|
ЗМІСТ
ВСТУП ........................................................................... .3
1. ПОНЯТТЯ «УНІФІКАЦІЯ ТЕКСТУ» ................................. .... 4
2. УНІФІКОВАНІ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ ............ ..9
2.1Едіная державна система діловодства (ЕГСД) ...... ... 9
2.2Государственная система документаційного
забезпечення управління (ГСДОУ) .................................... ... 16
2.3Появленіе загальносоюзного класифікатора
управлінської документації (ОКУД) .............................. ..18
3. ГОСТ Р 6.30-2003 ............................................................... ..21
ВИСНОВОК ..................................................................... .28
Список використаної літератури ТА ДЖЕРЕЛА ......... .29
ВСТУП
Сучасне діловодство має справлятися з величезним потоком документів. Документ все так же рухається тими ж потоками, тільки тепер електронними, проходить ті ж стадії обробки, тільки знову ж - в електронному вигляді. Так, багато спрощується і прискорюється. Для спрощення роботи з організаційно-розпорядчими документами (ОРД), прискорення їх складання та оформлення проведена уніфікація і стандартизація ОРД за формою і по содержанію.Целью даної роботи є вивчення поняття уніфікації тексту документа. Для вирішення цієї мети необхідно рассмотерть наступні теми. У першому розділі розглядаються таке поняття, як «уніфікація». У другому розділі дається визначення «уніфікованим системам» і розглядаються уніфіковані системи, що існували в різні періоди часу. У третьому розділі розглядається державний стандарт, застосовуваний в даний час - ГОСТ Р 6.30-2003. Структура роботи: курсова робота складається з трьох розділів і висновку виконана на 30 аркушах машинописного тексту, має два аркуша додатка.
1. ПОНЯТТЯ «УНІФІКАЦІЯ ТЕКСТУ»
Обов'язковою умовою організаційної та управлінської діяльності на підприємствах, в установах є документування. Організація і управління характеризуються різноманітністю і повтором робочих ситуацій і дій, що робляться по їх вирішенню. Звідси велика різноманітність документів та необхідність їх уніфікації та стандартизації. Уніфікація і стандартизація управлінських документів слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Суть уніфікації зводиться до скорочення невиправданого різноманіття документів, привид до одноманітності їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку та зберігання. Суть стандартизації полягає в зведенні в норму, обов'язкову для застосування, оптимальних правил і вимог з розроблення та оформлення документів, прийнятих в установленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформлюються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТ Р), галузевих (ОСТ) стандартів. Під уніфікацією розуміється «приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості» [1]. За офіційним визначенням уніфікація - це вибір оптимального числа різновидів продукції, процесів та послуг, значень їх параметрів і розмірів. Виходячи з цього, слід, що, по-перше, в процесі уніфікації має проводитися раціональне скорочення елементів вихідного безлічі об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників і реквізитів). А по-друге, уніфікація обов'язково призводить до встановлення оптимального (на якийсь досить тривалий час) однаковості в будь-якій області діяльності, в тому числі і в документуванні. Управлінські документи, що використовуються в самих різних сферах і органах управління, повинні оформлятися одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативної обробки і виконання, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, але і всіх працівників управлінського апарату. Уніфікація тексту проводиться за такими основними напрямками: склад інформації, структура тексту, мовні засоби представлення інформації. Уніфікація складу інформації полягає у визначенні необхідного змісту в кожній уніфікованою формою, включеної в Табель, на основі аналізу її призначення. При цьому усувається невживана інформація або включається додаткова, що не містилася в застосовуваної формі. Склад інформації в кадрових документах встановлюється наступним чином:
1) з документів усувається традиційно включається, але не використовується в даний час інформація (наприклад, графа "Партійність" з особистого листка по обліку кадрів) або інформація дублюється в інших кадрових документах (наприклад, інформація про освіту, сімейний стан тощо) ;
2) в документи вноситься якої було раніше інформація, яка стала використовуватися в зв'язку зі зміною соціально-політичної обстановки і впровадженням нових інформаційних технологій (наприклад, індивідуальний номер платника податків);
3) забезпечується інформаційна порівнянність показників при переході на інший рівень управління, зіставленні з іншими документальними системами, автоматизованій обробці масивів (наприклад, при спільному аналізі кадрової, бухгалтерської та організаційно-розпорядчої документації).
Уніфікація структури тексту полягає у встановленні типового набору складових частин документів і їх черговості, з яких будуть складатися уніфіковані форми документів. У всіх випадках використовується двухчастная принципова структура тексту: перша частина містить обгрунтування, доказ, посилання на інші документи тощо; друга - суть питання, то є розпорядчу частину наказу, прохання, відповідь по суті. Так, уніфікований текст заяви про надання позачергової відпустки може виглядати наступним чином: «У зв'язку з несподівано виниклими обставинами (через хворобу родичів) і необхідністю мого особистої присутності будинку прошу перенести мій чергову відпустку з жовтня на серпень поточного року». За такою ж схемою будуються всі кадрові накази. Не менш важливим аспектом уніфікації текстів кадрових документів є виділення постійної частини тексту для закріплення її в уніфікованій формі. При підготовці паперових варіантів уніфікованих текстів можливі різні способи фіксації постійної інформації на папері: трафарет, анкета, таблиця. У трафареті постійна інформація представлена у вигляді зв'язного тексту, тобто звичайного літературного тексту з пробілами, які заповнюються змінною інформацією, яка залежить від конкретної ситуації. Така, наприклад, довідка про роботу того чи іншого працівника, яка видається відділом кадрів по особистим запитом співробітника або запиту організації. Основне призначення даної довідки - повідомити факт роботи даного співробітника в даній організації в певний час, а в ряді випадків - і розмір одержуваної ним заробітної плати. Постійна частина тексту форми довідки про роботу може мати такий вигляд. При складанні тексту довідки на основі даної форми пропуски заповнюються змінною інформацією, вказаною під рядком. При анкетній формі представлення уніфікованого кадрового тексту постійна інформація викладається як найменування ознак, що характеризують людину. Найменування пишуться як іменники в називному відмінку і розташовуються на аркуші вертикально. Анкетна форма застосовується при характеристиці однієї особи за багатьма параметрами. Найбільш характерними в цьому сенсі є кадрові накази, що увійшли до складу Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (М .: Головархів, ВНІІДАД, 1980). У анкетній формі може бути представлений текст характеристики або резюме. Таблична форма представлення уніфікованого тексту використовується при необхідності характеризувати кілька осіб або об'єктів, предметів за однаковими параметрами: при складанні форми акта про виділення до знищення заяв та інших документів осіб, не прийнятих на роботу, графіка відпусток, описи справ з особового складу та ін. В як приклад використання табличній форми уніфікованого тексту можна привести опис справ з особового складу:
Таблиця 1
| Назва розділу |
| № п / п |
індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Дата справи (тому, частини) |
Термін зберігання справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Примітка |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В роботі кадрових служб є ряд ситуацій, в яких не використовуються уніфіковані тексти з різних причин, в тому числі через недостатність постійної інформації в документі, що робить неефективним розробку окремої форми. У таких випадках використовується метод уніфікованої структури тексту, т. Е. Встановлення смислових частин тексту, які обов'язково повинні бути в даному документі, і їх черговості. Наприклад, для протоколу може бути встановлена структура тексту - наведена в додатку 1. Структура тексту пояснювальної записки про порушення може мати наступну структуру, представлену в додатку 2. У ряді випадків різні форми тексту можуть бути використані спільно. Форма документа з'являється як результат впорядкування тієї чи іншої діяльності, правової опрацювання тексту, яка повинна забезпечити юридичну повноцінність майбутнього документа, і уніфікації її текстового вираження, необхідних віз, печаток, тверджень, підписів та ін. [2]
2. УНІФІКОВАНІ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ
2.1 Єдина державна система діловодства (ЕГСД)
Документи виступають способом і засобом реалізації покладених на управлінський апарат функцій. В сучасних умовах первинні документи залишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами маркетингових операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання «безпаперової» інформаційної технології, документ досі є основним носієм інформації. Документообіг все більше зростає, як і кількість людей, які працюють з документами. Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення [3]. Типові управлінські функції в кожному управлінському апараті реалізуються на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації. Співвідношення документів з різних систем в діловодстві різних установ і організацій неоднаково, тому що залежить від конкретної діяльності тієї чи іншої установи, його масштабності, місця в системі федерального управління і ряду інших причин. Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу та виконавчу діяльність. Їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Система організаційно-розпорядчої документації в силу свого повсюдного застосування має велике значення для документування управлінської діяльності.
Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Уніфікація і стандартизація розглядаються як процеси встановлення єдиного підходу при створенні і оформленні документів. Але ці поняття не рівнозначні. Стандартизація документів - це найвищий ступінь їх уніфікації, доведення її результатів до рівня обов'язкової правової форми. Вимоги стандарту мають обов'язковий характер в межах сфери його поширення. А уніфікація зазвичай проводиться як попередній етап стандартизації, але може бути і самостійним видом діяльності. Результатом роботи з уніфікації і стандартизації документів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад, на звіт про дослідницьку роботу) або окремі види продукції (наприклад, формати паперу), так і на уніфіковані системи документаціі.Уніфіцірованная система документації (УСД) - система документації , створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. [4] Тепер необхідно розглянути періоди уніфікації документів. Період 20-30-х рр. ХХ століття в історії розвитку в нашій країні апарату управління можна охарактеризувати як період активного вдосконалення самих різних аспектів його діяльності, і в тому числі, діловодства. Для уніфікації необхідно її постійно діючу науково-методичне та організаційно-технічне забезпечення, тому, в Наприкінці 1924 року було прийнято рішень РНК СРСР про створення акціонерного товариства організаційного будівництва «Оргбуд». Оргбуд став першим в історії нашої країни органом позавідомчої уніфікації тексту документів, який вів свої розробки, будучи повністю незалежним в економічному відношенні установою, хоча за методичної частини і був, певною мірою, залежний від розробок НК РСІ. Оргбуд розробляв проекти уніфікації тексту документів для самих різних напрямків управлінської праці. Серед цих розробок були: вироблення єдиної системи класифікації нормативних документів, вдосконалення систем впровадження стандартів, систем оплати праці в різних підгалузях, організація робіт по державному страхуванню. А також уніфікація роботи нотаріальних органів і народних судів по країні; вдосконалення призовної системи для місцевих органів військового управління; розробка і впровадження нових форм обліку. Основним видом роботи Оргстроя була уніфікація діловодства. Діяльність Оргстроя зіграла позитивну роль по уніфікації діловодства в нашій країні в 20-30 рр. минулого століття в удосконаленні управлінської праці, засновану на комплексному підході до уніфікації тексту документів.
Другий період стандартизації та уніфікації документів відноситься до кінця 1960-х - початку 1970-х рр.В цей час була створена Єдина державна система діловодства (ЕГСД), активну участь в розробці якої брали Головне Архівне управління. До основних ідей ЕГСД відносяться:
1) всебічна комплексна уніфікація;
2) встановлення раціонального однаковості форм і методів роботи з документами на всіх рівнях управління і на всіх стадіях життєвого циклу самих документів;
3) підготовка документів, їх оформлення та зберігання. Саме методами уніфікації вирішувалися в той період завдання скорочення форм і видів документів, які використовуються для документування типових управлінських ситуацій. Результат цієї роботи увійшов в «Основні положення ЕГСД» як список видів документів, що видаються різними органами державної влади та управління. Нормативне закріплення видів документів, які використовуються в управлінській практиці, поклало початок значну роботу по класифікації документів, яка розгорнулася в 1970-і роки.
На стадії створення ЕГСД була розроблена методика і уніфіковані діловодних операції, пов'язані зі зберіганням документів в діловодстві, формуванням справ, експертизою цінності документів, підготовкою документів до здачі в архів.
Основні положення ЕГСД складаються із загальної частини, 9 тематичних розділів і додатків [5].
Загальна частина визначає завдання розробки системи, встановлює сферу її застосування і правовий статус документа. У розділі підкреслюється думка про єдині принципи роботи з документами на всіх рівнях управління і про вдосконалення документації і документообігу як умови розробки основ інформаційного забезпечення при автоматизації документаційних процесів. Ця ідея не втратила своєї актуальності і зараз.
Комплекс проблем, що становлять зміст тематичних розділів, можна поділити на чотири групи:
- Уніфікація і стандартизація документів;
- Раціональна організація документообігу;
- Організація праці діловодного персоналу;
-Механізація і автоматизація управлінської праці та діловодства.
Давайте коротко зупинимося на трьох з названих груп питань, а саме на тих, підходи до яких в даний час істотно змінилися. Багато рекомендацій ЕГДС застаріли, тому їх використовувати не можна. Хоча на деякі норми і правила можна орієнтуватися і зараз. Йдеться про уніфікацію і стандартизації документів, організації праці працівників і механізації і автоматизації діловодства. Перша група складається з розділу "Підготовка службових документів". У ньому документування управлінської діяльності розглядається з точки зору створення документів різними рівнями управління. Перелік найбільш важливих організаційно-розпорядчих документів, що видаються на різних рівнях, може бути використаний і в даний час для визначення видів документів, які повинні складатися і використовуватися в тих чи інших управлінських ситуаціях. У розділі встановлюються юридичні підстави видання розпорядчих документів, що важливо знати сучасним керівникам, а часто і їх секретарям-референтам. Потрібно сказати, що приблизний перелік найбільш вживаних в управлінській діяльності видів і різновидів документів наведено в додатку до ЕГСД. Цей перелік містить не тільки найменування видів документів, а й визначає кожен з них і ці визначення використовуються і сьогодні у всіх підручниках і навчальних посібниках.
Другий напрямок - «Основи організації праці діловодного персоналу» включає наступні питання:
1) загальні вимоги до організації праці працівників діловодних служб;
2) структура і функції діловодних підрозділів установи;
3) посадовий і чисельний склад діловодного персоналу;
4) нормування діловодних робіт;
5) основні вимоги до обладнання робочих місць;
6) умови праці працівників діловодства.
Рекомендації практично по всіх перерахованих питань в даний час застаріли. Наприклад, посади працівників сучасних служб діловодства та вимоги до них регламентуються зараз такими нормативними документами, як Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (1995 г.), Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців (1998 г.) і ін . Розроблено сучасні норми часу на виконання робіт з документаційного забезпечення управління, що позначається і на розрахунку чисельності діловодних працівників (див., наприклад, норм часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління, 1993; Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботу з документаційного забезпечення органів управління, 1995р.).
Однак рекомендації щодо формування структури і функцій служби ДОУ цілком придатні для сьогоднішнього дня. Правда, застосовувати їх потрібно також з урахуванням змін, що відбулися.
Рекомендації, включені в розділ "Механізація діловодних процесів" використовувати не можна. Закономірно, що саме ці рекомендації застаріли, оскільки темпи розвитку засобів механізації та автоматизації робіт в сфері діловодства великі. Сучасні технічні та програмні засоби створення та обробки документів змінили уявлення про роботу з документарної інформацією. Зміни відбуваються настільки швидко, що закріпити їх будь-яким методичним документом просто неможливо.
Хочеться зупинитися на ще одному напрямку, яке містить рекомендації щодо раціональної організації документообігу та поточного зберігання документів. Саме ця частина ЕГСД, може надати допомогу працівникам сучасних служб діловодства, включаючи секретарів керівників підприємств і структурних підрозділів. Незалежно від того, традиційна або автоматизована система діловодства застосовується на підприємстві, залишаються незмінними принципи організації документообігу, його основні характеристики, етапи руху документів і, нарешті, зміст проведених діловодних операцій на кожному з цих етапів.
Розглядається напрямок складається з п'яти тематичних розділів:
1. Організація документообігу;
2. Реєстрація документів;
3. Контроль за виконанням документів;
4. Складання номенклатури справ та формування справ;
5. Підготовка документів до подальшого зберігання та використання.
Зміст розділу підпорядковано ідеї оптимізації та максимального однаковості роботи з документами на всіх стадіях їх створення і руху. У ньому дано рекомендації з розробки маршрутів руху документів, детально описані операції з обробки вхідних, вихідних і внутрішніх документів, методика визначення обсягу документообігу.
У розділі - «Реєстрація документів» сформульований основний принцип організації реєстрації, актуальний і зараз - однократность. Основна увага в розділі приділена картковій формі обліково-довідкового апарату. Підкреслюється єдність технології реєстрації та контролю виконання документів, яка заснована на використанні єдиної форми реєстраційно-контрольної картки. Форма картки наведена в додатку до ЕГСД і, хоча в даний час вона не є обов'язковою. "Контроль виконання документів". У ЕГСД була поставлена задача організації контролю за кожним документом, що вимагає відповіді і виконання. У розділі закріплені основні принципи організації контролю, його технологія, встановлені терміни виконання документів. Як вже говорилося, технологія контролю за виконанням документів заснована на застосуванні все тих же реєстраційно-контрольних карток, складових строкових картотеку.
Застосування рекомендацій ЕГСД в сучасних умовах значно полегшує організацію контролю за строками виконання документів.
Наступний розділ "Складання номенклатур справ та формування справ", заслуговує на особливу увагу, так як він отримали закріплення в усіх пізніших нормативно-методичних документах практично в незмінному вигляді. У додатках до ЕГСД наводиться форма номенклатури справ. Більш докладно ця методика була розкрита в Основних правилах роботи відомчих архівів (1986 рік)
Широке застосування отримали (і отримують в даний час) рекомендації розділу "Підготовка документів до подальшого зберігання та використання". У ньому мова йде про експертизу цінності документів, правила підготовки документів до зберігання після закінчення їх діловодством, порядку їх передачі на подальше зберігання.
Отже, ЕГСД розкриває основи організації та діяльності експертних комісій, вимоги до їх складу, функцій, документування діяльності.
2.2 Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ)
Не до кінця втратила своє практичне значення Єдина державна система діловодства. Вона є цінним методичним посібником, який може використовуватися поряд з іншими нормативними та методичними документами, чинними в даний час. ГСДОУ була прийнята в 1988 році (остання редакція - 1991 г.) в розвиток Основних положень ЕГСД. У документі були враховані зміни, що відбулися, перш за все в галузі використання нових інформаційних технологій. В даний час це основний загальнодержавний методичний документ з організації документаційних процесів. ГСДОУ складається з чотирьох тематичних розділів [6]:
1) Документування управлінської діяльності;
2) Організація роботи з документами (управління документацією);
3) Механізація і автоматизація роботи з документами;
4) Служба документаційного забезпечення управління. Розділ "Документування управлінської діяльності" складається з чотирьох частин:
1. Склад управлінських документів;
2. Уніфікація і стандартизація управлінських документів;
3. Оформлення управлінських документів;
4. Складання текстів управлінських документів.
Можна виділити частину, що стосується оформлення службової документації, так як саме ці норми в даний час не використовуються. ГСДОУ розглядає документування управлінської діяльності як створення документів не тільки на паперових, а й на інших видах носіїв (магнітні стрічки, диски та інші). Іншими словами, сформульовані вимоги ставляться до всіх документів незалежно від того, створені вони традиційним способом або за допомогою комп'ютерної техніки. Принципи та методи організації роботи з документами, закріплені в ГСДОУ, мало, чим відрізняються від ЕГСД. Особливістю ГСДОУ є те, що в схеми маршрутів руху документів на підприємстві повинні включатися всі пункти, пов'язані з автоматизованою обробкою документів. Важливим є вимога сумісності ручної і автоматизованої обробки документів.
ГСДОУ вперше визначила службу ДОУ як самостійний структурний підрозділ, яке підпорядковується безпосередньо керівнику організації. На відміну від ЕГСД, в якій розглядається організація тільки канцелярії, ГСДОУ передбачає створення кількох типових діловодних служб в залежності від категорії організації або підприємства: управління справами; канцелярія; загальний відділ; секретар керівника. Поряд з Примірного положення ГСДОУ забезпечена ще цілим рядом додатків, які можуть бути використані в даний час в практичній діяльності служб документаційного забезпечення управління, включаючи секретарів. В їх число входять:
1. Приблизний перелік документів, які підлягають затвердженню;
2. Приблизний перелік документів, на яких ставиться гербова печатка;
3. Правила заповнення реквізитів реєстраційно-контрольних форм (РКФ);
4. Форми номенклатур справ;
5. Перелік типових строків виконання документів;
6. Форма обкладинки справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання;
7.Орієнтовна структура тексту посадової інструкції для працівників служби ДОУ.
Таким чином, можна зробити висновок, що, незважаючи на те, що багато положень вимагають перегляду, обидва ці документи (ЕГСД і ГСДОУ) представляють безсумнівний інтерес.
2.3 Поява загальносоюзного класифікатора управлінської документації (ОКУД)
Подальший розвиток робіт по уніфікації та стандартизації документів проводилося вже як планомірна загальнодержавна діяльність, яка охоплювала період 1970-1980-х років.
Дослідження процедур документування типових управлінських функцій виявило значне різноманітність видів і форм як текстових, так і табличних документів, які застосовувались в управлінському апараті, що поставило задачу класифікації видів документів, з одночасним їх скороченням. Результати цієї роботи були закріплені в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД), вперше затвердженому в 1978 р ОКУД були включені види і форми документів, які є об'єктами уніфікації в процесі створення уніфікованих систем документації. Із застосуванням ОКУД були вирішені завдання однозначного позначення уніфікованих форм документів і на цій основі їх облік та систематизація, що сприяло упорядкуванню всієї системи управлінської документації, виключення дублюючих форм документів, оптимізації складу застосовуваних документів [7].
Класифікація управлінської документації (ОКУД) є складовою частиною Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації і охоплює уніфіковані системи документів, дозволених до застосування в народному господарстві.
ОКУД призначений для вирішення наступних завдань:
1) реєстрація форм документів;
2) впорядкування інформаційних потоків в народному господарстві;
3) скорочення кількості застосовуваних форм;
4) вилучення з обігу неуніфікованих форм документів;
5) забезпечення обліку і систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;
6) контролю за складом форм документів і виключення дублювання інформації, яка застосовується в сфері управління;
7) раціональної організації контролю за застосуванням уніфікованих форм. [8]
У ОКУД включено 10 уніфікованих систем документації, затверджених відомствами-розробниками УСД. Однією з них є Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), розробниками якої є Росархів і Держстандарт:
01 - резерв, так що фактично в ОКУД включено дев'ять УСД;
02 - організаційно-розпорядча документація;
03 - первинна облікова документація (з 1997 р);
04 - банківська документація;
05 - фінансова, облікова і звітна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій;
06 - звітно-статистична документація;
07 - облікова і звітна бухгалтерська документація підприємств;
08 - документація з праці;
09 - документація пенсійного фонду Російської Федерації;
10 - зовнішньоторговельна документація.
Результати уніфікації та класифікації документів були враховані при розробці "Переліку типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання", що вийшов в 1989 р Перелік є основним нормативним документом для відбору на зберігання і знищення документів, визначенні термінів їх зберігання, надаючи тим самим вплив на комплектування архівів і формування архівного фонду країни в цілому.
3. ГОСТ Р 6.30-2003
В даний час при складанні та оформленні організаційно-розпорядчої документації повинні враховуватися вимоги останнього стандарту ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », введений з 1 липня 2003 р
Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. (Далі - документи), включені в ОК 011-93 "Класифікація управлінської документації" (ОКУД). ГОСТ Р 6.30-2003 є зведенням єдиних науково обґрунтованих правил підготовки та оформлення документів. Впровадження цих стандартів створює необхідні передумови для більш повної уніфікації документів, що, в свою чергу, дозволить їх обробляти в автоматизованих системах управління. Стандартами встановлюються найбільш загальні правила складання документів, а також машинописного оформлення окремих реквізитів. Тривалий час організаційно-розпорядча документація розвивалася стихійно, що призвело до виникнення безлічі видів і різновидів службових документів, різних способів оформлення окремих реквізитів. Слід розглянути, що нового передбачено в стандарті. Число реквізитів документів стало більше: 30 замість 29. У стандарті введені два нових реквізиту: свідоцтво про Державну (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) та ІПН / КПП (ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік). Виключений реквізит «гриф обмеження доступу до документа», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими для виконання.
Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.
Відмітка про контроль, раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі.
Реквізит «позначка про виконавця» так само змінився. Тепер ставляться тільки ініціали та прізвище виконавця.
У ГОСТ детально описується кожен реквізит.
Державний герб Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Федеральним конституційним законом "Про Державний герб Російської Федерації" (Відомості Верховної Ради України, 2000, N 52, частина I, ст. 5021).
Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до правовими актами суб'єктів Російської Федерації.
Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію).
Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) проставляють згідно з документами, що видаються податковими органами.
Код форми документа проставляють за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД).
Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах.
Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності).
Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації (російською) державна мова суб'єктів Російської Федерації, друкують на двох мовах.
Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської Федерації чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації.
Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного або за ним.
Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у тому випадку, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.
Довідкові дані про організацію включають в себе: поштову адресу; номер телефону та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти та ін.).
Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, має бути визначено статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 0200000).
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Документи, видані двома або більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.
Дату документа оформляють арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами. Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати.
Місце складання або видання документа вказують в тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію".
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Якщо документ надсилають посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовою особою гриф обмеження доступу до документа повинен складатися з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження
Текст документа складають державною мовою Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації.
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ( "маєте", "володієте" або "були", "перебували" і т.д .). Характеристики, виражені словесно, повинні бути узгоджені з найменуваннями ознак.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення).
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
У документах (наказ, розпорядження і т.д.) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, текст викладають від першої особи однини ( "наказую", "пропоную", "прошу").
У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ( "постановляє", "вирішив").
У спільних документах текст викладають від першої особи множини ( "наказуємо", "вирішили").
Текст протоколу викладають від третьої особи множини ( "слухали", "виступили", "ухвалили", "вирішили").
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ( "відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").
Гриф узгодження документа складається з слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати узгодження.
Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії що відправляється документа.
Можливо оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.
Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки.
Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.
Документи завіряються печаткою організації.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють заверительную напис: "Правильно"; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення.
Відмітка про виконавця включає в себе ініціали та прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає в себе наступні дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, або при відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи"; номер справи, в якій буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.
Відмітка про надходження документа до організації містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).
Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.
Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Документи виготовляють на бланках.
ВИСНОВОК
Можна підвести підсумок нашої роботи. Вперше в нашій країні проблемами вдосконалення документів зайнялися в 1924-1930-і рр. органи раціоналізації. Розробники стандартів намагалися закласти в загальнодержавні норми оформлення документів вимоги, спрямовані на однакові процедури надання документу юридичної сили, а також передбачають реквізити необхідні для проходження документа через управлінський апарат.
Другий період стандартизації та уніфікації документів відноситься до кінця 1960-х початку 1970-х рр. Це був час створення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), активну участь в розробці якої брали Головне Архівне управління.
Далі розвиток робіт по уніфікації та стандартизації документів проводилося вже як планомірна загальнодержавна діяльність, яка охоплювала період 1970-1980-х років. Основним завданням цього періоду було об'єднання в єдиний комплекс вже існуючих і новостворюваних автоматизованих систем управління. У 1990-ті роки значна частина уніфікованих раніше систем документації перестала використовуватися, натомість неї виникли і набули поширення нові види документів.
Поява нового державного стандарту - ГОСТ Р 6.30-2003 є позитивною стороною. Стандарт встановлює єдині вимоги і правила оформлення документів управління. Однак мінусом є те, що всі вимоги носять не обов'язковий, а рекомендаційний характер.
Список використаної літератури ТА ДЖЕРЕЛА
ДЖЕРЕЛА
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М .: Видавництво стандартів, 2003.
2. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М .: Видавництво стандартів, 1998..
3. Державна система документаційного забезпечення управління: Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М .: Видавництво стандартів, 1991.
4. Єдина державна система діловодства: Основні положення. - М .: Видавництво стандартів, 1975.
5. Класифікація управлінської документації. Затверджено наказом Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 р N 299. - М .: Держстандарт, 1993.
6. Класифікація управлінської документації ОК 011-93. М .: Изд-во стандартов, 1995.
ЛІТЕРАТУРА
1. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перераб. і доп. - М .: ЗАТ
2. «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000 - 187 с.
3. Бикова Т.А. ЕГСД і ГСДОУ як і раніше потрібні секретарям // Секретарська справа - 2001 - №2.
4. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М .: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999 - 288 с.
5. Сокова А.Н. Про використання кодів форми по ОКУД // Секретарська справа - 2001- №1.
6. Янкова В.Ф. Нормативне забезпечення діловодства в установі, організації, на підприємстві // Діловод - 2001 - №1.
7. Організація роботи з документами: Учеб. В.А.. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло і ін. - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М .: Инфра-М, 1998 - 572 с.
8. Костомаров М. Н. Класифікація документної інформації // Діловодство. 1999. №2. С. 18-26
9. Ілюшенко М.П., Кузнєцова Т.В., Лівшиць Я.З.Документоведеніе. Документ і системи документації: Навчальний посібник. М., 1977. 84 с.
10. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М .: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999.- 818 с.
[1] ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., 1998, С. 7
[2] Організація роботи з документами: Учеб. В.А.. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло і ін. - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М .: Инфра-М, 1998 - С. 25.
[3] ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., 1998..
[4] Кузнєцова, Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М .: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999. - С. 15.
[5] Єдина державна система діловодства: Основні положення. - М .: Видавництво стандартів, 1975.
[6] Державна система документаційного забезпечення управління: Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М .: Видавництво стандартів, 1991.
[7] Сокова, А.Н. Про використання кодів форми по ОКУД // Секретарська справа - 2001- №1.
[8] Класифікація управлінської документації. Затверджено наказом Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 р N 299. - М .: Держстандарт, 1993.
|