Історія створення і наукова діяльність Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівознавства

34

зміст

Вступ

1. Історія ВНІІДАД

1.1 Перший період

1.2 Другий період

1.3 Третій період

2. Наукова діяльність ВНІІДАД

2.1 Основні правила роботи архівів організації

2.2 Нормативно-методичні посібники з експертизи цінності документів: переліки

висновок

Список літератури

додаток

Вступ

Темою курсової роботи є «Історія створення і наукова діяльність Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівознавства».

Актуальність теми полягає в тому, що історія становлення ВНІІДАД є історією розвитку архівної справи, діловодства, природно-технічних питань архівної справи, а також науки управління в Росії.

У положенні «Про Федеральної архівної служби Росії», затвердженим постановою від 28.12.98 №1562 (ред. Від 22.07.2003), згідно з яким:

· Федеральна архівна служба Росії (Росархів) є федеральним органом виконавчої влади, що здійснює державне регулювання у сфері архівної справи і контроль за збереженням, комплектуванням і використанням документів АФ РФ;

· В систему Росархів входять федеральні держархівів, наукові та інші організації, підпорядковані безпосередньо Росархіву, органи управління архівною справою на місцях, підлеглі їм установи;

· В Росархіві утворюється Колегія для колегіального обговорення і вирішення питань, пов'язаних з розвитком архівної справи в Росії;

· При Росархіві діє Наукова рада з розгляду наукових проблем архівної справи в Росії і Центральна експертно-перевірочна комісія для розгляду питань, пов'язаних з визначенням складу документів АФ РФ і їх експертизою цінності.

Всі ці нормативи рекомендуються для застосування в управлінському апараті установ, організацій, підприємств, фірм незалежно від форм власності. Методичний посібник з розробки норметівно-методичних документів взяв на себе ВНІІДАД, створений в 1966 році.

Метою курсової роботи є:

· Вивчення історії створення та розвитку Всесоюзного науково-дослідного інституту діловодства та архівної справи;

· Характеристика науково-методичної роботи Всесоюзного науково-дослідного інституту діловодства та архівної справи на сучасному етапі;

· Аналіз діяльності Всесоюзного науково-дослідного інституту діловодства та архівної справи та його значення для формування в управлінському середовищі, ролі діловодства в управлінні;

· Аналіз систем щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління апарату центральних органів виконавчої влади;

· Показати, як проходила підготовка і видання «Основних правил роботи архівів організації» (2004 р);

· Охарактеризувати сучасну систему переліків документів, а також показати нормативно-методичні посібники з діловодства та збереженості архівних документів.

Для досягнення мети курсової роботи необхідно виконати наступні завдання:

· Вивчити історію створення ВНІІДАД;

· Вивчити історію створення переліків документів;

· Розглянути сучасну систему переліків документів і структуру переліків;

· Вивчити експертизу цінності документів: переліки.

1. Історія ВНІІДАД

Діяльність ВНІІДАД можна розглядати за трьома, досить умовним, періодам.

1.1 Перший період

Інститут в перший період свого існування, приблизно до середини 1970-х років базував свою діяльність на реалізації ідей, привнесених з надр Головархіву СРСР А.С. Малітіковим. Д.Д. Головановим, В.Н. Автократовим, Д.І. Сольським, А.Н. Сокової, А.В. Єлпатьєвський, і ін. Було усвідомлено розуміння проблематики інституту як комплексної, що знаходиться на стику декількох наукових дисциплін - документознавства, архівознавства, естественнотехніческіх питань архівної справи, а також науки управління, правознавства, інформатики, джерелознавства, прикладної хімії, фізики, біології; тоді ж були здійснені більш-менш вдалі спроби комплексного вирішення низки актуальних для того часу документознавчих і архівознавчих проблем.

В області документознавства це були досить широко відомі «Основні положення Єдиної державної системи діловодства», в яких викладена вся сукупність процесів роботи з документами в сфері управління, а також комплекс державних стандартів на управлінську, в першу чергу, організаційно-розпорядчу документацію.

В області архівознавства - завершення реалізації на методичному рівні ідеї «позитивного» відбору документів на державне зберігання; підготовка колективної монографії, присвяченій комплектування та експертизи цінності документів; науково-методичне забезпечення диференційованого опису документів в державних архівах; перші спроби підходів до механізації та автоматизації архівної пошуку; початок вивчення економічних основ архівної справи; підготовка правил публікації історичних джерел.

У сфері природничих проблем забезпечення схоронності документів був створений ряд нормативів і технологічних розробок зі зберігання і консерваційно-реставраційної обробці різних видів документації, а також з питань страхового мікрофільмування.

1.2 Другий період

Другий період в діяльності інституту тривав з середини 1970-х років по 1991 р

До цього часу були, в основному, вичерпані ті початкові ідеї і проблематика, які привнесли співробітники Головархіву при створенні інституту.

Діяльність ВНІІДАД мала важливе значення для формування в управлінському середовищі більш адекватного розуміння ролі діловодства в управлінні. Це був період інтенсивної переоцінки сформованих взаємин між керівниками, фахівцями та працівниками діловодства. Як наслідок - покращився і положення відомчих архівів.

ЕГСД, ГОСТи на документи і УСОРД стали базою для розробки Типової системи документаційного забезпечення управління, до якої інститут приступив в 1977 р Система була спрямована на вдосконалення документаційного забезпечення управління апарату центральних органів виконавчої влади. Ця робота, що включала автоматизовані технології, програмні, технічні та інформаційні підсистеми, тривала майже 10 років і йшла дуже важко. Значною мірою орієнтована на загальнодержавну програму автоматизації, вона, як і багато інших проектів в нашій країні, в другій половині 1980-х років виявилася в ситуації, коли громіздкі, дорогі і нетехнологічні ЕОМ були витіснені персональними комп'ютерами, а також новими засобами комунікації та репрографії , які зробили революцію в технології управління та документаційного забезпечення. (Подібна ситуація створилася до кінця 80-х років і в Архивоведческие напрямку інституту при створенні автоматизованої системи інформації по центральному фондового каталогу).

Інститут майже повністю ігнорував зарубіжний досвід управління документацією в ті роки. Однак слід мати на увазі, що недооцінка досягнень світової науки і практики в галузі інформаційних технологій і відповідна технічна політика характерна для всієї радянської системи.

В області архівознавства превалювали дослідження проблем експертизи цінності і комплектування, причому вихідним постулатом став прийнятий раніше тезу: максимум повноти інформації, що зберігається при мінімумі обсягу матеріалів, прийнятих на зберігання. Інститутом були здійснені дослідження цінності пріоритетів сучасної документації; причому в більшості своїй дослідження ставилися не тільки до управлінської, але і до науково-технічної та кінофотофонодокументаціі, документів з особового складу, картографічним та патентних документів. (На початку 70-х років був утворений спеціальний сектор, а згодом - відділ НТСД.) Результати відображені в цілому ряді методичних розробок, що застосовуються і в сьогоднішній практиці.

Дослідженнями в області комплектування та експертизи цінності в різні роки існування інституту керували А.В. Єлпатьєвський, Н.М. Шепукова, Е.В. Колосова та ін.

Дослідження проблем археографії та наукового використання документів велося за трьома основними напрямками:

· Розробка теоретичних і методичних основ археографії;

· Вивчення питань розвитку археографії;

· Підготовка та видання науково-інформаційних довідників

За першим напрямком до середини 70-х років підготовлено ряд праць з теорії та методики археографії. За другим - розроблений ряд проблем з історії публікаційній діяльності архівних установ. По третьому - підготовлені два випуски анотованого каталогу «Радянська археографія» (О.Ф. Козлов, З.К. Водоп'янова, В.А. Владикіна, Ю.С. Воробйова, М.П. Дьячкова).

У другій половині 70-х років інститут приступив до вивчення потреб суспільства в ретроспективній документної інформації, напрямків і форм використання документів ГАФ СРСР. Колективом фахівців (В. Лебедєв. І.А. Іоффе, М.М. Коннова, С.Л. Романова та ін.) Були підготовлені рекомендації щодо визначення ефективності використання документальних видань: з теорії та методики відбору документів для різних типів і видів документальних видань і створення науково-довідкового апарату до них; щодо вдосконалення організації та форм використання документів ГАФ СРСР.

З початку 80-х років в інституті ведуться дослідження в області автоматизації пошуку архівної інформації та інших архівних технологій. Вони пройшли кілька етапів, які визначаються, головним чином, зміною технічної бази автоматизації - обчислювальної техніки.

Наступний етап - розробка автоматизованих систем науково-технічної інформації за документами архівного фонду і тематичним комплексом документів на ЕОМ середнього класу, коли в інституті було створено відділ автоматизованих систем пошуку ретроспективної інформації. Зачинателями і основними розробниками АСНТИ по документам ГАФ СРСР були: Р.Н. Єфименко, Н.А. Таченко, В.В. Толочко та ін. В цей період (1979-1990) інститутом була створена АСНТИ по документам ГАФ СРСР, інформаційну базу, якої склали близько 80 тис. Описів фондів державних архівів з ЦФК.

Були проведені теоретичні дослідження по розробці лінгвістичного, інформаційного, математичного та економічного забезпечення системи, що стала основою для підготовки техноробочого проекту АСНТИ (О.В. Голосів, М.Ш. Цаленко, Н.А. Березина і ін.).

Однак початок промислової експлуатації АСНТИ збіглося з появою нового покоління ЕОМ, що зажадало перегляду концептуальних положень щодо створення архівних автоматизованих інформаційних систем. Було прийнято рішення по розробці автоматизованого банку даних (АбнД) за документами ГАФ СРСР. Техноробочий проект АбнД був виконаний, але промислова експлуатація систем не проводилася.

В кінці 80-х років був розроблений комплекс методичних посібників з виборчого виділенню документів на спеціальну обробку на основі визначення пріоритетів, оцінки, класифікації та індексації фізичного стану паперу і текстів, видів дефектів і ознак руйнування, що дозволило формалізувати опис фізичного стану і вести облік документів , більш точно визначати потреби архівів в спеціальній обробці документів.

Були створені республіканські служби НТІ, посилилося науково-методичне керівництво службами НТІ галузі та пропаганди досвіду роботи архівних установ.

Були розроблені і впроваджені: положення «Служба НТІ архівної установи», методичний посібник «Інформаційне забезпечення діяльності архівних установ», які визначили роль служб в науковій, практичній і організаційній роботі установ ГАС СРСР (в даний час переробляються).

Найбільший внесок в розвиток галузевої системи НТІ внесли М.Г. Арцруни, М.М. Кузнєцова, Е.А. Блоштейн і ін.

Коротко резюмуючи підсумки періоду наукової діяльності інституту можна зробити висновок, що вона в цілому відповідала існувала радянської адміністративно-командної системи централізації архівної справи, відповідала її запитам в області уніфікації, стандартизації, організації процесів роботи з документами в діловодстві та архівах, в справі науково-методичного забезпечення архівної системи в області відбору, опису, архівного пошуку, методів публікації і бюджетної економіки архівної справи. У цих же напрямках йшли і сучасні з зарубіжними архівістами країн колишнього соціалістичного табору розробки інституту найбільш значущою, з яких з'явився спільний «Словник сучасної архівної термінології соціалістичних країн».

1.3 Третій період

З 1991 р в діяльності інституту настав новий період. Становлення російської державності, ринкових відношенні, що проводиться архівна реформа і нове архівне законодавство зажадали серйозного наукового аналізу стану архівної системи Росії, її проблем, визначення можливих напрямків подальшого розвитку. У цих умовах роль ВНІІДАД як єдиного спеціального наукового центру галузі значно зростає.

Із пріоритетних завдань в галузі архівознавства можна назвати дослідження, здатні сформувати нову теоретико-методичну основу професійного мислення архівістів, перегляду традиційних і визначити сучасні принципи і категорії архівознавства виходячи з тези про гуманістичному призначенні архівної справи і архівів. Не менш актуальною є і проблема оновлення методичного забезпечення практичної діяльності архівів.

Вирішуючи ці завдання, ВНІІДАД провів аналіз теоретико-методичної бази робіт з оцінки та відбору управлінських документів, що знайшло відображення в науковій доповіді «Експертиза цінності управлінських документів та комплектування ними держархівів на сучасному етапі (теорія і методика)» (1995 г.).

Досягнувши досить високого рівня, теорія і методика експертизи та комплектування не вирішили в попередній період всіх своїх проблем. Вивчення багатьох з них тільки розпочато. Наприклад, вимагає дослідження проблема повторення документної інформації в нових умовах управління та його документування. Необхідно спеціальне дослідження цілого ряду документних систем створених на нових носіях.

В рамках даного наукового напрямку - створення і розвиток системи науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду - інститутом вирішуються завдання подальшого розвитку питань опису архівних документів та фондів на базі диференційованого підходу, сформульованого свого часу Т.Н. Долгорукової.

Особливе значення надається поліпшенню системи інформації про склад і зміст архівного фонду Росії. З цією метою інститутом ведеться підготовка міжархівних довідників. Вже видані такі довідники, як «Державні архіви СРСР» (1989 р, 2 випуски), «Документи ГАФ СРСР в бібліотеках, музеях і науково-галузевих архівах» (1991р.), «Історія Російської Православної Церкви в документах регіональних архівів Росії. Анотований довідник-покажчик »(1993р.),« Історія Російської Православної Церкви в документах федеральних архівів Росії, архівів Москви та Санкт-Петербурга. Анотований довідник-покажчик »(1995р.).

Галузевою центром НТІ щорічно видається 36 випусків бібліографічного покажчика та 12 випусків експрес інформації.

Виконуються роботи по створенню комплексу автоматизованих систем, призначених для комп'ютерної підтримки основних напрямків діяльності архівів. Ці системи розробляються у вигляді типових технологічних рішень по комп'ютеризації таких функцій державних архівів, як облік фондів, облік і контроль комплектування, облік використання документів, підготовка статистичної звітності, вдосконалення науково-довідкового апарату. Завершується розробка першої версії відповідних автоматизованих баз даних, що забезпечують комп'ютерну підтримку названих функцій.

Інститут розробив і впровадив кілька автоматизованих банків даних, серед яких (крім АБД «Книга Пам'яті про загиблих і зниклих без вести в роки Великої Вітчизняної війни») АБД «Директивні документи ЦК ВКП (б) в період Великої Вітчизняної війни»; ведуться роботи по створенню АБД «Архівна россики» і ін.

Особливі труднощі інститут відчуває з науково-дослідними роботами, пов'язаними із забезпеченням збереженості документів. Для їх проведення немає необхідних матеріально-технічних ресурсів. Співробітники інституту займаються переробкою раніше прийнятих посібників навчанням архівних працівників, беруть участь в обстеженнях фізичного стану архівів, виконують інші роботи, не пов'язані з витратами матеріального характеру.

Становлення ринкових відносин, архівна реформа зажадали нових методичних розробок для ефективного функціонування архівних установі в нових умовах, в тому числі в області маркетингу, організації праці архівних установ. З урахуванням зарубіжного досвіду розроблялися питання ціноутворення в сфері оцінки архівних документів і здійснюваних архівами послуг, страхування архівних документів, зокрема, при організації виставок, проблеми маркетингу на ринку архівних документів. Підготовлені методичні документи з організації сучасного бухгалтерського обліку, податкової системи, нормативи з праці і ін.

В області документознавства завдання інституту подаються не менш складними. По-перше, ВНІІДАД не має права втрачати обличчя провідного наукового центру країни з цього напрямку. По-друге, необхідно подолати певну кризу в розвитку документознавства як наукової дисципліни, що має яскраво виражене прикладне значення, оскільки на практиці не склався поки стійкий попит на документоведческой розробки. По-третє, необхідне переосмислення багатьох теоретичних і практичних положень документознавства в зв'язку з необхідністю враховувати кардинальні зміни в технічному і технологічному забезпеченні роботи з документами, поява недержавних структур, а також світові тенденції розвитку документознавства. Зараз немає перешкод в їх вивченні за винятком фінансових. До того ж скорочення витрат на дослідження за рахунок використання досвіду інших країн може принести значний ефект.

Останні роки відділ документознавства виконує соціальне замовлення оновлюваного суспільства, результатом чого є рекомендації з документаційного забезпечення діяльності органів виконавчої влади країв, областей, міст федерального значення, органів місцевого самоврядування, В розробці рекомендацій брали участь А.Ю. Чуковенков, А.С. Дідусів і ін.

Таким чином, накопичується науковий потенціал для створення нової загальноросійської системи управління документацією, яка повинна прийти на зміну ЕГСДОУ, і комплексу оновлених стандартів на документацію.

Ці та інші роботи, створені ВНІІДАД останнім часом, підтверджують, що його науковий потенціал відповідає потребам архівних установ системи Державної архівної служби Росії та документаційних служб. Інститут здатний відгукуватися на сьогоднішні вимоги на рівні можливостей галузевої науки. Але, очевидно, для наукової установи сьогодні цього недостатньо. Необхідно розвивати творчі контакти всіх наукових сил, які зосереджені в наукових і навчальних установах Москви і яким небайдужі долі вітчизняного архівної справи

З цією метою інститут підсилює свою діяльність з проведення наукових конференцій. Традиційною стає наукова конференція «Архівознавство та джерелознавство: Проблеми взаємодії на сучасному етапі». ВНІІДАД постійно розширює міжнародне співробітництво.

Якість наукової роботи визначається кваліфікацією наукових співробітників. У ВНІІДАД трудяться 6 докторів і 39 кандидатів наук - це майже половина наукових співробітників. Однак останнім часом інститут абсолютно не поповнюється молодими кадрами. Виною тому складне фінансове становище науки.

2. Наукова діяльність ВНІІДАД

2.1 Основні правила роботи архівів організації

В даний час Федеральна архівна служба Росії веде активну роботу по створенню нової нормативно-методичної бази архівної справи, перегляду та скасування застарілих документів. Вийшли в світ нові «Основні правила роботи архівів організацій» (М .: Росархів; ВНІІДАД 2004), необхідність розробки яких обумовлена ​​кардинальними змінами в області економіки, реформуванням управлінських структур, правових основ архівної справи, а також широким впровадженням в сферу управління нових інформаційних технологій .

У новій редакції Правил врахований фактор широкого впровадження в діловодство та архівна справа сучасних інформаційних технологій, і в зв'язку з цим в них включені положення з обліку, експертизи цінності та передачі на державне зберігання електронних документів, а також є підрозділ, який визначає основні вимоги до формування та ведення науково-довідкового апарату до документів архіву.

Правила висвітлюють нові завдання, що виникли в роботі архівів в даний час, такі як організація депозитарного зберігання документів, виконання архівами платних робіт і послуг, вимоги до охоронного режиму архівів.

Нові Правила встановлюють комплекс положень, норм і вимог, що дозволяють на їх основі виконувати архівами організацій все їх функції по формуванню архівного фонду організації, опису і обліку документів, забезпечення схоронності документів, їх використання в самій організації і за запитами інших користувачів, а також передачі упорядкованих документів постійного зберігання до державних архівів.

Правила висвітлюють нові завдання, що виникли в роботі архівів в даний час, такі як організація депозитарного зберігання документів, виконання архівами платних робіт і послуг, вимоги до охоронного режиму архівів.

Архіви організацій є основним джерелом формування Архівного фонду Російської Федерації - вічно зберігається в державних архівах, державних бібліотеках і музеях документальної спадщини народів нашої країни, невід'ємної частини інформаційних ресурсів суспільства Згідно «Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах» (ст. 17 ), документи, що включаються до складу АФ РФ в відомчих архівах (т. е в архівах організацій), зберігаються тимчасово. «Положенням про архівний фонд Російської Федерації» затвердженим Указом Президента РФ від 17.03.1994 р № 552, в залежності від рангу або категорії організацій і видів, що зберігаються в них документів визначені різні терміни тимчасового зберігання документів, після якого вони повинні бути передані на постійне державне зберігання.

Тимчасове зберігання документів державної частини АФРФ здійснюється:

· Архівних документів федеральних органів державної влади, Генпрокуратури, галузевих академій, державних об'єднань, установ, організацій і підприємств федерального і республіканського підпорядкування - протягом 15 років;

· Архівних документів органів державної влади та прокуратур країв, областей, міст федерального значення, автономної області, автономних округів, прокуратур міст і районів, державних установ, організацій та підприємств крайового і обласного підпорядкування, підпорядкування автономної області і окружного підпорядкування-протягом 10 років;

· Архівних документів органів місцевого самоврядування, установ, організацій і підприємств міського та районного підпорядкування, підприємств сільського господарства - протягом 5 років.

Протягом цих років державні організації зобов'язані не тільки зберігати архівні документи, а й вести їх облік, створювати засоби пошуку інформації в документальному масиві, використовувати документи в інтересах своєї організації і по іншим запитам, готувати документи до передачі на державне зберігання. «Основні правила роботи архівів організацій» встановлюють положення, норми і вимоги до роботи архіву, виконання яких дозволяє йому повною мірою здійснювати свої функції.

Основні правила не поширюються на секретну документацію. Вони не носять обов'язкового характеру для організацій, не віднесених до складу джерел комплектування державних архівів, а також недержавних організацій. Робота з кіно-, фото-, фоно- і відеодокументами (аудіовізуальними), науково-технічними, картографічними, телеметричним документами регламентується відповідними інструкціями і правилами.

Основні правила обов'язкові тільки для архівів організацій (як державних, так і недержавних), що зберігають документи Архівного фонду Російської Федерації, віднесених до державної власності Основні правила обов'язкові для всіх державних організацій. Таким чином, вступні положення Основних правил залишають можливість двоякого трактування найважливішої проблеми сфери їх застосування.

Основні правила за обсягом компактні. У них десять розділів замість чотирнадцяти. У них залишилося 150 сторінок замість 173. Основні правила охоплюють всі напрямки діяльності відомчих архівів: експертизу цінності документів, комплектування архіву, забезпечення схоронності, організацію, облік, використання документів, науково-довідковий апарат до них, порядок передачі документів, організацію роботи архіву.

Змінено поняття відповідальності за ведення архівів. Якщо в Правилах 1986 року відповідальність за стан і вдосконалення архівної справи та діловодства в організаціях несли їх керівники, то в Основних правилах записано, що «посадові особи організації несуть відповідальність за порушення норм, встановлених цими Правилами».

Відмінною рисою розглянутих Основних правил є регламентація процесів роботи з електронними документами.

Змінено основні (в редакції Правил 1986 року - головні) завдання архіву. Виключені методичне керівництво і перевірки стану організації документів у діловодстві організації та підвідомчих організаціях. Це завдання замінена функцією перевірки правильності формування та оформлення справ в структурних підрозділах організацій та інших організаціях-джерелах комплектування. В розділ «права архіву» включений контроль правил роботи з документами в структурних підрозділах і організаціях-джерелах комплектування архіву. Тим самим архів має право контролювати діловодство, хоча таке завдання перед ним не стоїть.

Права архіву змінені і звужені. Знятий пункт про право архіву давати в установленому порядку вказівки структурним підрозділам організації та архівів відповідних підвідомчих організацій з питань, що входять до компетенції архіву. В Основних правилах архів організації має право: вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі в архів документів в упорядкованому стані; контролювати правила роботи з документами в структурних підрозділах і організаціях-джерелах комплектування архіву; запитувати від структурних підрозділів та організацій-джерел комплектування необхідні для роботи архіву відомості; брати участь у заходах, що проводяться державними архівними установами.

Розділ про експертизу цінності документів відкривається описом її нормативно-методичних основ.

Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання. Це визначення новаторське, так як в ньому відсутня обов'язкове для попередніх нормативних матеріалів з експертизи цінності документів вказівки на принципи її проведення. В Основних правилах не розкривається зміст принципів експертизи.

Теорія експертизи і практика відбору документів не ідентичні. Практична експертиза - масовий акт. У ній не виключені помилки: цінні документи можуть бути з якихось причин знищені і в той же час залишені малоінформативні документи, ймовірність яких стати джерелом будь-якого історичного дослідження незначна (хоча, і не виключена). Звідси особлива увага до критеріїв експертизи, за допомогою яких виробляються конкретні судження про наявність чи відсутність постійної цінності документів.

Критерії - логічні одиниці теорії експертизи, мірила цінності, що виступають в якості певних еталонів інформаційних якостей документів. Критерії-еталони висловлюють в узагальненому вигляді погляди архівознавства на постійну історичну цінність документів. Їх застосування виявляє не тільки позитивне (захисне), але і негативне ставлення до документів, що визначає відмову від основної їх маси.

Змінилися зв'язку управління. Більшого розвитку отримали горизонтальні зв'язки, вертикальні - менш централізовані; розширилися зв'язки з постачальниками і споживачами, які перетворилися в організації-партнери чи посередників. Як результат - зміна характеру і обсягу традиційних функцій, виникнення нових функцій, наприклад маркетингу, який об'єднав прогнозування, планування, постачання, збут продукції. Основні функції управління все більше переходять до самих держпідприємствам і здійснюються тільки самими підприємствами недержавної форми власності.

Все це призводить до зміни системи документування діяльності організацій, а, отже, і оцінки документів, що утворюються в результаті цієї діяльності. Звідси зміна стали в архівознавства класичними уявлень про головні і неголовних функції, завдання організацій, тобто їх значенні.

Збереження документів, що відображають особливості діяльності тих чи інших організацій, залишається завданням архівістів. Такими особливостями можуть бути: унікальність діяльності, новизна продукції, товарів, послуг, конкурентоспроможність, участь в міжнародних і регіональних програмах, трудові, суспільні традиції, стабільність існування, робота в екстремальних умовах, особливо важлива роль в розвитку певної сфери діяльності в країні або на конкретній території, спадкоємність вказані факторів для новостворених або перетворених організацій.

Параграф Основних правил «Організація проведення експертизи цінності документів» починається незмінною констатацією того, що експертиза цінності документів проводиться, по-перше, в діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів, по-друге , в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання. Зовсім виключені параграфи про нормативно-методичної основі проведення експертизи цінності.

Головну роль в організації і проведенні роботи з експертизи цінності документів, відбору та підготовки до передачі на постійне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації утворюються в процесі діяльності організації, відіграє експертна комісія (ЕК, ЦЕК).

Параграф «Оформлення результатів експертизи цінності документів» скорочений за рахунок відомостей про організації, що не утворюють документи постійного зберігання. Зате про них сказано в Переліку наступним чином. Організації, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, зберігають документи постійного терміну за Переліком наступним чином. Державні, муніципальні організації - 10 років. Недержавні організації - не менше 10 років. Подальший термін зберігання документів визначає організація відповідно до чинного законодавства та / або необхідністю практичного використання документів.

Певні документи (нормативно-правового, майново-господарського характеру, про підсумки діяльності та перспективи розвитку організації) постійного терміну зберігання необхідно зберігати в організаціях усіх форм власності, документи яких не надходять в державні, муніципальні архіви, до ліквідації даних організацій, що обумовлено чинним законодавством і / або тривалим практичним значенням зазначених документів. При цьому дається перелік статей за Переліком. Те ж відноситься до документів з відміткою ЕПК.

2.2 Нормативно-методичні посібники з експертизи цінності документів: переліки

Сучасна експертиза цінності документів проводиться, як правило, на основі нормативно-методичних посібників: номенклатур справ, переліків, класифікаторів тощо Можна констатувати той факт, що для встановлення комплексу документів постійного зберігання, визначення конкретних термінів зберігання за окремими групами документів, уніфікації термінів зберігання однорідних документів в різних установах, організаціях і підприємствах, а також для оперативного «позбавлення від непотрібних паперів» в даний час розроблена цілісна система нормативно-методичних посібників з відбору документів.

Провідну роль в процесі встановлення термінів зберігання документів грають переліки, які є «ключем» до створення прообразу Архівного фонду країни.

Переліки документів - це систематизовані списки документів установ, організацій і підприємств, що містять нормативні вказівки про терміни зберігання документів або про склад документів, що підлягають постійному зберіганню.

Перші переліки, так само, як і історичні архіви, були відомчими. Відомства приступили до розробки правил зберігання і знищення «вирішених справ» до середини XIX століття, коли «приміщення канцелярій діючих установ до того переповнилися діловими паперами нового часу, що важко було розміщуватися канцелярським чиновникам, а пересувати застарілі діловодства в вільні підвали, на горища, в вежі, сараї було неможливо, тому що таких приміщень вже бракувало.

Всі відомства ділили свої документи на три розряди: справи, які не підлягають зберіганню в архіві, справи тимчасового та справи постійного зберігання. Головним недоліком відомчих переліків XIX століття був повний різнобій і свавілля відомств у віднесенні справ до будь-якої категорії - в різних міністерствах доля одних і тих же категорій справ вирішувалася часом протилежно.

До 1925 року вже був список матеріалів, що підлягають або що не підлягають зберіганню. Однак він був занадто довгим і не поміщався в одному законодавчому акті. Тоді було висловлено вимогу про підготовку спеціальних довідників (переліків) із зазначенням категорій справ тимчасового, постійного зберігання і не підлягають зберіганню силами кожного відомства і установи

Робота зі створення відомчих переліків розгорнулася в другій половині 1930-х років. У 1930-40-ті роки було видано понад 80-ти відомчих переліків. Однак вони були не набагато краще за своїх попередників XIX століття. Різнобій у терміни зберігання однорідних матеріалів різних відомств так і не вдалося подолати. До 1929 року відноситься ідея створення типового переліку для документів всіх відомств. Основні етапи розробки типових переліків документів представлені в таблиці. Див. Додаток 1

Типові переліки послужили основою для розробки відомчих переліків. До 1991 року в організаціях і на підприємствах використовувалося близько 60-ти відомчих переліків, які утворили систему нормативно-методичних посібників з експертизи цінності документів у всіх галузях управління.

Але вже з початку 90-х років, коли в країні помінялися політичні, економічні підвалини, і в зв'язку з цим виникли організації інших форм власності, в систему нормативно-методичних посібників з відбору документів, природно, були привнесені і нові моменти.Більшою мірою вони торкнулися саме переліків.

Так, дуже своєчасним з'явився перелік для недержавних комерційних організацій - довідковий посібник «Управлінські документи постійного терміну зберігання, що утворюються в діяльності недержавних комерційних організацій (господарських товариств і товариств, виробничих кооперативів)» (М., 1996). Даний посібник може бути віднесено до системи переліків, так як в першу чергу включає Приблизний перелік управлінських документів недержавних комерційних організацій -

це новий тип переліків, де дані групи документів постійного і тимчасового зберігання, але останні не диференційовані за термінами, а позначені лише як «тяжіють» до постійного терміну зберігання, серед них немає документів, однозначно мають той чи інший тимчасовий термін зберігання.

Такий перелік типових видів управлінських документів недержавних організацій було дано в Методичних рекомендаціях «Відбір на державне зберігання управлінських документів, що утворюються в діяльності недержавних організацій (нових економічних - господарських структур)».

Посібники, підготовлені для відбору документів недержавних організацій, побудовані за типовими функціями (по виробничо-галузевої схемою), а саме:

· Організаційно-розпорядчим, контролю, правового забезпечення управління, документаційного забезпечення управління та організації зберігання документів, економічного прогнозування, поточного планування, ціноутворення, фінансування, обліку та звітності;

· Організації економічних зв'язків, оперативно-комерційної діяльності, інформаційного обслуговування і маркетингу;

· Працевлаштування, організації та нормування, оплати та охорони праці, роботи з кадрами;

· Матеріально-технічного постачання, адміністративно-господарського обслуговування;

· Соціально-побутовим, житловим, діяльності громадських організацій.

У переліках для недержавних організацій особливо акцентується увага на документах, що містять відомості про «комерційну таємницю»

У 2000 році вийшов новий типовий перелік: «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», який став логічним продовженням типового переліку документів 1989 року.

Сама назва нового типового переліку вказує на те, що він включає однотипні документи, що утворюються в організаціях незалежно від їх призначення, рівня і масштабу діяльності, і навіть форм власності, тобто дію нового типового переліку, поширюється і на документи недержавних організацій.

Новий типовий перелік необхідний в якості основного нормативного допомоги, в першу чергу при підготовці номенклатур справ і формуванні справ в діловодстві, а також при визначенні термінів зберігання і відбір документів на постійне (вічне) зберігання.

Для термінів зберігання в новому типовому переліку відведена лише одна графа. Але користуються переліком всі установи: джерела і не джерела комплектування.

Установи - джерела комплектування (або потенційні джерела комплектування - недержавні організації) без змін використовують ті терміни зберігання, які вказані в термінах зберігання документів.

Державні або муніципальні установи, які не є джерелами комплектування, замість терміну зберігання Постійно використовують термін зберігання «10 років», тобто самі перетворять вказаний термін зберігання.

Більш того, в даному випадку недержавним установам рекомендовано документи зберігати не менше 10-ти років. Подальший термін зберігання документів визначає організація відповідно до чинного законодавства і необхідністю практичного використання документів. Але це правило поширюється не на всі документи.

Є цілі комплекси документів, які необхідно зберігати в усіх організаціях, які не є джерелом комплектування - державних, муніципальних, недержавних - до моменту їх ліквідації. Це такі документи, як накази по основній діяльності, бюлетені голосування, статути і положення, установчі документи та документи по реєстрації, а також інші документи, нормативно-правового, майново-господарського характеру, перелік яких дано в п. 2.4.2. вказівок щодо застосування переліку.

Особливо слід звернути увагу на істотну зміну термінів зберігання документів з особового складу в установах усіх форм власності.

Раніше в переліку (1989 г.) термін зберігання цих справ визначався 75 л-в або 75 л-в ЕШС (вік особи на момент його звільнення з організації), хоча в практичній діяльності використовували термін 75 років. У новому типовому переліку термін зберігання особистих справ і більшості документів з особового складу визначений 75 років ЕПК. При цьому слід пам'ятати, що в країні існує заборонена дата, якою є 1945 рік. Це означає, що документи, які утворилися до цього терміну не можна знищувати без узгодження з ЕПК, а для місцевих справ, що відклалися до 1945 року, практично встановлюється термін зберігання «Постійно».

Необхідно звернути увагу і на позначку ЕПК поруч з певним терміном зберігання, яка означає, що зазначена документація в організаціях державного типу, можливо, буде мати термін зберігання «Постійно», що вирішується після її вивчення і за погодженням з експертно-перевірочною комісією державного або муніципального архіву.

В організаціях недержавного типу відмітка вірна лише в тому випадку, якщо дана організація уклала договір з архівною установою на передачу документів. Якщо недержавна організація «не контактує» з архівною установою, то питання про терміни зберігання таких документів (термін зберігання яких за переліком вказано з відміткою ЕПК) вирішується експертною комісією (ЕК) самої організації.

У 2000 році вийшов у світ новий, який не має аналогів, «Зразковий перелік документів, що утворюються в діяльності кредитних організацій, із зазначенням термінів зберігання». У його складі відображені документи з організаційних питань управління, економічного прогнозування і кредитування, касових операціях та інкасації, операціями з цінними паперами та зовнішньоекономічної діяльності, бухгалтерського обліку та звітності, автоматизації банківських робіт і інші.

Даний перелік спрямований на раціоналізацію організації документів у діловодстві, забезпечення схоронності, відбір документів на постійне (вічне) зберігання, встановлення конкретних термінів зберігання документів, а також захист законних інтересів кредиторів, вкладників, клієнтів кредитних організацій.

Особливо слід відзначити, що застосування цього переліку є обов'язковим для кредитних організацій, які уклали договір з архівною установою системи Федеральної архівної служби.

Кілька слів варто сказати про відомчі переліки і переліках, розроблених архівними установами суб'єктів Федерації. У регіонах Росії в 1990-і роки проводилася велика робота по створенню переліків для різних категорій фондообразователей. При цьому пріоритет належить списками для новостворених державних установ, а також переліками для недержавних установ. Розроблено переліки і для громадських організацій.

У сучасній системі переліків документів розрізняють три типи:

· Із зазначенням термінів зберігання;

· Постійного зберігання;

· Постійного і довготривалого зберігання.

Переліки документів можуть бути наступних видів.

1. Типові для всієї системи установ.

Їх призначення - уніфікація термінів зберігання однорідної типової документації, що утворюється в діяльності всіх установ, організацій і підприємств, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та галузевої спрямованості.

Створення типових переліків обумовлено тим, що в усіх установах, організаціях і на підприємствах формуються справи з наказами керівництва, з планами та звітами, з документами з особового складу, з бухгалтерською документацією, матеріалами громадських організацій. Всі ці та інші, так звані типові документи, виконують однакові для всіх установ функції, а тому повинні мати й однакові терміни зберігання.

2. Зразкові для однорідних організацій.

Вони зазвичай розробляються для великих і складних фондів, а також для груп однорідних фондів і є свого роду методичними посібниками з експертизи цінності при науково-технічної обробки документів фонду.

У зразкових переліках називаються види документів, що підлягають довічному зберіганню і документи, що підлягають виділенню до знищення, як не представляють наукової, історичної, економічної цінності.

3. Відомчі - по окремих галузях діяльності в рамках державної підвідомчості.

Відомчий перелік - це довідник про склад і зміст документів установ, організацій і підприємств одного відомства, однієї галузевої системи. Він передбачає максимально повне охоплення видів і різновидів документів, систематизованих відповідно до основними функціями і напрямами діяльності установ цього відомства, із зазначенням термінів зберігання кожного виду документів.

Для того щоб оволодіти методикою визначення термінів зберігання документів за переліками, слід ретельно вивчити структуру переліку.

Будь перелік складається з основної частини і довідкового апарату.

Основна частина - описові статті - являє собою найменування видів і різновидів документів із зазначенням термінів зберігання і питань діяльності установ, систематизованих відповідно до класифікаційної схемою і мають наскрізну валову нумерацію.

Кожна описова стаття в переліку включає в себе: порядковий номер; найменування видів і різновидів документів, іноді вказується автор або кореспондент, питання або тема, для планів або звітів - період планування або звітності та ін .; терміни зберігання документів, диференційовані по ланках переліку; примітки, уточнюють строки зберігання документів. Іноді «Примітки» розташовуються під рядком, що дозволяє не повторювати одні й ті ж примітки на одній сторінці.

Довідковий апарат допомагає орієнтуватися в переліку, користуватися ним при експертизі документів і включає в себе титульний лист з назвою переліку і вихідними даними, вказівки щодо застосування переліку, список скорочень, покажчик видів документів.

Таким чином, переліки документів є одночасно інструментом експертизи цінності для встановлення строків зберігання документів і інструментом по комплектуванню архівних установі.

З точки зору типології переліків пріоритет належить так званим «переліками для архівіста», тобто списками документів постійного терміну зберігання. Розробка цієї категорії переліків викликана необхідністю зберегти найцінніші документи в епоху реформ і соціальних потрясінь. Активно розвивається і такий вид переліків, як переліки документів для архівіста відомчого архіву, тобто переліки документів постійного і довготривалого зберігання. Це пояснюється зростанням ролі архівів організацій в забезпеченні збереження документів як державної, так і недержавної частин Архівного фонду Російської Федерації.

висновок

Своєрідним підсумком діяльності ВНІІДАД на першому етапі стало включення в 1970 рдвох наукових дисциплін - архівознавство і документознавство - в номенклатуру наукових спеціальностей.

Роботами в сфері документознавства ВНІІДАД на цьому етапі зумів завоювати певний авторитет в державних установах і організаціях, особливо відали питаннями вдосконалення управління. В області архівознавства безсумнівною заслугою інституту стало впровадження в архівну практику понять, які отримали найменування інформаційного підходу в архівознавство, як результат синтезу традиційних архівознавчих і джерелознавчих уявлень і понять документалістики, інформатики і кібернетики. Чималу роль в цьому зіграв існував тоді в інституті науково-теоретичний семінар, генератором ідей якого були К.І. Рудельсон, В.Н. Автократів, Г.Г. Воробйов та ін.

Коротко резюмуючи підсумки другого періоду наукової діяльності в інституті можна зробити висновок, що вона в цілому відповідала існувала радянської адміністративно-командної системи централізації архівної справи, відповідала її запитам в області уніфікації, стандартизації, організації процесів роботи з документами в діловодстві та архівів, в справі науково -Методичні забезпечення архівної системі в області відбору, опису, архівного пошуку, методів публікації і бюджетної економіки архівної справи.

Розглядаючи підсумки третього періоду, де накопичується науковий потенціал для створення нової загальноросійської системи управління документацією, яка повинна перейти на зміну ЕГСДОУ, і комплексу оновлених стандартів на документацію.

Ці та інші роботи, створені ВНІІДАД останнім часом, підтверджують, що його науковий потенціал відповідає потребам архівних установ системи Державної архівної служби Росії та документаційних служб. Інститут здатний відгукуватися на сьогоднішні вимоги на рівні можливостей галузевої науки. Але, очевидно, для наукової установи сьогодні цього недостатньо. Необхідно розвинути творчі контакти всіх наукових сил, які зосереджені в наукових і навчальних установах Москви і яким небайдужі долі вітчизняного архівної справи.

Виходячи з вище перерахованої інформації з історії діловодних фондів XVIII в. Очевидно, що завдання їх повного охоплення системою довідників по їх складу та змісту, довго була головною, на цей момент в цілому разрешіна. Конкретні напрямки вдосконалення цієї системи можуть бути нескінченно розроблені і чи піддаються точному прогнозуванню. Однак подальший розвиток науково-пошукового апарату піде по лінії співвіднесення нових розробок з уже існуючими та збереження останніх від необґрунтованого забуття, а більш пильну увагу буде приділено проблемам відновлення втраченої цілісності документальної спадщини вищих, центральних і місцевих установ епохи.

Так само важлива і науково-методична діяльність ВНІІДАД. Основний нормотивно-методичний документ, де розкривається вимоги щодо ведення діловодства та збереженості архівних документів, є «Основні правила роботи архівів організації», що вийшов друком у 2002 році замість правил 1987 року.

Роблячи висновок, з точки зору типології переліків пріоритет належить «переліками для архівіста», тобто списками документів постійного терміну зберігання. Розробка цієї категорії переліків, викликана необхідністю зберегти, найбільш цінні документи в епоху реформ і соціальних потрясінь. Активно розвивається і такий вид переліків, як переліки документа для архівіста відомчого архіву, тобто переліки документів постійного і довготривалого зберігання. Це пояснюється зростанням ролі архівів організацій в забезпеченні збереження документів, як у державній, так і недержавної частин Архівного фонду Російської Федерації.

Створення нової нормативно-методичної бази експертизи цінності документів йде поетапно - створення типових переліків документів постійного зберігання. Потім типових переліків документів із зазначенням термінів зберігання.

У планах науково-дослідної роботи (НДР) установ і організацій федеральної архівної служби та організацій федеральної архівної служби на 2002-2003 рр. передбачено новий напрямок - створення баз даних для архівів організацій. У 2005 р заплановано та здійснено впровадження ВНІІДАД програмного комплексу «Архів організації». У плані відображена робота з загальногалузевим базами даних ( «Зарубіжна архівна Росія».), Розробка загальногалузевого класифікатора документної інформації, створення аналітичного огляду з досвіду публікації історичних документів на компакт-дисках (CD-ROM).

Реформування в ВНІІДАД відбилося і на розвитку архівної справи в Омській області, міністр міністерства державно-правового розвитку Бутаков вніс великий вклад в розвиток архівної справи - реструктуризував архівну службу міста Омська; побудований новий історичний архів з урахуванням зарубіжного досвіду збереження документів.

Автором курсової роботи в результаті аналізу діяльності ВНІІДАД були зроблені наступні висновки:

1. Створена законодавча і нормативна база архівознавства, документознавства, діловодства;

2. Розроблено критерії експертизи цінності документів за переліками;

3. Здійснюється підвищення кваліфікації фахівців архівів.

Список літератури

1. Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації, 2002.

2. Основні правила роботи архівів організацій, 2004.

3. Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, 2006.

4. Перелік сучасних федеральних держархівів, 2004.

5. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Є.В. Алексєєва, Л. П. Афанасьєва, О.М. Бурова; під ред. В.П. Козлова. - М .: ПрофОбр-Издат, 2002. - 272 с.

6. Теорія і практика експертизи цінності документів та комплектування державних архівів СРСР / Праці ВНІІДАД. - Т. 4. - Ч. 1, 2. - М., 1974

7. Жукова М.П. Експертиза цінності документів сучасних установ, підприємств, організацій - Вітчизняні архіви, 2004. - № 5.

8. Управлінські документи постійного терміну зберігання, що утворюються в діяльності недержавних комерційних організацій (господарських товариств і товариств, виробничих кооперативів): Довідковий посібник. - М .: ВНИИДАД, 1996, в ред. 2004.

9. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання. - М., 1989.

10. Перелік документів, які підлягають прийому в державні архіви СРСР. - М., 1973.

11. Архівні аспекти в діловодстві: Експертиза цінних документів / Є.В. Алексєєва, Л. П. Афанасьєва, О.М. Бурова, Г.А. Осичкиной // Секретарська справа. -2004. - № 1 (14).

12. Інформаційне забезпечення діяльності архівних установ. - М., 2003

13. Організація використання документів ГАФ СРСР: Посібник для архівістів. - М., 1999..

14. Основні правила роботи державних архівів СРСР. М., 1984.

15. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 2004.

Додаток 1