. 1]

01 - Державний герб Російської Федерації;

02 - герб суб'єкта Російської Федерації;

03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва структурного підрозділу;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

14 - місце складання або видання документа;

15 - адресат;

16 - гриф обмеження доступу до документа;

17 - резолюція;

18 - заголовок до тексту;

19 - відмітка про контроль;

20 - текст документа;

21 - відмітка про контроль;

22 - підпис;

23 - гриф узгодження документа;

24 - візи узгодження документа;

25 - відбиток печатки;

26 - відмітка про засвідчення копії;

27 - позначка про виконавця;

28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про надходження документа в електронній формі

30 - ідентифікатор електронної копії документа.

Кожен конкретний вид документа містить свій набір реквізитів (обов'язкових елементів).

Державним стандартом встановлено місце розміщення кожного реквізиту на документі, який «закріплено» за реквізитом у відповідність з традиціями послідовності їх заповнення і читання при роботі з документом в апараті управління [Див. Додаток А].

1.4 Визначення документа в законодавчих та нормативних актах

У практиці роботи з документами постійно доводиться стикатися з необхідністю максимально точного, однозначного тлумачення найважливіших термінів і визначень, в тому числі і документ.

ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. », Визначає поняття документ, як зафіксовану на матеріальному носії інформацію з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Федеральний закон від 27 липня 2006 року № 149- ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" (прийнято Держ. Думою 8 липня 2006 р .: схвалений Радою Федерації 14 липня 2006 року), дає визначення документована інформація - інформація, зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або в установлених законодавством України випадках її матеріальний носій.

Перше визначення виходить з другого.Розпочаті в 1990-і рр. активне входження країни в світовий інформаційний простір зажадало переосмислення поняття документа. В результаті і перейшов перенесення смислового навантаження з матеріального компонента на інформаційне.

У законах РФ "Про обов'язковий примірник документів" (зі змінами на 23 липня 2008 року від 29 грудня 1994 року N 77-ФЗ [Прийнято Державної Думою 23 листопада 1994 року], "Про бібліотечну справу" Федер. Закон від 29 грудня 1994 р N 78-ФЗ [Прийнято Державної Думою 23 н6оября 1994 року] документ визначається як «матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначений для передачі в часі і просторі з метою зберігання та громадського використання».

Закон "Про архівну справу в Російській Федерації" від 22 жовтня 2004 р N 125-ФЗ [Схвалений Радою Федерації 13 жовтня 2004 р] використовує термін архівний документ -матеріальне носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і підлягає зберіганню з огляду на вагомість зазначених носія та інформації для громадян, суспільства і держави

В "Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади" (затв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 N 76) вперше в поняття документ, з'являється термін документообіг, за цим законом термін визначається, як «офіційний документ, створений державним органом , органом місцевого самоврядування, юридичною або фізичною особою, оформлений в установленому порядку і включений в документообіг федерального органу виконавчої влади ».

Визначення документа в вітчизняних законодавчих актах багато в чому перегукуються з визначеннями, що містяться в зарубіжній літературі і застосовується в зарубіжній документоведческой практиці. Так в «Словнику архівної термінології», виданому в 1998 р. Міжнародною радою у справах архівів, документ розглядається як «комбінація носія і записаної на ньому або в ньому інформації, яка може мати доказову або довідкову цінність». В іншому випадку документ визначається як «записана інформація, незалежно від форми або носія, створена, отримана і зберігається організаціями, інститутами та індивідуумами в забезпечення своїх законних прав та обов'язків або для проведення ділових операцій».

Міжнародна організація по стандартизації розробила і затвердила визначення документа як «інформація, створена, отримана і збережена організацією або приватною особою як доказ або підтвердження правових зобов'язань або управлінської діяльності»

І в нащей країні і в інших державах приділяється досить багато уваги проблемі уніфікації та стандартизації термінології з тим, щоб уникнути неточного вживання термінів, довільного тлумачення понять. В іншому випадку це може обернутися юридичними, економічними наслідками. Тому стандартизовані терміни та визначення є обов'язковими для застосування у всіх видах документації та літератури у відповідних сферах.

2.1 Період феодальної роздробленості (XI - XV ст.)

У період феодальної роздробленості діловодство фіксується на бересті, а пізніше на пергаменті. Документувалося купчі грамоти на землю і інше майно; кабали позикові, заставні, служиві на позику грошей, рухомого і нерухомого майна; повні грамоти на продаж в рабство; грамоти при відпустці на свободу і ін. Договору 911, 945 рр. свідчать про певні правила існували вже в той час.

Роботу з документами здійснювали спеціальні посадові особи, які мали невеликий штат помічників. У XIV ст. людей, які професійно займаються роботою з документами, стали називати дяками.

У цей період накопичуються традицій в області складання документів: створюються стійкі формуляри документів, встановлюються прийоми їх посвідчення - підписи, скріпи, друку, виникають стадії написання документа-чернетку і чистовик.

2.2 Наказне діловодство (XVI - XVII ст.)

Всі документи (XVI - XVII ст.). пишуться суцільним текстом, набір реквізитів не регламентується законом, але є усна традиція.

Веденням діловодства займалася система державних органів сформувалася до того періоду [Див. Додаток Б].

Документувалося наступне:

ЦАРСЬКІ УКАЗИ: з'являються в 16 столітті. Це розпорядчі документи адресуються нижчестоящим організаціям. Починаються з дат, також в них вказується особа і його титули. Указ складався з 2-ох частин (суть питання і дії по даному питанню.)

ГРАМОТИ: будувалися як царський указ (титуловані від кого кому основна частина з обґрунтуванням і постановою, висновок - що зробити)

Наказ: починалися з дати і преамбули

ПАМ'ЯТЬ: службові документи, посилаються на царські укази або грамоту. Як нагадування з якого-небудь питання.

Чолобитну: прохання, починалося зі звернення до царя государю, «б'є чолом» і виклад прохання, «змилуйся ласка», було обов'язковим вживанням.

КАЗКИ: включали в себе свідчення, свідчення (клятва вірності)

Кабальні: містили детальну суть питання. Всі вони мали підписи свідків. містили хто складав, хто переписав, хто за нього підписався, можуть бути послід (коли укладена, і що було потім)

Процес організації роботи з документами в період наказного діловодства здійснювався наступним чином. Відповідальність за всю роботу з документами, тобто за діловодство, покладалася на дяка. При надходженні на документі робили відмітку про дату отримання (зазвичай на зворотному боці документа). Дяк проставляв на документі помету (резолюцію), після чого документ надходив до відповідного стіл, де здійснювався процес підготовки проекту відповідного документа: середній піддячий підбирав довідковий матеріал, робилися запити в інші установи, потім старий піддячий складав проект відповідного документа, який передавався дяка. При необхідності дяк вносив поправки, «чорнила» проект і передавав його на доопрацювання або молодим піддячим для листування тексту набіло. Потім чистовий примірник звірявся з чернеткою і засвідчується підписом ( «справой») падаючого, яка означала відповідальність піддячого за точне відповідність чистовик чернетки, але не надавала документу юридичну силу. Документ знаходив її після «Припис» дяка. Після чого документ відправляли за призначенням. Чернетка залишався в наказі як відпустки (копії відповіді). Дяк проставляв свій підпис, звану «Приспів», по складах на зворотному боці документа, по всіх місцях склейки аркушів, так, щоб букви захоплювали обидва кінці склеєних аркушів. Такий спосіб підписання забезпечував охорону документа, дихати було важко їх фальсифікацію. Він був узаконений Судебник 1550 Право «Припис» міг мати і старший піддячий. Текст писався на вузьких смужках паперу (шириною 15 - 17 см) на одному боці; зворотний бік використовувалася для проставлення послід, резолюцій, адреси. Якщо текст займав кілька аркушів, їх склеювали по вузькому краю в стрічку, іноді дуже великої довжини (наприклад, Соборне укладення 1649 р мало довжин близько 309 м), яка скочувалася в сувій, який отримав назву «стовпець». Місце склеювання листів називали «склад».

Стовпці використовувалися і для формування документів справи. У цьому випадку на початку стовпчика поміщали ініціативними документ (чолобитну, пам'ять і ін.), За яким підклеює інші документи, що виникали, в ході. розгляду даної справи (розпитів мови, казки, виписки тощо.). У той же час збереглися стовпчики, що представляють собою конгломерати документів, підклеєних без будь-якої системи в міру їх накопичення, тобто для установ XVI - XVII ст. характерна «столбцовая техніка діловодства».

Також застосовувалися книги

приклад:

списки бояр в наказах

і зошити.

приклад:

Старі стовпці переписувалися в зошиті

Наявність певних правил складання та оформлення документів, що надавали їм стійку форму, призвело до появи «зразкових» книг, що включали зразки деяких видів документів.

У діловодстві наказів зароджуються традиції зберігання документів. З'являється опис і облік документів.

Отже, можна зробити висновок, що Реквізити вже сформувалися, але окремо не виділялися, тому що вся організація діловодства грунтувалася на усних традиціях. Видання Судебника 1550 соборного уложення 1649 р регламентувало склад документів, деякі правила оформлення окремо взятих документів, порядок розгляду, відповідальність. На той момент це були головні акти будь-яким чином регламентували діловодство.

2.3 колезького діловодство XVIII в.

В установах XVIII в. склалася колезька система діловодства. Була створена нова система органів державного управління [Див. Додаток B]. У 1699 відбулися зміни в документі, з'явилася гербовий папір [1] і всі документи мають печатку заздалегідь. До 1700 року документи робили на шпальтах. З 1700 стовпці скасовані повністю, використовуються зошити. 28 лютого 1720 р Петром I був затверджений «Генеральний регламент», який визначав структуру колегій, штатний склад, посадові обов'язки чиновників, правила внутрішнього розпорядку і поведінку чиновників, оздоблення «камор» - присутніх місць, організацію роботи з документами: правила реєстрації, контроль за виконанням документів, порядок їх складання, посвідчення, зберігання.

Організація діловодства колегій покладалася на канцелярію. Тут готувалися справи для слухання на засіданні присутності, оформлялися відповідно до правил прийняті рішення, реєструвалися вхідні та вихідні документи, осуществлялся- контроль за їх виконанням, зберігалися документи, за якими були прийняті рішення, і копії відісланих документів, а також друк колегії.

Секретар керував діями всіх чиновників канцелярії. В його обов'язки входила підготовка справ до слухання в присутності, причому важливі справи він готував сам, інші розподіляв між канцеляристами і стежив за їх підготовкою, особисто доповідав підготовлені справи на засіданні присутності. Хід засідання присутності фіксував нотаріус в протоколі. За прийнятим і записаним в протоколі рішенням колегії секретар готував проекти документів або доручав їх виконання канцеляристам.

Глава 33 «Генерального регламенту» узаконює реєстрацію, вводить журнали. Журналів було кілька: повсякденна записка розпису «вершать і невершенних справ», реєстратура, що складається з чотирьох книг - А, В, С, Д.

Генеральний регламент встановив терміни виконання документів. Укази слід виконувати протягом одного тижня ,, «коли швидше можна». Якщо потрібні якісь довідкові матеріали з губернії, на їх доставку відводився місяць і час, необхідний на дорогу. При необхідності будь-яких, уточнень дозволялося збільшити термін ще на два тижні. Колегія після отримання необхідних відомостей повинна була прийняти рішення і оформити його протягом тижня, інакше існувала загроза «покаранням смертним або засланням на галери і позбавлення всього маєтку по силі справи або провини».

У 1775 р, коли були ліквідовані колегії, але колегіальний принцип прийняття управлінських рішень зберігся. З'являється новий законодавчий акт «Установи для управління губерній». Всі рішення приймалися в загальному присутності, а технологічний процес документів здійснювався в канцелярії [Див. Додаток Г].

Типові форми XVIII ст .:

ПРОХАННЯ (1 702): Воно починалося зі звернення «Державна цар государ ласкавий». Далі питання «всемилостивий государ прошу вашої величності», а в кінці «а по проханні здійснення вашої величності найнижчий вам».

Чолобитні (1723): в ній викладалася суть вибачення.

РАПОРТ (1730) і СТАТИСТИЧНІ ОПИСУ МІСТ

ГЕНЕРАЛЬНИЙ РЕГЛАМЕНТ (одна тисячу сімсот двадцять один): з'являється протокол

Донесення: від нижчестоящих до вищим.Екзекуція (донесення про виконання доручення). Проміморіі - організації знаходяться на одному рівні ведення - якщо установи не пов'язані.

Виросла роль внутрішньої документації, з появою реєстратури. використовуються бух. Ведуться відомості, регламенти структур, ревізії. З'являються формуляри для метричних книг:

ВИД: всі документи мають назви окремим рядком або об'єднуються з адресою.

АВТОР: поступово відділяється від тексту. вказується на початку і кінці (підпис) Особливий підпис у титулованих осіб.

АДРЕСАТ: якщо раніше документи були адресовані царю, то тепер і організаціям. Також виділяється окремо на рядку. Титул включається на ряду з посадою, вказувалося наявність нагород.

ДАТА: зазвичай вказувалася дата складання на початку або в кінці одним рядком. (М / ч / г) .Потім дата виділяється і стає над текстом (середина 18) з ліва, в позначках про відправлення документа, дата отримання і реєстрації (зверху на лицьовій стороні)

ПІДПИС: всі документи підписуються автором. Скрепа секретаря вказувала на правильність документа і закріплювалася печаткою. Законодавчо забороняється уничижительная форма підпису (раб твій = твій покірний слуга, 1701) склад підписи: чин і посаду.

ДРУК: велика, державна печатка, (орел двоголовий) і мала (Андріївський хрест і початкові літери імператора). Друку міські мали герб міста, державні установи (центральні - герб Росії та найменування установи, міські - свої герб) друк робилася в присутності 2 осіб.

РЕЗОЛЮЦІЯ: (Дозволити, Відхилити, до відома, до справи) писали її під текстом, підписом

позначки на документі: у лівого краю після дати, підпису. Про отримання, про характер, заверительная відмітка про виконання або реєструванні номера (входящіе- зліва, вихідні - по середині ... над або під адресою)

У XVIII ст. Регламентується склад і форма документа, порядок документування, з'являється типові форми. Вперше в Генеральному регламенті з'являється поняття «архів». XVIII ст. визначається появою першого серйозного документа, що регулює діловодство. Введені, тоді, Петром колегії згодом були перетворені і існують і сьогодні, тільки з назвою відповідному часу. Реформаторська діяльність в адміністративній сфері дуже вплинула на склад офіційних документів і їх формуляр. Виникло багато нових видів документів. Їх визначення дано в генеральному регламенті. Для найменувань документів цього періоду характерна західноєвропейська термінологія.

2.4 Міністерське діловодство (XIX - початку ХХ ст.)

Колегії були замінені новими центральними установами - міністерствами [Див. Додаток Д]. Основою організації їх діяльності став принцип єдиноначальності [2] .Інший принцип - ієрархії [3].

Сенат, Комітет Міністрів, Державну раду - зберегли принцип колегіальності при розгляді і вирішенні питань управління. Діловодство в них велося відповідно до законів, названими «установи»: «Установа Урядового Сенату», «Установа Комітету міністрів», «Установа Державної ради». Місцеві установи здійснювали роботу з документами відповідно до вимог «Загальних губернського установи» 1775

25 червня 1811 р видається «Загальна установа міністерств». У ньому був встановлений порядок розгляду документів, підготовки їх проектів, оформлення, підписання, скріплення, реєстрації, контролю за виконанням та архівного зберігання. Порядок роботи з документами включав:

o порядок вступу справ;

o рух їх (виробництво);

o відправлення справ;

o ревізію;

o звіти.

Перші три частини встановлювали шлях проходження документів від моменту їх отримання або створення до завершення виконання і відправлення. Ревізія означала контроль за виконанням. Завершувалося «виробництво справ» по ​​«Загальному установі» складанням звітів.

Усі які і відправляються документи становили «переписку міністерства» і ділилися на два потоки:

o листування міністра;

o листування департаменту

Підготовка проекту документа починалася в одному зі столів, потім він послідовно передавався в відділення, департамент, міністру, піддаючись на кожному етапі коригування. У цьому полягає одна з основних відмінностей міністерського діловодства від колезького. У XVIII ст. вся підготовча робота для прийняття рішення та оформлення його у відповідній формі велася в канцелярії колегії, а в XIX ст. чиновники всіх структурних підрозділів міністерства брали участь в підготовці проекту рішення, яке оформлялося в канцелярії міністра або канцелярії департаменту в залежності від того, хто підписував документ - міністр чи директор департаменту.

Всі вхідні та вихідні документи реєстрували в журналах. Журнали поділялися на загальний і приватний. Загальні журнали велися в канцелярії міністра і департаментах, приватні - у відділеннях [10].

Щомісяця в структурних підрозділах проводилася «ревізія справ», тобто був впроваджений систематичний контроль за виконанням документів. За його результатами складалися «відомості» про кількість виконаних і невиконаних документів. В кінці року складалася загальна відомість по міністерству.

Щорічна діяльність міністерств закінчувалася звітами. Звітів було три: звіт в сумах, звіт в справах, звіт в видах і припущеннях до вдосконалення кожної частини. Для кожного звіту існував особливий порядок складання та подання.

З усіх вихідних документів знімалися копії ( «відпустки»), які з усіма вхідними документами здавалися в архів міністерства, де на них складалися опису.

Характерним явищем для XIX ст. стало прагнення до скорочення обсягу документообігу. «Поступове зменшення числа справ, є найголовніша ознака впорядкованості міністерства, а множення їх є знак розлади і зміщення» [10].

В останній третині XIX ст. великий вплив на діловодство зробило розвиток техніки. Винахід друкарських машинок, гектографі і інший розмножувальної техніки вивело на новий рівень культуру документування, прискорило виготовлення документів, дозволило економити час і витрати, скоротивши рукописне виготовлення документів. Поява телеграфу, телефону призвело до появи нових видів документів; телеграм, телефонограм.

2.5 Радянське діловодство (1917-1920)

Становлення радянського державного апарату супроводжувалося пошуками нових, відповідних часу форм діловодства. Він знаходив їх в скороченні паперової тяганини, в слідстві чого замінив листування переговорами по телефону, ділові папери - телефонограмами встановив контроль за всіма розпорядчими документами.

Для перших років радянської влади характерна законодавча, регламентація роботи зі зверненнями громадян. Узаконено право громадянина на оскарження, подачу письмових та усних скарг і терміни їх розгляду.

У 20-ті роки розгорнулося масове рух за наукову організацію праці (НОП) і наукову організацію управлінської праці (Ноут), яке справило значний вплив на формування і розвиток радянського діловодства. Велике значення для розвитку радянського діловодства мало створення при НК РСІ в 1925 р Державного бюро організаційного будівництва (Оргбуд) і в 1926 р Інституту техніки управління (ВТУ). Ці організації тісно співпрацювали. ВТУ займався теоретичними розробками; Оргбуд реалізовував їх на практиці, впроваджуючи в діяльність конкретних установ. Підготовлений в 1931 р ВТУ проект «Загальних правил документації і документообігу» передбачав введення єдиних правил діловодства в загальнодержавному масштабі. Але внаслідок ліквідації ВТУ в квітні 1932 року ці правила не були доопрацьовані і затверджені.

Конституція 1936, вперше за роки радянської влади законодавчо закріпила ієрархію управлінських документів, чітко визначивши, які види розпорядчих документів повинен видавати конкретний орган влади і управління.

Для усунення недоліків діловодства, на Міжгалузевому нараді з оргтехніки, була розроблена програма заходів щодо поліпшення діловодства:

o створення організаційно-методичного центру для керівництва постановкою діловодства;

o розробку положення (статусу) про діловодство для всіх установ в якості загальнообов'язкових норм;

o розробку положення про кадрах канцелярських працівників;

o механізацію праці канцелярських працівників;

o уніфікацію і трафаретізаціідокументів службової документації;

o створення єдиного навчального центру для підготовки і перепідготовки кадрів;

o вивчення в школах правил складання службових документів;

o підготовку і перепідготовку викладачів, кадрів по службової документації;

o створення Всесоюзного інституту з питань діловодства.

Програма була не реалізована через війни, що почалася. У 40-ті роки методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в радянських установах стало здійснювати Головне архівне управління. Головархів розробив «Перелік типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності установ, організацій і підприємств СРСР». Для кожної категорії документів були встановлені терміни зберігання (нове видання цього переліку було здійснено в 1957 р.) [4]. Цей перелік є і зараз, тільки називається трохи по-іншому «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання» від 15 серпня 1988 року.

Всесоюзна нарада з питань механізації праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату в червні 1960 р визначили недоліки діловодства (вони були аналогічні тим, що були виявлені на Міжгалузевому нараді з оргтехніки) і прийняли рішення про необхідність впровадження засобів механізації в сферу управління .

«Орієнтовна інструкція про діловодство для установ та організацій Української РСР» від 30 вересня 1961р. послужила основою для розробки установами РРФСР своїх інструкцій з діловодства.

Особливе місце в історії радянського діловодства займає постанову Ради Міністрів СРСР від 25 липня 1963 «Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР, що поставило завдання розробки Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД). Вона була доручена ВНІІДАД створеному в 1966 р в рамках Головного архівного управління.

У вересні 1973 р схвалена державна система Діловодства. Її головна мета - вдосконалити на єдиній основі організацію діловодства шляхом впровадження єдиних форм і методів роботи з документами. ЕГСД встановлювала правила документування управлінської діяльності (які поширювалися тільки на організаційно-розпорядчі документи), містила рекомендації щодо організації роботи з документами, визначала основи організації праці діловодного персоналу і механізації діловодних процесів. Впровадження в апарат управління засобів обчислювальної техніки привело до переробки ЕГСД. У 1988 р керівництво Головархіву СРСР затвердив її другу редакцію, названу Єдина державна система документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ). Положення ЕГСДОУ поширювалися на всю управлінську документацію. Помітну роль в підвищенні якості підготовки управлінських документів і загальної культури управління зіграли державні стандарти (ГОСТ). Впровадження в управління коштів обчислювальної техніки привело до необхідності надати юридичну силу документам на друкованому носії, тому був розроблений і впроваджений ГОСТ 6.10.4 - 84 «Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки ».

Багато методичні розробки, стандарти, державні стандарти і ін. Зазнали змін, а деякі діють досі. Можна зробити висновок, що саме за радянських часів сформувалася та основа діловодства, яка дала поштовх для нинішніх розробок і удосконалення.

3.1 Від традиційного документа - до електронного документа

В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.

У чинному законодавстві міститься значна кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних і недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, їх змістом і структурою тексту.

Обов'язковість документування інформації визначена законом "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації". У ньому вказано: «документована інформація - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку РФ ». [2, с. 3]

Федеральний закон «Про бухгалтерський облік», вказавши, що бухгалтерський облік здійснюється шляхом суцільного, і документального обліку всіх господарських операцій, спеціальною статтею (ст. 9) визначив правила первинних облікових документів. У ній підкреслюється, що всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами. При цьому закон допускає створення первинних і зведених облікових документів на паперових та машинних носіях інформації. В останньому випадку організація повинна виготовляти копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль.

Паралельно з терміном «діловодство» в наш час використовується термін «документаційне забезпечення управління». Поява цього терміна пов'язано з впровадженням комп'ютерних систем в управління, їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням. Для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури в області діловодства, аналогічно став використовуватися термін «документаційне забезпечення управління», який, по суті, є синонімом терміна «діловодство».

Більш широкий термін, який застосовується сьогодні, - інформаційно-документаційне забезпечення управління, включає крім традиційної роботи з документами і інформаційне обслуговування, створення, ведення і роботу з базами даних.

Документ, отриманий з автоматизованої інформаційної системи, відповідно до закону набуває юридичну силу після його підписання посадовою особою в порядку, встановленому законодавством Російської Федерації. Юридична сила документа, що зберігається, оброблюваного і передається за допомогою автоматизованих інформаційних і телекомунікаційних систем, може підтверджуватися електронним цифровим підписом. Юридична сила електронного цифрового підпису визнається за наявності в автоматизованій інформаційній системі програмно-технічних засобів, що забезпечують ідентифікацію підпису, і дотримання встановленого режиму їх використання. Право засвідчувати ідентичність електронного цифрового підпису здійснюється в Російській Федерації на основі ліцензії.

3.2 Перелом з винаходом ЕОМ

В даний час домінує поверхневий підхід, який базується на понятійної базі традиційного інформаційної взаємодії суб'єктів на основі паперового документа.

Підхід відповідає практичним потребам попередніх і, в значній мірі, справжнього, етапів розвитку обчислювальної техніки, дозволяє вирішувати приватні прикладні завдання. Але вже зараз таке трактування незадовільна при вирішенні великих перспективних завдань "облаштування" електронної взаємодії - створення адекватної інфраструктури в регіональному і національному масштабі. Вирішальне значення набувають глибинні відмінності традиційного та електронного документів: традиційний документ призначений для обробки мислячими суб'єктами, людьми; електронний документ - для обробки технічними об'єктами, апаратними та програмними засобами ОТ.

Концепція аналогії електронного та традиційного (паперового) документа починає гальмувати розвиток електронної взаємодії. Наприклад, розпорядження державних законів допускають існування безлічі оригіналів (оригіналів) електронного документа, кожен з яких має однакову юридичну силу. Важко уявити, що станеться в кредитно-фінансовій сфері, якби там закон дотримувався: двічі відправлений один і той же електронне платіжне доручення формально дозволяє двічі отримати гроші.

Темпи розвитку обчислювальної техніки виявилися настільки стрімкими, що переважна більшість людей не встигло усвідомити якісна відмінність традиційного та електронного обміну інформацією.

Протягом багатьох століть відображення і сприйняття інформації здійснювалося на аналогової, образної основі - передавалися, приймалися і первинно оброблялися образи. Людина сприймає і читає не букви, а слова, фрази, чує не окремі гармоніки спектра, а звук в цілому. Аналоговий світ - світ приблизності, "схожості", і тому "впізнаваності" образів. У світі людини діють закони аналогового взаємодії, живий світ базується на сприйнятті образів, але не цифр. Аналітичне мислення вдруге, не випадково цифрову інформацію може сприймати тільки кінцева щабель еволюції - людина. [16, с. 3]

Аналогове та цифрове відображення інформації нерозривні. Втрата або додавання всього одного біта в неізбиточное повідомлення повністю змінює його інтерпретацію, тоді як видалення або введення однієї літери в текст зазвичай не впливає на зміст. [16, 10]

3.3 Електронний документ - нова культура. Перехід від «схожого» до «точному», від аналога - до цифри

Традиційні (аналогові) документи створюються і використовуються тільки в аналоговому світі людини. І якщо комп'ютер всього лише друкарська машинка, то, дійсно, електронний документ можна розглядати як аналоговий, тільки "надрукований" на своєрідній "папері» - машинному носії. Але цей період закінчується, електронні документи діють в новому, цифровому, світі. Ігнорування якісної відмінності суті електронного документа при вирішенні великих завдань в сфері електронної взаємодії може привести до великих помилок, і навіть зробити рішення неможливим.

Локальний масштаб окремих завдань і питань, характерний для традиційного (аналогового) документообігу, переростає в проблеми при електронному взаємодії. Зазначу тільки дві найважливіші проблеми: перша має суспільно-соціальний характер - правовідносини суб'єктів, зумовлені використанням для взаємодії електронного документа; друга носить технічний характер - захист електронного документообігу. Для їх вирішення потрібна системно повязана, досить повна, з прикладної точки зору, теорія електронного документа. Назріла необхідність докорінного уточнення і створення системно узгодженого комплексу вихідних понять в сфері електронної взаємодії. [16, с. 126]

3.4 Застосування Електронно-цифрового підпису в документах

Наша національна риса - повага до підписів і печаток, до форми документа. І, напевно, зовсім не випадково у нас лютує, особливо серед фахівців ІТ, важкий недуг, коли люди погоджуються вважати електронними документами тільки документи, завірені цифровим підписом (а краще кількома).

Факт економічного життя розвинених країн - лише дуже невелика частина електронних документів має цифрові підписи. Головна причина в тому, що витрати на цифрові підписи, шифрування і т.п. методи захисту в переважній більшості випадків себе не окупають. Прекрасний приклад - електронна пошта. Приблизно за 15 доларів в рік кожен охочий (і росіяни в тому числі) може отримати в солідній організації ключ, що дозволяє підписувати свої повідомлення електронним підписом. Чи багато хто цим скористалися? Чи багато хто шифрують свої електронні листи? Насправді - майже ніхто, тим більше, що в наш неспокійний час шифровані повідомлення можуть залучити до автора небажану увагу з боку інстанцій, що борються з тероризмом, відмиванням грошей і т.п.

У розвинених капіталістичних країнах виходять, перш за все, з зручності ведення бізнесу і скорочення накладних витрат. Хорошим прикладом може служити Канада, де в кінці 2004 року вийшов стандарт, який визначає вимоги до електронних записів і систем електронного документообігу, з тим, щоб електронні документи можна було пред'являти в суді в якості доказів.

У цьому стандарті застосування технічні засобів захисту окремого документа (включаючи ЕЦП), - це лише один з можливих способів докази справжності електронного документа. Іншим, кращим способом докази справжності документа служить доказ цілісності системи електронного документообігу, в якій цей документ знаходиться. [14, с. 4]

У цій було розглянуто шлях розвитку діловодства. Поступове вдосконалення державного і суспільного ладу, загальної культури, мови вело до все більшого його удосконалення. У центрі діловодства - документ. Виникнення документа відбулося разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, документи стали засобом спілкування, передачі інформації. Поява діловодства, сучасного документообігу - це закономірний етап розвитку господарських, ділових і міжособистісних відносин людей. На ранньому етапі розвитку людства в документах відбивалися господарські операції, велися статистичні підрахунки, укладалися договори, велося листування, існували збірники законів, в яких відбивалося класове і становий розподіл суспільства, уклад їхнього життя, ставлення до приватної власності і рабовласництва і т.д. Люди намагалися передавати інформацію різними способами. Минуло кілька тисяч років, і теперішній вік, що ознаменувався не тільки накопиченням колосального обсягу знань, а й тим, з якою швидкістю можна отримувати і передавати ці знання в різні куточки планети.

Поняття документ можна розглядати з кількох сторін в залежності від сторони розгляду (історія, ІТ., Економіка ...). Можна проаналізувати визначення в словниках і терміни «документ» будуть різні. До сих пір не можуть підібрати визначення, яке б влаштувало всі галузі виробництва. Проаналізувавши поняття документ, відразу можна виділити в першу чергу те, що документ, перш за все юридичне поняття. Неправильно оформлений документ, часто не має юридичної сили. Законодавчі норми, правила, ГОСТи ... допомагають правильно скласти той чи інший документ. Документ є підставою або засобом регуляції управлінських, організаційних, фінансових дій організацій або окремих посадових осіб. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, «хто володіє інформацією, той володіє світом». Інформація фіксується в документах, і переміщається в часі і просторі. Робота з документами є свого роду координуючим центром. Документація дозволяє бути завжди в курсі справ в організації. Це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадовим особам закріпленого підрозділу.

Відповідаючи на другу поставлену задачу, можна визначити те, що «діловодство» постійно удосконалювалося. Від усної традиції до «постійно пристрою зберігання даних». Зараз відбувається, повільний перехід від «аналога - до цифри», від паперового документообігу до електронного. У зв'язку з цим з'являються нові нормативні акти, федеральні закони, норми. Але все одно тонкощі залишаються. Приписи державних законів допускають існування безлічі оригіналів (оригіналів) електронного документа, кожен з яких має однакову юридичну силу. Важко уявити, що станеться в кредитно-фінансовій сфері, якби там закон дотримувався: двічі відправлений один і той же електронне платіжне доручення формально дозволяє двічі отримати гроші. У законі "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" стверджується: "Електронний документ - відомості, подані у формі набору станів елементів електронної обчислювальної техніки (ЕОТ), інших електронних засобів обробки, зберігання та передачі інформації, що може бути перетвореної в форму, придатну для однозначного сприйняття людиною, і що має атрибути для ідентифікації документа ". Нова редакція Закону призначена для обліку нових технологічних змін, які пройшли за п'ять років з моменту прийняття закону.

Досягнення науки і техніки, бурхливий розвиток науково-технічної революції, що впливають на всю сферу людської діяльності, вимагають подальшого вдосконалення управління, стилю і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінської праці.На початку 3-го тисячоліття кількість електронних документів на підприємстві вже буде вимірюватися мільйонами, тому системи управління електронними документами і архівами стануть однією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи. Одним із шляхів, що забезпечує високу ефективність роботи апарату управління є правильна організація роботи з документами.

1. Російська Федерація. Закон «Про електронний цифровий підпис»

від 10 січня 2002 № 1 ФЗ: [прийнято Держ. Думою 13 грудня 2002 р .: схвалений Радою Федерації 26 грудня 2001 р]. - М .: Ось - 88,2002.-9 с.

2. Російська Федерація. Закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» федер. Закон від 27 липня 2006 року № 149- ФЗ: [прийнято Держ. Думою 8 липня 2006 р .: схвалений Радою Федерації 14 липня 2006 г.]. - М .: Ось - 88,2006.-16 с.

3. Російська Федерація. Закон "Про стандартизацію" федер. Закон від 10 червня 1993 № 5154-1 [Відомості З'їзду народних депутатів і Верховної Ради Російської Федерації, 1993, N 25, ст. 917]. - М .: Ось - 88,2002.-9 с.

4. Російська Федерація. Закон "Про обов'язковий примірник документів" (зі змінами на 23 липня 2008 року): федер. Закон від 29 грудня 1994 року N 77-ФЗ [Прийнято Державної Думою 23 листопада 1994 року]. - М .: Ось - 89,2008.-48 с.

5. Російська Федерація. Закон "Про бібліотечну справу" Федер. закон від 29 грудня 1994 р N 78-ФЗ [Прийнято Державної Думою 23 н6оября 1994 року]. - М .: Ось - 89,2005.-20 с.

6. Російська Федерація. Закон "Про архівну справу в Російській Федерації" від 22 жовтня 2004 р N 125-ФЗ [Схвалений Радою Федерації 13 жовтня 2004 р]. - М .: Ось - 89,2005.-22 с.

7. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. »- Ввкд. 1999-01-01.М .: Видавництво Стандарт Росії, 1998. - 13 с.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »Введ. 2003-01-01. - М .: Держстандарт Росії, 2003. - 29 с.

9. Генеральний регламент.1720 u / || ПСЗ Російська імперія: Т.6. № 3436., 1830

10. Загальне установа міністерств. 1811 р || ПСЗ Росийськой імперії. Збори IT31.№ 24686.-СПб., 1830

11. Андрєєва В.І. "Довідник секретаря та офіс-менеджера" №12 2008Автор: колективВидавництво: ЗАТ ВД "МЦФЕР", 2008 - 116с.

12. Андрєєва В.І. «Діловодство» / Изд. 6-е, перераб. і доп. - М .: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000 - 187 с.

13. Діловодство (організація і технологія документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін.; під ред. Т.В. Кузнєцової, - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 С.

14. Храмцовскій Н.А «Діловодство і документообіг на підприємстві» / N7, липень 2004 р

15. Документи і діловодство: Довідковий посібник Т.В.. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Упоряд. М.Т. Лихачов. - М .: Економіка, 1991 - 271 с

16. «Основи розуміння феномену електронного обміну інформацією» / В. А. Конявскій, В. А. Гадасін-М. Беллітфонд, 2004 рік

17. «Організація і технологія документаційного забезпечення управління: комплекс навчально-методичних матеріалів» / А.Я. Александрова, НГТУ ім. Р.Є. Алексєєва, 2009.-139 с.

18. «Діловодство (організація і технологія документаційного забезпечення управління)» / Кузнєцова Т.В .; - М.: ТОВ Журнал «Управління персоналом» 4-е изд., 2008.-408 С.

19. «Документознавство: навчальний посібник» / Н.С. Ларьков.-М.: АСТ: Схід-Захід, 2008.- 427 с.

20. http://ido.tsu.ru/other_res/hischool/document/23.htm

21. http://www.if.tsu.ru/chair5/works/stati/st(larkov_1).htm

22. http://slovari.yandex.ru/search.xml?text=%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82&st_translate = 0

23. http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml

додаток А

Схема розташування реквізитів документа

Малюнок 1 - Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка

додаток Б

Система державних органів XVI - XVII ст.

додаток В

Система органів державного управління XVIII в.

[1] Гербовий папір була 4 видів за ціною

[2] Принцип єдиноначальності означав, що управлінські рішення приймалися одноосібно конкретною посадовою особою в рамках його компетенції

[3] визначав суворе розподіл функцій управління між структурними підрозділами, а також обов'язки чиновників всіх рангів

[4] науково упорядкований комплекс правил, нормативів, рекомендацій, які визначили і регламентували організацію діловодних процесів в установах, організаціях, підприємствах СРСР